Brauchst du eine IT-Gesamtlösung?

Brauchst du eine IT-Gesamtlösung oder eine sogenannte Best-of-Breed Lösung? Oder anders ausgedrückt: Holst du dir eine Standard-Software ins Haus, die fast Bereiche (d)eines Business’ abdeckt? Oder brauchst du eine Vielzahl von Spezial-Lösungen, die in ihrer Disziplin hervorragend abschneiden? Zum Beispiel weil sie auf die Teilnehmerregistrierung, das Abstract-Management, das Matchmaking, das Referenten-Handling oder auf den Verkauf von Ausstellungsflächen und deren Management spezialisiert sind. Wie immer kommt es darauf an. Es kommt auf deine Ausgangssituation an und darauf, was du digitalisieren und so hoffentlich auch automatisieren möchtest.

Vorteile einer IT-Gesamtlösung

Hast du eine einzige IT-Lösung für all deine Anwendungsfälle gibt es auch nur eine einzige Datenquelle. Somit benötigst du auch keine Schnittstellen für IT-Lösungen untereinander und du ersparst dir die dafür notwendige Programmier-Arbeit. Denn Schnittstellen müssen programmiert werden, auch wenn die Anbieter verschiedener IT-Systeme zu dir sagen, “es gäbe bereits eine Schnittstelle”. Nur, weil es die gibt, fließen noch lange keine Daten zwischen den verschiedenen IT-Lösungen hin und her. Der Austausch muss schon noch konfiguriert werden. Dabei kann es vorkommen, dass zwar dein neuer Anbieter eine offene Schnittstelle anbietet, aber der deiner “alten” Software nicht. Weil es den Programmierer oder den Anbieter z.B. gar nicht mehr gibt. Oder weil dieser Service so kostenintensiv wäre, dass es sich für diesen Anwendungsfall schlichtweg nicht lohnt. Also Achtung beim Wort “Schnittstellen”. Deren Existenz allein hilft dir nicht unbedingt weiter.

IT-Gesamtlösungen bieten außerdem oft einen sehr großen Funktionsumfang, also viele Module. Und wenn du dir beispielsweise die Lösungen großer Event-IT-Anbieter anschaust, dann können die schon richtig viel. Du wählst dann lediglich die Module aus, die du brauchst und los geht’s.

wähle die passenden Module einer IT-Gesamtlösung
wähle die passenden Module einer IT-Gesamtlösung

Darüber hinaus wirst du beim Einsatz einer IT-Gesamtlösung nur einen Ansprechpartner auf der anderen Seite haben. Denn du arbeitest ja nur mit einem einzigen Anbieter zusammen.

Ebenso sinken vor allem die Fixkosten von IT-Lösungen je weniger davon im Einsatz sind. Du siehst, es kann durchaus von Vorteil sein, wenn du dich für eine große IT-Lösung entscheidest. Doch wie so oft im Leben, gibt es nicht nur Vorteile.

Nachteile einer IT-Gesamtlösung

Je mehr Module, je mehr Funktionen es gibt, desto mächtiger wird diese Software – und desto komplexer wird sie in der Anwendung. Das bedeutet auch, dass es immer weniger Personen gibt, die alle Module überhaupt bedienen können. Es kann auch schnell sein, dass du eine Lösung einkaufst, die viel zu groß für deine Bedürfnisse ist. Dann “schießt du mit Kanonen auf Spatzen”. Und das ist ebenfalls ineffizient.

Ganzheitliche IT-Lösungen sind, wie du dir vielleicht vorstellen kannst, für den Einsatz in vielen unterschiedlichen Unternehmen konzeptioniert. Und dann passen deren Funktionsweisen eben nicht zu den Bedürfnissen in deinem Unternehmen. Schon Industrieunternehmen unterscheiden sich erheblich von Handelshäusern und selbst in der MICE-Branche haben beispielsweise Kongress-Agenturen ganz andere Bedürfnisse als Messe-Veranstalter. Deshalb kannst du solche großen Lösungen nur durch Customizing auf die Prozesse bei euch im Hause anpassen. Doch das kann schnell teuer werden und “in einem Flickenteppich von Plugins und Add-Ons enden”.

IT-Gesamtlösung oder Flickenteppich?
Flickenteppich von Plugins?

Vorteile einer Best-of-Breed Lösung

Hier kaufst du genau das ein, was du brauchst. Du brauchst eine spezielle Lösung fürs Matchmaking deiner Aussteller, Sponsoren und deiner Besucher? Dann holst du dir genau dafür einen Anbieter. Zum Beispiel fürs Networking congreet. Wenn du eine Lösung für dein Abstract-Management bzw. deinen Call-for-Papers benötigst, suchst du eben nach einem Spezialisten für diese Aufgabe. Und so weiter und so fort. Für jede Aufgabe holst du dir also den passenden Software-Experten.

Nachteile einer Best-of-Breed Lösung

Doch dann hast du viele Datenquellen, die alle erst einmal nicht miteinander “reden”. Und genau das musst du irgendwie lösen. D.h. du brauchst Schnittstellen und du musst eines deiner Systeme zur “Single Source of Truth” machen. D.h. von dort aus werden die Daten in andere Systeme übertragen und was in deiner “SSOT” ist, “bestimmt” über die Daten in den anderen Systemen. Und nicht andersherum und auch nicht indirekt, also nicht von der ersten über die zweite zur dritten IT-Anwendung sondern immer auf direktem Wege.

Außerdem steigen die Kosten für die Einführungen, Wartungen und den Betrieb verschiedener, parallel laufender Software-Lösungen je mehr du davon einsetzt.

Single Source of Truth dank IT-Gesamtlösung
Single Source of Truth dank IT-Gesamtlösung oder Festlegung bei Best-of-Breed Lösung

Fazit

Schau dir zunächst ganz genau die Anforderungen der benötigten IT-Lösungen und Systeme an. Finde heraus, was ihr wirklich benötigt und suche dann nach einer geeigneten IT-Strategie – am besten langfristig und ganzheitlich.

#eventprofs Brauchst du eine IT-Gesamtlösung oder eine Speziallösung? #bestofbreed Hier erfährst du mehr über Vor- und Nachteile: Klick um zu Tweeten
Wen könnte das noch interessieren? Sag's weiter oder speicher es für später:
Brauchst du eine IT-Gesamtlösung?

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.