Warum und wie du deine Live-Events aufpeppen solltest

Keinen Bock mehr auf Online-Events und unzählige Videocalls? Endlich wieder Menschen face2face auf Live-Events treffen? Volle Locations und Hallen erleben? Kann ich alles sehr gut verstehen. Live- bzw. Präsenz-Events haben so ihre Vorteile und sind im Erlebnis deutlich intensiver. Schon, weil wir mit allen fünf Sinnen statt nur mit zweien das Event erleben. Damit dein nächstes Präsenz-Event wirklich zum Erlebnis wird, sollte es mehr bieten als eine Aneinanderreihung von Frontalvorträgen oder klassische Messestände. Warum und wie du deine Live-Events aufpeppen solltest, erfährst du in diesem Beitrag.

Live-Events aufpeppen

 

Warum du deine Live-Events aufpeppen solltest

Live-Events sind grandios. Vor allem für diejenigen, deren Business darauf aufbaut und natürlich auch für die Besucher und die Aussteller oder Sponsoren. Doch wenn deine Teilnehmer und deine Aussteller auf deinem nächsten Live-Event nicht das finden, was sie suchen oder erwartet haben, sind sie schneller weg, als du schauen kannst. Diejenigen, die schon aus deinem Programm ablesen können, dass es sehr frontal zugehen und kaum Networking geben wird, bleiben gleich weg. Wiederum andere probieren den Re-Start mit dir aus und kehren dann enttäuscht heim. Und ein Teil wird zufrieden sein, aber eben nur ein Teil und es kann sein, dass dieser nicht mehr ausreichend groß genug ist – weder für dich noch für deine Aussteller.

Die Welt hat sich weitergedreht und Teilnehmer haben jetzt andere Erwartungen. Höhere Erwartungen und sie haben neue Alternativen: Die Online-Events und Webinare anderer Veranstalter.

Kurzum, du solltest dein Live-Event aufpeppen, weil:

  • Teilnehmer vor Ort echtes Networking erwarten
    Reines Wissen konsumieren können sie auch online.
  • nicht jeder wieder reist
    Es gibt soooo viele Gründe – von der Angst vor Corona, über geringere Reise- oder Eventbudgets, effizientere Wege Wissen zu erhalten, Opportunitätskosten und vieles mehr.
  • Teilnehmer nun einen Online-Part erwarten
    Sei es, um verpasste Sessions hinterher ansehen zu können oder um vollständig online dabei sein zu können.
  • es weniger Personal in der Eventbranche gibt
    D.h. du musst sowohl ein peppigeres Event als auch ein effizienter geplantes Event abliefern.

Mit Networking und Interaktionen Live-Events aufpeppen

Neben dem Programm ist Networking DER Grund, deine Live-Events zu besuchen. Menschen wollen Menschen treffen. Genau das ist der große Vorteil gegenüber den Online-Events. Und vermutlich organisierst du auch genau deshalb viel lieber ein Live-Event als ein Online-Event. Dann biete deinen Teilnehmern auch genau das: Networking. Und lass sie außerdem sich aktiv ins Event einbringen, statt nur konsumieren zu können.

Längere Pausen

Das einfachste Mittel, mehr Networking ins Live-Event reinzubringen, ist die Verlängerung der Pausen. Widerstehe der Versuchung sämtliche Themen und Referenten in die Eventtage reinpacken zu wollen. Du hast mehr Content als Zeit auf dem Event? Dann mach doch ein Webinar oder eine Webinarreihe draus. Wissen lässt sich online hervorragend konsumieren. Networking dagegen ist vor allem vor Ort besonders effektiv.

Interaktive Eventformate

Die zweite Möglichkeit, mehr Networking in deine Live-Events einzubauen, sind interaktive Eventformate. Ein Tagungs- oder Messeprogramm, bei dem sich an die Begrüßung unzählige Frontalvorträgen oder Podiumsdiskussionen anschließend ist einfach langweilig. In Zeiten von Social Media und Co. wollen sich Menschen auch auf Events einbringen. Gib ihnen die Gelegenheit dazu; in interaktiven Eventformaten wie Table Sessions, BarCamp, World Café, Fish Bowl und ähnlichem.

Event-Apps und Matchmaking-Tools

Die dritte Möglichkeit, mehr Networking auf deinen Live-Events zu realisieren, sind Event-Apps und Matchmaking-Tools. Sie sorgen dafür, dass sich die richtigen Gesprächspartner auf deinem Event leichter finden. Hier geht’s nicht darum, dass zwei Personen auf deinem Live-Event sich in einem Videocall treffen. Das wäre Quatsch. Es geht auch nicht darum, Online- und Onsite-Teilnehmer zu verknüpfen. Sondern es geht darum, Personen mit ähnlichen Interessen oder mit einem Suche-Biete-Match zusammenzubringen. Außerdem können sich über solche Apps auch Personen finden, die sich schon kennen, aber bislang nicht wussten, dass beide auf deinem Live-Event vor Ort dabei sein werden.

Event-Apps und Matchmaking-Tools gibt es unter anderem von Event-Tech-Partner, Cvent, EventMobi, der plazz AG = Mobile Event App, congreet, LineUpr, SpotMe, Pathable, Attendify, Whova, Socio oder evenTwo.

Mobile Event-Apps für Live-Events
Mobile Event-Apps für Live-Events

 

Analoge Ideen fürs Networking

Es muss nicht immer digital sein. Manchmal ist das Live-Event oder das Budget einfach zu klein für digitale Tools. Dann könntest du auch einfach auf deinem Event Klebepunkte für die Namensschilder ausgeben. Ordne den Farben der Klebepunkte Bedeutungen zu, z.B. Themen oder Interessensgebiete oder „Einsteiger“ vs. „Fortgeschrittene“ etc. und bitte deine Teilnehmer, die Punkte auf ihrem Namensschild anzubringen. Und schon hast du einen Gesprächseinstieg für deine Teilnehmer und somit fürs Networking geschaffen.

Namensschild hilft beim Networking auf Live-Events
Namensschild hilft beim Networking auf Live-Events

 

Interaktionen auf Live-Events

Es gibt es mittlerweile wirklich viele Tools und Ideen, wie du Interaktionen auf Live-Events fördern kannst. Neben den schon erwähnten interaktiven Eventformaten kannst du zum Beispiel:

  • die Fragen für Q&A-Runden digital einholen und hochvoten lassen
    – mit Votingtools wie TEDME, teambits, slido, mentimeter und vielen anderen
  • ein Fotomosaik durch die Selfies deiner Teilnehmern anfertigen lassen
    Daran können sich auch die Online-Teilnehmer beteiligen. Anbieter wie click it, UTC oder A-BLOK helfen dir dabei.
  • eine Fototombola durchführen
    z.B. mit dem Tool von click it
  • eine Fotobox aufstellen oder eine Foto-Landkarte von all deinen Teilnehmern anfertigen, z.B. mit click it
  • Quizzes live auf der Bühne durchführen
    – z.B. gibt’s das von TEDME auch im Jeopardy-Style
  • Wortwolken von oder auf deinem Live-Event kreieren
    – sei es als Stimmungsabfrage oder als Botschaft an die Community in Social Media; z.B. mit TEDME

Hier findest du mehr Informationen dazu:

 

Fotobox mieten für Events
Fotobox für Live-Events – von click it

 

Ein Online-Angebot dem Live-Event hinzufügen

Ob du es nun „hybrid“ nennst oder nicht – viele Teilnehmer erwarten mittlerweile ein Online-Angebot von einem Event. Wie du das Online-Angebot gestaltest, hängt von deinen Zielen und deiner Zielgruppe ab. Du könntest beispielsweise:

  • live von deinem Präsenz-Event streamen – aus allen Vortragsräumen oder von allen Messebühnen,
  • nur von der Hauptbühne oder aus dem Hauptsaal live streamen,
  • alle Vorträge in parallel laufenden Räumen aufnehmen und später ins Netz stellen,
  • sämtliche Vorträge vor Ort aufzeichnen und On-Demand anbieten

Stellst du die Vorträge auch hinterher zur Verfügung, können auch diejenigen die vor Ort dabei waren, sich verpasste (parallele) Sessions einmal ansehen.

Darüber hinaus kannst du aus den Aufnahmen hervorragende Content-Pieces für die Bewerbung deines nächsten Live-Events machen.

 

Das Live-Event effizienter organisieren

Willst du dich von der Masse der Events und Event-Veranstalter abheben, musst du dein Live-Event deutlich attraktiver gestalten als bisher. Das allerdings kostet Zeit und Geld – beides ist nach/während der Pandemie Mangelware. Schließlich ist es schon schwer genug, das Event auf dem bisherigen Niveau in viel kürzerer Zeit auf die Beine zu stellen. Dazu kommen die sich ständig ändernden Corona-Regeln und die Unsicherheiten in der Branche, mit den Ausstellern oder auch mit den Teilnehmern und Speakern. Willst du das erfolgreich managen, brauchst du spätestens jetzt digitale Helfer. Und davon gibt es mittlerweile viele. Es fängt an bei so ganz einfachen Tools für die Terminvereinbarung und reicht bis zur umfangreichen Event-Management-Software.

Welches Tool du brauchst, hängt sehr davon ab, was bei dir schon mit welchem Tool digital läuft und welche Prozesse es bei dir gibt. Vorteilhaft jedoch ist es immer, wenn du eine Software wählst, die möglichst viele Funktionen aus einer Hand anbietet. Denn in diesem Falle musst du nicht dauernd Daten hin- und hersenden oder über Schnittstellen austauschen lassen.

Besonders eindrucksvoll ist übrigens die Lösung von Cvent. Eine Software inklusive Event-Plattform, Teilnehmer-Management, Event-App und zahlreicher wertvoller Event-Funktionen, z.B. Speaker- oder Aussteller-Management. Hier sind nicht nur deine Teilnehmer-Daten stets synchron, nein – auch alle anderen Daten. Ein Beispiel: Ein Speaker-Name ändert sich. Normalerweise müsstest du jetzt an unzähligen (!) Stellen deines Events diesen ändern – in der Event-App, auf der Event-Website, in der Speaker-Liste, in der Zimmerliste, in der Event-Plattform, vielleicht sogar im Online-Anmeldeformular. Mit Cvent aktualisierst du das ein einziges (!) Mal und zack sind alle anderen Stellen auch aktualisiert. DAS ist ein enormer Zeitvorteil. So geht Event-Management heute und so sparst du viel Zeit für die permanenten Aktualisierungen. Und so kannst du dich auch endlich um interaktive Eventformate oder Networking oder gar Community-Building auf deinem Event kümmern.

Falls dich das interessiert, frag mal direkt bei Cvents Deutschland Partner, Event-Tech-Partner, nach.

 

Event-Management-Software nutzen
Event-Management-Software nutzen
 

Fazit

Live-Events kommen zurück. Das ist grandios. Doch sie haben sich geändert, denn deine Teilnehmer und deine Aussteller sowie deren Ansprüche haben sich geändert. Binde unbedingt interaktive Eventformate und digitale Helfer fürs Matchmaking und Networking ein und stelle so die Vorteile eines Live-Events heraus. Dann kommen deine Teilnehmer auch nächstes Jahr gern wieder.

 

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