[Sponsored Post] Du suchst ein Allrounder-Tool für deine Events? Am besten eines, dass du als Plan B immer in der Schublade hast, wenn du mal wieder zwischen online-, onsite oder hybrid switchen musst? Dann schau dir mal InvitePeople an. Das Tool und das Team dahinter sind ein echter Allrounder für deine Events. Egal was die Inzidenzen machen oder wie die Energiekrise zuschlagen mag.
Grund 1 – eine durchdachte Registrierung
Eine gut durchdachte Registrierung vereinfacht den kompletten Organisationsprozess. Deshalb kannst du mit InvitePeople bei jeder Art von Event, ob live, hybrid oder digital viele Abfragen einbinden und beliebig viele Ticketkategorien erstellen.
Diese Abfragen und Kategorien kannst du als Organisator·in nutzen, um bestimmte Inhalte einem ausgewählten Personenkreis auf der Plattform sichtbar zu machen. Beispielsweise separate Zugangsseiten für die Presse, FAQ-Seiten für das Live- und Online-Publikum und vieles mehr.
Du kannst außerdem die Buchung und die Teilnahme von einzelnen Sessions oder Aktivitäten an die Ticketkategorie koppeln. Ebenso kannst du Hotelbuchungen und vieles mehr direkt in der Registrierung abfragen. Sehr praktisch: Für jede Ticketkategorie kannst du separat entscheiden, welche Abfragen erscheinen sollen.
Deine E-Mails an die Teilnehmer·innen kannst du gezielt an einzelne Ticketkategorien koppeln oder an einzelne Abfragen. Beispielsweise kannst du E-Mails senden an:
- die Speaker·innen,
- die Presse,
- an die Online Teilnehmenden – oder welche Kategorie auch immer du kreiert hast.
Du kannst auch E-Mails an die Teilnehmenden senden, die eine bestimmte Aktivität gebucht haben oder die ein Goodie oder auch Lunch Package bestellt haben.
Was auch immer du abfragen und gestalten willst, mit InvitePeople bist du flexibel und kannst es umsetzen.
Grund 2 – Check-In, der begeistert
Mit InvitePeople kannst du QR Codes generieren, die du mit deren Check-In App vor Ort scannen kannst. Im Backend von InvitePeople siehst du dann in Echtzeit eine Übersicht des Check-In Prozesses. Wie viele sind schon da? Wer genau hat eingecheckt und wer nicht? Ist Seminar 4 schon voll? Und vieles mehr.
Zudem kannst du für jeden Programmpunkt hinterlegen, wie viele Plätze gebucht werden dürfen. Und du kannst einstellen, wann die gebuchten Plätze am Tag der Veranstaltung wieder freigegeben werden, so dass andere Teilnehmende vielleicht noch nachrücken können.
Übrigens: InvitePeople hat auch eine Schnittstelle mit FastLane. D.h. über das System von FastLane kannst du die QR Codes ebenfalls scannen.
Grund 3 – ein persönliches Programm für jede·n
Dank der Kalenderfunktion von InvitePeople können sich deine Teilnehmenden ihr Wunschprogramm zusammenstellen und so die Übersicht behalten. Dabei kannst du als Veranstalter·in vorgeben, ob Doppelbuchungen möglich sind oder nicht.
Diesen Kalender können deine Teilnehmer·innen mit ihrem Outlook- oder Apple-Kalender synchronisieren. D.h. sobald gebuchte Veranstaltungen oder Meetings beginnen, erhält dein·e Teilnehmer·in eine Benachrichtigung auf der Plattform oder per E-Mail. Und du als Planer·in kannst festlegen, wie viele Minuten vorab diese Benachrichtigung verschickt werden soll. No-Shows adé. Oder zumindest fast.
Grund 4 – Meetings vereinbaren leicht gemacht
Teilnehmer·innen, Aussteller, Speaker·innen … können InvitePeople nutzen um Meetings auf deinem Event zu vereinbaren. Bucht jemand ein Meeting gleicht das Tool von InvitePeople die Kalender der beiden Personen miteinander ab. So kann ein·e Anfragende·r aus den freien Slots wählen oder das Gegenüber eine Zeit wählen lassen. Die voreingestellte Meetinglänge kannst du als Veranstalter·in bestimmen. Das ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn du nur besonders kurze oder vielleicht längere Zeitslots wünschst – weil’s vielleicht besser ins Gesamtkonzept passt.
Apropos Gesamtkonzept: Du kannst auch Zeiten blocken, in denen keine Meetings stattfinden sollen – z.B. während einer Eröffnungsrede.
Im Kalender kann jede·r Teilnehmende sich als beschäftigt – und damit nicht buchbar – markieren und eine Notiz hinzfügen.
Du kannst außerdem verschiedene Meetingorte festlegen:
- Ausstellerstände
Verabredet sich ein·e Teilnehmer·in mit einem Aussteller, wird diesem automatisch der Ausstellungsstand als Treffpunkt vorgeschlagen. - Videoräume
Binde das Videokonferenz-Tool von InvitePeople ein. Auch MS Teams ist hier schon integriert. Oder nimm ein eigenes wie Zoom, Google Meet etc. - Meetingpoints
Das sind Treffpunkte in der Location, die du als Veranstalter·in frei benennen kannst. - Meetingplaces
Das sind feste Orte wie z.B. Tische. Hier werden die freien Plätze vom IT-System automatisch verteilt, so dass keine Doppelbuchungen möglich sind.
Grund 5 – Durchdachte Sichtbarkeit und Kontakte für Aussteller
Dank InvitePeople können sich deine Aussteller zusätzlich zu ihrem Stand vor Ort auch virtuell auf der Plattform platzieren – mit Videos, Texten, Dateien, Ansprechpartner·innen und vielem mehr.
Jedes Unternehmen kann seine „Produkte“ auf dem virtuellen Stand hinterlegen. Dies können Fotos, Angebote, Flyer etc. sein.
Auf dem virtuellen Marktplatz werden dann alle Angebote aller Aussteller gesammelt.
Außerdem kannst du einzelne Ausstellerprodukte im Veranstaltungsprogramm als Werbung hinterlegen. Ein weiteres Feature für mehr Sichtbarkeit deiner Partner·innen und natürlich eine Einnahmequelle für dich als Veranstalter·in.
Damit die Ausstellenden neben der Sichtbarkeit auch wirklich Kontakte generieren können, können und sollten auch sie die Plattform von InvitePeople für die Terminvereinbarung mit den Besucher·innen nutzen. Sehr praktisch: Alle Mitarbeiter·innen eines Standes haben stets den Überblick, mit welchen Gästen andere Kolleg·innen bereits Termine vereinbart haben. Dafür erscheint eine Warnung, wenn ein Meeting mit dem selben Gast gebucht wird. Außerdem haben die Aussteller·innen den Zugriff auf die gesamte Meetingliste ihres Unternehmens.
Grund 6 – Lead Scanning App statt Papierbögen oder Visitenkarten-Stapeln
Deine Aussteller können ganz leicht und papierlos mit der Lead-Scanning App von InvitePeople die QR-Codes der Besucher·innen an ihrem Stand scannen. In der App können sie außerdem Fragen hinterlegen, die ein·e Standbetreuer·in den interessierten Besucher·innen stellt. Diese einheitlichen Fragen über alle Besuchenden machen die Vergleichbarkeit und die Auswertung des Messe- oder Eventauftrittes deutlich leichter.
Die Leads können deine Aussteller ganz einfach im Backend als CSV oder Excel-Datei herunterladen. Oder in ihr eigenes CRM-System importieren oder für weitere Follow-Ups mit den Interessent·innen nutzen.
Übrigens: Die App gibt’s für Android und für iOS.
Grund 7 – Organisationstool, das alles Wichtige abfragt
Gerade bei Live-Veranstaltungen verschickst du viele Abfragen an Aussteller·innen, Referent·innen und vielleicht auch an Dienstleister·innen. InvitePeople kannst du für genau diese Detailabfragen hervorragend nutzen, statt unzähliger pdf-Dateien durch die Gegend zu mailen.
Best Practice Beispiel: MEET GERMANY
Das Team von MEET GERMANY organisiert mit dem Tool von InvitePeople sämtliche Abfragen an die Aussteller. Von den Informationen zum Mobiliar vor Ort, über die Marketingdetails bis hin zu Interaktionen – z.B. an welchen Touren sich die Aussteller beteiligen möchten.
Referent·innen kannst du via InvitePeople alle Angaben über deren Übernachtungswünsche, Technikanforderungen usw. machen lassen. Du kannst für all diese Formulare und Abfragen auch eine extra Webseite bei InvitePeople erstellen, auf der du alle wichtigen Informationen für die jeweilige Zielgruppe zusammenfasst.
Grund 8 – Programmpunkte und Inhalte mit dem Abstract-Modul sammeln
Mit dem Abstractmodul wird das Sammeln und Einreichen von Themen- und Programmvorschlägen zum Kinderspiel. Über eine separate Seite können Personen, die am Programm mitwirken möchten, ihre Vorschläge einreichen. Du als Veranstalter·in kannst diese Vorschläge – zusammen mit anderen ausgewählten Personen – im System anschließend bewerten, kommentieren und bei Bedarf verändern.
Die Programmbeiträge kannst du auch direkt in die Agenda auf der Plattform mit einem Klick übertragen. So sparst du dir bei der Programm-Erstellung eine Menge wertvolle Zeit.
Der weitere Vorteil eines solchen Abstract-Moduls? Du ersparst dir eine riesige Excel-Tabelle oder hunderte E-Mails von und an potenzielle und tatsächliche Referent·innen. Außerdem sammelst du alle Informationen an einer Stelle.
Die „angenommenen“ Sprecher·innen kannst du zum „Content Manager“ ernennen. So erhalten sie Zugriff auf ihren Programmpunkt. D.h. sie können zum Beispiel Dateien hinzufügen oder Programmänderungen vornehmen. Sie können außerdem sehen, wer an ihrem Programmpunkt teilnimmt. Hinweis: Dies musst du als Veranstalter·in wegen des Datenschutzes genehmigen.
Grund 9 – Ein Chat für alle Teilnehmenden; egal ob online oder onsite
Online- und Live-Publikum verbinden? Das ist sowohl das Ziel der meisten Veranstalter·innen als auch eine echte Herausforderung. Ein gemeinsamer Chat ist ein Anfang. Damit das Live-Publikum jedoch nicht unnötig im Stream umherirrt, erhältst du von InvitePeople einen vom Stream abgekoppelten Chat. Dieser ist mobiloptimiert und nur für das Live-Publikum sichtbar. Der Chat und die Inhalte sind natürlich identisch.
Grund 10 – Alle Infos jederzeit auf einen Blick; papierlos und bequem
Natürlich können und sollen deine Teilnehmer·innen die Plattform auch als Infoquelle nutzen. Auch bei reinen Präsenz-Events können sich deine Gäste daher jederzeit über das Programm, die Zeiten für den Busshuttle, die Gästeliste oder die Aussteller und vieles mehr informieren.
Mit der Favoritenfunktion entfällt auch das Sammeln von Visitenkarten: Einfach aufs Herz drücken und schon landet die Person auf der persönlichen Favoritenliste.
Das Gleiche gilt auch für interessante Aussteller oder Programmpunkte, die sich deine Teilnehmer·innen vormerken möchten.
Grund 11 – enorme Flexibilität und Sicherheit
Zu guter Letzt bietet dir InvitePeople Sicherheit in diesen unsicheren Zeiten. Sie können die geplante Veranstaltung kurzerhand, mit nur wenigen Klicks, in ein hybrides oder reines Online-Event verwandeln. An die Plattform kannst du daher schon mal einen Haken machen.
Fazit
InvitePeople ist ein mächtiges digitales Organisationstool und Event-Plattform für Eventplaner·innen in einem. Egal ob Online-, Präsenz- oder Hybrid-Event – für jedes Format gibt es zahlreiche, durchdachte Features und mit wenigen Klicks switchst du von einem auf das andere. Klingt spannend? Dann kontaktiere gleich InvitePeople.
Kontakt
InvitePeople
Stephanie Hellstedt
Geschäftsführerin
stephanie.hellstedt@invitepeople.com
T: +49(0)172 667 6206
Janine Sendatzki
Senior Event Managerin (digital, hybrid, live)
janine.sendatzki@invitepeople.com
T: +49 (0)174 851 4561