Lean Coffee: (Online-)Meetings mal anders strukturieren

Wie verlaufen deine internen oder auch externen Projektmeetings? Bei den Jour fixes herrscht regelmäßig gähnende Leere? Keiner will etwas sagen und eigentlich seid ihr nach wenigen Minuten mit dem Meeting fertig? Oder ist es genau anders herum? Alle sprudeln nur so vor Ideen und ihr schafft es nie, alle Themen gleichberechtigt zu diskutieren und zu beenden? Vielleicht ist es bei dir jedoch auch so, dass du Themenvorschläge für ein internes – oder auch externes – Meeting ungefähr zwei Wochen vor dem Termin an einer zentralen Stelle abgeben musst. Und darüber hinaus entscheidet der Empfänger, ob dein Thema auf die Agenda kommt oder nicht. So oder so – das ist alles wenig effizient und macht meist keinen Spaß. Daher gibt es auch andere Meetingformate. Eines davon: Lean Coffee. Genau das will ich dir heute einmal vorstellen – in physischer und in der Online-Variante.

Das verbirgt sich hinter Lean Coffee

Unter Lean Coffee versteht man selbstorganisierte Meetings, in denen die Teilnehmer selbst die wichtigsten Themen Diskussionspunkte zu einem vorgegebenen Meeting-Ziel definieren. Diese werden von den Beteiligten selbst priorisiert und  in kurzen, festgelegten Zeitfenstern abgearbeitet. Dieses Meetingformat eignet sich für Runden mit bis zu 20 Personen.

Lean Coffee für Präsenzmeetings

Meetings im Lean Coffee Stil gibt es bereits eine Weile und daher sind sie zunächst in der Präsenzform bekannt geworden.

So läuft ein Lean Coffee typischerweise ab

  1. Lade deine Teilnehmer zu einem bestimmten Thema ein.
    Das kann natürlich auch der interne Jour fixe sein.
  2. Erstelle ein Whiteboard oder ähnliches mit den Spalten „zu diskutieren“, „in Diskussion“ und „diskutiert“.
  3. Bestimme einen Moderator.
  4. Jeder Teilnehmer bringt nun seine Themen ein.
    Idealerweise kann er sie kurz vorstellen, wenn das Thema nicht gerade selbsterklärend ist.
  5. Anschließend priorisieren alle Beteiligten gemeinsam die Vorschlagsliste.
  6. Legt eine „Timebox“, d.h. eine Dauer für die zu diskutierenden Themen fest.
    Meist eignen sich 5 bis 10 Minuten.
  7. Der Moderator schiebt das erste Thema in die Spalte „in Diskussion“ und die Diskussion dazu beginnt.
    Außerdem behält er die Zeit dafür im Auge. Nach Ablauf dieser entscheidet die Gruppe, was mit dem angefangenen Thema passieren soll: weiter diskutieren oder beenden.

So hangelt ihr euch durch alle Themen. Bis die Zeit eures Meetings abgelaufen ist oder ihr alle Themen besprochen habt.

Lean Coffee Prinzip
Lean Coffee Prinzip

VOR- und NACHTEILE

Vermutlich ist es in der Einleitung schon durchgeklungen: Lean Coffee fördert die Kreativität und das Engagement deiner Teilnehmer. So identifizieren sie sich auch stärker mit den in den Meetings besprochenen Themen. Außerdem können die Beteiligten sich leichter einbringen – dank des offenen Formats.

Mit Hilfe einer stringenten Zeitkontrolle für die einzelnen Themen bleiben die Teilnehmer fokussiert und das Meeting wird effizienter. Alle tauschen sich, zumindest im Idealfall, mit einem starken Fokus auf ein Ziel aus.

Dem gegenüber stehen Nachteile wie: Es ist nicht klar, dass alle aufkommenden Themen tatsächlich auch besprochen werden. Außerdem hat der Einladende keine Kontrolle über die Agenda-Punkte. Was ich ehrlich gesagt eher als Vorteil sehe als als Nachteil. ? Allerdings kommt’s wohl stark auf den Kontext drauf an. 

Außerdem glaube ich, dass es

  • auch klassische, funktionierende Agendameetings geben kann
  • Lean Coffee Meetings ebenfalls von gähnender Leere oder Desinteresse geprägt sein können
  • die Organisationszeit für das Einbringen und Voten der Themen schnell den Rahmen sprengen kann
  • Meetingformate und deren Erfolg stets von den Beteiligten und vom Rahmen, in dem sie stattfinden, abhängen.

Falls du einen Timer für remote Meetings suchst, timer.pizza macht’s möglich.

Online-Timer für Lean Coffee
Online-Timer für Lean Coffee

Lean Coffee für Online-Meetings

Für das digitale Lean Coffee Format gibt es mittlerweile spezialisierte Anbieter, z.B. leancoffeetable.com. Sicherlich kannst du das vorgestellte Prinzip auch mit anderen Tools umsetzen. Weil es hier jedoch wirklich darauf angepasst wurde, möchte ich dir Lean Coffee Table näher vorstellen.

Lean Coffee Table – für online Meetings
Lean Coffee Table – für online Meetings

Was mir besonders gut gefällt:

Du kannst beliebig viele Teilnehmer zu deinem Online-Meeting einladen – ohne dass sich diese registrieren müssen.  Außerdem kannst du dort „wiederkehrende Meetings“ erstellen. Den Link kannst du dann in die Kalender-Einladungen einfügen und es bleibt stets derselbe. Deine Teilnehmer können dem Meeting über dieURL beitreten, die sie dann direkt zum Board führt.

Schritt für Schritt 

Sowohl das Einrichten eines Boards als auch das Teilnehmen an einem Lean Coffee Meeting ist ziemlich einfach.

  1. Richte ein Lean Coffee Board ein.
    Sobald du dich eingeloggt hast, erscheint deine Board-Seite mit einer Liste aller vorhandenen Meetings.
    Hier kannst du außerdem neuen Boards erstellen. Außerdem kannst du dein Meeting anpassen und einen Konferenzlink hinzufügen. Wenn du Zoom verwendest,  kannst du das Videomeeting aus dem Meeting-Board heraus öffnen. So müssen deine Teilnehmer nicht zwischen den Bildschirmen wechseln und bleiben fokussierter.
  2. Sende Einladungen zu deinem Board
  3. Tritt einem Meeting bei
    Du kannst einem Lean Coffee Meeting als Teilnehmer oder als Gast beitreten. Letzteres eignet sich vor allem dann, wenn du nur sporadisch bei den Online-Meetings dabei oder ein externer Gast bist.

So führst du ein online Lean Coffee Meeting durch 

Hier sind die wesentlichen Schritte und Funktionen:

  • übergib die Steuerung an den Moderator,
  • fügt Themen hinzu und führt ähnliche Themen zusammen,
  • stimmt über die Themen ab,
  • startet die Diskussionen zu den Themen,
  • fügt Kommentare, Erkenntnisse und Maßnahmen zu einem diskutierten Thema hinzu,
  • stimmt ab, um Diskussionen zu beenden oder zu verlängern,
  • der Moderator beendet das Meeting,
  • erhalte eine Zusammenfassung und
  • exportiere Maßnahmen und Erkenntnisse.

Außerdem kann der Moderator ein Board löschen oder eines wiederverwenden.

Besonders gut gefällt mir bei diesen Schritten, dass die Online-Features sehr durchdacht sind. Beispielsweise muss der Moderator nicht durch den Videoraum rufen, dass die Zeit für ein diskutiertes Thema nun vorbei sei. Das übernimmt automatisch der Timer und es ertönt ein Warnton. Zeitgleich alle Teilnehmer sehen das Popup-Fenster und können abstimmen, ob die Diskussion verlängert werden soll. Oder ob ihr zum nächsten Thema in der Spalte „zu diskutieren“ übergehen solltet. Wer unentschieden ist, wählt einfach „keine Präferenz“ aus. Die Stimmen für „Beenden | Erweitern | Keine Präferenz“ werden in Echtzeit angezeigt. Dann kann der Moderator die Abstimmung beenden und je nach Abstimmungsergebnis  mehr Zeit für die aktuelle Diskussion einplanen oder zum nächsten Thema übergehen.

Zeit ist abgelaufen Lean Coffee Table
Zeit ist abgelaufen | © Lean Coffee Table

 

Ein weiteres Plus: Das Protokoll ist leicht erstellt.

Wenn die Besprechung beendet ist, kannst du aus den Themen, Kommentaren, Maßnahmen und Ergebnissen sehr schnell eine Zusammenfassung des Meetings erstellen (lassen).

Features von Lean Coffee Table

Von Lean Coffee Table gibt’s mittlerweile auch eine klassische Variante, d.h. eine mit Agenda. Beide sind in dem Abo-Modell enthalten, außerdem sind folgende Leistungen im Monatsabo für ab USD 10,- inklusive:

  • beliebig viele Teilnehmer und Meetings
  • Integration deines Videokonferenz-Tools, Zoom, Skype etc.
  • Meeting-Protokolle generieren
  • optimiert für Desktop & Mobile
  • Aktionen & Notizen erstellen
  • Online-Support
  • Single Sign-On – nur im Enterprise Plan
  • individuelle Farben & Branding – nur im Enterprise Plan

Bilder sagen mehr als 1.000 Worte – Bewegtbilder erst recht. Schau dir daher ruhig das kurze Erklärvideo von Lean Coffee Table an.

Eine einfache Alternative zu Lean Coffee

Falls du dich fragst, wie du mehr Pepp in die eigenen Teammeetings bekommst, dann habe ich hier eine ganz einfache und praxiserprobte Antwort für dich.

Möchtest du, dass sich wirklich jedes Teammitglied aktiv an der Runde beteiligt, musst du das in den Ablauf des Meetings fest verankern. D.h. statt eines langen Auftaktmonologes des ranghöchsten Beteiligten dieser Runde beginnt irgendein anderes Teammitglied und berichtet beispielsweise von ein bis drei aktuellen Herausforderungen. Natürlich mit Bezug auf das Meeting, z.B. die anstehenden TO DOs für die kommende Woche oder die erwähnenswerten Erfolge der letzten Woche. Dieser Beitrag muss kurz und knackig sein, denn anschließend ist jeder einmal dran. Entweder in der Sitz-Reihenfolge oder gemäß der Einschaltung ins Videobild. Damit das auch online koordiniert läuft, sollte jemand als Moderator fungieren und sowohl den aktuell Sprechenden auf die Zeiteinhaltung hinweisen als auch den jeweils nächsten aufrufen. Ganz wichtig: Hier ist wirklich jeder dran. Nur dann entsteht Wissensaustausch und es kommen auch die Introvertierten zu Wort.

Meetings reihum – jeder ist gleichberechtigt dran
Meetings reihum – jeder ist gleichberechtigt dran

Fazit

Teammeetings oder Jour fixes mit Auftraggebern müssen weder langweilig sein noch regelmäßig länger dauern als geplant. Überlege, welche Meetingstruktur zu deinen Beteiligten passen könnte. Eine Variante ist Lean Coffee; eine andere ist einfach das Format „der Reihe nach sind alle einmal dran“. Was jedoch häufig schief geht: Wenn der Ranghöchste mit einem langen Monolog startet. Da ist dann oftmals die Luft aus dem Meeting raus, bevor’s richtig angefangen hat.

 

Übrigens: Wie Lean Coffee in der Praxis aussieht, zeige ich dir in dem Artikel über das Meeting von MEET GERMANY.

Lean Coffee: (Online-)Meetings mal anders strukturieren