11 Ideen, mit denen dein hybrides Event einfacher wird

Ein hybrides Event zu organisieren, kann eine echte Mammutaufgabe sein. In Wahrheit sind es sogar zwei Events zur gleichen Zeit. Jedenfalls dann, wenn du hohe Ansprüche an die Durchführung des Vor-Ort-Teils und des virtuellen Teils hast. Hast du ein knappes Budget, wenig personelle Ressourcen und wenig Vorbereitungszeit, musst du die Komplexität des hybriden Events reduzieren. Erst recht, wenn es dein erstes hybrides Event ist. Wie dir das gelingt, erfährst du in diesem Blogbeitrag.

hybrides Event leichter gemacht
hybrides Event leichter gemacht

1. Erst die Pflicht, dann die Kür

Was ist das Wichtigste bei deinem hybriden Event? Hier sind zwei mögliche Antworten:

  • „Die Vor-Ort-Veranstaltung ist mir am wichtigsten.“ Dann solltest du dich auch genau auf diesen Part konzentrieren.
  • „Dass alle Teilnehmer der Veranstaltung dank guter Ton- und Bildqualität jederzeit folgen können“. Dann solltest du dich auf einen stabilen Ton und ein gutes Bild für beide Teilnehmergruppen konzentrieren.

Tipp: Den Ton solltest du stets vor dem Bild optimieren. Ein Online-Event ohne Bild ist quasi ein Podcast oder ein „Clubhouse“-Talk. Während ein Online-Event ohne Ton ein Stummfilm ist und der ist seit fast 100 Jahren außer Mode.

Du hast die Antwort für dich gefunden? Super, dann konzentriere dich genau darauf. Das Networking, das Rahmenprogramm, die Interaktionen und vieles mehr kannst du einbringen, wenn du die Basics geklärt hast. Starte also einfach und optimiere und erweitere peu á peu.

2. Mut zur Lücke und zur Sicht der Teilnehmer

Du musst nicht allen Teilnehmern das gleiche Erlebnis von deinem Event bieten. Löse dich von dieser Vorstellung, auch wenn diese in vielen Artikeln in der Eventwelt so propagiert wird. Beweise Mut zur Lücke und lass Dinge auch einmal bewusst weg.

Du kannst durchaus das Networking zwischen den Teilnehmern vor Ort und denen am Bildschirm weglassen. Wer eine lange Anreise zu deiner Location hinter sich hat, will vielleicht nicht unbedingt mit anderen in Videocalls enden. Und wer zu Hause am Rechner sitzt, möchte vielleicht nicht von Teilnehmern vor Ort „aufs Brot geschmiert bekommen, wie toll es hier doch ist.“ Auch wenn du dir als Veranstalter das übergreifende Networking wichtig ist oder wenn sich deine Sponsoren eine möglichst große, gemeinsame Community wünschen. Es kann sein, dass du damit an den Bedürfnissen deiner Teilnehmer vorbei planst.

Versetz dich einmal kurz in die Lage der Teilnehmer von TV-Shows oder Fußballspielen. Das sind perfekte hybride Event-Beispiele. Jede Gruppe hat ihr eigenes, nicht identisches und dennoch stimmiges Erlebnis vom gleichen Event.

Solltest du die beiden Gruppen dennoch miteinander verbinden wollen, erfährst du mehr darüber im Blogartikel Hybride Messen und Events – So gelingt das Networking beider Gruppen.

3. Hybrides Event mit moderiertem Textchat unter dem Livestream und auf der Bühne

Eine hervorragende Möglichkeit für die gleichberechtigte Interaktion beider Teilnehmergruppen ist ein einfacher zu zugleich moderierter TextChat – auch SessionChat genannt. Dank dieses TextChats können sowohl die Teilnehmer an den Bildschirmen ihre Fragen stellen als auch diejenigen, die vor Ort sind. Beide tippen über ihre Tastatur oder ihre mobilen Geräte ihre Fragen ein. So verhinderst du, dass die vor Ort Teilnehmer ihre Fragen in den Raum rufen und dann von den remote Teilnehmern nicht gehört werden. Natürlich könntest du auch alle Vor-Ort-Gäste bitten, die Fragen ins Mikrofon zu richten oder durch den Referenten zu wiederholen. Allerdings zeigt die Praxis, dass das nicht zuverlässig funktioniert. Das habe ich selbst schon mehrfach erlebt – sowohl früher bei BarCamps, die aufgezeichnet wurden, als auch im Sommer/Herbst 2020 bei hybriden Events.

Damit auch die onsite Teilnehmer die Fragen der online-Teilnehmer sehen können, kannst du diese auf der Bühne vor Ort sichtbar machen. Idealerweise sind die Textbeiträge darüber hinaus in einer App sichtbar.

Mit einem moderierten TextChat verringerst du die Komplexität der Q&A-Runden bei hybriden Events deutlich.

4. Ein hybrides Event – eine gemeinsame Event-App

Du möchtest trotzdem etwas mehr Interaktion und Networking auf dein hybrides Event bringen? Dann nutze doch eine Event-App, die sowohl im Browser als auch auf den mobilen Geräten läuft. Wer online dabei ist, kann die App im Browser öffnen und allen Sessions auf einem großen Bildschirm folgen und das Networking nebenbei in der gleichen Applikation laufen lassen. Und wer onsite dabei ist, öffnet nur die Networking- und Interaktionsfeatures. Den Livestream würde ich in diesem Falle nicht über die App für die onsite Teilnehmer sichtbar machen. Das verbraucht nur unnötig Bandbreite vor Ort und die allerwenigsten Locations halten solch einem Online-Nutzungsverhalten stand.

5. Getrennte Workshops auf hybriden Events

Trenn doch einfach die Teilnehmergruppen in den Workshops deines hybriden Events. Wer onsite dabei ist, trifft den Referenten von Angesicht zu Angesicht und kann mit allen Personen im Raum interagieren. Und deinen Online-Teilnehmern gibst du Zugang zu einem Videoraum, in dem sie sich mit Bild und Ton zum ebenfalls online zugeschalteten Referenten austauschen können.

Werden in deinen Workshops Themen erarbeitet, die für die gesamte Gruppe interessant sind, kannst du die Ergebnisse der Online- und der Onsite-Workshops im Plenum zusammenführen. Achte dabei darauf, dass auch die Online-Teilnehmer ihre Ergebnisse adäquat vorstellen können. Das könnte der jeweilige Referent übernehmen, der von deiner Eventregie via Videokonferenz-Tool live auf die Hauptbühne zugeschaltet wird.

Der Vorteil getrennter Workshops: Du musst dich nicht um die Übertragung von Bild und Ton zwischen den beiden Gruppen kümmern. Das ist heutzutage oftmals noch mit schlechtem Ton oder eingeschränkter Sicht verbunden. Die Gründe sind vielfältig und reichen u.a. von onsite Teilnehmern, die dann doch nicht ins Mikrofon sprechen bis zu Personen im Home-Office, deren Bild- und Ton-Qualität zum Teil immer noch unterirdisch ist.

6. Gleichwertige Ticketkategorien für Teilnehmer

Denke voraus und an mögliche, erneut verschärfte Restriktionen oder Befindlichkeiten deiner Teilnehmer. Es kann durchaus sein, dass sich deine Vor-Ort-Tickets momentan sehr gut verkaufen. Allerdings kann das schnell kippen – durch erneut steigenden Infektionszahlen, durch Mutationen, durch Reiserestriktionen oder erneute Beschränkungen in den Corona-Verordnungen. In diesem Falle wollen Teilnehmer vermutlich möglichst einfach auf Online-Teilnahmen switchen. Das wird wahrscheinlich recht kurzfristig geschehen und könnte auch für die andere Richtung gelten. D.h. wer heute ein Online-Ticket bucht, will später vielleicht doch vor Ort mit dabei sein. Mach daher den Wechsel von der einen auf die andere Ticketkategorie so einfach wie möglich. Einerseits erreichst du das in dem du eine Teilnehmerregistrierung nutzt, in der die Teilnehmer selbst umbuchen können. Andererseits gelingt dir das ziemlich reibungslos, wenn beide Ticketkategorien den gleichen Wert ausweisen. So ersparst du dir Rechnungskorrekturen und Gutschriften oder Nachforderungen bei den Zahlungen.

Ein großer Bereich mit dem du spielen kannst, sind übrigens die Aufzeichnungen, die von vielen Teilnehmern als ein wertvolles Element eingeschätzt werden.

So könnte ein gleichwertiges Paket aussehen: 

  • Online-Teilnehmer erhalten Zugang zu allen Sessions und zu den Aufzeichnungen. Networking erfolgt via 1:1 VideoSessions oder Networking Karussell. Catering gibt es nicht.
  • Offline-Teilnehmer können zwar alle Sessions besuchen, aber natürlich nur je einen Track. Aufzeichnungen erhalten sie nicht. Networking erfolgt vor Ort und das Catering erhalten sie.

7. Gleichwertige Sponsoren- und Ausstellerpakete

Auch für deine Sponsoren und Aussteller solltest du solche Pakete schnüren, die sich sehr schnell in die andere Variante umwandeln lassen. Bündelst du also Leistungen, die gleichwertig sind, fällt dir der Wechsel von online zu offline sowie andersherum deutlich leichter.

Sponsoren und Aussteller sind besonders an Leads interessiert. Überlege also, wie du das online und offline Networking attraktiv in beide Pakete packst.

So könnte ein gleichwertiges Paket aussehen: 

  • Onsite-Sponsoren sind auf allen Werbematerialien sichtbar. Außerdem erhalten sie einen Vortragsslot und können vor Ort netzwerken.
  • Online-Sponsoren sind ebenfalls auf allen Materialien sichtbar. Darüber hinaus wird ihr Vortrag On-Demand zur Verfügung gestellt und sie können noch nach dem Event über die Event-Plattform netzwerken.

Natürlich kannst du noch zahlreiche andere Varianten kreieren und umsetzen.

8. Die gemeinsame Teilnehmerregistrierung

Nutze eine einzige IT-Lösung für deine Teilnehmerregistrierung. Am besten eine, die online und offline Teilnehmer unterscheiden und unterschiedliche Zugänge ausspielen kann. Außerdem sollte das Tool ermöglichen, dass sich jeder Teilnehmer erneut einloggen und sein Ticket selbständig umbuchen kann. Dazu gehört dann auch, dass automatisch neue Rechnungen ausgestellt und die alten storniert werden. Denke auch an das Handling von daraus resultierenden Gutschriften oder Nachforderungen – solltest du unterschiedliche Ticketpreise haben.

Wähle außerdem solch eine Lösung, die entweder über Schnittstellen automatisiert die Daten zur Event-Plattform überträgt oder die in eine Event-Plattform integriert ist. Gerade bei hybriden Events willst du wirklich keine Teilnehmerlisten manuell herunter- und wieder hochladen oder gar manuell Passwörter versenden.

9. Livestreaming für Budgetbewusste oder Einsteiger

Es muss nicht immer eine Event-Plattform inklusive sämtlicher Networking- und Interaktions-Funktionen sein. Manchmal reicht auch ein einfacher Livestream inklusive SessionChat. Das reduziert die Komplexität deiner Event-IT deutlich und senkt nebenbei auch die Kosten für dein hybrides Event.

10. Marketing Automation für Fortgeschrittene

Hybride Events sind auch in Sachen Leadgenerierung sehr komplex. Während Marketing Automation Tools dir unheimlich viel über deine (potenziellen) Kunden rund um sämtliche Online-Aktivitäten verraten, sagen sie dir meistens nichts über die Kunden auf deinen Events. Doch gerade auf Online- und Offline-Events werden viele Leads generiert. Deshalb solltest du die Daten deiner Events auch in das deiner Marketing Automation Tools und CRM-Datenbanken einfließen lassen. Hier liegt noch echtes Potenzial – hier kannst du (noch) skalieren.

11. Vorab aufgezeichnete Sessions im Live-Event

Das ist vor allem ein Tipp für hybride Events mit mehreren Tracks. Natürlich kannst du es auch bei rein virtuellen Events umsetzen:

Streue ab und zu vorab aufgezeichnete Vorträge in dein hybrides Event ein. Das reduziert deutlich die Komplexität und das mögliche Ausfallrisiko von Sessions während deines Live-Termines. Vor allem bei remote zugeschalteten Referenten kannst du an einigen Stellen dir ein Video vom Vortrag senden lassen. Mit einem Klick auf „Play“ ist die Regie deines AV-Dienstleisters fertig. Das reduziert außerdem Personalkosten und entlastet damit dein Budget.

Gerade für „Sponsored Sessions“ deiner Sponsoren und Aussteller eignet sich so eine Vorgehensweise. Dein virtuelles Event-Programm ist dank dieser Möglichkeit nie ausgebucht.

Fazit

Gerade in diesen von Unsicherheit geprägten Zeiten kannst du dir als Eventplaner das Leben einfacher machen. Lass ruhig einmal ein paar Funktionen weg. Konzentriere dich auf das Wesentliche und frage dich stets, wie deine Teilnehmer das Event erleben werden. Mit diesem Fokus kannst du viel Zeit, Nerven und auch Geld sparen.

 

11 Ideen, mit denen dein hybrides Event einfacher wird
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