Hybride Veranstaltungen oder rein virtuell? Vor- und Nachteile

Denkst du auch darüber nach, ob du in diesem Jahr hybride Veranstaltungen oder doch lieber die rein virtuelle Variante planen solltest? Bestimmt fallen dir da ein paar gute Gründe für die ein oder andere Variante ein. Da wir alle nicht in die Glaskugel schauen können, habe ich dir einmal die Vor- und Nachteile beider Varianten zusammengestellt. So kannst du dich (hoffentlich) leichter entscheiden. Achso, hier geht’s nicht darum, Präsenzevents und virtuelle Events zu vergleichen. Hier geht’s nur um Planungssicherheit und mehr Klarheit für deine Veranstaltungen. Los geht’s.

hybride Veranstaltungen oder virtuelle Veranstaltungen
hybride Veranstaltungen oder virtuelle Veranstaltungen | Photocredits #DNP13 Dariusz Misztal und Christian Köster

Rein virtuelle Events – die Vorteile

Rein virtuelle Veranstaltungen haben eine ganze Reihe von Vorteilen. Manche davon sind dir sicherlich bewusst andere vielleicht eher weniger. Von einer rein virtuellen Veranstaltung spreche ich, wenn alle Teilnehmer online dabei sind. Ob deine Redner im Sendestudio sind oder nicht – spielt für die Betrachtung in diesem Blogbeitrag keine Rolle. Sondern es geht darum, dass du deine Teilnehmer und Aussteller eben nicht in eine physische Location einlädst.

  • relativ einfaches Setting
    Rein virtuelle Veranstaltungen sind relativ leicht in der Konzeption, weil alle Teilnehmergruppen online dabei sind.
  • geringe Komplexität
    Genau das reduziert die Komplexität. Denk nur einmal an die Registrierung, die für alle Teilnehmer gleich ist.
  • Optimierung auf ein Sendebild
    Deine Sprecher und deine Moderatoren sind für alle über den Bildschirm erlebbar. Genau dafür optimierst du dein Sendebild.
  • optimiert auf eine gemeinsame Teilnehmeransprache
    Du kannst mit allen über ein und denselben Kommunikationskanal sprechen, z.B. über den neben dem Videobild platzierten Sessionchat.
  • alle Teilnehmer sind gleichberechtigt
    Es gibt niemanden, der mehr sehen oder mehr erleben kann. Alle sind eben gleichberechtigt.
  • einfaches Networking untereinander
    Weil alle online dabei sind, kommunizieren alle über die gleichen Wege miteinander – über deine 1:1 Videochats oder über 1:1 Textchats.
  • geringerer Budgetaufwand
    Das „gering“ bezieht sich hier auf den Vergleich zu hybriden Veranstaltungen und bedeutet keineswegs, dass virtuelle Events preisgünstig wären. Natürlich kommt es immer auf deinen Umsetzungsanspruch an. Allerdings ist die Durchführung einer einzigen Variante, in diesem Falle virtuell, meist günstiger als die Kombination aus zwei Varianten, also hybrid.
    ?  „Was ein Online-Event wirklich kostet und womit du rechnen musst

Wofür sich virtuelle Events besonders eignen

?  besonders geeignet für Vermittlung von Inhalten: Neuheiten, Know-how

Rein virtuelle Veranstaltungen eignen sich besonders für Eventformate, bei denen es um Vermittlung von Inhalten geht. Das spiegeln mir sehr viele Veranstalter. „Content funktioniert. Der Rest halt nicht“ – so die Meinung vieler, die virtuelle Events ausprobiert oder an solchen teilgenommen haben.

Entertainment in den Pausen: Behind the Scenes

Möchtest du trotzdem etwas Unterhaltung in dein virtuelles Event integrieren, nutze beispielsweise die Pausen für „Behind the Scenes“ Einblicke oder für Yoga-Pausen, DJ-Sets & Co. für dein virtuelles Rahmenprogramm.

Nachteile rein virtueller Veranstaltungen

Wie alles im Leben so haben auch rein virtuelle Veranstaltungen ihre Kehrseite.

  • Zoom-Fatigue 
    Zoom-Müdigkeit und damit sind alle Videokonferenzen gemeint. Es fühlt sich manchmal einfach an, wie “das nächste Webinar” in einer Endlosschleife. Alles hinterm Bildschirm, alles online. Dazu kommt die hohe Zahl virtueller Events. Das kann echt ermüdend sein.
  • keine Haptik
    Während auf Live-Veranstaltungen all unsere Sinne angesprochen werden, reduziert ein virtuelles Event das Erlebnis auf zwei Sinne: Hören und Sehen. Dabei möchten viele von uns Dinge ausprobieren und anfassen können.
  • kaum Teilnehmer im Bild
    „Mein Bildschirm und ich“ – so könnte der Titel vieler virtueller Veranstaltungen lauten. Manchmal sehen wir außer den Referenten noch andere Teilnehmer im Videobild. Allerdings oftmals nur bei kleineren Workshops und Videokonferenzen. Meist sitzt der Teilnehmer allein hinter seinem Rechner. Und so fühlt sich ein Online-Event schnell wie das andere an.
  • Referenten aus dem Home-Office und das weniger ansprechende Sendebild 
    Rein virtuelle Veranstaltungen schalten die Referenten oftmals aus deren Home-Offices zu. Manchmal geht auch nichts anderes. Allerdings wirkt genau dieses Sendebild schnell wie „das nächste Webinar“. Sendest du aus einem Sendestudio oder aus einer Eventlocation wirkt es schon deutlich lebendiger.
  • Gefühl der dauernden Verfügbarkeit sorgt für eine geringere Aufmerksamkeitsspanne
    Alles ist jederzeit verfügbar. Das führt dazu, dass wir weniger aufmerksam dem Geschehen folgen und schnell abschweifen. Für deine Eventziele und deine Aussteller ist das wenig förderlich.
  • Leadgenerierung für Aussteller: 7 Touchpoints sind online in der Regel notwendig
    Online-Vertrieb und Leadgenerierung ist deutlich anspruchsvoller als Vertrieb in persönlichen Gesprächen auf einer Messe oder einem Kongress. Online-Marketeers sagen, dass man sieben Mal mehr Touchpoints braucht, bis ein potenzieller Kunde Vertrauen aufgebaut hat. Auch das macht Vertrieb über virtuelle Messen und Kongresse so anstrengend.

Du siehst, es gibt viele gute Gründe für und viele gegen rein virtuelle Veranstaltungen. Schau dir deshalb auch die Vor- und Nachteile von hybriden Eventformaten an.

Hybride Veranstaltungen – die Vorteile

Hybride Veranstaltungen bringen Vorteile von Präsenzevents in deine Veranstaltung und fühlen sich dadurch deutlich lebendiger an. Weitere Vorteile sind:

  • größere Reichweite
    Mit hybriden Veranstaltungen kannst du Teilnehmer erreichen, die vor Ort dabei sind und solche, die sich online zuschalten. So erreichst du mehr Personen als bei einer Variante, die sich auf eine Variante beschränkt.
  • attraktives Bühnenbild inklusive anderer, sichtbarer Teilnehmer
    Endlich wieder Menschen im Sendebild. Also zusätzlich zu den Referenten und Moderatoren. Dadurch dass deine Teilnehmer andere Event-Teilnehmer auf den Live-Videobildern und auf den Eventfotos sehen, fühlt es sich deutlich mehr wie ein Event an. Außerdem ist das Bühnenbild dann oftmals attraktiver als in der rein virtuellen Variante.
  • mehr Live-Charakter
    Hybride Events haben eine vor-Ort-Komponente, also sind sie zwangsläufig live. Das kommt schon beim Zuschauen der Vorträge und Moderationen rüber. Es sei denn, du schaust gerade die Aufnahme davon. Aber sonst fühlt es sich einfach deutlich lebendiger an.
  • knappe vor-Ort-Tickets sind begehrt
    Was knapp ist, ist begehrt. Nutze das Wissen um knappe Güter und bepreise deine vort-Ort-Tickets dementsprechend.
  • Sponsoren profitieren von Reichweite und Evergreen-Content
    Deine Aussteller und Sponsoren können sich live und on-demand präsentieren und profitieren so von einer größeren Reichweite ihrer Botschaften. Erst recht, wenn gesponserte Vorträge parallel laufen. Dank der aufgezeichneten Videos können diese Inhalte nun alle Teilnehmer ansehen statt sich wie bei Live-Events für einen der Vorträge entscheiden zu müssen.

Wofür sich hybride Veranstaltungen besonders eignen

besonders geeignet für Networking, Entertainment, Awards, Live-Musik

Hybride Veranstaltungen eignen sich besonders, wenn es im Wesentlichen bei deinem Event um Networking oder Unterhaltung geht. Beispielsweise auf B2B-Netzwerk-Veranstaltungen, bei Preisverleihungen oder wenn Live-Musik gespielt wird. Emotionen und Gespräche lassen sich so einfach besser transportieren bzw. realisieren.

Keynote: Headline Entertainer virtuell zuschalten

Tipp: Auf hybriden Veranstaltungen kannst du deine TOP-Keynote dennoch virtuell zuschalten und profitierst so von deren Sogwirkung und vermutlich auch davon, dass diese jetzt erst überhaupt zusagt. Schließlich wäre eine Anreise zu deinem Präsenzevent ein höherer Aufwand für sie oder ihn.

DNP13 Preisverleihung virtuell | Beispiel: hybride Veranstaltung
DNP13 Preisverleihung virtuell | Beispiel: hybride Veranstaltung Photocredits Dariusz Misztal und Christian Köster | Dienstleister btl-x

Nachteile hybrider Veranstaltungen

Hybrid ist anspruchsvoller als es klingt und von vielen auch heute noch nicht so richtig gut umgesetzt. Aber das kommt noch. Ganz bestimmt.

Hybride Veranstaltungen sind in Wahrheit zwei Events. Vor allem weil sie:

  • deutlich komplexer sind 
    Denk nur mal allein an die Registrierungsprozesse, die du zusammenführen musst. Jeder braucht dann auch die Zugangsdaten zum richtigen Event-Teil: online oder offline. Das geht nur mit einer guten Software fürs Teilnehmermanagement.
  • doppelter Zeit- und Budgetaufwand
    Willst du es für beide Teile richtig gut organisieren und durchführen, bist du schnell beim doppelten Aufwand – sowohl zeitlich als auch finanziell. Wegen des hohen Aufwandes für hybride Veranstaltungen eignet sich diese Variante erst für Veranstaltungen mit einer gewissen Teilnehmerzahl und Budget. Ein BarCamp mit voraussichtlich 50 Teilnehmern ist rein virtuell oder rein physisch deutlich leichter umgesetzt.
  • kaum Vernetzung von online und onsite Teilnehmern
    Die beiden Teilnehmergruppen haben kaum Austausch untereinander. Das hat verschiedene Ursachen. Beispielsweise will ein vor-Ort-Teilnehmer ziemlich wahrscheinlich mit einem anderen Teilnehmer vor Ort sprechen. Genau dafür ist er oder sie angereist und zahlt (mehr) dafür. Außerdem sind viele Event-Plattformen noch nicht in der Lage anzuzeigen, wer online und wer offline dabei ist. Übrigens: EventMobi kann es mittlerweile. Darüber hinaus ist das WLAN in vielen Event-Locations nicht dafür gedacht und geeignet, dass viele Personen Videocalls von dort aus durchführen. Da hoffe ich auf Nachbesserung auf Seiten der Locations. Oder anders ausgedrückt: Diejenigen, die jetzt aufrüsten, werden enorme Verkaufs-Vorteile gegenüber den Analog-Häusern haben.
  • anspruchsvolles Sendebild für beide Teilnehmergruppen
    Optimierst du das Sendebild für die vor-Ort-Zuschauer oder für die online Zuschauer, hast du’s relativ einfach. Beiden ein gutes Sendebild zu bieten, ist schon eine Herausforderung. Guten AV-Dienstleistern und Eventlocations gelingt das schon. Schau dir u.a. mal das Beispiel vom Deutschen Nachhaltigkeitspreis an.
  • Teilnehmer jetzt deutlich anspruchsvoller als noch 2019 – „billiger“ Livestream ist passé
    Einfach eine Kamera im hintersten Eck des Tagungsraumes aufstellen, ist kein Online-Erlebnis mehr. Das ging bis Februar 2020. Jetzt allerdings erwarten Teilnehmer einfach mehr. Bedenke dies bei der Budgetierung deines virtuellen Parts.
DNP13 | Elton John

DNP13 | Elton John | Photocredits Dariusz Misztal und Christian Köster | Dienstleister btl-x

Hybridevent oder rein virtuell? Tipps für 2021:

Trotz der Vor- und Nachteile fragst du dich immer noch, welche Variante du bevorzugen sollst? Entscheide dich für eine Variante, die eines der Konzepte bevorzugt und bau dann weitere Komponenten hinzu bzw. lass sie weg.

So lange wir noch so hohe Inzidenzen haben, die Impfquote noch so gering ist und die Politik noch ziemlich spontan Vorschriften erlässt bzw. lockert, so lange würde ich auf Nummer sicher gehen. D.h. für 2021 den Ansatz "virtual first" fahren. Stellt dich dann heraus, dass du in deine Eventlocation doch ein paar Teilnehmer einladen kannst, dann lass das recht spontan zu. Natürlich unter Einhaltung von Hygienemaßnahmen. Die sind dir sicherlich seit letztem Sommer/Herbst gut bekannt.

Setze dir selbst Fristen, zu denen du entscheiden willst und musst. Stell dir einen idealtypischen Zeitplan auf. Eine Hilfe für so einen Plan findest du auch in meinem ebook "Online- und Hybridevents organisieren".  Beachte dabei die Stornofristen sämtlicher Dienstleister, die du für dein Event brauchst. Sprich offen mit ihnen und vereinbart gemeinsam Termine, zu denen ein Rücktritt für beide Seiten noch einigermaßen gut möglich ist.

Kommuniziere diese Entscheidungstermine  außerdem offen mit deinen Ausstellern und Sponsoren. Denn auch sie brauchen trotz unsicherer Zeiten eine gewisse Planungssicherheit.

?  Schnelltipp: Je kleiner die Veranstaltung, desto eher lohnt sich ein rein virtuelles Event (oder eben ein reines Präsenzevent).


Fazit

Hybride Veranstaltungen sind deutlich komplexer und aufwändiger als die rein virtuellen Eventvarianten. Dafür wirken sie oftmals lebendiger und eignen sich vor allem für Veranstaltungen mit Fokus auf das Networking und Entertainment.

 

vielleicht interessiert dich auch: 

Hybride Veranstaltungen oder rein virtuell? Vor- und Nachteile
Markiert in: