10 Learnings aus dem Event Manager Forum

Wie du bestimmt mitbekommen hast, war ich Mitveranstalter des Event Manager Forums, welches vom 9. Juni bis 2. Juli stattfand. Die Aufzeichnungen gibt’s übrigens noch bis zum 31. August – falls du da reinschauen möchtest. Ich kann dir übrigens wärmstens die Sessions mit Daniel Waas und die mit Konstanze Agatz empfehlen. Alle anderen natürlich auch, aber die ganz besonders. Was ich persönlich bei der Organisation des Event Manager Forums gelernt habe, möchte ich dir mit diesem Blogbeitrag und sicherlich auch in kommenden Postings mit auf den Weg geben. Schließlich müssen wir nicht immer wieder das Rad neu erfinden und können die Fettnäpfchen der anderen getrost auslassen.

Wie das Event Manager Forum entstand

Vielleicht noch eine kurze Hintergrund-Info. Die Idee zu dieser virtuellen Eventreihe stammt von Holger Marggraf, Geschäftsführer von Event-Tech-Partner. Er sprach mich und die anderen Mitstreiter Anfang April an und wir waren sofort dabei. Hintergrund: Die von heut auf morgen stillgelegte Eventbranche und Eventmanager, die (fast) alle die gleichen Fragen hatten.

In dieser Konstellation des neu geformten 5er Teams kannten wir uns zuvor nicht – lediglich Holger Marggraf kannte alle. Und wir wollten schnell ein How-to-Event auf die Beine stellen. Vor diesem Hintergrund kannst du vielleicht das ein oder andere Learning von mir besser einordnen.

Event Manager Forum | Veranstalter-Team
Event Manager Forum | Veranstalter-Team

👉 Übrigens findest du eine Kurzinfo über Event-Tech-Partner auch auf meiner Blogübersicht zu den Tools für „virtuelle Messen und Events„.

Learnings zur virtuellen Eventreihe

1) Die Referentenbriefings sind deutlich aufwändiger

Egal ob digitale Moderation oder ein Online-Vortrag – beides ist krass anstrengend, weil so viel und vor allem gleichzeitig auf einem Bildschirm oder auf mehreren Devices passiert. Da den Überblick zu behalten, fiel mir sehr schwer. Dazu kam noch die Latenz, d.h. die Verzögerungszeit bei der Übertragung von Live-Inhalten. Das bedeutet zum Beispiel, dass du bei Fragen immer eine Weile warten musst. Oder dass du Umfrageergebnisse auf einem Screen sehen musst, der ohne die Latzenz arbeitet. Also eben nicht dem Live-Bild für deine Zuschauer. Sonst siehst du das Ergebnis erst, wenn sie es bereits gesehen haben und fängst dann erst an, es zu kommentieren.

Außerdem ist es beim Sprechen gegen die eigene Laptopkamera oder eine “weiße Wand” sehr ungewohnt und schwierig, so einen Bezug zu deinem Publikum aufzubauen.

#emf2020 #eventprofs Das Sprechen ins Leere ist bei Online-Events eine besondere Anforderung. Klick um zu Tweeten

Außerdem: So gut du deine Sprecher auch briefst, du hast es nicht mehr in der Hand, wie ihre Hintergründe, ihre Beleuchtung, deren Ton und deren Internetverbindung in Realität aussehen. Dabei sind gerade das Faktoren, die unmittelbar auf wahrgenommene Qualität deines gesamten Online-Events einzahlen.

Referentenbriefings sind aufwändiger
Referentenbriefings sind aufwändiger

2) Die Referentenrecherche ist anspruchsvoller

Das gilt allerdings sowohl für online als auch für onsite Events. Denn viele TeilnehmerInnen an den Bildschirmen und in den Locations erwarten ein ausgeglichenes Podium. Sprich Männer und Frauen als ReferentInnen.

Was ich bislang nicht kannte – und mich an dieser Stelle auch bei Kerstin Hofmann-Wagner bedanken möchte – ist die Plattform für Sprecherinnen: speakerinnen.org. Dort findest du zu vielen unterschiedlichen Themen eben Frauen, die ihr Wissen auf Bühnen teilen.

Übrigens: Mir war der Männerüberhang vor allem in der ersten Session bewusst, aber so ist die Realität in der Eventbranche und in der Businesswelt seit Jahren. Das bemerke ich auch bei der Arbeit für diesen Blog. Oftmals habe ich mit Geschäftsführern zu tun. Erst recht, wenn es sich um IT-Themen dreht.

Außerdem möchte ich noch erwähnen, dass einige Event- oder Marketing-Managerinnen, die ich sehr gern dort gesehen hätte, auf meine Anfrage nicht einmal reagiert haben. Und noch etwas: Wir hatten spannende Frauen in den Sessions, zum Beispiel

  • Petra Lammers,
  • Dr. Christina Buttler,
  • Konstanze Agatz,
  • Mirja Schüller,
  • Michaela-Susan Pollok,
  • Nicole Steiner,
  • Tanja Schramm.

3) Die Referentenansprache funktioniert besser mit einem Netzwerk

Wenn du das liest und noch kein echtes Netzwerk in der Eventbranche hast, dann beginne spätestens jetzt mit dem Aufbau. Ich weiß, es dauert eine ganze Weile und es bedeutet auch echte Arbeit. Allerdings hätten mir bzw. uns nie so viele Event-Profis in so kurzer und vor allem – hektischer – Zeit zugesagt, wären sie nicht schon vorher Teil meines Netzwerkes gewesen.

Referentenansprache beim Event Manager Forum dank Netzwerk
Referentenansprache beim Event Manager Forum dank Netzwerk

4) Die Ablaufplanung bei virtuellen Events

… ist etwas für G-Typen. Hier musst du wirklich jemanden finden, der sehr exakt plant und minutiös alle Anweisungen für die Regie aufschreibt. Die sollten sich natürlich nicht mehr in letzter Minute ändern. Onsite geht das noch irgendwie, aber online – vergiss es. Ihr seht euch ja nicht mal und die Regie verlässt sich auf deine Pläne und die vorliegenden Medien wie Filme und PowerPoints.

Abgesehen von der exakten Planung müssen auch du, deine Sprecher und deine Moderatoren alle Zeiten einhalten und punktgenau performen. Gerade bei Viel- und Gern-Sprechern eine echte Herausforderung.

5) Die Kommunikation mit den Teilnehmern ist eine Daueraufgabe

Gerade bei einer Eventreihe ist es enorm wichtig, dass du deine Teilnehmer immer und immer wieder zum dabei sein aktivierst. Dazu gehören regelmäßige Social Media Postings auf allen Kanälen und Newsletter, die sowohl stattgefundene Online-Events zusammenfassen als auch auf die kommenden Termine immer wieder hinweisen.

Mein persönliches Learning bzw. mein Wunsch: Gern hätte ich noch mehr Zeit und mehr Ressourcen für besonders aufwändige und ansprechende Social Media Postings gehabt. Also noch mehr Trailer und noch mehr Bildmaterial für jeden einzelnen Sprecher. Gerade Ein-Tages-Events machen das hervorragend vor. Hast du die Chance, hochwertiges Bildmaterial für deine Postings zu erhalten und zu erstellen, nutze diese unbedingt.

Social Media Postings
Social Media Postings sind eine Daueraufgabe

6) Anonyme Chats sollten moderiert werden

Entweder du hast einen Chat, der Klarnamen ausweist oder du hast anonyme Chats im Rahmen deines Online-Events. Wir haben uns zu Beginn beim Event Manager Forum für anonyme Chats in der Event-App (von Event-Tech-Partner) entschieden. Nur dann tauchen dort eben auch nicht nur die explizit erbetenen Fragen auf sondern auch viele Zwischenrufe und Kommentare. Willst du das als Moderator im Überblick behalten, ist ein moderierter Chat deutlich einfacher zu handeln. Außerdem ist die Hemmschwelle zu unsachlichen Kommentaren viel, viel geringer, wenn du einen anonymen Chat zulässt. Aus diesen kann auch schnell ein Shitstorm werden, den du am besten gleich vermeidest, in dem du die Beiträge moderierst. Das hängt natürlich auch sehr stark von deinen Themen und deinem Umfeld ab.

7) Digitales Marketing klappt kurzfristig und überraschend gut

Aber auch hier gilt: Ohne die bereits existierenden Verteiler der Co-Veranstalter wäre es uns sicher nicht gelungen, innerhalb von wenigen Wochen insgesamt mehr als 8.000 Teilnehmer hinter die Bildschirme zu locken.

Fazit: Event Manager Forum
Fazit: Event Manager Forum | © BEEFTEA group

Den Großteil meines persönlichen Netzwerkes habe ich mir übrigens auf LinkedIn aufgebaut. Dort habe ich derzeit mehr als 7.600 direkte (!) Kontakte, während mein eigener Newsletter “nur” 1.400 Abonnenten zählt.

Learnings zur remote Teamarbeit beim Event Manager Forum

Wie schon verraten, kannten wir uns größtenteils vorab nicht. D.h. sämtliche Projektarbeit lief remote und das in über 35 Videosessions – jeweils zu fünft. Mit anderen Worten: Wir müssen für den Start eines Projektes nicht unbedingt zu einem einstündigen Kundentermin quer durch Deutschland oder gar in andere Länder reisen.

8) Mehr Know-how dank Team-Orga

Diesen Aspekt habe ich wirklich sehr geschätzt. Die Kompetenzen im Veranstalterteam beim Event Manager Forum haben sich hervorragend ergänzt und waren bestimmt schon gleich zu Beginn das Auswahlkriterium für die Zusammenstellung des Teams.

Ich persönlich wusste, dass es in allen Bereichen des Online-Events immer jemanden gibt, der sich mit einem bestimmten Aspekt besonders gut auskennt und ich mich darauf verlassen kann. Das lies mich nachts deutlich ruhiger schlafen.

Event Manager Forum | Teamarbeit
Event Manager Forum | Teamarbeit | © BEEFTEA group

9) Je größer das Team, desto mehr Schleifen

Das hat nun nicht wirklich etwas mit Online-Events zu tun. Doch willst du eins ganz schnell auf die Beine stellen, dann wäre mein Tipp: Halt das Orga-Team klein. Für mich waren einige Abstimmungsschleifen beim Event Manager Forum nicht notwendig, während es für andere aus unserem Team sehr wohl noch etwas zu klären gab. Ich hätte weniger Schleifen gedreht. Allerdings bin ich im Nachhinein über die ein oder andere Schleife dennoch dankbar.

Aber auch nach außen ist es für den ein oder anderen Referenten verwirrend, wenn er mit mehreren Personen aus dem Veranstalterteam Abstimmungen trifft bzw. treffen soll. Da wäre es besser, du hast nur einen klassischen Projektleiter, der entweder “one face to the customer” ist oder der den Staffelstab geordnet weiter gibt. Nun ja, wie erwähnt: Die knappe Zeit und die remote Arbeit hat wohl doch die eine oder andere Kommunikationslücke aufgetan.

10) Multitasking bei virtuellen Events

Mein persönlicher Schreibtisch ist seit Anfang März noch voller als sonst. Und daher gebe ich unumwunden zu: Ich habe es sehr genossen, dass ich auch an Eventtagen noch 1.000 andere Sachen und Kunden-Calls erledigen konnte. An einem der Eventtage war ich sogar auf zwei virtuellen Events präsent – als Speaker beim Event Manager Forum und bei der Future Fair. Das geht in der realen Eventwelt natürlich gar nicht. Außerdem habe ich sehr genossen, dass ich nicht dauernd zu den Sendeterminen in irgendeine Location reisen musste.

Future Fair von La Concept bzw. Neyroo
Future Fair von La Concept bzw. Neyroo

Wer den Multitasking-Award jedoch in dieser Eventreihe gewonnen hat, ist Petra Lammers. Sie hat neben ihrem Auftritt in der PanelSession noch eine Site Inspection und Tour für ihr nächstes hybrides Event in Dresden durchgeführt und war immer auf den Punkt wieder auf Sendung. Hut ab!

Learnings aus den Inhalten der Sessions

Auch in den einzelnen Sessions habe ich sehr viel gelernt, vor allem in den Bereichen Event-Konzeption und Event-Regie. Da kann ich dir nur ans Herz legen, die Sessions von Daniel Waas, von Konstanze Agatz und die MasterClass mit Andreas Grunszky anzuschauen. Es lohnt sich von Anfang bis Ende.

Besonders gut haben mir dabei die Mitmach-Aktion “Foto-Challenge” und die Idee mit der Winkekatze gefallen.

Event Manager Forum | Foto-Mitmachaktion | BEEFTEA
Event Manager Forum | Foto-Mitmachaktion | © BEEFTEA group

Fazit

Das Event Manager Forum war ein aufregendes und lehrreiches Abenteuer, von dem ich hoffe, dass auch du einige Learnings mitgenommen hast. In den kommenden Blogbeiträgen werde ich sicherlich immer wieder weitere Learnings einfließen lassen.

 

👉 zur Website der virtuellen Eventreihe

💡 Wie die Technik hinter dem Event Manager Forum aussah, erfährst du im Blogbeitrag „Schritt für Schritt zum erfolgreichen Online-Event„.

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