Nutze Instant Booking für deine Gruppenkontingente im Hotel

Kennst du das, Zimmerkontingente in Excel verwalten und im Ping-Pong-Verfahren per E-Mail hin- und hersenden? Nervig. Wirklich nervig. Welches war noch einmal die letzte E-Mail? War der Anhang dran? War es auch wirklich die richtige, also die aktuelle Datei? Mit Instant Booking Portalen gehören diese Fragen der Vergangenheit an. Yes! 💪 Was wir aus dem privaten Bereich kennen, gibt es nun endlich auch für Veranstaltungen. Wie bei hrs, booking.com & Co. können wir Hotelzimmer nun in Echtzeit buchen. Instant Booking eben. Und das Beste daran: Das gibt es seit einiger Zeit auch für Hotel-Gruppenbuchungen. Ehrlich, darauf habe ich lange gewartet. Du auch? Deshalb habe ich einmal bei dem Gründer eines solchen Portals nachgefragt. Bei Philipp Lucke von HCX24.

Philipp, alle viele in der Meetingbranche reden über Instant Booking – was bedeutet das eigentlich aus deiner Sicht?

Instant Booking heisst übersetzt ‚Sofort Buchung‘. Somit ist deine online Buchung sofort in dem jeweiligen Buchungssystem bestätigt. Was du siehst, kannst du buchen. Instant Booking schliesst eine lange Wartezeit aus. Alles andere ist keine Instant Buchung.

Dem stimme ich gern zu. Und wie sieht das bei deinem Portal aus? Was genau verbirgt sich hinter HCX24.com?

Philippp Lucke von HCX24
Philippp Lucke | HCX24

HCX24.com steht für Hotel Contingent eXchange und dahinter verbirgt sich eine Menge. Den Anstoss haben mir Hotels und unsere Kunden von HotelRoomBrokers gegeben. Deren Zimmerkontingente können nicht mehr kostenfrei zurückgeben werden und keiner will auf Kosten sitzen bleiben. Ein Handelsplatzes für Gruppenkontingente war die Idee und Lösung. Das Prinzip ist einfach. Wir haben auf der einen Seite ein Hotel oder Agentur als Verkäufer, der sein Angebot binnen 5 Minuten auf HCX24.com hochlädt. Hinterlegt sind eine vollumfängliche Hotelbeschreibung, Gruppenraten und Verkaufsbedingungen. Dieses und andere Angebote zu dem gleichen Event sind auf HCX24.com zu finden.

Auf der anderen Seite kannst du als Kunde die Hotels transparent vergleichen und dein Wunschhotel in Echtzeit buchen. Wir bieten zum ersten Mal eine öffentliche Plattform an, auf der du Gruppenkontingente mit Raten und Konditionen vergleichen kannst. Du hast jetzt die Möglichkeit, z.B. 200 Zimmer online zu deiner Messe oder deinem Kongress zu buchen. Bis dato war das nicht möglich – wir können uns daher stolz First-Movers in der Branche nennen.

Hinter HCX24.com verbirgt sich übrigens noch ein weiterer Teil – HCX Private Booking. Dieser Teil ist für Eventplanner das nächste Highlight. Wir können in einem Passwort geschützten Bereich Hotelkontingente für Firmenevents hinterlegen. Die Gäste buchen sich dann direkt ein und können online zahlen. Dieses Tool bieten wir übrigens kostenfrei an.

#eventprofs Dank HCX24 kannst du die Hotels transparent vergleichen und dein Wunschhotel in Echtzeit buchen. Für Gruppenkontingente. 😇 #hotellerie #MICE #einkauf Klick um zu Tweeten

Mit Instant Booking Hotelzimmer bequem einkaufen und verwalten

Echtzeit! Super, endlich! Excel-Tabellen via Ping-Pong-E-Mails adé. Und wie digital ist der gesamte Prozess bei euch?

HCX24.com voll digital eingerichtet. Deine Buchung tätigst du auf dem Portal. Deine Verträge und Rechnungen erhältst du bequem per E-Mail. In deinem Account hast du Einsicht in die Roomingliste, in der du Zimmer hinzubuchen oder reduzieren kannst. Als Eventmanager hast du den vollen digitalen Überblick. Jederzeit.

#eventprofs Wie verwaltest du deine Gruppenkontingente in #Hotels? Mit HCX24 geht's vollkommen digital. Deine Buchung tätigst du auf dem Portal. 😇 Dort hast du Einsicht in die Roomingliste, in der du Zimmer hinzubuchen oder reduzieren… Klick um zu Tweeten

Hotelzimmer online verwalten dank Instant Booking

Wunderbar! Habe ich weitere Nutzen oder Vorteile als Eventmanager?

Den ersten Nutzen wirst du sofort erkennen – es ist sehr intuitiv. Die Bedienung ist einfach und deine Angebote sind transparent dargestellt. Du sparst dir somit Zeit und damit auf jeden Fall Geld. Warum lange suchen, wenn Angebote schon buchbar vorliegen? Deine gewünschten Kontingente werden nicht angefragt, sondern angeboten. Wir haben unsere Hausaufgaben bereits gemacht, bevor die Anfrage gestartet wird.

#eventprofs Nutzt Online-Buchungsportale. Ihr spart somit Zeit und damit auf jeden Fall Geld. 💶 💶 💶Warum lange suchen, wenn Angebote schon buchbar vorliegen? #instantbook #buchungen #einkauf #MICE Klick um zu Tweeten

Zeit und Geld sparen dank Instant Booking

Top! Und wie profitiere ich als Hotel davon?

In vollen Zügen – HCX24.com ist zum Einen ein kostenfreier Vertriebsweg. Zum Anderen steigt die Erreichbarkeit der Hotelangebote enorm und können sich finden lassen, statt aufwendiger Sales Calls. Die Hotels können sogar auf das Angebot bei HCX24.com verweisen und müssen Verträge nicht erneut versenden. Dies ist eine Menge eingesparte Zeit.

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Ebenfalls top! Wie finanziert sich dein Geschäftsmodell? Also was kostet mich als Eventplaner die Vermittlung?

Auf diese Frage habe ich gewartet. Ich fange mit den Kosten an. Die Registrierung und Nutzung von HCX24.com ist für dich gebührenfrei. Die Vermittlung eines Kontingentes wird mit einer Kommission von maximal 10 Prozent berechnet. Zusätzliche Gebühren erheben wir nicht. Somit haben wir bereits auf die Finanzierung des Geschäftsmodelles geschaut – wir leben von der Kommission.

Instant Booking dank HCX24
© HCX24

Was unterscheidet denn HCX24.com von Online Travel Agencies (OTAs), also Plattformen wie hrs & Co.?

Der Unterschied zwischen HCX24.com und den genannten ist markant. Wir befinden uns im Gruppensegment und bieten live Kontingente zu teilweise ausgebuchten Events an. hrs & Co. bieten dem meist Einzelreisenden eine meist große Auswahl an Hotels mit einer geringen Zahl an Zimmern an. Beide buchen online, jedoch sind die Wünsche der Kunden unterschiedlich. Wir bewegen uns fast ausschliesslich im B2B Bereich, während die anderen OTAs in beiden Bereichen B2C und B2B tätig sind. Eine Überschneidung der Kunden ist nicht auszuschliessen, jedoch ist der Buchungszweck meist ein anderer.

Und wie unterscheidet sich dein Portal von  Instant Booking Portalen wie fiylo, Yunyty oder meetingmarket?

Diese Portale kommen dem HCX24.com von der Idee her näher. Bei Fiylo kannst du deine Event Locations buchen, jedoch keine Zimmer. Yunyty fragt für dich klassisch Eventlocations an, bietet dir jedoch keine live Buchungen an. Meetingmarket behauptet von sich, die MICE-Revolution zu sein. Bei diesem Expedia Tool bekommst du in der Tat ein live Angebot für limitierte Zimmer und Tagungsräume. Fortschrittlich, jedoch auch unterschiedlich zu HCX24.com.

#eventprofs Kennt ihr den Unterschied der Buchungsportale wie fiylo, Yunyty, meetingmarket oder HCX24? Hier gibt's die Antwort ▶️ ▶️ ▶️ Klick um zu Tweeten

Danke! Schauen wir mal in die Zukunft: Wie sieht deine Vision aus? Worauf dürfen sich Eventmanager und Locationbetreiber freuen?

Den ersten Schritt meiner Vision habe ich bereits umgesetzt. HCX24.com läuft, vernetzt viele Menschen mit guten Informationen und spart dem Eventmanager eine Menge Zeit.

Ich werde HCX24.com in der Zukunft weiter ausbauen und versuchen viele nützliche ‚Bausteine‘ zu integrieren. Firmen-Intranet und Schnittstellen zu den Hotels werde ich ebenfalls einbinden. Ich will meine User sprechen lassen und HCX24.com entsprechend ausrichten. Was fehlt dir? Was hilft dir am meisten weiter? Womit kann ich dir helfen? All diese Fragen werden über die Zeit beantwortet und ich versuche sie umzusetzen.

Über den Interviewpartner:

Philipp Lucke ist Gründer von HotelRoomBrokers & HCX24.com. Er ist ein klassischer Weltenbummler, verheiratet und hat zwei Kinder. Aufgewachsen in Deutschland, Brasilien und Griechenland mit  internationalen Hotel Laufbahn. Seine Stationen führten von Berlin quer durch Europa, der Karibik in seine Wahlheimat nach Frankfurt zurück. Seit 2005 gibt es HotelRoomBrokers – die B2B Agentur für Tagungen, Messen und Kongresse. Seit 2017 ist HCX24.com dazugekommen.

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