11 gute Gründe für InvitePeople als Allrounder für deine Events

[Sponsored Post] Du suchst ein Allrounder-Tool für deine Events? Am besten eines, dass du als Plan B immer in der Schublade hast, wenn du mal wieder zwischen online-, onsite oder hybrid switchen musst? Dann schau dir mal InvitePeople an. Das Tool und das Team dahinter sind ein echter Allrounder für deine Events. Egal was die Inzidenzen machen oder wie die Energiekrise zuschlagen mag.

Grund 1 – eine durchdachte Registrierung

Eine gut durchdachte Registrierung vereinfacht den kompletten Organisationsprozess. Deshalb kannst du mit InvitePeople vor allem bei Live- und Hybrid-Events viele Abfragen einbinden und beliebig viele Ticketkategorien erstellen.

Diese Abfragen und Kategorien kannst du als Organisator·in nutzen, um bestimmte Inhalte auf der Plattform sichtbar zu machen. Beispielsweise separate Zugangsseiten für die Presse, FAQ-Seiten für das Live- und Online-Publikum und vieles mehr.

Du kannst außerdem die Buchung und die Teilnahme von einzelnen Sessions oder Aktivitäten an die Ticketkategorie koppeln. Ebenso kannst du Hotelbuchungen und vieles mehr direkt in der Registrierung abfragen. Sehr praktisch: Für jede Ticketkategorie kannst du separat entscheiden, welche Abfragen erscheinen sollen.
Deine E-Mails an die Teilnehmer·innen kannst du gezielt an einzelne Ticketkategorien koppeln oder an einzelne Abfragen. Beispielsweise kannst du E-Mails senden an:

  • die Speaker·innen,
  • die Presse,
  • an die Online Teilnehmenden – oder welche Kategorie auch immer du kreiert hast.

Du kannst auch E-Mails an die Teilnehmenden senden, die eine bestimmte Aktivität gebucht haben oder die ein Goodie oder auch Lunch Package bestellt haben.

Was auch immer du abfragen und gestalten willst, mit InvitePeople bist du flexibel und kannst es umsetzen.

 

Registrierung mit InvitePeople
Registrierung mit InvitePeople

 

Grund 2 – Check-In, der begeistert

Mit InvitePeople kannst du QR Codes generieren, die mit deren Check-In App vor Ort scannen kannst. Im Backend von InvitePeople siehst du dann in Echtzeit eine Übersicht des Check-In Prozesses. Wie viele sind schon da? Wer genau hat eingecheckt und wer nicht? Ist Seminar 4 schon voll? Und vieles mehr.

Zudem kannst du für jeden Programmpunkt hinterlegen, wie viele Plätze gebucht werden dürfen. Und du kannst einstellen, wann die gebuchten Plätze am Tag der Veranstaltung wieder freigegeben werden, so dass andere Teilnehmenden vielleicht noch nachrücken können.

Übrigens: InvitePeople hat auch eine Schnittstelle mit FastLane. D.h. über das System von FastLane kannst du die QR Codes ebenfalls scannen. So kannst du auch die Lead-Scanning App nutzen.

Check-In-System | InvitePeople
Check-In-System | InvitePeople

 

Grund 3 – ein persönliches Programm für jede·n

Dank der Kalenderfunktion von InvitePeople können sich deine Teilnehmenden ihr Wunschprogramm zusammenstellen und so die Übersicht behalten. Dabei kannst du als  Veranstalter·in vorgeben, ob Doppelbuchungen möglich sind oder nicht.

Diesen Kalender können deine Teilnehmer·innen mit ihrem Outlook- oder Apple-Kalender synchronisieren. D.h. sobald gebuchte Veranstaltungen oder Meetings beginnen, erhält dein·e Teilnehmer·in eine Benachrichtigung auf der Plattform oder per E-Mail. Und du als Planer·in kannst festlegen, wie viele Minuten vorab diese Benachrichtigung verschickt werden soll. No-Shows adé. Oder zumindest fast.

 

Kalender | InvitePeople
Kalender | InvitePeople

 

Grund 4 – Meetings vereinbaren leicht gemacht

Teilnehmer·innen, Aussteller·innen, Speaker·innen … können InvitePeople nutzen um Meetings auf deinem Event zu vereinbaren. Bucht jemand ein Meeting gleicht das Tool von InvitePeople die Kalender der beiden Personen miteinander ab. So kann ein·e Anfragende·r aus den freien Slots wählen oder das Gegenüber eine Zeit wählen lassen. Die voreingestellte Meetinglänge kannst du als Veranstalter·in bestimmen. Das ist sinnvoll, beispielsweise nur besonders kurze oder vielleicht längere Zeitslots wünschst – weil’s vielleicht besser ins Gesamtkonzept passt.

Apropos Gesamtkonzept: Du kannst auch Zeiten blocken, in denen keine Meetings stattfinden sollen – z.B. während einer Eröffnungsrede.

Im Kalender kann jede·r Teilnehmende sich als beschäftigt – und damit nicht buchbar – markieren und eine Notiz hinzfügen.

Du kannst außerdem verschiedene Meetingorte festlegen:

  • Ausstellerstände
    Verabredet sich ein·e Teilnehmer·in mit einem Aussteller, wird dieser/diesem automatisch der Ausstellungsstand als Treffpunkt vorgeschlagen.
  • Videoräume
    Binde das Videokonferenz-Tool von InvitePeople ein. Hier ist schon MS Teams integriert. Oder nimm ein eigenes wie Zoom, Google Meet etc.
  • Meetingpoints
    Das sind Treffpunkte in der Location, die du Veranstalter frei benennen kannst.
  • Meetingplaces
    Das sind feste Orte wie z.B. Tische. Hier werden die freien Plätze vom IT-System automatisch verteilt, so dass keine Doppelbuchungen möglich sind.
Meetinganfrage via InvitePeople
Meetinganfrage via InvitePeople

 

Grund 5 – Durchdachte Sichtbarkeit und Kontakte für Aussteller·innen

Dank InvitePeople können sich deine Aussteller·innen zusätzlich zu ihrem Stand vor Ort auch virtuell auf der Plattform platzieren – mit Videos, Texten, Dateien, Ansprechpartner·innen und vielem mehr.

Jedes Unternehmen kann seine „Produkte“ auf dem virtuellen Stand hinterlegen. Dies können Fotos, Angebote, Flyer etc. sein.

Auf dem virtuellen Marktplatz werden dann alle Angebote aller Aussteller gesammelt.

Außerdem kannst du einzelne Ausstellerprodukte im Veranstaltungsprogramm als Werbung  hinterlegen. Ein weiteres Feature für mehr Sichtbarkeit deiner Partner·innen und natürlich eine Einnahmequelle für dich als Veranstalter·in.

Damit die Ausstellenden neben der Sichtbarkeit auch wirklich Kontakte generieren können, können und sollten auch sie die Plattform von InvitePeople für die Terminvereinbarung mit den Besucher·innen nutzen. Sehr praktisch: Alle Mitarbeiter*innen eines Standes haben stets den Überblick, mit welchen Gästen andere Kolleg·innen bereits Termine vereinbart haben. Dafür erscheint eine Warnung, wenn ein Meeting mit dem selben Gast gebucht wird. Außerdem haben die Aussteller·innen den Zugriff auf die gesamte Meetingliste ihres Unternehmens.

Meetinganfrage selbes Unternehmen | InvitePeople
Meetingübersicht in InvitePeople
Meetinganfrage selbes Unternehmen | InvitePeople
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Grund 6 – Lead Scanning App statt Papierbögen für die Leaderfassung

Deine Aussteller können ganz leicht und papierlos mit der Lead-Scanning App von InvitePeople die QR-Codes der Besucher·innen an ihrem Stand scannen. In der App können sie außerdem Fragen hinterlegen, die ein·e Standbetreuer·in den interessierten Besucher·innen stellt. Diese einheitlichen Fragen über alle Besuchenden machen die Vergleichbarkeit und die Auswertung des Messe- oder Eventauftrittes deutlich leichter.

Die Leads können deine Aussteller·innen ganz einfach im Backend herunterladen.

Lead-Scanning App | InvitePeople
Lead-Scanning App | InvitePeople
Lead-Scanning App | InvitePeople-3
Lead-Scanning App | InvitePeople
Lead-Scanning App | InvitePeople
Lead-Scanning App | InvitePeople-3
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Grund 7 – Organisationstool, das alles wichtige abfragt

Gerade bei Live-Veranstaltungen verschickst du viele Abfragen an Aussteller·innen, Referent·innen und vielleicht auch an Dienstleister·innen. InvitePeople kannst du für genau diese Detailabfragen hervorragend nutzen, statt unzähliger pdf-Dateien durch die Gegend zu mailen.

Best Practice Beispiel: MEET GERMANY

Das Team von MEET GERMANY organisiert mit dem Tool von InvitePeople sämtliche Abfragen an die Aussteller·innen. Von den Informationen zum Mobiliar vor Ort, über die Marketingdetails bis hin zu Interaktionen – z.B. an welchen Touren sich die Aussteller beteiligen möchten.

Referent·innen kannst du via InvitePeople alle Angaben über deren Übernachtungswünsche, Technikanforderungen usw. machen lassen. Du kannst für all diese Formulare und Abfragen auch eine extra Webseite bei InvitePeople erstellen, auf der du alle wichtigen Informationen für die jeweilige Zielgruppe zusammenfasst. So könnte das für das Personal vor Ort aussehen:

 

Grund 8 – Themen und Speaker·innen einsammeln mit dem Abstract-Modul

Mit dem Abstractmodul wird das Sammeln und Einreichen von Themen- und Programmvorschlägen zum Kinderspiel. Über eine separate Seite können Personen, die am Programm mitwirken möchten, ihre Vorschläge einreichen. Du als Veranstalter·in kannst diese Vorschläge im System anschließend bewerten, kommentieren und bei Bedarf verändern.

Die Programmbeiträge kannst du auch direkt in die Agenda auf der Plattform mit einem Klick übertragen. So sparst du dir bei der Programm-Erstellung eine Menge wertvolle Zeit.

Der weitere Vorteil eines solchen Abstract-Moduls? Du ersparst dir eine riesige Excel-Tabelle oder hunderte E-Mails von und an potenzielle und tatsächliche Referent·innen. Außerdem sammelst du alle Informationen an einer Stelle.

Die „angenommenen“ Sprecher·innen kannst du zum „Content Manager“ ernennen. So erhalten sie Zugriff auf ihren Programmpunkt. D.h. sie können zum Beispiel Dateien hinzufügen oder Programmänderungen vornehmen. Sie können außerdem sehen, wer an ihrem Programmpunkt teilnimmt. Hinweis: Dies musst du als Veranstalter·in wegen des Datenschutzes genehmigen.

Abstract-Abfragen | InvitePeople
Abstract-Abfragen | InvitePeople

 

Grund 9 – Ein Chat für alle Teilnehmenden; egal ob online oder onsite

Online- und Live-Publikum verbinden? Das ist sowohl das Ziel der meisten Veranstalter·innen als auch eine echte Herausforderung. Ein gemeinsamer Chat ist ein Anfang. Damit das Live-Publikum jedoch nicht unnötig im Stream umherirrt, erhältst du von InvitePeople einen vom Stream abgekoppelten Chat. Dieser ist mobiloptimiert und nur für das Live-Publikum sichtbar. Der Chat und die Inhalte sind natürlich identisch.

Chat mit InvitePeople - onsite
Chat mit InvitePeople - online
Chat mit InvitePeople - onsite
Chat mit InvitePeople - online
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Grund 10 – Alle Infos jederzeit auf einen Blick;  papierlos und bequem

Natürlich können und sollen deine Teilnehmer·innen die Plattform auch als Infoquelle nutzen. Auch bei reinen Präsenz-Events können deine Gäste daher jederzeit über das Programm, die Zeiten für den Busshuttle, die Gästeliste oder die Aussteller·innen und vieles mehr informieren.

Mit der Favoritenfunktion entfällt auch das Sammeln von Visitenkarten: Einfach aufs Herz drücken und schon landet die Person auf der persönlichen Favoritenliste.

Das Gleiche gilt auch für interessante Aussteller·innen oder Programmpunkte, die sich deine Teilnehmer·innen vormerken möchten.

 

Favoritenliste | InvitePeople
Favoritenliste | InvitePeople

 

Grund 11 – enorme Flexibilität und Sicherheit

Zu guter Letzt bietet dir InvitePeople Sicherheit in diesen unsicheren Zeiten. Sie können die geplante Veranstaltung kurzerhand, mit nur wenigen Klicks, in ein hybrides oder reines Online-Event verwandeln. An die Plattform kannst du daher schon mal einen Haken machen.

Fazit

InvitePeople ist ein mächtiges digitales Organisationstool und Event-Plattform für Eventplaner·innen in einem. Egal ob Online-, Präsenz- oder Hybrid-Event – für jedes Format gibt es zahlreiche, durchdachte Features und mit wenigen Klicks switchst du von einem auf das andere. Klingt spannend? Dann kontaktiere gleich InvitePeople.

Kontakt

InvitePeople

Stephanie Hellstedt albamy © Alexander von Davier - imagemanufaktur.com
Stephanie Hellstedt albamy © Alexander von Davier – imagemanufaktur.com

Geschäftsführerin | Managing Director
Business Development Deutschland (InvitePeople)
invitepeople@albamygroup.com
T: +49(0)172 667 6206

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Janine Sendatzki albamy © Alexander von Davier - imagemanufaktur.com
Janine Sendatzki albamy © Alexander von Davier – imagemanufaktur.com

 

 

 

 

Janine Sendatzki
Event Manager
Business Development Deutschland (InvitePeople)
invitepeople@albamygroup.com
T: +49 (0)174 851 4561

 

 

 

 

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