Ein Eventmanagement-Tool, mit denen du heute weit aus mehr als den Online-Anmeldeprozess abbilden kannst, findest du bei zahlreichen Anbietern. Genauso unterschiedlich wie deren Leistungen, die ich hier einmal für dich zusammengestellt habe, sind deren Preismodelle. Ich saß als Eventmanager schon selbst in verschiedensten Präsentationsterminen und wusste ganz ehrlich schon nach wenigen Minuten, ob das Tool für meine Events passen könnte oder nicht. Natürlich! Schließlich war ich ja gut vorbereitet. Wahrscheinlich bist auch du immer top vorbereitet. Vorbereitung und Organisationstalent sind Eventmanagern ja irgendwie in die Wiege gelegt. Wer das nicht kann oder mag, ist meist recht schnell wieder weg aus der Branche 😉 Doch zurück zu meinem Auswahlprozess. Ich hatte viel recherchiert, wusste ganz genau, was ich brauche und auch ungefähr, was ich zahlen konnte und doch hätte ich mir die ein oder andere Präsentation sparen können, wenn ich gewusst hätte, was ich höchstens zahlen will oder kann.
Was du vor der Recherche fürs Eventmanagement-Tool wissen solltest
Zwei Dinge hätte ich besser in Erfahrung bringen sollen:
- eine ungefähre Kostenangabe jedes Dienstleisters, der zu einer Präsentation ins Haus kommen will
- was ich denn nun genau zu zahlen bereit gewesen wäre
Den ersten Punkt habe ich nicht immer so genau abgefragt, weil einige Anbieter mit den Worten “das ist so unterschiedlich und wir finden schon eine Lösung” die Chance auf einen Präsentationstermin bei mir witterten. Na klar, ist auch ihr gutes Recht! Persönlich verkauft es sich immer noch am besten. Und ich war einfach zu höflich, um in einigen Fällen gleich dankend abzulehnen. Bei manchen Software-Präsentationen war es einfach verschwendete Zeit – für beide Seiten. Das war mir schon innerhalb der ersten Minuten klar. Den zweiten Punkt habe ich für mich einfach nicht genau genug hinterfragt und beantwortet. Damit dir das erspart bleibt, habe ich meine wichtigsten Learnings in diesem Blogbeitrag zusammengefasst. Hier eine Schritt für Schritt Anleitung für dich: Was darf die Software für mein Eventmanagement kosten? Was ist mir ein digitales Anmeldetool für meine Veranstaltungen wert?
Was kostet dein Event für die Teilnehmer?
Die Leistungen der verschiedenen Eventmanagement-Tools sind enorm! Einen Überblick habe ich für dich hier zusammengestellt. Es ist durchaus gerechtfertigt, hierfür auch Geld auszugeben. Vorausgesetzt, du selbst kannst mit deinem Event auch Umsätze generieren – direkt oder indirekt. Ist dein Event kostenfrei, gibt es für dich leistungsstarke und sogar kostenfreie Tools. Diese findest du ebenfalls in der oben genannten Übersicht. Doch mir geht es in diesem Artikel um die Auswahl der richtigen kostenpflichtigen Software für dein Teilnehmermanagement bzw. Eventmanagement. Werde dir darüber klar, was du maximal ausgeben willst und kannst, bevor du Anfragen verschickst. Schone deine Zeit und die der von dir angefragten Dienstleister. Das ist nur fair für beide Seiten und schon auch deine Nerven.
Ermittle die Kosten deiner jetzigen Lösung
Ermittle so genau wie möglich und wie ökonomisch sinnvoll die Kosten deines bisherigen Anmeldeprozesses. Wie läuft dieser ab? Welche Mitarbeiter erbringen Leistungen dafür? Denke sowohl an die Kollegen, die Anmeldungen telefonisch, per Fax oder per Post entgegennehmen als auch an alle, die diese Daten weiterverarbeiten. Wer beantwortet außerdem Teilnehmerfragen zur Anmeldung, Umbuchung oder Stornierung? Welcher Mitarbeiter benötigt und zieht Teilnehmerlisten aus der CRM-Datenbank oder wer erstellt die Listen in Excel? Und wer erfasst die Zahlungseingänge und kümmert sich um Mahnungen? Ist die Geschäftsleitung durch Kontrollprozesse in die Teilnehmerregistrierung ebenfalls eingebunden? Kurz: Notiere den Stundenaufwand jedes einzelnen Mitarbeiters, der mit der Registrierung zu tun hat. Erfrage bei der Geschäftsleitung oder eurem Controller die internen Stundensätze. Wähle die, die bereits den Unternehmens-Overhead berücksichtigen. Errechne nun den Gesamtaufwand in eurem Unternehmen – in Stunden und in Euro. Diese Summe ist ein erster Anhaltspunkt für die Frage, was deine neue Lösung kosten darf.
Überlege auch, ob du dank deines Online-Anmeldetools dein Marketing von Print auf Online umstellen kannst. Dafür brauchst du natürlich die entsprechenden E-Mail-Adressen mit Einwilligungen und ein Newsletter-Tool. Meist ist das günstiger, als Anmeldeunterlagen per Post zu versenden.
Von “eh da”-Kosten und der ungewissen Zukunft
Herzlichen Glückwunsch! Du hast jetzt ermittelt, was dir ein Online-Anmeldetool wert sein könnte. Doch wie schon angedeutet, handelt es sich bei dieser Zahl nur um einen Anhaltspunkt. Angenommen, du könntest den zuvor zusammengestellten Aufwand komplett reduzieren. Dein neues Eventmanagement-Tool liefe also von ganz allein. Dennoch kannst und willst du wahrscheinlich, deine Mitarbeiter nicht einfach so “freisetzen”. Ich übersetze mal: Du kannst sie schlichtweg nicht stundenweise kündigen. Also Kollege Müller arbeitet jetzt statt 40 Stunden pro Woche nur noch 34,25 Stunden. Das ist weder gewollt noch umsetzbar – schon allein aus arbeitsrechtlichen Gründen. Kollege Müller ist also “eh da” und verursacht “eh da”-Kosten. Fixkosten genauer gesagt. Die errechnete Summe sparst du eben doch nicht 1:1 ein.
Allerdings könnten du und dein Team in dieser Zeit anderen, umsatz- und gewinnbringende Tätigkeiten nachgehen. Das wiederum spricht dafür, doch recht schnell einen schlankeren Prozess für deine Anmeldungen einzuführen. Und er darf eben ungefähr das kosten, was du einsparen würdest. Bedenke jedoch auch, dass du nie so genau wissen wirst, wie groß deine kommenden Events sein werden. Den eingesparten Aufwand für die Registrierung kannst du also ebenso wenig zu 100% einschätzen. Deine errechnete Summe ist und bleibt: Ein Anhaltspunkt.
Wie hoch ist dein Anspruch an das neue Eventmanagement-Tool?
Wie viel du für das neue Eventmanagement-Tool ausgeben wirst, hängt auch von deinem Anspruch ab. Was willst du erreichen, wenn du jetzt die neue – perfekte – Lösung suchst? Wann die Lösung aus deiner Sicht “perfekt” ist, hängt auch davon ab, wie du tickst. Jeder von uns tickt ein bisschen anders. Eines meiner Lieblings-Persönlichkeits-Modelle ist das DiSG-Modell. Damit kannst du auch herausfinden, wie hoch dein Anspruch an das neue Tool ist. Ich überzeichne hier ein wenig, damit es deutlicher wird. Übrigens ist keiner von uns nur D, i, S oder G.
- Bist du ein D-Typ, wird dein Tool schnell ausgewählt und umgesetzt. “Done is better than perfect.” 80% sind eben auch OK. Der Prozess funktioniert, jedoch nicht für alle Eventualitäten.
- Als i-Typ begeistert dich jedes Tool, du kannst dich nicht entscheiden und wirst ohne Druck von außen nicht fertig.
- Bist du ein S-Typ, wirst du alle Eventualitäten und Wünsche aller Teilnehmer einbeziehen – der Prozess dauert ziemlich lange und wird teuer.
- Tickst du wie ein G-Typ, analysierst du alle neuen Tools und den kompletten Prozess ganz genau. Das neue Tool funktioniert dann 100%ig.
Egal wie du tickst, alles hat so seine Vor- und Nachteile. Sei dir darüber bewusst, wo deine Stärken und Schwächen liegen und hol dir andere Typen in deinen Auswahl- und Umsetzungsprozess.
Wie tickt dein Kunde?
Wie online-affin ist deine Zielgruppe? Je vorsichtiger diese beim online Buchen ist, desto sparsamer sei bei den Fixkosten für dein Eventmanagement-Tool. Natürlich brauchst du ein zuverlässiges, Sicherheit ausstrahlendes Anmeldetool – aber eben nicht um jeden Preis. Steige mit geringerem finanziellen Aufwand ein. Heb’ dir Verbesserungen und Upgrades für später auf. Vielleicht musst du für eine Weile sogar noch Fax- oder E-Mail-Anmeldungen zulassen.
Trenne die einmaligen Kosten von den laufenden
Vergleiche nicht Äpfel mit Birnen – auch nicht beim Eventmanagement-Tool. Natürlich entstehen bei der Umstellung von einem Offline- auf ein Online-Tool auch Set-up Kosten. Dazu zählt auch der Aufwand für den Auswahlprozess. Betrachte sie als Investition und verteile sie auf mehrere Jahre. Schlage sie nicht auf die Events in diesem Jahr um. Das verzerrt den Erfolg dieser Events enorm und lässt dich möglicherweise falsche Schlüsse ziehen. Die laufenden Kosten ordnest du sehr wohl den einzelnen Projekten zu. Kostenmodelle mit einer Gebühr je Teilnehmer sind da natürlich am transparentesten.
Denke stets an deine Kostenstruktur und die Liquidität
Apropos Kosten je Teilnehmer: Ein weiterer Vorteil dieser Modelle sind die variablen Kosten. Läuft der Ticketverkauf gut, zahlst du etwas mehr. Liegen die Verkaufszahlen hinter deinen Umsatzzielen, wirst du wenigstens nicht noch mit hohen Ticketing-Gebühren belastet. Welches Preismodell du auch wählst: Sei vorsichtig im Umgang mit Fixkosten. Schätze deine Teilnehmerumsätze realistisch, besser defensiv ein. Wachse langsam im Leistungsumfang und frage die Anbieter, wie ihr Eventmanagement-Tool mitwachsen kann.
Stelle außerdem sicher, dass deine Liquidität jederzeit gesichert ist.
Prüfe bei einem Preismodell mit Set-up-Gebühren, ob du diese wirklich auf einen Schlag leisten kannst. Oder könntest du alternativ auch Ratenzahlungen für das neue Tool vereinbaren? Zahlst du eine Gebühr je verkauftem Ticket, kann es für dich entscheidend sein, wann das Geld auf deinem Konto eintrifft. Behält der Software-Anbieter die Zahlungen ein und überweist dir in regelmäßigen Abständen Abschlagszahlungen (abzüglich seiner Gebühr)? Oder landen die Umsätze direkt auf deinem Konto und du entrichtest eine Servicegebühr an den Anbieter? Willst du andere Zahlungsverpflichtungen wie Anzahlungen für eine Location erfüllen, kann der Zahlungseingang der Ticketverkäufe für deine Liquidität sehr entscheidend sein. Frage also deinen neuen Anbieter ganz genau nach den Zahlungsmodalitäten – und neu weiteren Details.
Bereite dich auf die interne Argumentation vor
Wen willst du von dem neuen Eventmanagement-Tool überzeugen? Deinen Chef, deine Kollegen? Wie ticken diese? Du weisst ja: Jeder von uns tickt ein bisschen anders. Überzeuge die vier Typen in deinem Team je nach ihrem Charaktertyp (DiSG-Modell):
- D – der dominante Macher braucht nur eine grobe Richtung, ein attraktives Ziel und schon läuft er los. Verschone ihn mit den Details, die will er gar nicht hören. Ehe du dich versiehst, arbeitet er bereits an der Umsetzung und präsentiert dir erste Ergebnisse.
- i – den initiativen Typ kannst du schnell begeistern. Starte zum Aufwärmen mit ein wenig Small Talk und stelle ihm dann so fantasievoll wie möglich deine Vision des neuen, tollen, innovativen Tools vor. I’s springen meist von ganz allein auf diesen Zug. Erwarte nicht, dass er diesen Prozess für dich bis zu Ende umsetzt.
- S – der stetige Typ ist er verhalten gegenüber deinem neuen Vorschlag. “Hast du dir das wirklich gut angesehen? Können damit wirklich all unsere Kunden umgehen? Was ist, wenn…?” Nimm seine Ängste vor Veränderung ernst und liefere so viel Informationen und Sicherheit wie möglich. Stelle Dinge langsam vor; setze sie langsam um.
- G – der gewissenhafte Typ geht sehr analytisch und logisch vor. Er wird dir viele kritische Fragen zum Prozess und zum Tool stellen. Sei gut vorbereitet; jedes noch so kleine Detail interessiert ihn ernsthaft. Du kannst ihn auch einbinden beim Anbieter-Vergleich oder beim detailgetreuen Aufstellen aller Kosten. Je präziser deine Arbeitsanweisung, desto besser.
Fazit:
Überlege dir genau, was dein neues, digitales Eventmanagement-Tool kosten darf. Je präziser du weisst, was du dir leisten kannst und willst, desto leichter fällt dir die Auswahl. Desto besser bist du bei Präsentationsterminen vorbereitet und schonst somit Zeit und Nerven von allen Beteiligten – auch deine.
Hier noch ein paar Anregungen für dich: