Jotform – automatisch erstellte Zertifikate, Badges und Werbemittel

Willst du Teilnahmebestätigungen, Zertifikate oder Badges ausstellen, brauchst du irgendeine Art von "Serienbrief-Funktion" für diesen Prozess. Dafür kannst du die Informationen über ein Web-Formular abfragen und dann auf unterschiedlichste Art und Weise zusammenfügen und versenden. Übrigens: Mit dieser Vorgehensweise könntest du auch Werbebanner für deine Referent·innen oder Sponsor·innen erstellen und verschicken. Wie das geht, erfährst du in diesem Beitrag am Beispiel von Jotform.

PS: Hast du bereits eine leistungsstarke Software für dein Teilnehmer-Management, kann diese das oft schon für dich abbilden. Der Artikel ist für alle, die das nicht haben oder bei denen der Prozess noch Lücken und viel manuelle Arbeit beinhaltet.

Jotform – Formulare für Abfragen aller Art

Nochmal vorneweg: Ob du mit Jotform die Abfragen durchführst, mit Asana, einem der vielen Teilnehmer-Management-Tools oder irgendeinem anderen Formulartool ist gar nicht so entscheidend. Wichtig ist, dass dein Formular an die Folgeprozesse "angeschlossen ist".

Bei Jotform ist das der Fall, deshalb ist das Formulartool so spannend. Besonders hilfreich bei Jotform ist, dass du sogar vorhandene Formulare in dieses Tool importieren oder eine der mehr als 10.000 Vorlagen nehmen kannst.

Anschließend kannst du mit dem sehr intuitiven Formular-Editor dein Formular auf deine Wünsche anpassen. Es gibt unzählige Möglichkeiten und es ist sehr einfach.

Du kannst dir das Beispiel-Jotform-Formular auch mal ansehen.

Willst du das Formular teilen, gibt es wirklich unheimlich viele Möglichkeiten. Du kannst es direkt aus dem Bearbeitungsfeld:

• als Link, E-Mail, via QR-Code oder in Social Media teilen
• mit Daten aus deinen Systemen vorab befüllen und dann teilen,
  z.B. aus Tabellen, aus Airtable, aus Monday, Salesforce oder Hubspot 
• als ausfüllbares pdf herunterladen,
• über Plattformen wie WordPress, Drupal, Shoppify, Magento, Jimdo und Co. teilen.

So kannst du es leicht überall einbinden und deiner Zielgruppe genau die Variante bereitstellen, die zu ihnen passt – z.B. die ausfüllbare pdf oder die mit den Daten aus deinem Hubspot vorausgefüllten Feldern, z.B. Unternehmensname.

Mit Jotform Badges, Zertifikate, Werbemittel und mehr erstellen

Warum ist Jotform für Eventplaner·innen so spannend? Weil du die abgefragten Informationen aus dem Formulartool Jotform in individualisierte PDF-Dateien umwandeln kannst. Entweder innerhalb der Jotform-Modul-Landschaft oder Tool übergreifend zu den Systemen, die du bereits nutzt.

Individualisierte Inhalte mit dem Jotform-PDF-Editor 

Mit dem Jotform PDF-Editor kannst du die gesammelten Daten aus den Formularen automatisch in ansprechende, professionelle PDFs umwandeln. 

Was du mit dem PDF Editor alles machen kannst:

1. Prozesse automatisieren
   Leg das Design deines PDF-Dokuments fest und die Antwortdaten automatisch jedes Mal automatisch in das gleiche Design einfügen.
2. Badges, Zertifikate und Werbemittel anpassen
   Ziehe einfach die benötigten Elemente per Drag-and-drop in die pdf-Datei. Du kannst das Design auch auf eure CI anpassen.
3. Füge elektronische Unterschriften hinzu
   Füge elektronische Unterschriften zu deinen Formularen hinzu. Jotform bietet dafür verschiedene Unterschriften-Widgets an.
4. PDF-Vorlagen für den Einstieg
   Wähle aus Hunderten von Templates aus und passen die Farben und Schriftarten an deine Vorstellungen an.

Mit Jotform kannst du sehr leicht und automatisiert diese Unterlagen erstellen: 

• Tickets,
• Zertifikate und Bescheinigungen,
• Rechnungen,
• Einladungen,
• Namensschilder,
• Quittungen,
• Angebote, 
• Gutscheine,
• Werbebanner
• und vieles mehr.

Das Coole daran: Du erstellst das Formular und schon fragt dich Jotform, mit welchem Formular du dieses verbinden willst. Mit einem einzigen Klick sind die Daten drin. Serienbrief-Chaos adé.

Übrigens: Du kannst auch eine automatische Antwortnachricht einrichten und so Personen, die ein Formular ausgefüllt haben, automatisch ihre PDF-Dokumente senden, z.B. ihre Anmeldebestätigung. 

So könnten Namensschilder mit Jotform aussehen:

Du kannst auch Anmeldeformulare für Speaker·innen kreieren und dann dort um ein Portraitfoto bitten. Das verbindest du dann mit einem Werbebanner im pdf-Format und schon hast du automatisiert individuelle Werbebanner für deine Speaker·innen und deren Social Media Postings erstellt. 

Füge in die Referenten-Formulare am besten auch gleich die Abfrage für den Vortragstitel, die Uhrzeit und das Datum ein. Dann ist das Werbebanner vollständig kreiert. 

PS: Ja, es ginge schöner - das Banner ist für Demo-Zwecke erstellt. 😉

Ist dir das zu unsicher, verbinde die Daten aus Jotform mit den Daten aus deinem Konferenzprogramm über ein Tool wie Make oder Zapier. So kombinierst du deine eigenen Programmdaten mit den Dateien, die die Speaker wirklich selbst liefern müssen und hast eine Qualitätskontrolle über die Werbebanner. Wie das geht, erfährst du im nächsten Abschnitt.

Individualisierte Inhalte mit Jotform und Daten aus deinen vorhandenen Tools

Jotform kannst du hervorragend in andere Prozesse einbinden und so den Anteil manueller Arbeiten für dein Event reduzieren. Dafür kannst du beispielsweise die Daten mit Jotform einsammeln, in einer Tabelle abspeichern und über Google Docs Vorlagen für Teilnahmezertifikate mit den eingesammelten Daten zusammenführen. Dann erstellst du daraus eine pdf und speicherst diese in Google Drive.

Das ist lediglich ein Beispiel-Prozess, du kannst auch Microsoft Excel oder andere Anwendungen in solch eine Prozesskette mit "Make" kippen.

Schau dir für solche Prozesse auch den Artikel Automatisierungen für alle, die Events organisieren, an.

Individualisierte Inhalte über die Integrationen von Jotform

Du kannst auch die fix und fertigen Integrationen von Jotform selbst nutzen und so die Daten aus deinen Anmeldeformularen in deine anderen Tools übertragen. Dafür gibt es circa 100 fertige Anbindungen, z.B.

• Asana
• Google Tabellen
• HubSpot
• Mailchimp
• Pipedrive
• Sendinblue (jetzt Brevo) 
• Slack
• WordPress 
• Zoho CRM
• und viele mehr.

Jotform – gratis oder in der Premiumversion

Willst du Jotform einmal auf Herz und Nieren prüfen, kannst du damit gratis loslegen und erhältst:

• 5 Formulare
• mit 100 monatlichen Antworten
• 100 MB Speicherplatz
• 1.000 Formularansichten
• 100 Felder je Formular
• und mehr.

Entscheidest du dich für die Gold-Variante, kannst du schon 100 Formulare mit 10.000 monatlichen Antworten und 1.000 signierte Dokumente einsammeln. Schau's dir mal im Detail an. 

Fazit

Jotform – ein sehr leistungsfähiges Formulartool, mit dem du deine Print- und Online-Materialien schnell und einfach individualisieren kannst – für Namensschilder, Teilnahmebestätigungen, Teilnahmezertifikate, Werbematerialien und vieles mehr. 

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