IdeenExpo – ein Praxisbericht eines hybriden Events

Viele reden über die Organisation eines hybriden Events. Doch nur wenige machen damit gute Erfahrungen. Oft heißt es “viel zu komplex, viel zu teuer” oder “der Aufwand lohnt den Nutzen nicht”. Doch es gibt auch heute schon gelungene Beispiele aus der Eventbranche. Eines davon will ich dir heute vorstellen. Die IdeenExpo. Begleitet durch die Profis aus dem Hause der Impulspiloten.

IdeenExpo – erfolgreiches Konzept eines hybriden Events
IdeenExpo – erfolgreiches Konzept eines hybriden Events

 

Das ist die IdeenExpo

Die IdeenExpo ist eine Veranstaltung, die das Ziel verfolgt, junge Menschen für Naturwissenschaften und Technik zu begeistern. Sie wurde 2007 als gemeinsame Initiative der Politik und Wirtschaft gegründet. Alle zwei Jahre zeigen Unternehmen, Hochschulen und Bildungseinrichtungen auf dem Messegelände Hannover Innovationen in den MINT-Berufsfeldern. Die IdeenExpo gilt als Europas größtes Jugend-Event dieser Art.

 

 

Die Zielgruppe der IdeenExpo 2021 waren Schulklassen, die sich gemeinsam mit dem Lehrer zur Unterrichtszeit zwischen 9:00 und 14:00 Uhr in den Stream einloggen.

Die Herausforderung in Corona-Zeiten

Das Besondere an der IdeenExpo 2021 war, dass diese als hybride Veranstaltung umgesetzt wurde. D.h. es gab sowohl Publikum vor Ort, circa 600 Schüler an zwei Tagen sowie 70.000 Zuschaltungen.

Der große Vorteil: Sowohl Schüler aus Niedersachsen als auch aus ganz Deutschland konnten an der IdeenExpo 2021 teilnehmen. Das selbsternannte „größte Klassenzimmer der Welt“ konnte so eine größere Zielgruppe ansprechen als bisher.

Die große Herausforderung war, dass die IdeenExpo seit 2007 als große „Mitmach-Aktion“ bekannt und beliebt ist. Klar war – das geht digital nicht in der Form und Intensität. Online musste das Programm also extrem kurzweilig sein und das Event spannend gehalten werden, obwohl es komplett anders war. Als Konsequenz daraus wurden:

  • Nie mehr als 2 Aussteller nacheinander vorgestellt.
    Damit diese ihre Ausbildungsberufe im MINT-Bereich präsentieren konnten.
  • Danach immer ein Entertainment-Highlight gesetzt.
  • Kein Slot länger als 10 Minuten gehalten.
    Darin waren auch die Außenschalten aufs Gelände oder Videoeinspieler enthalten. Die durchschnittliche Länge der Beiträge lag bei ca. 5 Minuten.
  • Es gab keine Vorträge, sondern nur Interviews.
    Dabei wurden nicht wie sonst üblich die klassischen Ansprechpartner aus den Personalabteilungen, sondern direkt die Azubis befragt.
Konzept eines erfolgreichen hybriden Events - Ideen Expo 2021
Konzept eines erfolgreichen hybriden Events – Ideen Expo 2021

 

Eine weitere Herausforderung bestand darin, dass der Veranstalter nicht davon ausgehen konnte, dass sich die Klassen für die vollen 5 Stunden im Stream befinden. Diese flexiblen Zuschaltungs-Zeiten und den extrem kurzen, inhaltlichen Slots bedeuteten, dass dramaturgisch gesehen keine ganze Geschichte für den Tag erzählt werden konnte.

Das wiederum musste bei den Interaktions-Teilen wie der Abfragen über Mentimeter für das Online- und das Onsite-Publikum berücksichtigt werden. Demensprechend konnten nur Stimmungsabfragen oder allgemeine Wissensabfragen gemacht werden. D.h. die Fragen konnten jedoch nicht auf präsentierte Inhalte zur Vertiefung gestellt oder darauf Bezug nehmen. Schließlich war nicht klar, ob das Publikum zu dem Zeitpunkt schon im Stream mit dabei war.

Das hybride Event – der vor Ort Part

Hier gab es neben 4 Messehallen weitere 6 Räume mit Aussteller-Ständen.

So sah das Live-Bühnenprogramm aus

  • Täglich von 09:00 bis 13:30 Uhr
  • Das Herzstück: live gestreamte Bühnenshows
  • Moderierte Live-Talks mit Auszubildenden und Studierenden
  • Abwechslungsreiche Azubi-Filme: Ausbildungsinhalte, Berufsbilder und Studiengänge stehen im Mittelpunkt, Auszubildende und Studierende berichten „auf Augenhöhe“ aus der Praxis
  • Schüler konnten sich mit ihrem Smartphone interaktiv im Live-Chat oder über das Abstimmungstool Mentimeter online und vor Ort beteiligen
  • Besondere Highlights des Programms: Wissenschaftskünstler, Studiogäste aus Wirtschaft, Wissenschaft und Politik sowie bekannte und Influencer
Moderatoren der IdeenExpo - eines hybriden Events 2021
Moderatoren der IdeenExpo

 

So sah der Programmpunkt “Berufe Live” aus

  • Motto: auf Augenhöhe mit Auszubildenden und Studierenden
  • Auszubildende und Studierende präsentierten selbst produzierte 90-sekündige Filme über ihre Berufsausbildung oder ihren Studiengang
  • Infos aus erster Hand: von Ausbildungsberufen im Handwerk und einem dualen Studium in der Lebensmittelbranche über Themenfelder der Radioökologie bis hin zu den Tätigkeiten eines Ingenieurs
  • Direkt im Anschluss: Auszubildende und Studierende beantworteten Fragen und geben weitere Einblicke in ihr Berufsfeld

So sah der Programmpunkt “Question & Talk” aus

  • Moderierte Live-Talks mit Gästen aus der Politik
  • Moderatoren: Janine Utsch, Felix Uhlig und Ingrid Wenzel sprachen unter anderem mit diesen Gästen über Ausbildungs- und Berufschancen für junge Menschen: Stephan Weil, Niedersächsischer Ministerpräsident, Dr. Bernd Althusmann, Niedersächsischer Minister für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Digitalisierung Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend

Diese Vorträge des hybriden Events kamen besonders gut an

Besonders gut kamen die Beiträge von YouTubern, Influencern und Wissenschaftskünstlern an. Mit dabei – live vor Ort -waren:

  • Rewinside
  • Sosopinkypie
  • Mr. Wissen2go
  • Jacob Beautemps und Dr. Watson
Dr. Watson bei der IdeenExpo - eines hybriden Events
Dr. Watson bei der IdeenExpo

 

So sind lebendige Podiumsdiskussionen gelungen

Es gab keine Podiumsdiskussionen im klassischen Sinne. Dazu waren zum einen die Slots mit ca. 5 min zu kurz und zum anderen passte das Format aufgrund der Hygieneregeln nicht zur Zielgruppe.

Besonderheit Corona: Auf der IdeenExpo live gelingen spannende Podiumsdiskussionen mit speziellen Mitmach-Formaten normalerweise sehr gut. Diese konnte der Veranstalter aufgrund der Abstandsregeln 2021 mit dem Studiopublikum allerdings nicht durchführen.

Das passierte in den Hallen des hybriden Events

Es gab EINE Eventlocation mit 4 Bühnen, die alle vom zentral positionierten Publikum vor Ort einsehbar waren.

  • LED-Hauptbühne
  • Dort wurde auch der Livestream gezeigt, wenn das Programm nicht vor Ort auf der Bühne stattfand.
  • Experimentier-Bühne
  • Karrierebühne/Bar
  • Graphic-Recording Bühne
Graphic Recording beim hybriden Event | Ingrid-Wenzel
Graphic Recording beim hybriden Event | Ingrid-Wenzel

 

Die Schüler konnten sich online als auch vor Ort über Mentimeter beteiligen und mussten jedoch 2021 gemäß des Hygienekonzeptes auf ihren Stühlen sitzen bleiben.

Bei der IdeenExpo konnte jeder Teilnehmende die digitale Messeplattform selbst entdecken, statt sich via Avatar einzuloggen und so die anderen “sehen” zu können.

So sah der Programmpunkt “Clubzukunft” aus

  • Der Ratgeber zur Berufsorientierung
  • Premiumpartnerin im ClubZukunft: Die Bundesagentur für Arbeit beriet Schüler im Chat und Video-Call zu Fragen rund um Ausbildungsmöglichkeiten, Berufsperspektiven und Bewerbungsthemen
    Schüler können unter anderem den BERUFE Entdecker nutzen, um ihren Traumberuf zu finden
  • Weitere Aussteller: Berufe im öffentlichen Dienst und mehrere Freiwilligendienste

Dieser Programmpunkt wurde über die Event-Plattform meetyoo umgesetzt.

So sahen Breaks & Highlights aus

  • Wissenschaftsshows, Mitmachaktionen und Music-Breaks
  • Spektakuläre Live-Experimente mit Wissenschaftskünstler, Jacob Beautemps, bekannt vom YouTube-Kanal „Breaking Lab“
  • Live-Talks und Video-Snacks mit MrWissen2Go und weiteren Influencern
  • Interaktives Online-Quiz (Pixel-Challenge) mit großartigen Gewinnchancen
  • Unverwechselbare Music-Breaks mit dem Beatboxer Chezame

Für die Teilnehmenden vor Ort gab es tatsächlich keine Pause. Nach 2,5 Stunden wurde das Publikum an beiden Tagen einmal gewechselt. Für die Teilnehmer am Bildschirm gab es keine offizielle Pause. Denn sie konnten sich ohnehin flexibel in und aus dem Stream schalten – je nachdem wo sie thematisch im Programm ihre Schwerpunkte gesetzt hatten.

Beatboxer Chezame | IdeenExpo 2021
Beatboxer Chezame | IdeenExpo 2021

 

Hygienevorschriften eines hybriden Events

Hierfür wurde ein eigenes Gewerk von der Location selbst gestellt. Alle Personen in der Location, d.h. Crew vor Ort und das Publikum, wurden vor Betreten entweder vor Ort getestet oder mussten ein eigenes offizielles Zertifikat vorlegen. Dabei trugen alle mobilen Mitarbeiter Maske und das Publikum durfte diese am Platz abnehmen. Die Zuschauer wurden von Personal vor Ort direkt an ihren Platz geführt.

Abstand zwischen den Teilnehmenden vor Ort | IdeenExpo 2021
Abstand zwischen den Teilnehmenden vor Ort | IdeenExpo 2021

 

Das hybride Event – der Online-Part

Als digitale Messeplattform wurde meetyoo genutzt, welche rund um die Uhr erreichbar war und virtuelle Stände für alle Aussteller beinhaltete. Dabei hatten alle Aussteller – entgegen der Umsetzung bei anderen Events und Messen – ausschließlich einen virtuellen Messestand. Alle Aussteller reichten vorab ein Azubi-Video ein, in dem die eigenen Azubis ihre Ausbildungsberufe vorstellten. Damit die Umsetzung dieser Videos für die einzelnen Unternehmen leichter gelingt, bot die Landesmedienanstalt vorab Videoworkshops für die teilnehmenden Azubis an.

Die Videos und Verlinkungen ermöglichten den Teilnehmern einen direkten Einblick in Berufsfelder und Studiengänge und konnten echte Ansprechpartner an jedem Stand von 9 bis 16 Uhr kontaktieren. Da war via Live-TextChat oder Video-Call möglich.

digitale Messe-Plattform meetyoo
digitale Messe-Plattform meetyoo

 

Gamification bei der IdeenExpo

Bei der IdeenExpo gab es auch einen Gamification Ansatz. D.h. die Schüler mussten die Logos der IdeenExpo suchen und anklicken, um an einem Gewinnspiel teilzunehmen. Damit es dafür auch einen Anreiz gab, lockten zahlreiche Preise, zum Beispiel:

  • Beats Solo 3 Wireless
  • Bluetooth-Lautsprecher
  • Beats Pill+
  • Pop-Up Socket
  • Beats EP Kopfhörer mit Kabel
  • IdeenExpo-Tasse

Diese Pixel-Challenge wurde eingesetzt, um den Teilnehmenden einen spielerischen Anreiz zu geben, sich durch die komplette Messeplattform und alle Räume zu bewegen.

IdeenExpo | Pixel-Challenge auf der digitalen Messeplattform
IdeenExpo | Pixel-Challenge auf der digitalen Messeplattform

 

Graphic Recording für die Ideen Expo

Eine spannende und lebendige Art, ein Event zu dokumentieren. Die schönsten Momente des Live-Bühnenprogramms wurden daher im Stil eines Comics – Graphic Recording – illustriert und unterhaltsam präsentiert.

Die Intention für das Graphic Recording war:

Die comicartige Darstellung passte gut zur angesprochenen, jungen Zielgruppe. Außerdem bot es einen Bruch mit den Sehgewohnheiten zu den anderen Programmpunkten sowie Abwechslung. Darüber hinaus präsentierte es eine unterhaltsame Form der Zusammenfassung von einzelnen Beiträgen und des kompletten Tages – auch für die Teilnehmenden, die sich erst später, oder nur teilweise zugeschaltet hatten.

Graphic Recording | Ingrid Wenzel | IdeenExpo 2021 | Konzept eines hybriden Events
Graphic Recording | Ingrid Wenzel | IdeenExpo 2021

 

Reichweitenverlängerung der IdeenExpo – Video On-Demand

Die Aufzeichnung des Livestreams und produzierte Videos waren noch bis Ende Oktober 2021 gratis abrufbar. Dabei wurden alle Vorträge aufgezeichnet. Der Stream wurde sogar nochmal in einzelne Beiträge unterteilt hochgeladen, damit Betrachter schneller zu dem gewünschten Thema kommen. Ergänzend wurden alle gezeigten Azubi-Filme zusätzlich hochgeladen und verfügbar gemacht.

Fazit für die veranstaltenden Beteiligten

Klar war allen Beteiligten von vornherein, dass sich die Ideenexpo vor Ort mit ihrem extremen Mitmach-Charakter für die Schüler nicht in ein digitales Format umwandeln lässt.

Allerdings ist dank dieses hybriden Erstformates der IdeenExpo ein moderner Ableger entstanden, der den informativen Teil der IdeenExpo abwechslungsreich, frisch und unterhaltend präsentieren kann und damit eine größere Zielgruppe erreichen kann, als das Live-Event.

Damit hat das Format die Veranstalter so überzeugt, dass es als „kleine Schwester“ in Zukunft jedes zweite Jahr, in dem die IdeenExpo traditionell nicht stattfindet, auch weiterhin als Informations-Event für Jugendliche veranstaltet werden soll.

Minister Lies, Jacob Beautemps, Felix Uhlig - bei der Ideen Expo
Typisch für den Mitmach-Charakter des Events | Minister Lies, Jacob Beautemps, Felix Uhlig – bei der Ideen Expo

 

Das könnte man künftig anders machen

70 Aussteller auf 2 Tage und jeweils 5 Stunden Sendezeit unterzubringen war mit Blick auf die Inhalte das Maximum. Das Format hat mit Sicherheit das Potential sich auch zwei ganze Tage lang zu tragen – allerdings ist in der Zielgruppe der Schüler und Lehrer meistens ab 14:00 Uhr Schulschluss. Mit einem zusätzlichen Tag wäre mehr Gestaltungsspielraum vorhanden, um die Inhalte noch emotionaler, beispielsweise mit mehr Musik und Humor zu vermitteln.

Die Beteiligten

Hauptverantwortlich für die Konzeption, Vorbereitung und Durchführung des Live-Bühnenprogramms: Impulspiloten GmbH
Location: H´UP Hannover
Technikdienstleister: exposive medien gruppe
Messeplattform: meetyoo
Moderatoren: Janine Utsch, Felix Uhlig und Ingrid Wenzel

 

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