Lean Coffee: Meetings mal anders strukturieren – geht auch online

Wie verlaufen deine internen oder auch externen Projektmeetings? Bei den Jour fixes herrscht regelmäßig gähnende Leere? Keiner will etwas sagen und eigentlich seid ihr nach wenigen Minuten mit dem Meeting fertig? Oder ist es genau anders herum? Alle sprudeln nur so vor Ideen und ihr schafft es nie, alle Themen gleichberechtigt zu diskutieren und zu beenden? Vielleicht ist es bei dir jedoch auch so, dass du Themenvorschläge für ein internes – oder auch externes – Meeting ungefähr zwei Wochen vor dem Termin an einer zentralen Stelle abgeben musst. Und darüber hinaus entscheidet der Empfänger, ob dein Thema auf die Agenda kommt oder nicht. So oder so – das ist alles wenig effizient und macht meist keinen Spaß. Daher gibt es auch andere Meetingformate. Eines davon: Lean Coffee. Genau das will ich dir heute einmal vorstellen – in physischer und in der Online-Variante.

Das verbirgt sich hinter Lean Coffee

Unter Lean Coffee versteht man selbstorganisierte Meetings, in denen die Teilnehmer selbst die wichtigsten Themen Diskussionspunkte zu einem vorgegebenen Meeting-Ziel definieren. Diese werden von den Beteiligten selbst priorisiert und  in kurzen, festgelegten Zeitfenstern abgearbeitet. Dieses Meetingformat eignet sich für Runden mit bis zu 20 Personen.

Lean Coffee für Präsenzmeetings

Meetings im Lean Coffee Stil gibt es bereits eine Weile und daher sind sie zunächst in der Präsenzform bekannt geworden.

So läuft ein Lean Coffee typischerweise ab

  1. Lade deine Teilnehmer zu einem bestimmten Thema ein.
    Das kann natürlich auch der interne Jour fixe sein.
  2. Erstelle ein Whiteboard oder ähnliches mit den Spalten „zu diskutieren“, „in Diskussion“ und „diskutiert“.
  3. Bestimme einen Moderator.
  4. Jeder Teilnehmer bringt nun seine Themen ein.
    Idealerweise kann er sie kurz vorstellen, wenn das Thema nicht gerade selbsterklärend ist.
  5. Anschließend priorisieren alle Beteiligten gemeinsam die Vorschlagsliste.
  6. Legt eine „Timebox“, d.h. eine Dauer für die zu diskutierenden Themen fest.
    Meist eignen sich 5 bis 10 Minuten.
  7. Der Moderator schiebt das erste Thema in die Spalte „in Diskussion“ und die Diskussion dazu beginnt.
    Außerdem behält er die Zeit dafür im Auge. Nach Ablauf dieser entscheidet die Gruppe, was mit dem angefangenen Thema passieren soll: weiter diskutieren oder beenden.

So hangelt ihr euch durch alle Themen. Bis die Zeit eures Meetings abgelaufen ist oder ihr alle Themen besprochen habt.