Event-Management ist ein bisschen wie ein Marathon-Lauf. Die Vorbereitung dauert viel länger als der eigentliche Lauf und ist damit der Kern des Vorhabens. Damit dieses gelingt, kannst du dir gerade aus dem Sport – oder auch aus dem Leistungssport – einiges abschauen und auf deine Events übertragen.
Habe ein klares Ziel vor den Augen
Leistungssportler·innen haben ein klares Ziel. Sie starten ihr Training nicht, um mal „irgendwie zu laufen“ oder irgendeine Rad-, Schwimm- You-Name-it-Strecke zu absolvieren. Sie fokussieren sich auf einen Marathon, einen Halbmarathon, auf 10 Kilometer oder auf einen Sprint. Und genau dafür trainieren sie dann auch.
Was Leistungssportler nicht tun: Das Ziel zwischendurch wechseln oder noch für andere Distanzen oder Sportarten mittrainieren. Natürlich ist Ausgleichssport drin, aber eben nicht ein ständiges Hin- und Her- zwischen Distanzen oder Sportarten.
Was du daraus mitnehmen kannst:
Definiere dein Eventziel glasklar. Am besten mit der SMART-Methode. Und widerstehe der Versuchung, links und rechts vom Wege auch noch diese, jene und andere Zielgruppen „miteinsacken“ zu wollen. Ja, du verlierst einige Personen auf dem Weg zu diesem Ziel. Aber die, die mitkommen, sind genau die Richtigen.
Trainiere bzw. agiere zielgerichtet
Nur weil du ein Ziel hast, heißt das ja noch lange nicht, dass du alle Aktivitäten auch darauf ausrichtest. Leistungssportler·innen wissen jedoch, dass sie ihrem Ziel nur dann ein Stückchen näher kommen, wenn ihr Training auch zielgerichtet ist. Der Trainingsplan von Marathon-Läufer·innen sieht ganz anders aus als der von Sprinter·innen – und die halten sich daran.
Was du daraus mitnehmen kannst:
Frage dich bei allen Aktivitäten: Bringt mich das meinem Ziel wirklich näher? Oder versuche ich wieder einmal es allen internen und externen Akteur·innen Recht zu machen und deren Wünsche auch noch irgendwie unterzubringen?
- Muss es wirklich noch eine weitere Begrüßungsrede sein?
- Müssen wir für diesen oder jenen Sponsor wirklich weitere Features oder Tools beim Event einsetzen?
- Reicht es wirklich, wenn Referent·innen den Technikcheck 15 min vor dem Vortrag durchführen?
- Musst du wirklich alle Stornierungen und Umbuchungen kurz vorm Event manuell und kostenfrei durchführen?
Wie die Antwort darauf lautet, hängt sehr von deinem Event-Ziel und von eurem Geschäftsziel ab. Pauschal lässt sich das kaum beantworten.
Jede·r Sportler·in ist einzigartig – so wie dein Event
Leistungssportler·innen trainieren nach erfolgreichen Trainingsmethoden und berücksichtigen zugleich ihre eigene Ausgangslage. Einige sind prädestiniert für Bodybuilding, andere fürs Laufen und nochmal andere bringen perfekte Startbedingungen, z.B. Größe, für Basketball mit. Und auch innerhalb der eigenen Disziplin sind sie unterschiedlich gut geeignet. So ist zum Beispiel Spitzenschwimmer Michael Phelps nicht nur für irgendeine Schwimmart gut „ausgestattet“, sondern besonders fürs Delphin-Schwimmen.
Was du daraus mitnehmen kannst:
Nur weil es erfolgreiche Event-Konzepte „da draußen“ gibt, heißt das noch lange nicht, dass sie bei deinem Event und deiner Zielgruppe funktionieren müssen. Wage Neues oder probiere Methoden, die andere schon umgesetzt haben und frag dich dann, ob’s wirklich erfolgreich war. Schau ruhig mal auf Events wie die OMR oder die Bits&Pretzels und überlege, was du übernehmen kannst. Kopier’s aber nicht blind, sondern behalte immer deine Ausgangslage, dein Eventziel und deine Zielgruppe im Blick.
Außerdem kannst du dich einmal genau beobachten und fragen, welchen Teil des Event-Managements du besonders gern und gut machst. Auch darauf kannst du dich selbst fokussieren – gerade in der heutigen arbeitsteiligen Welt.
Pause ist wichtig
Jede·r Sportler·in weiß, dass die Muskeln zwar beansprucht werden müssen, aber nur in der Ruhephase wachsen. Wer zu viel trainiert, riskiert nicht nur Stillstand, sondern auch Rückschritte oder gar Verletzungen und Schmerzen. Deshalb gibt’s in jedem Trainingsplan auch Pausen oder aktive Erholung.
Was du daraus mitnehmen kannst:
Gönn dir auch Event-Pausen. Auch wenn das manchmal leichter gesagt als getan ist. Erst recht in Zeiten von Fachkräftemangel, sich ballenden Event-Terminen in einer immer kürzer werdenden Event-Saison, immer komplexer werdenden Anforderungen an Events und vielem mehr. Achte auf deine Work-Life-Balance und darauf, dass nicht ein Event das nächste jagt. Deine Gesundheit, deine Kreativität und damit auch dein Elan fürs nächste Event werden es dir danken.
Nutze das richtige Equipment
Ob Laufschuhe, Regenjacke, Kraftgeräte, Hanteln, Yogamatte, Trinkbeutel oder Schwimmbrett – jede Sportart hat so ihr unterstützendes Equipment. Leistungssportler·innen nutzen die Ausrüstung für ihr Training und wissen, dass sie dadurch besser werden oder einfach besser beim Training gerüstet sind. Sie würden einfach nicht mit irgendwelchen sportlich aussehenden Schuhen das Lauftraining oder ohne Funktionskleidung schweißtreibende Trainingseinheiten beginnen.
Was du daraus mitnehmen kannst:
Sorge für das richtige Equipment für deine Events und das beinhaltet auch die Planungsphase; also die „Trainingszeit“ um in der Analogie zu bleiben. Setze auf bewährte digitale Tools für deine Events – vor, während und nach dem Event.
Nutze
- ein digitales Teilnehmermanagement – statt manueller Excellisten,
- kollaborative Planungstools wie asana, Monday, wrike und Co. – statt Excel und E-Mails im Akkord,
- ein digitales Speaker-Management – statt Excel, E-Mails und zig Telefonate,
- eine digitale Aussteller-Verwaltung – siehe drüber ;),
- ein professionelles E-Mail-Marketing-Tool – statt E-Mails in BCC über Outlook,
- eine online Event-Plattform – statt eine Zoom-Link-Ansammlung auf einer Website,
- ein digitales Termin-Vereinbarungstool – statt Ping-Pong-E-Mails
- und vieles mehr.
Fazit
Stell dir vor, du willst Weltmeister·in in deiner Event-Disziplin werden – was würdest du dann ändern? Und was kannst du beibehalten, weil’s jetzt schon zielgerichtet und super ausgerüstet läuft? Viel Erfolg beim Nachdenken und Ausprobieren. 🙂
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