Leads auf Messen digital erfassen: Tools & Strategien

Messen sind teuer. Standfläche, Personal, Reise, Kommunikation – das summiert sich schnell. Umso wichtiger ist es, dass aus Gesprächen echte Leads werden. Die gute Nachricht: Es war noch nie so einfach, Leads auf Messen digital zu erfassen. Die weniger gute Nachricht: Viele Prozesse enden genau dort: beim Erfassen.

Und genau deshalb landen selbst qualifizierte Kontakte später in Excel-Listen oder im CRM-Wartezustand.

Willst du Leads auf Messen digital erfassen, solltest du dir nicht nur Tools und Scanner genau ansehen, sondern deinen gesamten Prozess.

Leads auf Messen digital erfassen – warum das heute Standard ist

Handschriftliche Notizen und lose Visitenkarten gehören zunehmend der Vergangenheit an. Digitale Lead-Erfassung sorgt für:

• Strukturierte Datensätze
• Schnellere Weitergabe an Marketing und Vertrieb
• Bessere Nachverfolgbarkeit
• Weniger Übertragungsfehler

Doch die zentrale Frage bleibt: Was passiert nach dem Scan? Genau das sowie digitale Lösungen schauen wir uns nun genauer an.

Kategorie 1: Universelle Lead-Erfassungs- und Eventplattformen

Diese Lösungen gehen über die reine Lead-Erfassung hinaus. Sie sind unabhängig vom jeweiligen Messeveranstalter einsetzbar und häufig Teil einer größeren Event- oder Marketingplattform.

Statt nur Kontakte zu scannen, bilden sie oft mehrere Bausteine des Eventprozesses ab: Registrierung, Teilnehmermanagement, Event-App, Lead-Tracking und Datenübergabe an CRM- oder Marketing-Systeme.

Typische Merkmale dieser Kategorie:

• Zentrale Plattform für Event-Organisation und Lead-Management

• Einsatz auf verschiedenen Events möglich

• Integration in bestehende CRM- oder Marketing-Systeme

• Skalierbar für größere Teams und internationale Einsätze

Der Vorteil: Du arbeitest mit einer konsistenten Infrastruktur über mehrere Veranstaltungen hinweg. Das sorgt für einheitliche Prozesse, bessere Datenqualität und weniger Insellösungen.

Der Nachteil: Der Implementierungsaufwand ist in der Regel höher als bei reinen Scanner-Apps. Außerdem lohnt sich diese Kategorie vor allem dann, wenn du regelmäßig Events durchführst oder eine umfassendere Event-Architektur aufbauen möchtest.

Diese Plattformen sind daher besonders interessant für:

• Unternehmen mit vielen Messeauftritten pro Jahr

• Marketing-Teams mit internationaler Ausrichtung

• Organisationen, die Eventmanagement und Lead-Prozesse systematisch verzahnen möchten

Kurz gesagt: Kategorie 1 steht für strategische Infrastruktur und nicht nur für das schnelle Erfassen einzelner Kontakte.

2.1 colada.leads

Mit der colada Onsite Leaderfassung kannst du Teilnehmenden-Daten vor Ort erfassen und in Echtzeit mit deinem Event‑System zu synchronisieren. Wofür? Für einen reibungslosen Check‑in und transparente Datenflüsse, ganz ohne Medienbrüche. 

Und das kann colada.leads im Kern:

• Mobile Erfassung von Teilnehmenden-Daten direkt vor Ort: neue Anmeldungen, Ergänzungen oder Änderungen
• Echtzeit-Synchronisation mit dem zentralen Event‑System: mit colada.guests oder OnSite Services
• Automatische Zuordnung von Datenfeldern nach deinem Datenmodell: Kontaktinformationen, Ticketkategorie oder Zusatzfragen
• Fehlerprüfung und Validierung: wie Pflichtfelder oder Formatkontrollen
• Historisierung: Änderungen werden protokolliert, mit Zeitstempel und Nutzerkennung
• Offlinefähigkeit: auch bei temporärem Netzausfall werden Eingaben zwischengespeichert und später synchronisiert
• Rechte- und Rollensteuerung für unterschiedliche Nutzer·innen
• Schnittstellen zu Check‑in, Badge-Druck, Einlasskontrolle und Reporting

2.2 Cvent LeadCapture

LeadCapture ist Teil der Cvent-Software, die das gesamte Event-Programm anspruchsvoller Marketing- und Eventprofis unterstützt.

Mit LeadCapture können Aussteller auf allen Veranstaltungen, an denen sie teilnehmen, Leads mit einer einzigen, einheitlichen Anwendung erfassen. Und so geht’s konkret, wenn du eine Lizenz eingekauft hast:

Lade die LeadCapture-App auf dein Smartphone oder Tablet aus dem Apple App Store oder dem Google Play Store herunter. Wenn du über Cvent einen Scanner gemietet hast, ist die App bereits installiert.

Dann kannst du wertvolle Informationen an deine neuen Leads senden – bis zu 25 Dateien und Links auf einmal. Außerdem solltest du nach dem Event deine Leads mit dem Server synchronisieren.

Aus dem Hause Cvent erhältst du u.a. Event-Software für die Teilnehmer-Registrierung, eine Event-App, eine virtuelle Event-Plattform, ein Tool für 1:1 Terminvereinbarungen, Referenten- oder Aussteller-Management, Check-in und Badge-Druck und vieles mehr. 

2.3 FLAVE Leadmanagement

Dabei handelt es sich um ein Modul im Rahmen der FLAVE-Lösung. Du kannst es als Standalone-Modul in deine Prozesse integrieren. Das Tool basiert auf dem Einsatz von Handscannern und dem Scan des personalisierten QR-Codes auf dem Badge bzw. dem Armband der Teilnehmer·in oder auch NFC-Bagde bzw. Armband. Je nach Bedarf sind unterschiedliche Aktionen möglich. Du kannst Kommentare eingeben, Lead-Einschätzungen vornehmen oder eine digitale Messetasche versenden. Übrigens: Den Scanner kannst du bei FLAVE mieten und Service rund um das Leadmangement ist bei FLAVE immer inkludiert. 

Das Ganze gibt's als Whitelabel-Lösung. D.h. du kannst den Namen der Messe einstellen lassen als auch Logo und CI der jeweiligen Aussteller. Das sorgt für ein stimmiges Bild für den jeweiligen Messestand. Außerdem: Bei Leadscan kannst du sowohl die Kontaktdaten erfassen als auch eine automatisierte E-Mail mit Wunschinhalt und CI der jeweiligen Aussteller·in anstoßen. Auch Quizzes, Umfragen oder ähnlicher spezifischer Inhalte kannst du mit FLAVE umsetzen. Die Übertragungen der Besucherdaten für den Leadscan erfolgt mittels Import oder Live-Schnittstelle. Die Einspielung der Leads ist als nach Aussteller·innen gesonderter Export oder mittels API möglich.

2.4 Lead-Scanning von InvitePeople

Die Software von InvitePeople unterstützt dich als Eventplaner·in beim Event-Management als auch deine  Aussteller·innen und Partner·innen. Diese können über die Plattform von InvitePeople ihr Angebot vorstellen und mit Teilnehmenden in Kontakt treten. D.h. schon vor deiner Messe können Aussteller·innen dort Gespräche terminieren und Zeitslots blocken. Alle Anfragen werden so bereits als Lead gespeichert.

Mit der Lead-Scanning-App von InvitePeople wird Leads sammeln einfach. Ausstellende Unternehmen können ihre eigenen, individuellen Abfragen innerhalb der Lead-Scanning-App erstellen. Ein kurzer Scan des QR-Codes auf den Namensschildern oder aus den E-Mails- und SMS der Teilnehmenden und schon ist der Lead erstellt. Alle Leads kannst du in Echtzeit im Backend einsehen, als xls oder csv herunterladen und direkt ins eigene CRM-System übertragen.

2.5 pretixLEAD

Von der Teilnehmer-Registrierungs-Lösung pretix gibt es auch eine Lösung für das digitale Erfassen von Leads auf Messen oder Kongressen: pretixLEAD. 

Kategorie 2: Spezialisierte Lead-Erfassungs-Tools

Diese Lösungen konzentrieren sich auf das Wesentliche: Leads auf Messen digital erfassen. Schnell. Mobil. Standnah.

Im Mittelpunkt stehen Funktionen wie:

• Badge-Scan oder QR-Code-Scan

• Visitenkarten-Erkennung per OCR

• Individuelle Qualifizierungsfelder

• Notizen direkt am Stand

• Export oder CRM-Schnittstelle

Diese Tools sind meist unabhängig vom Veranstalter einsetzbar und lassen sich flexibel auf verschiedenen Events nutzen.

Der Vorteil: Sie sind schlank, schnell startklar und speziell auf den Messekontext zugeschnitten. Teams können parallel scannen, Leads bewerten und strukturierte Daten erzeugen.

Der Nachteil: Die Weiterverarbeitung erfolgt häufig im nächsten Schritt. Exportieren, segmentieren, importieren – das Follow-up ist nicht immer vollständig automatisiert.

Kategorie 2 eignet sich besonders für:

• Aussteller mit klarem Lead-Ziel

• Vertriebsteams mit Bewertungslogik am Stand

• Unternehmen, die ihr bestehendes CRM anbinden möchten

Kurz gesagt: Kategorie 2 steht für operative Effizienz bei der Datenerfassung. Am Markt gibt es zahlreiche unabhängige Lösungen, die Leads auf Messen digital erfassen und strukturieren. Einige davon stelle ich dir nun vor:

2.1 Lead One

Die aus Deutschland stammende App Lead One zeichnet sich durch 3 Aspekte aus: einfach, individuell und intuitiv. Außerdem erhältst du ein mächtiges Backend. Dort kannst du die Events und Berichts-Templates selbst anlegen, in Echtzeit Daten einsehen und exportieren. Lead On gibt es für iOS, iPadOS und Android und ist zu 100% offlinefähig. Du kannst die Lösung an die gängigsten CRM-Systeme anbinden und so deine Daten stets synchron halten. Ist dein CRM nicht in der Liste von Lead One dabei, kannst du die offene Schnittstelle (API) nutzen und so den Datenaustausch schnell und sauber gewährleisten. Außerdem kannst du deine Leads als pdf, xls- oder csv-Datei exportieren. 

Die App kannst du nach deinen CI-Vorgaben gestalten und Bilderwelten zur intuitiven Auswahl der Kundeninteressen sowie zur Präsentation deines Produktportfolios nutzen. Außerdem kannst du in der App Fotos von Visitenkarten oder anderen Dokumenten einfügen sowie Visitenkarten (OCR) scannen. Auch handschriftliche Notizen und Skizzen kannst du in der App direkt beim Lead hinzufügen. Was dir Zeit spart: Mit Hilfe der Speech-To-Text Diktierfunktion erfasst du ausführliche Gesprächsnotizen ohne aufwendige Texteingaben.

2.2 LeadLog

Mit der Leaderfassungs-App von LeadLog kannst du den Barcode der/s Messebesucher·in leicht und schnell erfassen, in Echtzeit die Kontaktdaten einsehen und abspeichern. Bei der schnellen Erfassung vor Ort helfen dir die individualisierbaren Abfragebögen – mit Checkboxen und Drop-Down-Feldern. So ist dein Standpersonal einfach viel schneller beim Erfassen von Interessen und Gesprächsinhalten. Außerdem kannst du Fotos vom Gesprächspartner, von Visitenkarten oder anderen Dokumenten dank OCR-Scan auslesbar hinzufügen. Im Backend kannst du in Echtzeit die erfassten Daten einsehen, exportieren und weiterbearbeiten. Sogar ein automatischer Follow-up ist möglich. Wie? Du kannst E-Mail-Vorlagen hinter bestimmte Felder legen und so in Windeseile Gespräche automatisiert nachbereiten (lassen). 

Alle gescannten Daten werden sowohl auf dem iPhone bzw. iPad als auch im Rechenzentrum gespeichert. Solltest du beim Erfassen der Daten mal offline sein, werden diese einfach dann übertragen, wenn wieder eine Internetverbindung verfügbar ist. Alle Daten werden in Deutschland gespeichert und verschlüsselt übertragen.

2.3 pitchview

Messekontakte kannst du auch mit pitchview innerhalb kürzester Zeit erfassen und mit deinem CRM synchronisieren. Auch dieses Tool bietet dir einen integrierten Visitenkarten-Scanner und Leadbögen für die schnelle Erfassung deiner Messekontakte an. Der Scanner übernimmt für dich automatisiert alle Daten jeglicher Arten von Visitenkarten und Badges, ohne dass du danach irgendetwas ausbessern musst. Er erkennt sogar verschiedene Geschlechter oder die richtige Spracheinstellung. Die Fragebögen für deine Gesprächsnotizen kannst du selbst anlegen. Dafür gibt’s zahlreiche und optimierte Vorlagen. Der Fragebogen selbst ist dann auch offline verfügbar. Du weißt schon: WLAN auf Messen und Events ist nicht immer stabil. Erst recht bei großem Besucherandrang mit intensivem Surfverhalten.

Die App kannst du auch auf dein Corporate Design anpassen – anhand von Farbschema, Logo und Hintergrundbild. Pitchview bietet dir die Synchronisation mit Salesforce, Marketo, Hubspot, Microsoft Dynamics, Eloqua oder über deren API (Schnittstelle)  zu deinem eigenen CRM.

2.4 Scan2Lead

Ein sehr umfangreiches Tool mit unterschiedlichen Anwendungsbereichen.

Bist du als Aussteller auf Messen unterwegs? Dann kann es sein, dass du „Scan2Lead Classic“ vielleicht schon auf deiner Messe im Aussteller-Servicekatalog als Lead-Tracking-Service findest. Das kannst du auch auf der Website von Scan2Lead prüfen. Oder du holst dir Scan2Lead 365 für all deine Messeauftritte im Jahr.

Bist du Messeveranstalter, möchtest du das Tool vielleicht für deine Aussteller erst noch anbieten.

Und so funktioniert Scan2Lead:

1. Lade die App herunter.
2. Wähle deine Messe.
3. Erfasse mit der App die Visitenkarten deiner Messekontakte.
4. Ergänze oder bearbeite die eingescannten Kontaktdaten.
5. Qualifiziere deine Leads, ergänze z.B. auch Sprachnachrichten oder befülle den Leadbogen.
6. Füge Dokumente wie Fotos etc. hinzu.

Die gescannten Informationen kannst du in Echtzeit in dem Tool sehen, in dein CRM exportieren (dank API) und Statistiken und Reports erstellen.

2.5 SIMLEA

Die Lösung aus dem Hause „alivello” Solutions – übrigens der erste Anbieter einer Lead-App für Messen und das bereits im Jahr 2010 – anschließend sogar Marktführer. SIMLEA erkennt deine fotografierten Visitenkarten in 27 Sprachen, kann Sprache in Text umwandeln und läuft sowohl läuft auf Android als auch auf iOS. Deine Lead-Formulare können mehrsprachig sein und du kannst sogar vor Ort damit Unterschriften einsammeln. In der App natürlich und nicht auf Papierbögen. Während der Messe kannst du deine Lead-Statistiken in Echtzeit einsehen und weißt so jederzeit, wie’s um den Erfolg deiner Messe-Teilnahme steht.

SIMLEA kommt mit einem interessanten Feature: Dem E-Mail-Wizzard. Dank dieser Funktion kannst du deine E-Mails vollautomatisiert versenden. So sind deine Follow-ups einfach und vor allem sehr schnell. Bist du Aussteller auf den SCHALL-Messen und der LogiMAT profitierst du von der Kooperation dieser Anbieter mit SIMLEA.

2.6 snapADDY

Dank snapADDY kannst du die eingesammelten Visitenkarten noch auf der Messe einfach mit deinem Smartphone fotografieren. Die App erkennt die Schrift und wandelt diese in strukturierte Informationen um. Also z.B. “Vorname: Katrin”. Der Anbieter hat sogar eine eigene Adress-Erkennung entwickelt.

Du kannst anschließend noch manuell Notizen oder ein Bild zu diesem Kontakt hinzufügen oder auch die Rückseite der Visitenkarte scannen. Oder du scannst einfach die nächste Visitenkarte und nimmst weitere Notizen und den Export erst dann vor, wenn’s wieder etwas ruhiger geworden ist. Du kannst den Kontakt auch lokal auf deinem Smartphone speichern. Oder du exportierst ihn mit wenigen Klicks zu Salesforce, Microsoft Dynamics CRM, SAP C/4HANA, SugarCRM oder Pipedrive.

Besonders interessant finde ich die Funktion “snapADDY Grabber”, mit dem du Daten aus unterschiedlichsten Datenquellen erfassen kannst. Z.B. aus den Visitenkarten, aber auch aus einer E-Mail-Signatur, Webseiten, Google Maps oder Business-Netzwerken wie XING oder LinkedIn.

Gerade für den Einsatz auf Messen ist der snapADDY Visitreport, also die digitale Antwort auf analoge Gesprächsbögen auf Messen, spannend. Mit wenigen Klicks erstellst du den digitalen Fragebogen. Dieser ist später auch responsiv. Und lässt sich kinderleicht vor Ort ausfüllen und mit der oben beschriebenen digitalen Visitenkarte ergänzen. Du kannst sogar Skizzen in der App erstellen. Anschließend überträgst du die Daten wie ebenfalls schon skizziert in dein CRM – natürlich mit integriertem Dublettencheck. Oder lädst die Daten als xls oder pdf herunter. Fertig.

2.7 speedlead

Mit speedlead individualisierst du die Ansprache deiner Kontakte. D.h. du kannst Fragebögen, Flyer, Broschüren, Videos und Websites zur Verfügung stellen und jede·r erhält dann genau die Materialien, die er oder sie bevorzugt. Außerdem kannst du mit speedlead deine Leads auf allen Geräten erfassen und sie mit deinem CRM-System verbinden. Dein Team und du, ihr könnt in einer einzigen App zusammenarbeiten. Speedlead ist richtig umfangreich und hat unter anderem folgende Features:

• Messe-Fragebogen
• QR-Code und Visitenkarten-Scan
• Messe-Nachbereitung
• Automatisierte Nachbereitung in deinem CRM- oder E-Mail-Marketing-System
• Messe-Controlling
• Import und Export

speedlead ist besonders spannend für dich, wenn du Leads an deinem Messestand schnell erfassen und weiterentwickeln willst, sowie die Beratungsleistung und das Know-how einer Agentur zu schätzen weißt, statt lediglich irgendein Tool suchst. Das DSGVO-konforme Tool ist online und offline verfügbar. 

2.8 weptun -> LeadApp

Das Tool namens LeadApp von weptun kommt gleich mit drei Bausteinen für die digitale Erfassung deiner Messekontakte.

• Mobile Client,
• Online-Portal und
• Cloud

Im LeadApp Mobile Client erfasst du digital die Leads deiner Messe über den Visitenkartenscanner oder über einen Leadbogen und qualifizierst diese. Anschließend kannst du diese im LeadApp Online-Portal nachbearbeiten und exportieren. Dort verwaltest du auch die Benutzer der App und die Leadbögen. Und in der LeadApp Cloud laufen der Server, die Datenbank und der ABBY-Scanner. Trotzdem bleiben die Kontaktdaten bei dir. Denn: Durch die Integration und das Hosting der gesamten LeadApp Infrastruktur in deiner Systemlandschaft bleiben alle Daten bei dir. Du möchtest die App auf dein Corporate Design anpassen? Kein Thema. Entweder mit Farben und Logo oder in der Individuallösung komplett auf deine Bedürfnisse angepasst. Die LeadApp ist für iphone und ipad konzipiert und kann auch beim Anbieter selbst gehostet werden.

Kategorie 3: Marketing- & CRM-integrierte Prozesslösungen

Diese Kategorie denkt einen Schritt weiter. Hier geht es nicht nur darum, Leads auf Messen digital zu erfassen, sondern sie unmittelbar in einen definierten Marketing- oder Vertriebsprozess zu überführen.

Typische Merkmale:

• Direkte Anbindung an CRM- oder E-Mail-Marketing-Systeme
• Automatisches Tagging oder Segmentierung
• Start vorbereiteter Follow-up-Kampagnen
• Minimale manuelle Zwischenschritte

Der Unterschied liegt im Timing: Statt Leads erst nach der Messe zu bearbeiten, beginnt die Weiterverarbeitung unmittelbar nach dem Scan.

Das sorgt für:

• Schnellere Reaktionszeiten
• Konsistente Lead-Nurturing-Prozesse
• Weniger Medienbrüche
• Höhere Transparenz im Marketing-Funnel

Kategorie 3 ist besonders sinnvoll für:

• Vertriebsgetriebene Messeauftritte
• Kampagnenbasierte Lead-Strategien
• Unternehmen mit klar definierten Marketing-Automatisierungen
• Teams, die Follow-ups systematisch skalieren möchten

Kurz gesagt: Kategorie 3 steht für Prozessautomatisierung – vom Scan bis zum Follow-up.

3.1 Business Card Reader von KlickTipp

Der Business Card Reader vom E-Mail-Marketing-Tool namens KlickTipp ist für die schnelle Erfassung deiner Messekontakte gedacht. So landen sie gleich in deinem E-Mail-Verteiler und haben das richtige Tag. So kannst du sie automatisiert oder auch manuell, aber auf jeden Fall, passgenau ansprechen. Um das nutzen zu können, brauchst du den Enterprise Account von KlickTipp. So gehst du vor:

1. Lege einen Business Card Reader Nutzer an
2. Kreiere in KlickTipp ein Event 
   Hierbei legst du alle Felder an, die beim Scannen erfasst werden sollen.
3. Scanne alle Visitenkarten vor Ort über die App auf deinem Smartphone
   Füge außerdem die gewünschten Tags hinzu, über die dann automatisiert in KlickTipp eine Kampagne starten kann. Z.B. Follow-up-Mails für alle Messebesucher·innen mit dem Tag "Produkt-Interesse A".

Mehr brauchst du nicht. Das Ganze läuft absolut DSGVO-konform, denn dein neuer Kontakt erhält sofort nach der Datenübertragung zu KlickTipp eine E-Mail mit dem Hinweis auf die Transparenzerklärung.

Wie ich selbst KlickTipp für Tag-basierte Mailings nutze, erfährst du im Blogbeitrag So geht automatisiertes E-Mail-Marketing für Events. 

3.2 entergon

Die entergon-Suite - eine sehr umfangreiche Lösung, die deutlich mehr kann, als Lead zu erfassen. Nach eigenen Angaben ist entergon "der führende Cloud- und Full-Service-Anbieter für Digital Signage-, Mobile App- und Web-Lösungen". Die App kannst du auf allen Geräten herunterladen und nutzen und so schnell und effizient deine Messekontakte nachbearbeiten und ans Marketing oder den Vertrieb weiterleiten. Dank der Live-Anbindung an deine CRM-, ERP- oder Marketing-Automation-Lösungen hast du sogar vor Ort Zugriff auf deine Bestandskunden - statt nur auf neu erfasste Kontakte vor Ort. Damit kannst du auch Dubletten schon vor Ort erkennen. 

Und noch vor Ort kannst du Präsentationen, Bilder, Texte oder Videos an deine Kontakte via E-Mail aus der App heraus versenden. Die entergon-Lösung ist mehrsprachig, mandantenfähig und ermöglicht umfangreiche Rollen- und Rechtekonzepte. 

3.3 AllCode Relay App + KlickTipp

Auch wenn viele Tools Messekontakte digital erfassen, geht es bei einer modernen Nacharbeit nicht nur darum, Kontakte strukturiert zu speichern, sondern direkt den nächsten Schritt zu machen: Automatisches Tagging und Follow-up.

Eine weitere Lösung, die genau diesen Ansatz verfolgt, ist die Kombination aus der sogenannten AllCode Relay App und einer Anbindung an KlickTipp.

Hier liegt der Fokus nicht nur auf dem Scan selbst, sondern auf der unmittelbaren Weiterverarbeitung:

• Du scannst den QR-Code einer digitalen Visitenkarte mit der AllCode Relay App.
• Die Kontaktdaten werden sofort erfasst und strukturiert.
• Über eine Automatisierungsplattform (z. B. Make) werden diese Daten direkt an KlickTipp übergeben.
• Im E-Mail-Marketing werden den Kontakten passende Tags zugewiesen.
• Auf Basis dieser Tags startet automatisch deine vorbereitete Follow-up-Sequenz – zum Beispiel eine Begrüßungs- oder Segment-E-Mail.

Kurz gesagt: Mit AllCode Relay + KlickTipp verschiebst du die Lead-Erfassung von einer alleinigen Datensammel-Aufgabe in eine echte Prozessautomatisierung – und zwar ohne doppelte Dateneingabe oder manuelle Exporte.

mehr: vCard-QR-Code-Scanner mit AllCodeRelay und KlickTipp verbinden

Warum Leaderfassung mehr ist als „neue Kontakte speichern“

Viele denken bei Leaderfassung zuerst an neue Kontakte. Doch das greift zu kurz.

Denn moderne Lösungen können deutlich mehr. Sie zeigen dir bereits während des Gesprächs relevante Hintergrundinformationen an.

Zum Beispiel:

• bestehende Kontakthistorie
• bisherige Käufe oder Projekte
• Up- und Cross-Selling-Potenziale

Gerade bei Bestandskunden ist das ein enormer Vorteil.

Statt „neu aufnehmen“ kannst du direkt:
 gezielt beraten
 passende Angebote platzieren
 den nächsten Schritt vorbereiten

Einige Lösungen bieten genau das bereits heute. Durch die Live-Anbindung an CRM- oder ERP-Systeme hast du vor Ort Zugriff auf bestehende Kundendaten und erkennst sogar Dubletten direkt am Stand.

Das verändert Gespräche komplett: Vom „Kontakt sammeln“ hin zu echtem Vertrieb.

Lead-Generierung spielerisch steigern mit Gamification

Die beste digitale Erfassungs-App nützt dir wenig, wenn die Besucher·innen am Stand vorbeilaufen. Um die Frequenz zu erhöhen und die Kontaktaufnahme zu erleichtern, kannst du Gamification nutzen.

Anbieter wie colada.games zeigen, wie dieser Brückenschlag gelingt: Anstatt Messegäste direkt mit dem Klemmbrett oder dem Tablet anzusprechen, werden sie über interaktive Spiele, Quiz-Formate oder Highscore-Wettbewerbe an den Stand gelockt.

Die Vorteile dieser Methode:

• Niedrige Hemmschwelle: Der spielerische Wettbewerb dient als natürlicher „Eisbrecher“.
• Automatisierte Datenerfassung: Die Registrierung für das Spiel, z. B. für die Gewinnbenachrichtigung, ist gleichzeitig der Startpunkt der Lead-Erfassung – natürlich DSGVO-konform.
• Längere Verweildauer: Wer spielt, bleibt länger am Stand. Das gibt dem Standpersonal wertvolle Zeit für den Übergang in ein qualifiziertes Gespräch.

Tipp: Achte darauf, dass die Gamification-Lösung eine Schnittstelle zu deinem restlichen Lead-Management-System bietet. Bei Tools wie colada.games fließen die spielerisch gewonnenen Daten direkt in den digitalen Workflow ein.

Der Knackpunkt bei der digitalen Leaderfassung auf Messen: Das Follow-up-Fenster

Viele Unternehmen arbeiten nach diesem Muster:

1. Die Messe endet
2. Daten werden exportiert
3. Kontakte werden manuell segmentiert
4. Erste E-Mail wird vorbereitet
5. Der Vertrieb meldet sich später

Das kann funktionieren. Aber es kostet Zeit und Momentum. Warum ist das so wichtig? Gerade in den ersten 24 bis 48 Stunden nach dem Gespräch ist die Aufmerksamkeit am höchsten.

Zwei Denkweisen bei der digitalen Lead-Erfassung

1. Datensammlung

2. Prozessautomatisierung

Welche Lösung für die digitale Leaderfassung passt zu welchem Szenario? Digitale Messe-Lead Tools im Vergleich

Die richtige Lösung hängt stark vom Eventtyp ab.

Organisierst du eine kleine Netzwerkveranstaltung mit wenigen Kontakten? Dann ist eine manuelle Nachbearbeitung ist völlig ausreichend.

Hast du eine große Fachmesse mit 80 qualifizierten Gesprächen pro Tag? Hier wird (d)eine Struktur entscheidend.

Du nimmst an einer vertriebsgetriebenen Messe mit klarer Kampagnenstrategie teil? Dann lohnt sich eine direkte Marketing-Integration.

Es geht also - wie so oft - nicht um „das beste Tool“, sondern um die passende Prozessarchitektur.

Warum Leaderfassungs-Tools nicht nur für Messen gedacht sind

Ein weiterer Denkfehler: Leaderfassungs-Tools werden oft nur für Messen eingeplant.

Dabei liegt ein viel größerer Hebel im ganzjährigen Einsatz im Vertrieb.

Denn die gleichen Prozesse funktionieren auch bei:

• Außendienst-Terminen
• Kundengesprächen vor Ort
• Events und Roadshows

Moderne Lösungen ermöglichen genau das:
Leads und Gesprächsinhalte werden mobil erfasst
direkt ins CRM oder ERP übertragen
und ohne Medienbruch weiterverarbeitet

Das Ergebnis:

• konsistente Datenqualität
• keine doppelte Datenerfassung
• ein durchgängiger Vertriebsprozess

Oder anders gesagt:

Du digitalisierst nicht nur deine Messe.
Du digitalisierst deinen gesamten Vertrieb.

Fazit: Leads auf Messen digital erfassen heißt ganzheitlich denken

Leads auf Messen digital erfassen, ist heute Standard. Und der entscheidende Unterschied liegt im Prozess danach. Ob über Messe-Scanner, spezialisierte Lead-Apps oder Lösungen mit direkter Marketing-Automatisierung: Entscheidend ist, dass dein Lead nicht in einer Datei endet, sondern in einem klar definierten Nachfassprozess. So kann er in drei Schritten aussehen:

1. Leads auf Messen digital erfassen ist Schritt eins.
2. Strukturierte Weiterverarbeitung ist Schritt zwei.
3. Automatisierung kann – je nach Ziel – Schritt drei sein.

Denn am Ende entscheidet nicht der Scan über deinen Messeerfolg. Sondern das, was danach passiert.

Doch Achtung: Digitale Leaderfassung ist kein Messe-Tool.

Sie ist Teil deiner Vertriebsinfrastruktur.

Wer sie nur punktuell einsetzt, verschenkt Potenzial. Nur wer sie ganzjährig integriert, gewinnt Effizienz und Geschwindigkeit.

Und jetzt?

Leads auf Messen digital erfassen ist nur ein Baustein.
Die entscheidende Frage lautet:

Wie fügt sich deine Lead-Erfassung in deine gesamte Event-Architektur ein?

• Arbeitest du mit einer Event-Plattform?

• Gibt es Schnittstellen zum CRM?

• Wie sauber sind deine Teilnehmerdaten strukturiert?

• Und wie viel Insellösung steckt noch in deinem Setup?

Wenn du regelmäßig Events oder Messen organisierst und deine digitale Infrastruktur strategisch aufstellen möchtest, unterstütze ich dich bei der Auswahl und Bewertung geeigneter Event-Plattformen – unabhängig und praxisnah.

Denn Lead-Tools sind wichtig.
Aber sie funktionieren nur dann gut, wenn das Fundament stimmt.

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