Praxisbeispiel Hybridevent: So kann es gehen – MEET GERMANY

Viele reden darüber, doch die wenigsten wissen, wie sie’s anstellen sollen: Ein erfolgreiches Hybridevent organisieren. Das Team von MEET GERMANY hat den Schritt gewagt und im August zum hybriden MEET GERMANY SUMMIT eingeladen. So viel vorab: Das Event war erfolgreich. Doch wie ist es den Machern gelungen? Welche Tools haben sie eingesetzt und was konnten die beiden Teilnehmergruppen erleben? Genau das erfährst du in diesem Blogbeitrag.

Hybridevent MEET GERMANY
Hybridevent MEET GERMANY SUMMIT

 

Über das Hybridevent MEET GERMANY SUMMIT

MEET GERMANY, ein Netzwerk der MICE- und Business Travel Branche im deutschsprachigen Raum mit inzwischen 3.500 Netzwerkpartner aus mehr als 1.400 Unternehmen, lud am 25. und 26. August 2021 zum Hybridevent MEET GERMANY SUMMIT nach Berlin und an die Rechner zahlreicher Online-Teilnehmer ein. Unter dem Motto “The [R]Evolution of Business | People, Technology & Planet” erwarteten die Teilnehmer ein interaktives Forum, Aussteller Präsentationen, einer stimmungsvollen Abendveranstaltung, Bustouren durch die Berliner Location- und Hotel-Szene sowie gezielte Netzwerk- und Interaktion-Slots.

Dabei ließ sich das MEET GERMANY Team bei der Eventkonzeption und -umsetzung von den Experten Ralph Neugebauer, Unusual Thinkers, und Dennis Tietz, easyCube GmbH, unterstützen.

Grundsätzliche Überlegungen zu einem Hybridevent

Wie viele Veranstalter vermutlich auch, hat MEET GERMANY aufgrund der Pandemie als Fallbacklösung auf ein Hybridevent gesetzt. Dabei geben sie schon heute unumwunden zu, dass sie im nächsten Jahr darauf verzichten werden, da der interne und externe Aufwand einfach zu groß ist.

Lesetipp: 11 Ideen, mit denen dein hybrides Event einfacher wird

Hybrid ist ja momentan DAS Buzzword in der Eventbranche und suggeriert, dass ein Hybridevent DIE Lösung ist. Allerdings, so auch die Meinung von Tanja Schramm und ihrem Team, ist es nur ein Prinzip und kann dir bestenfalls als Gerüst dienen. Du musst herausfinden, was für dein Event passt und je nach Ziel und Bedürfnissen aller Beteiligten den richtigen inhaltlichen, dramaturgischen und technologischen Mix zu finden. Und zwar in genau dieser Reihenfolge.

Eine sehr wichtige Frage zu einem Hybridevent lautet: Worauf soll der Schwerpunkt liegen? Auf dem Präsenzevent, der digitalen Veranstaltung oder ist beides gleich wichtig? Und falls es so ist, soll beides auch gleichzeitig stattfinden? Darüber hinaus musst du für dich klären, wie wichtig es dir und allen Beteiligten ist, beide Eventteile miteinander zu verbinden. Gerade zum letzten Punkt gibt es sehr unterschiedliche Meinungen. Deshalb wollten das auch Tanja und ihr Team ausprobieren und auswerten.

Das Präsenzevent zelebrieren

MEET GERMANY entschied sich, den Präsenz-Teil besonders zu zelebrieren, da nach Monaten der Kontaktbeschränkungen der Hunger nach persönlichen Treffen absehbar groß war. Darüber hinaus entwickelten sie für das Präsenzevent ein ausgeklügeltes Hygienekonzept, um perfekte Balance zwischen Sicherheit und einer lebendigen Kommunikation und gefühlter Nähe zu erreichen.

Folglich haben sie für den Präsenzteil sehr viel Aufwand betrieben, jedoch zugleich ihr Jahresthema „Nachhaltigkeit“ immer im Blick behalten.

Das Präsenzevent war gekennzeichnet durch:

  • eine großzügige Nutzung der Location,
  • sowie eine helle und weitläufige Atmosphäre,
  • eine Bühne mitten im Geschehen,
  • plus kreatives Catering mit Fokus auf einige ausgewählte, auch optisch ansprechende Kompositionen,
  • Wechsel von „Leerraum“ und „Begegnungsstätten“,
  • super umrahmt vom Atrium des Axica.
MEET GERMANY SUMMIT im Axica
MEET GERMANY SUMMIT im Axica Berlin

 

Das konnten die Vor-Ort-Teilnehmer des Hybridevents erleben

Vor Ort gab es alles, was durch physischen Kontakt am besten vermittelt werden kann und davon profitiert. D.h. Dinge berühren, schmecken, entdecken – im Sinne von sich im Raum bewegen und netzwerken können. Dazu zählten auch Erfahrungen durch persönliche Nähe in spielerischen Situationen, z.B. ein Stand zum ökologischen Fußabdruck.

Der ökologische Fußabdruck dient hervorragend zur Messung des eigenen Lebensstils. So gibt er Aufschlüsse darüber, in welchem Bereich du bereits nachhaltig unterwegs bist und welche Bereiche des täglichen Lebens noch verbesserungswürdig sind. Insgesamt gibt es 38 Fußspuren und somit auch Fragen, die die Besucher ablaufen können. Beispielsweise: „Wie oft isst du Fleisch und Wurst?“ oder „Wie kommst du zur Arbeit/Schule?“. Dabei werden die Bereiche Konsum, Energie, Mobilität und Ernährung abgedeckt. Nach jeder beantworteten Frage, werden die entsprechenden Punkte der gewählten Antwort in ein Dokument eingetragen und am Ende zusammengezählt. Aus der Gesamtpunktzahl ergibt sich dann eine grobe Einschätzung des persönlichen Fußabdrucks.

ökologischer Fußabdruck | 2bdifferent
ökologischer Fußabdruck | © 2bdifferent

 

Darüber hinaus hat MEET GERMANY aus Sicht der lokalen Teilnehmer „doppelt hybrid“ gearbeitet, indem einige Formate vor Ort „silent“, also über Kopfhörer übertragen wurden. Dabei konnten die Teilnehmer selbst entscheiden, ob sie das nutzen wollten oder nicht.

Das konnten die Online-Teilnehmer erleben

Online hat MEET GERMANY teilweise auf einen Restream der Präsenz-Formate gesetzt, sofern das Thema

  • für beide Teilnehmergruppen gleich interessant war und
  • beide Gruppen denselben Grad an Interaktivität bzw. Partizipation hatten, z.B. durch gemeinsames Voting oder gemeinsame Q&A-Runden via sli.do.

Darüber hinaus hat das Team eigene, exklusive Formate für die Online-Teilnehmer ausgestrahlt, die nicht vor Ort erlebbar waren.

Die Teilnehmer vor Ort konnten ebenso wie die Online-Teilnehmer das Programm über die Event-Plattform vidivent interaktiv mitgestalten. Um den beiden Szenarien „vor Ort“ und „digital“ Rechnung zu tragen und den Teilnehmern die optimale User Experience zu bieten, wurden die Teilnehmer bereits bei der Anmeldung kategorisiert und die Funktionen der Plattform entsprechend angepasst.

vidivent - MEET GERMANY
Event-Plattform vidivent – MEET GERMANY

 

So sah das Networking aus

Eine Frage, die vermutlich viele Eventplaner interessiert: “Wie mach ich bloß das Networking zwischen den beiden Teilnehmergruppen?”

So hat es MEET GERMANY umgesetzt:

Networking gab es vor Ort in kleinen Kommunikationsrunden, den sogenannten SpeedUps, und für die Online-Teilnehmer als easy Matchmaking. Bei der Online-Variante hat der Veranstalter 1:1 Meetings mit jeweils 5 Minuten angeboten. Beide Formate sind unterschiedlich und kamen bei den Teilnehmern sehr gut an.

Das Networking zwischen Präsenz- und den Online-Teilnehmern war über die Plattform möglich, wurde allerdings nur wenig genutzt. Interessante Erkenntnis: Die Online-Teilnehmer fanden die Möglichkeit toll, auch mit den lokalen Teilnehmern in Kontakt zu kommen. Allerdings waren die Menschen, die vor Ort dabei waren, froh, sich live zu sehen und hatten kein explizites Interesse an Networking mit den Online-Teilnehmern und es wurde auch nicht nachgefragt. Sobald jedoch MEET GERMANY Touchpoints anbot, wie z.B. das Raise up (Hand heben), nahmen sie es interessiert und offen auf.

Hybridevent mit App und im Web
Hybridevent mit App und im Web

 

Soll man das Online- und Offline-Event miteinander verbinden?

MEET GERMANY hat das Zusammenführen beider Kanäle bewusst nicht stark forciert bzw. erzwungen, sondern wollte vor allem weitere Erfahrungen sammeln, inwiefern der Wunsch hierzu tatsächlich und nicht nur theoretisch besteht.

Dazu muss man sagen, dass es auch auf die Art der Veranstaltung ankommt. Bei einem Event mit teilweise Workshopcharakter oder bei einer Entertainment-Veranstaltung mit Wettbewerben ist ein Mit- oder sogar Gegeneinander viel sinnvoller und spannender, als wenn es viele frontale Präsentationen und Diskussionen auf dem Event gibt. In diesem Falle ist es zwar wichtig, dass beide Teilnehmergruppen gleich gut beteiligt werden. Jedoch ist der Austausch zwischen den Online- und Präsenz-Teilnehmern nicht essentiell.

Um diese und weitere Hypothesen auch mal experimentell durchzuspielen, hat MEET GERMANY beispielsweise im Anschluss an die Haupt-Veranstaltung eine andere Plattform ins Spiel gebracht. Exvo von Allseated. Hier erfolgt die Navigation, Kommunikation und das Networking über eine sehr realistische 3D-Nachbildung und Avatare.

Die wohl größte Herausforderung während der Planungsphase

Die Kombination von Präsenz- und Online-Formaten war sehr herausfordernd. Schließlich hat jeder Kanal spezifische und zum Teil sogar konträre Anforderungen. Folglich blieb dem Team wie immer die Frage: “Planen wir erstmal zwei separate Kanäle autark und gleichen sie dann ab? Oder planen wir nach der Festlegung der inhaltlichen Themen gleich beide Kanäle Hand in Hand?”

MEET GERMANY entschied sich für letzteres. Allerdings war das eher eine iterative Abstimmung in sehr kurzen Intervallen zwischen Schwerpunkt-Teams. Da kommt auch der wichtigste Engpass zum Tragen: Es muss immer jemanden geben, der die Gesamtkoordination verantwortet. Dabei sollte diese Person nicht „hauptberuflich“ einen der beiden Kanäle verantworten, sondern unbedingt global konzipieren und koordinieren. Da es bei dieser Koordination auch bereits um dramaturgische und technische Fragen geht, sollte diese Person die Skills aus Projektmanagement, Ablaufregie und Technik mitbringen.

Das stellte sich als einfacher heraus als gedacht

Dank des Plug & Play-Studio-Konzepts unseres Technikdienstleisters NIKKUS Digital Solutions war es viel einfacher als gedacht, die typischen letzten Anpassungen an die örtlichen und zeitlichen Gegebenheiten vorzunehmen. Wenn also beispielsweise ein Referent doch nicht vor Ort sein kann und zugeschaltet werden muss und man mehr Kameras und Perspektiven oder Mikrofone als geplant benötigt.
So war das Veranstalterteam flexibler und hatte auch mehr Zeit für die kleinen Nachjustierungen, die es aus Erfahrung immer gibt.

So sah das Hygienekonzept aus

MEET GERMANY setzte das Präsenz-Event mit der 3G-Regel, Masken, Abständen, einer geringeren Kapazität in den Räumen und auf den Touren um.

Die Erfüllung der 3Gs sowie die Tickets zur Veranstaltung wurden beim Einlass überprüft – digital mit dem Partner Fastlane. Außerdem hat MEET GERMANY das Raumkonzept so gestaltet, dass sie Schlangenbildung und Menschenansammlungen vermeiden konnten. D.h. es gab viele Catering-Stationen, eine großzügige Einlass-Situation sowie verschiedene Ein- und Ausgänge.

Hybridevent - Ticket Einlass mit Fastlane
Hybridevent – Ticketüberprüfung beim Einlass mit Fastlane

 

Das hat MEET GERMANY gegen die Zoom Müdigkeit unternommen

Die Organisatoren haben versucht, an unterschiedlichen Stellen besondere Akzente zu setzen.

Die Truman-Show

Die Online-Teilnehmer konnten exklusiv den Co-Moderator durch die Ausstellung führen und ihn durch Anweisungen im Chat „steuern“. Darüber hinaus konnten sie ihn auch zu ungewöhnlichen Handlungen inspirieren. Ein Mehrwert, den man als Veranstalter auch in Präsenz so in dieser Form eher schwer erreicht. Das ist unter anderem online recht einfach möglich, da die gesamte Location als Erlebnisraum nutzen kann, statt nur der für den einzelnen Teilnehmer vor Ort sichtbaren Raum.

Der Green Innovation Talk

Bei diesen Talks konnten beide Teilnehmergruppen durch ein Voting – hot or not – bestimmen, wie viel zusätzliche Redezeit ein Speaker bekommt.

Mix aus social contribution und Gamification

Die Veranstalter haben die Teilnehmer animiert, ihre Profilbilder für ein Online-Fotomosaik bei click it hochzuladen, um allen Teilnehmern ein Gefühl für die Größe der anwesenden Community zu geben. Und kurz vor Mittag haben sie mit dem Zufallsgenerator den Tombola-Modus genutzt und zufällig nacheinander drei Bilder auszuwählen. Diese Gewinner-Bilder erhielten jeweils einen Preis, der von den Partnern gestellt wurde.

die Foto-Tombola mit click it
die Foto-Tombola mit click it

 

Das schätzten die Teilnehmer besonders

Die Vor-Ort-Teilnehmer schätzten eindeutig die persönliche Nähe und das Zusammensein sowie die Erfahrungen mit allen Sinnen, die durch die Aussteller ermöglicht wurden. Währenddessen haben die Online-Teilnehmer wesentlich mehr als die Präsenz-Teilnehmer interagiert – z.B. bei der Truman Show oder beim Voting im Rahmen der Innovation Talks.

Die Online-Teilnehmer gaben deutlich fleißiger Feedback – sowohl positives als auch negatives – und stellten mehr konkrete, direkte Fragen in den Sessions. Außerdem schätzten es die Online-Teilnehmer, auch mit den lokalen Teilnehmern in Kontakt zu kommen. Umgekehrt war das für die Präsenz-Teilnehmer kaum von Relevanz. MEET GERMANY fragte nach und erhielt dafür vor allem zwei Begründungen:

  • es gab doch eine gewisse Digitalmüdigkeit unter den Teilnehmern
  • und wer schon Vor Ort war, wollte nicht auch noch in den digitalen Kanälen aktiv sein.

Fazit

Tanja Schramm | MEET GERMANY

Ein rundum gelungenes Hybridevent, das zeigt: Du musst nicht alles, was technisch machbar ist, auch umsetzen. Das Networking-Beispiel unter den Teilnehmergruppen zeigt es deutlich und ich habe das auch mehrfach hier schon betont. Wer anreist, möchte sich Face2Face austauschen und nicht auch noch in Videocalls landen. Auch wenn das technisch machbar wäre. Außerdem hoffe ich, dass du viele weitere Anregungen zu einem Hybridevent hier gefunden hast.

 

 

Über MEET GERMANY

MEET GERMANY und MEET EUROPE sind Marken der Event Destinations GmbH und ein Netzwerk der MICE- und Business Travel Branche im deutschsprachigen Raum. Die Branchen-Community ist auf 3.500 Netzwerkpartner aus mehr als 1.400 Firmen gewachsen. Das Netzwerk bringt Protagonisten der Eventbranche auf seiner digitalen Plattform sowie seinen Events in Interaktion, vernetzt seine Mitglieder zielgerichtet und fördert den Know-how-Transfer untereinander.

 

 

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