25 funktionierende ChatGPT-Prompts für Events

Digitale Tools  |  24/05/2026  | von Katrin Taepke

KI- oder ChatGPT-Prompts fürs Eventmanagement sind nur so gut wie die Fragen, die du stellst. Wer „Schreib mir eine Einladung" eintippt, erhält einen generischen Text, der nach KI riecht und keinen Anmeldeklick auslöst. Wer den gleichen Wunsch mit Kontext, Rolle, Zielgruppe und Tonalität füttert, erhält einen Entwurf, den du tatsächlich verschicken kannst. Garbage in, garbage out – die alte Programmiererweisheit gilt im Eventmanagement mit KI genauso.

Die folgenden 25 Prompts habe ich in meinem eigenen Planungsalltag getestet. Du findest sie sortiert nach den fünf Phasen, in denen ich KI heute am meisten nutze: Konzeption, Marketing, Dienstleisterkommunikation, Teilnehmermanagement und interne Projektarbeit. Jeder Prompt folgt einer einfachen Struktur: Rolle → Aufgabe → Kontext → Format → Tonalität. Damit kannst du die Beispiele beliebig an deine eigenen Events anpassen.

KI- oder ChatGPT-Prompts für Eventmanager·innen

HINWEIS

Funktioniert auch mit Claude und Gemini. Die Prompts sind tool-unabhängig geschrieben. Ich nutze sie regelmäßig in ChatGPT, Claude und Gemini. Das Grundprinzip ist überall gleich. Wo ein Tool besonders glänzt, weise ich darauf hin.


Prompts für die Event-Konzeption

In der Konzeptionsphase ist KI für mich vor allem ein Sparringspartner. Sie ersetzt nicht das Gespräch mit der Auftraggeber·in, dem/der Chef·in etc. Aber sie hilft mir, schneller von einer vagen Idee zu einer strukturierten Grundlage zu kommen. 

Prompt 1: Zielgruppenanalyse

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Du bist erfahrene·r Eventstratege·in mit Schwerpunkt B2B-Veranstaltungen.

Erstelle eine detaillierte Zielgruppenanalyse für folgendes Event:

- Thema: [THEMA]

- Format: [Konferenz, Workshop, Galaabend o. ä.]

- Branche: [BRANCHE]

- Region: [REGION]

Liefere:

1. Drei konkrete Personas (Name, Position, Alter, Tagesablauf, Schmerzpunkte, Erwartungen ans Event)

2. Pro Persona: drei Hebel, mit denen ich sie zur Anmeldung bewege

3. Drei No-Gos, die ich in der Kommunikation vermeiden sollte

Antworte strukturiert mit Zwischenüberschriften.

TIPP

So nutze ich den Prompt selbst: Die generierten Personas sind ein Erstentwurf, kein Endprodukt. Ich gleiche sie mit echten Teilnehmenden-Daten aus früheren Events ab und schärfe nach. Spart mir bei jedem neuen Format etwa zwei Stunden Konzeptarbeit.

Prompt 2: Eventkonzept-Ideen generieren

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Du bist kreative·r Eventdesigner·in.

Entwickle fünf unterschiedliche Eventformate für folgendes Ziel:

- Anlass: [ANLASS, z. B. Produktlaunch B2B-Software]

- Zielgruppe: [ZIELGRUPPE]

- Budget-Rahmen: [BUDGET]

- Teilnehmerzahl: [ANZAHL]

- Erfolgskennzahl: [KPI, z. B. 30 qualifizierte Leads]

Pro Idee:

- Titel und Kerngedanke in einem Satz

- Format und Dauer- Drei Programmpunkte als Beispiel

- Warum dieses Format zur Zielgruppe passt

- Größtes Risiko und wie ich es minimiere

Sei mutig. Ich filtere selbst.

TIPP

So nutze ich den Prompt selbst: „Sei mutig. Ich filtere selbst" ist der wichtigste Satz im Prompt. Ohne diese Erlaubnis erhältst du brave Vorschläge. Mit dieser Erlaubnis kommen zwei bis drei wirklich überraschende Formate dazu.

Prompt 3: Agenda-Entwurf erstellen

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Du bist Event-Producer·in mit 15 Jahren Erfahrung.

Erstelle einen detaillierten Agenda-Entwurf für:

- Eventtitel: [TITEL]

- Dauer: [z. B. ein Tag, 9-17 Uhr]

- Zielgruppe: [ZIELGRUPPE]

- Hauptziel: [ZIEL]

- Anzahl Teilnehmende: [ANZAHL]

Beachte:

- Maximal 45 Minuten am Stück frontal, danach Aktivierung- Mindestens zwei längere Netzwerkphasen

- Klare Energiekurve über den Tag

- Realistische Übergangszeiten

Format: Tabelle mit Uhrzeit, Programmpunkt, Format, Verantwortlich, Ziel des Slots.

TIPP

So nutze ich den Prompt selbst: Lange Dokumente und strukturierte Tabellen sind eine Stärke von Claude. Wenn du komplexe Mehrtages-Programme entwirfst, lohnt sich der Vergleich mit ChatGPT.


Prompts für dein Event-Marketing

Beim Marketing geht es um Reichweite und Conversion. Hier ersetzt KI nicht die Strategie, aber sie übernimmt die zweite Hälfte deiner Arbeit: Varianten produzieren, Tonalität halten, Kanäle bedienen.

Prompt 4: E-Mail-Einladung für ein Event texten

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Du bist Copywriter·in mit Fokus auf B2B-Event-E-Mails.

Schreibe eine Einladungs-E-Mail für:

- Event: [TITEL, Datum, Ort]

- Zielgruppe: [ZIELGRUPPE und ihre konkrete Herausforderung]

- Drei wichtigste Programmhighlights: [HIGHLIGHTS]

- Frühbucher-Vorteil: [VORTEIL]

- Tonalität: [z. B. souverän, ohne Buzzwords, persönlich, Sie/du-Ansprache]

Struktur:

- Betreff (max. 50 Zeichen) plus Preheader (max. 90 Zeichen)

- Einstieg mit konkreter Beobachtung zur Zielgruppe (kein „Liebe·r ...")

- Nutzenversprechen in zwei bis drei Sätzen

- Programmhighlights als Liste

- Klare Handlungsaufforderung mit Link-Platzhalter

- P.S. mit Frühbucher-Hinweis

Länge: 180-220 Wörter.

TIPP

So nutze ich den Prompt selbst: Die Längenangabe in Wörtern ist sehr wichtig. Ohne sie schreiben die meisten KI-Modelle viel zu lange Texte.

Prompt 5: LinkedIn-Post für Event-Ankündigung

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Du bist LinkedIn-Content-Spezialist·in für die Eventbranche.

Schreibe einen LinkedIn-Post zur Ankündigung von:

- Event: [TITEL, Datum, Ort, Anmeldelink]

- Wer ich bin: [DEINE ROLLE]

- Was ich beim Event wirklich gut finde (subjektiv, nicht Marketingsprech): [PUNKTE]

- Zielgruppe des Posts: [ZIELGRUPPE]

Anforderungen:

- Hook in der ersten Zeile, die auch ohne „Mehr anzeigen" funktioniert

- Persönlicher Einstieg, kein Pressetext

- Konkrete Programmhighlights, keine Floskeln

- Ende mit einer Frage an die Community

- 5-7 passende Hashtags am Ende

- 800-1.200 Zeichen

TIPP

So nutze ich den Prompt selbst: Ich gebe der KI bewusst die Aufforderung „kein Pressetext". Sonst landest du bei dem typischen Anmoderations-Stil, den auf LinkedIn niemand mehr liest.
PS: Ob man noch Hashtags nutzen soll oder nicht ist umstritten... 

Prompt 6: Betreffzeilen-Varianten für A/B-Test

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Du bist E-Mail-Marketing-Spezialist·in mit Fokus auf Open Rates.

Generiere zehn Betreffzeilen-Varianten für eine Event-Einladung:

- Event-Thema: [THEMA]

- Zielgruppe: [ZIELGRUPPE]

- Hauptnutzen für Teilnehmende: [NUTZEN]

- Tonalität: [TONALITÄT]

Liefere:

- Fünf eher rationale Varianten (Nutzen, Zahlen, Klarheit)

- Fünf eher emotionale Varianten (Neugier, Identifikation, Provokation)

- Pro Variante: maximal 50 Zeichen

- Pro Variante: ein Satz, warum sie funktionieren könnte

- Empfehlung, welche zwei ich gegeneinander testen sollte

TIPP

So nutze ich den Prompt selbst: Die letzte Zeile „welche zwei ich testen sollte" zwingt die KI zur Bewertung. Ohne diesen Schritt erhältst du eine Liste ohne Empfehlung.

Prompt 7: Social-Media-Content-Kalender

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Du bist Social-Media-Planer·in für Events.

Erstelle einen Content-Kalender für die acht Wochen vor folgendem Event:

- Event: [TITEL, Datum]

- Kanäle: [z. B. LinkedIn, Instagram]

- Zielgruppe: [ZIELGRUPPE]

- Kapazität: [z. B. drei Posts pro Woche]Pro Woche:

- Thematischer Fokus (z. B. „Speaker-Vorstellung", „Behind the Scenes")

- Konkrete Post-Ideen pro Kanal mit Format (Karussell, Video, Text)- Vorgeschlagene Hashtags

- Hinweis, wo ich aktiv die Community einbeziehen kann

Format: Tabelle nach Wochen.

TIPP

So nutze ich den Prompt selbst: Den Kalender lasse ich generieren und kürze danach radikal auf das, was ich wirklich umsetzen kann und will. Lieber drei gute Posts pro Woche als zehn halbgare.

KI- oder ChatGPT-Prompts fürs Social-Media-Management bei Events

Prompts für die Kommunikation mit Dienstleistern

Bei der Dienstleisterkommunikation geht es um Klarheit, nicht um Kreativität. Hier ist KI ein Effizienzhebel.

Prompt 8: Angebotsanfrage formulieren

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Du bist Eventeinkäufer·in mit Erfahrung in strukturierten Ausschreibungen.

Formuliere eine Angebotsanfrage für folgenden Dienstleister:

- Gewerk: [z. B. Catering, Technik, Location]

- Eventdaten: [Datum, Ort, Teilnehmerzahl]

- Anforderungen: [LISTE]

- Budget-Rahmen, falls offen kommunizierbar: [BUDGET]

- Abgabefrist: [DATUM]Die E-Mail soll:

- Höflich, aber präzise sein

- Alle für ein belastbares Angebot nötigen Infos enthalten- Klar machen, in welchem Format ich das Angebot brauche

- Die nächsten Schritte definieren (Rückfragen-Möglichkeit, Entscheidung bis wann)

- Maximal 250 WörterBei fehlenden Infos: liste am Ende auf, was ich noch ergänzen sollte.

TIPP

So nutze ich den Prompt selbst: „Bei fehlenden Infos: liste auf, was ich ergänzen sollte" ist der wichtigste Satz. Die KI weist dich darauf hin, was du vergessen haben könntest. Und das spart eine ganze Klärungsschleife mit dem Anbieter. 

Prompt 9: Briefing für Caterer oder Location

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Du bist erfahrene·r Eventmanager·in.

Erstelle ein vollständiges Briefing-Dokument für [CATERER / LOCATION] für folgendes Event:

- Eventtitel und Anlass: [INFO]

- Datum, Uhrzeit, Aufbauzeiten: [INFO]

- Teilnehmerzahl, demografisches Bild, Diätanforderungen: [INFO]

- Stilrichtung und Atmosphäre: [INFO]

- Konkrete Wünsche und No-Gos: [INFO]

Format: strukturiertes Briefing mit klaren Abschnitten, das ich als PDF verschicken könnte. Am Ende: Drei Fragen, die ich dem Anbieter explizit stellen sollte.

TIPP

So nutze ich den Prompt selbst: Wenn du das Briefing in eine echte Vorlage gießen willst, lass es dir direkt als Dokument bauen. Claude kann Briefings als formatierte .docx-Datei ausgeben, was dir das Hin-und-Her-Kopieren erspart.

KI- oder ChatGPT-Prompts für Location-Suche bei Events

Prompt 10: Feedback-E-Mail nach Angebot

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Du bist diplomatische·r Eventeinkäufer·in.

Schreibe eine E-Mail an einen Dienstleister, dessen Angebot ich nicht annehmen werde.

Hintergrund:

- Gewerk: [GEWERK]

- Grund der Absage: [GRUND, z. B. Budget, Verfügbarkeit, fachliche Passung]

- Wie ich künftig mit diesem Anbieter zusammenarbeiten möchte: [z. B. weiter im Pool halten / einmalig / gar nicht]

Anforderungen:

- Wertschätzend, ohne übertrieben zu sein

- Konkret, ohne verletzend zu werden

- Falls sinnvoll: kurzes ehrliches Feedback zum Angebot

- Tür offenlassen, falls gewünscht

- Maximal 150 Wörter

TIPP

So nutze ich den Prompt selbst: Diese Mails schreibe ich nicht gern, deshalb schiebe ich sie regelmäßig auf. Mit diesem Prompt habe ich in zwei Minuten einen Entwurf, den ich nur noch persönlich anpassen muss. 


Prompts für Teilnehmermanagement & Nachbereitung

Vor und nach dem Event entsteht der meiste Kommunikationsaufwand. Hier hilft dir KI vor allem bei der Skalierung.

Prompt 11: Bestätigungs-E-Mail personalisieren

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Du bist UX-Writer·in für Event-Kommunikation.

Schreibe eine Anmelde-Bestätigungs-E-Mail:

- Event: [TITEL, Datum, Ort]

- Was die Person als Nächstes wissen muss: [INFOS]

- Tonalität: [TONALITÄT]

Anforderungen:

- Bestätigung kommt im ersten Satz (kein „Vielen Dank, dass Sie ...")

- Alle relevanten Infos auf einen Blick (Datum, Uhrzeit, Ort, Anfahrt, Dresscode)

- Klarer Hinweis, was als Nächstes passiert

- Ein konkreter, hilfreicher Tipp (z. B. „Lade dir die Event-App vorab")

- Kontakt für Fragen; mit echtem Namen

- 120-180 Wörter

TIPP

So nutze ich den Prompt selbst: Die Bestätigungsmail ist der erste echte Service-Touchpoint nach der Anmeldung. Ich investiere bewusst Zeit, damit sie nicht generisch klingt. Und vor allem: freundlich und freudig. Niemand will ein Behördenschreiben erhalten. 

Prompt 12: Erinnerungsmail-Sequenz

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Du bist E-Mail-Marketer·in mit Fokus auf Veranstaltungs-Reminder.

Plane eine Erinnerungsmail-Sequenz mit drei Mails:

- Event: [TITEL, Datum]

- Was ich zu jedem Zeitpunkt erreichen will: [Ziele]

- Tonalität: [TONALITÄT]

Pro Mail:

- Idealer Versandzeitpunkt vor dem Event

- Betreff und Preheader- Kernbotschaft in einem Satz

- Komplette E-Mail (120-180 Wörter)

- Ein konkreter Mehrwert für die Teilnehmer·in (nicht nur Erinnerung)

Bonus: welche E-Mail würde ich an Personen, die noch nicht angemeldet sind, anders formulieren?

TIPP

So nutze ich den Prompt selbst: Der Bonus-Teil am Ende ist Gold wert, weil er aus drei Mails plötzlich sechs macht. Und das mit minimalem Mehraufwand.

Prompt 13: Post-Event-Umfrage formulieren

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Du bist Methodiker·in für Eventfeedback.

Erstelle eine Post-Event-Umfrage für:

- Event-Typ: [TYP]

- Was ich konkret lernen will: [DREI FRAGEN]

- Wer die Umfrage ausfüllt: [ZIELGRUPPE]

Anforderungen:

- Maximal zehn Fragen- Mischung aus quantitativ (Skalen, Multiple Choice) und qualitativ (offene Felder)

- Erste Frage ist niedrigschwellig

- Eine Frage muss mir helfen, einen Testimonial-fähigen Satz zu erhalten

- Eine Frage muss mir Material für die Verbesserung der nächsten Auflage liefern

- Geschätzte Bearbeitungszeit angeben

Format: Fragenliste mit Antwortoptionen und Begründung pro Frage.

TIPP

So nutze ich den Prompt selbst: „Eine Frage muss mir einen Testimonial-fähigen Satz liefern" ist eine bewusst gestellte Aufgabe. So bekomme ich nach dem Event nicht nur Daten, sondern auch Marketingmaterial.

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Prompt 14: ROI-Bericht zusammenfassen

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Du bist Eventmanager·in mit Reporting-Erfahrung.

Erstelle eine Vorlage für einen ROI-Bericht zu folgendem Event:

- Eventtyp: [TYP]

- Hauptziele: [ZIELE]

- Vorhandene Daten: [LISTE, z. B. Anmeldezahlen, NPS, Leads, Kosten]

- Empfänger·in des Berichts: [z. B. Geschäftsführung, Marketingleitung]

Liefere:

- Executive Summary in fünf Sätzen

- Struktur des Berichts mit Abschnitten

- Welche Kennzahlen ich visualisieren sollte und wie

- Drei mögliche Empfehlungen für die nächste Auflage

- Welche Fragen die Empfänger·in vermutlich stellen wird (damit ich vorbereitet bin)

TIPP

So nutze ich den Prompt selbst: Der letzte Punkt ist mein Lieblings-Trick. Die KI antizipiert die kritischen Fragen. D.h. damit gehe ich besser vorbereitet in jede Reporting-Runde.

KI- oder ChatGPT-Prompts für ROI und Analysen bei Events

Prompts für Teilnehmermanagement & Nachbereitung

Im Projektalltag entsteht viel Text, der niemanden begeistern muss, aber präzise sein soll. Genau dafür ist KI ideal.

Prompt 15: Meeting-Protokoll strukturieren

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Du bist Projektassistent·in.

Strukturiere folgende Meeting-Notizen in ein sauberes Protokoll:[ROHTEXT EINFÜGEN]

Anforderungen:

- Top der Tagesordnung als Überschriften

- Pro Top: drei bis fünf Stichpunkte mit Kernergebnis

- Klar getrennter Abschnitt für Beschlüsse

- Klar getrennter Abschnitt für To-dos mit Verantwortlich und Frist

- Offene Fragen als eigener Abschnitt am Ende

- Sachlicher, neutraler Stil

TIPP

So nutze ich den Prompt selbst: Nutze bei Videocalls die integrierten Meeting-Aufzeichnungen oder hol dir ein extra Tool dafür, z.B. Gemini-Aufzeichnungen oder tactiq. 

Prompt 16: Projektplan-Vorlage erstellen

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Du bist Projektmanager·in im Eventbereich.

Erstelle einen Projektplan für folgendes Event:

- Eventtyp: [TYP]

- Eventdatum: [DATUM]

- Heutiges Datum: [DATUM]

- Teamgröße: [PERSONEN]

- Komplexität: [niedrig / mittel / hoch]

Liefere:

- Phasen-Übersicht (Konzeption, Planung, Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung)

- Pro Phase: konkrete Aufgaben mit realistischer Dauer

- Kritische Pfade und Abhängigkeiten

- Vorschlag für Tool-Setup (z. B. Asana, Trello, Notion)

- Drei typische Risiken und Gegenmaßnahmen

Format: nach Phasen gegliedert mit Tabelle pro Phase.

TIPP

So nutze ich den Prompt selbst: Den Plan generiere ich als Gerüst. Anschließend fülle ich ihn mit echten Verantwortlichkeiten und Tools, die wir im Team wirklich nutzen.

Prompt 17: Stakeholder-Update verfassen

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Du bist erfahrene·r Eventmanager·in mit Reporting-Routine.

Schreibe ein wöchentliches Stakeholder-Update zu folgendem Eventprojekt:

- Eventtitel: [TITEL]

- Eventdatum: [DATUM]

- Stand der Vorbereitung: [STICHPUNKTE]

- Was gut läuft: [INFO]

- Wo es hakt: [INFO]

- Was ich von den Stakeholdern brauche: [INFO]

Anforderungen:

- Erste drei Zeilen reichen für eine schnelle Einschätzung („Ampel": grün/gelb/rot)

- Ehrliche Kommunikation, ohne dramatisch zu werden

- Konkrete Bitten am Ende mit Frist

- 200-250 Wörter- Tonalität: professionell, ohne Marketing-Sprech

TIPP

So nutze ich den Prompt selbst: Die „Ampel" in den ersten drei Zeilen ist ein Lifesaver. Beschäftigte Stakeholder lesen nicht weiter, wenn sie nach drei Zeilen wissen, dass alles läuft.



Acht weitere Prompts für deine Events

Hier folgen acht weitere Prompts, die ich situativ einsetze. Nicht bei jedem Event, aber wenn ich sie brauche, sind sie echt wertvoll und sparen viel Zeit.

Prompt 18: Speaker·innen-Anfrage

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Du bist Speaker-Booker·in.

Verfasse eine erste Anfrage an [SPEAKERNAME] für:

- Event: [TITEL, Datum, Ort]

- Honorar-Rahmen: [BUDGET]

- Slot: [DAUER, FORMAT]

- Warum genau diese Person: [DREI GRÜNDE]

Anforderungen: persönlich, ohne anzubiedern. Klarer Nutzen für die Person erkennbar.

Maximal 200 Wörter. Konkrete Antwortoptionen am Ende (zu- oder absagen, Frage stellen).

TIPP

So nutze ich den Prompt selbst: Denk an den Honorar-Rahmen. Ja, das ist in der Praxis schwer. Ich weiß. Aber wenn klar ist, dass es kein Geld gibt, dann sag es auch. 

KI- oder ChatGPT-Prompts fürs Speaker·innen-Anfrage bei Events
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Prompt 19: Krisenkommunikation

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Du bist Krisenkommunikator·in.

Ich muss kurzfristig folgende Änderung kommunizieren:

- Was passiert ist: [SACHVERHALT]

- Wer betroffen ist: [GRUPPE]

- Wann es passiert ist und ab wann es gilt: [INFO]

- Was wir konkret tun: [MASSNAHMEN]

Erstelle drei TextVarianten:

1. E-Mail an Teilnehmende

2. Social-Media-Post

3. Antwort-Template für Rückfragen ans TeamT

onalität: ehrlich, verantwortungsbewusst, ohne Floskeln. Keine PR-Sprache.

TIPP

So nutze ich den Prompt selbst: Das kannst du z.B. nutzen, wenn du dein Event mangels Resonanz absagen musst. 

Das könnte dich auch interessieren:

Prompt 20: Sponsoringanfrage

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Du bist Eventmanager·in mit Erfahrung in Sponsorenakquise.

Verfasse eine Sponsoringanfrage an [UNTERNEHMEN] für:

- Event: [TITEL, Datum]

- Warum dieses Unternehmen zur Zielgruppe passt: [BEGRÜNDUNG]

- Angebotene Sponsoring-Pakete: [PAKETE]

Anforderungen: keine generische „Sehr geehrte Damen/Herren"-Anrede, konkreter Bezug zum Unternehmen, klarer Mehrwert für den Sponsor, klare nächste Schritte. 250-300 Wörter.

TIPP

So nutze ich den Prompt selbst: Überleg dir vorher sehr gut, warum dieses Unternehmen zur Zielgruppe passt. Aber auch für diese Überlegung kannst du KI sehr gut nutzen. Gerade Claude Chat liefert hier eindrucksvolle Ergebnisse.

KI- oder ChatGPT-Prompts fürs Sponsoring-Anfrage bei Events

Prompt 21: Pressemitteilung

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Du bist Pressereferent·in.

Erstelle eine Pressemitteilung zu folgendem Event:

- Anlass: [ANLASS]

- Datum, Ort: [INFO]

- Highlights: [DREI HIGHLIGHTS]

- O-Ton einer Person mit Namen und Funktion: [ZITAT-INHALT]

- Zielmedien: [Fachpresse / Tagespresse / Lokalmedien]

Struktur: klassische Pressemitteilung mit Headline, Subheadline, Lead-Absatz, Hauptteil, Zitat, Boilerplate, Kontakt. Maximal 350 Wörter im Haupttext.

TIPP

So nutze ich den Prompt selbst: Du kannst auch eure übliche(n) Pressemitteilung(en) einmal als Beispiel mit hochladen. So wird das Briefing noch klarer.

Prompt 22: Onboarding-Doku für freie Mitarbeitende

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Du bist Operations-Manager·in.

Erstelle eine Onboarding-Doku für freie Mitarbeitende, die bei folgendem Event mithelfen:

- Event: [TITEL, Datum, Ort]

- Rolle: [z. B. Empfang, Garderobe, Speaker-Begleitung]

- Arbeitszeiten: [INFO]

- Ansprechpartner·in vor Ort: [NAME]

Inhalte: Eventüberblick, konkrete Aufgaben, Verhaltensregeln, Notfallkontakte, Dresscode, Pausenregelung, häufige Fragen mit Antworten.

Form: Lesbar in zehn Minuten.

TIPP

So nutze ich den Prompt selbst: Gerade für Hostessen oder ehrenamtliche Helfer·innen ist so eine Onboarding-Hilfe eine mega Erleichterung.

Prompt 23: Übersetzung mit Eventfokus

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Du bist Übersetzer·in mit Spezialisierung auf Event- und Marketingtexte.

Übersetze folgenden Text aus dem Deutschen ins Englische (US-Englisch):

[TEXT]

Anforderungen: keine wörtliche Übersetzung, sondern kulturell angepasst. Eventbegriffe in der jeweils üblichen Marktsprache. Tonalität wie im Original, aber direkter formuliert. Lass deutsche Höflichkeitsfloskeln einfach weg, wenn sie im Englischen merkwürdig wirken.

TIPP

So nutze ich den Prompt selbst: Ja, man kann einfach Texte mit "übersetze ins ..." übersetzen. Aber dann klingen sie oft sehr merkwürdig. Probier' diesen Prompt mal aus. 

Prompt 24: Risikoanalyse

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Du bist Risk-Manager·in im Eventbereich.

Erstelle eine Risikoanalyse für folgendes Event:

- Eventtyp: [TYP]

- Teilnehmerzahl: [ANZAHL]

- Format: [drinnen / draußen / Kombi]

- Saison: [JAHRESZEIT]

- Besondere Faktoren: [INFO]

Erstelle eine Liste mit Erklärungen zu zehn Risiken sortiert nach Eintrittswahrscheinlichkeit mal Schadenshöhe.

Pro Risiko: konkrete Vorbeugemaßnahme und Plan B im Eintrittsfall.

Format: Tabelle.

TIPP

So nutze ich den Prompt selbst: Risikoanalyse lassen die meisten weg. Tu's lieber nicht. Wer vorbereitet ist, den trifft es oft nur "halb so hart". 

Prompt 25: Eigene Selbstreflexion nach dem Event

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Du bist Coach·in für Eventprofis.

Stelle mir zehn Reflexionsfragen, die mir nach folgendem Event helfen, daraus zu lernen:

- Eventtyp: [TYP]

- Was gut lief: [INFO]

- Was nicht gut lief: [INFO]

- Wie ich mich fühle: [INFO]

Anforderungen: ehrliche, nicht selbstgefällige Fragen. Mindestens drei Fragen zu mir selbst als Person und nicht nur zum Projekt. Eine Frage zu dem, was ich beim nächsten Mal definitiv anders machen werde.

TIPP

So nutze ich den Prompt selbst: Die Erkenntnisse aus diesem KI-Chat kannst du getrost für dich behalten. Vermutlich helfen sie dir persönlich jedoch wirklich weiter. 


Bonus: System-Prompt für deinen persönlichen Event-KI-Assistenten

Wenn du in ChatGPT, Claude oder Gemini regelmäßig zu Eventthemen arbeitest, lohnt sich ein dauerhafter System-Prompt (in ChatGPT als „Custom Instruction", in Claude als „Project"-Anweisung, in Gemini als „Gem"). Damit musst du nicht bei jedem Chat den Kontext neu erklären.

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Du bist meine Eventmanagement-Assistenz.

Mein Kontext:

- Ich plane [TYPISCHE EVENTS]

- Meine Zielgruppen sind meistens: [ZIELGRUPPEN]

- Mein Stil: [TONALITÄT, z. B. souverän, ohne Buzzwords, persönlich]

- Meine Sprache: Deutsch, geschlechtergerecht mit Mittelpunkt

- Ich arbeite oft mit folgenden Tools: [TOOLS]

Wie du mir hilfst:

- Antworte strukturiert mit Zwischenüberschriften

- Stelle nach, wenn dir Infos fehlen

– rate nicht- Sei konkret, keine Allgemeinplätze

- Wenn ich nach Text frage: liefere immer eine Längenangabe, halte sie ein

- Wenn du eine Empfehlung gibst: begründe sie

- Sei kritisch mit meinen Ideen, wenn du gute Gründe hast

Was du nicht tust:

- Keine Floskeln („Gerne!", „Selbstverständlich!", „Ich hoffe, das hilft!")

- Keine Marketingsprache, wenn ich nicht ausdrücklich danach frage

- Keine Entschuldigungen für falsche Vorversionen – einfach besser machen

TIPP

So nutze ich den Prompt selbst: Diesen System-Prompt kannst du in jeder KI hinterlegen. Er spart dir bei jedem neuen Chat etwa fünf Minuten Kontext-Setzung. 

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Häufige Fragen zu ChatGPT-Prompts im Eventmanagement

Wofür kann ich ChatGPT-Prompts im Eventmanagement nutzen?
ChatGPT-Prompts helfen dir in fünf Phasen der Eventplanung. In der Konzeption erstellst du Zielgruppenanalysen, Formatideen und Agenda-Entwürfe. Im Marketing entstehen E-Mail-Einladungen, LinkedIn-Posts und Betreffzeilen-Varianten. In der Dienstleisterkommunikation formulierst du Angebotsanfragen und Briefings. Im Teilnehmermanagement gehen Bestätigungen, Erinnerungssequenzen und Post-Event-Umfragen schneller. In der Projektarbeit strukturierst du Protokolle, Projektpläne und Stakeholder-Updates. Den größten Mehrwert holst du heraus, wenn du jedem Prompt Rolle, Aufgabe, Kontext, Format und Tonalität mitgibst.
Funktionieren diese Prompts auch mit Claude oder Gemini?
Ja, alle 25 Prompts sind tool-agnostisch geschrieben. Die Struktur Rolle, Aufgabe, Kontext, Format, Tonalität funktioniert in ChatGPT, Claude (Anthropic) und Gemini (Google) gleich gut. Unterschiede in den Ergebnissen entstehen durch die Stärken der Modelle: Claude liefert oft strukturiertere lange Dokumente und kann Dateien wie .docx direkt erzeugen, ChatGPT ist besonders flexibel bei kreativen Headlines und kurzen Texten, Gemini punktet bei Aufgaben mit aktuellem Recherchebedarf. Mein Tipp: Teste den gleichen Prompt einmal in zwei Tools parallel und behalte den, der für deinen Anwendungsfall die besseren Ergebnisse liefert.
Wie verbessere ich Prompts weiter, wenn das Ergebnis nicht passt?
Die drei wirksamsten Stellschrauben sind: Erstens, die Rolle präzisieren („Du bist Copywriter·in mit B2B-Event-Fokus" statt nur „Du bist Texter·in"). Zweitens, Format und Länge vorgeben (Wörter- oder Zeichenzahl, Tabelle oder Fließtext). Drittens, Negativbeispiele nennen („Keine Floskeln wie ‚gerne‘ oder ‚selbstverständlich‘"). Wenn das Ergebnis weiterhin nicht passt, gib der KI dein eigenes Beispiel mit und sage: „Schreib mir fünf Varianten, die ähnlich klingen wie dieser Text." Damit lernt das Modell deine Stimme schneller als mit jeder abstrakten Anweisung.
Welche Daten darf ich in ChatGPT, Claude oder Gemini eingeben?
Keine personenbezogenen Daten von Teilnehmenden, keine vertraulichen Angebote mit Sonderkonditionen, keine internen Finanzdaten. Faustregel: Würdest du das Dokument einer freien Mitarbeiterin geben, die du nur lose kennst? Wenn ja, kannst du es in der Regel verwenden. Wenn nein, lass es lieber. Für sensible Anwendungsfälle gibt es kostenpflichtige Geschäftskunden-Tarife, bei denen die Anbieter zusichern, deine Inhalte nicht fürs Modelltraining zu verwenden. Im Zweifel mit dem Datenschutz im Unternehmen abstimmen.
Brauche ich für gute Prompts einen bezahlten Plan?
Für die hier vorgestellten Prompts reicht in der Regel die kostenlose Version aus. Die bezahlten Pläne lohnen sich, wenn du regelmäßig mit langen Dokumenten arbeitest, eigene Dateien hochladen willst, oder die jeweils stärksten Modelle nutzen möchtest. Wer ChatGPT, Claude und Gemini in der Tiefe vergleichen möchte, kann sich auch zwei Monate jeweils einen Anbieter im Bezahltarif gönnen und entscheiden, welches Tool am besten zum eigenen Workflow passt.


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