Kontaktlos Teilnehmer einchecken mit e-guest

Viele der professionellen Tools für Teilnehmermanagement können für dich Teilnehmer papier- und kontaktlos einchecken lassen. Manche sind sehr ausgefeilt, andere sehr einfach. Einige von ihnen bieten neben der Kontaktverfolgung auch weitere Corona-konforme Services an. Beispielsweise ertönt ein Warnsignal, wenn Abstände nicht eingehalten werden oder sie senden optische Signale, ob ein weiterer Teilnehmer einen Raum betreten darf oder nicht.

Musst du das alles anwenden und einsetzen? Nein. Wäre es sinnvoll? Manchmal schon. Es kommt sehr darauf an, wie groß und komplex dein Event ist und wie dein Hygienekonzept konkret aussieht. Am besten beschäftigst du dich zuerst mit den Vorschriften deines Bundeslandes und deiner Stadt bzw. den Vorgaben des dortigen Gesundheitsamtes. Dann schaust du dir an, wie komplex dein Event ist. Wie viele Personen erwartest du und wie einfach ist es, dort die AHA-Regeln einzuhalten? Davon ist abhängig, wie viele Features du im Rahmen der Kontaktverfolgung brauchst. Denke immer daran: Je leichter du dem Gesundheitsamt die Kontaktverfolgung im Falle des Falles machst, desto besser. Manchmal reichen dafür Papierlisten, manchmal sind komplexe Softwarelösungen besser. Eine einfache Lösung für den papier- und kontaktlosen Check-In möchte ich dir heute vorstellen: e-guest.

kontaktlos einchecken
kontaktlos einchecken

Warum papier- und kontaktlos einchecken?

Salopp gesagt: Wir leben im 21. Jahrhundert und können es mittlerweile einfach.

Ein wenig ausführlicher und diplomatischer gesagt: Möchtest du Auswertungspannen, wie die kürzlich in Bayern, vermeiden, brauchst du Systeme und Prozesse, die schnell (!) und zuverlässig funktionieren. Die Kontaktverfolgung der Gesundheitsämter hat nur dann irgendeine Chance und einen Sinn, wenn sie schnell erfolgt. Wie schnell die Ämter arbeiten, kannst du zu einem kleinen Teil beeinflussen. Und zwar wie schnell sämtliche Kontakte deiner Event-Teilnehmer beim Gesundheitsamt vollständig vorliegen.

Hast du die Daten elektronisch, also papier- und kontaktlos, gesammelt, kannst du sie auch auf elektronischem Wege weiterleiten. Damit bist du einfach sehr schnell.

Darüber hinaus sprechen andere Hygieneaspekte dafür, dass du die Kontaktdaten deiner Teilnehmer kontaktlos erfassen solltest. So vermeidest du beispielsweise, dass alle Personen ein und denselben Stift anfassen, um sich in eine Anwesenheitsliste einzutragen.

Außerdem liegen deine Kontaktlisten nicht einfach irgendwo beim Check-In herum und sind oftmals für viel mehr Personen einsehbar, als das die DSGVO vorsieht.

Wie funktioniert e-guest aus Sicht des Veranstalters?

Als Veranstalter oder Betreiber einer Location ist die App von e-guest für dich kostenfrei. In folgenden sechs Schritten bist du als Veranstalter startbereit und kannst die Daten deiner Teilnehmer papier- und kontaktlos erfassen:

  1. Registriere dich im e-guest Portal.
  2. Prüfe dein E-Mail Postfach und bestätige deinen Account.
  3. Melde dich mit deinen Logindaten an.
  4. Im Portal findest du nun deine QR Codes. Dort siehst du später auch die Übersicht deiner Gäste.
  5. Platziere deine ausgedruckten QR Codes am Check-In, vor einzelnen Räumen und allen Bereichen, die du erfassen willst.
  6. Informiere deine Event-Teilnehmer über die e-guest App und deren Nutzung.
Kontaktlos Teilnehmer auf Veranstaltungen registieren
Kontaktlos Teilnehmer auf Veranstaltungen registieren
#eventprofs Kennst du schon e-guest? Die App für den Check-In. Kostenfrei. Für Veranstalter und Locations. Auch für Hotels, Gastronomie und Co. Klick um zu Tweeten

Wie funktioniert e-guest aus Sicht der Teilnehmer?

Auch für deine Teilnehmer ist die Nutzung der App e-guest kostenfrei. Und so funktioniert e-guest papier- und kontaktlos für deine Teilnehmer:

  • Sie registrieren sich einmalig in der e-guest App.
  • Anschließend loggt sich dein Teilnehmer mithilfe seiner E-Mail und eines Passwortes ein.
  • Dein Teilnehmer scannt für den Check-In einen QR Code.
  • Beim Auschecken klickt dein Teilnehmer auf “Check-out” in der App.

Dein Teilnehmer kann außerdem in der App seine Historie sehen sowie seine Profildaten aktualisieren oder bearbeiten.

Papierlos und kontaktlos einchecken – aus Teilnehmersicht
Papierlos und kontaktlos einchecken – aus Teilnehmersicht

DSGVO und Datensicherheit bei e-guest

Die Daten deiner Event-Teilnehmer speichert e-guest anonym, verschlüsselt und DSGVO-konform auf einem sicheren Server in Deutschland.

Im Infektionsfall ann nur die zuständige Behörde die betreffenden Datensätze bei dir als Betreiber der App bzw. als Veranstalter des Events anfordern. Diese sind zu diesem Zeitpunkt übrigens noch verschlüsselt sind. Erst im zweiten Schritt muss die Behörde bei e-guest einen Schlüssel anfordern, um die Daten zu entschlüsseln.

Ist die gesetzliche Frist von 3 bis 6 Wochen nach dem Event – abhängig vom Bundesland – verstrichen, löscht e-guest die Daten deiner Event-Teilnehmer bzw. deines Events komplett.

Fazit

Willst du schnell, papier- und kontaktlos Teilnehmer einchecken ist e-guest sicherlich eine attraktive Lösung für dich. Wird dein Event komplexer, schau dir umfangreichere Lösungen wie die von EMENDO an oder wie die der zahlreichen Anbieter für digitales Teilnehmermanagement.

👉 Mehr Tools für die Kontaktverfolgung findest du auch in meinem Blogbeitrag „Apps und Co.: So geht Kontaktverfolgung auf Events„.

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Kontaktlos Teilnehmer einchecken mit e-guest

2 Gedanken zu „Kontaktlos Teilnehmer einchecken mit e-guest

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