Willst du ein Online-Event umsetzen, kannst du die jeweiligen Vorträge deiner Referenten live, simulive oder als aufgezeichnete Variante einbinden. Alle drei Möglichkeiten haben ihre Vor- und ihre Nachteile. Eines vorneweg: Was richtig ist, hängt von deinem Event und Eventkonzept ab. Damit dir die Entscheidung leichter fällt, habe ich dir die Vor- und Nachteile einmal zusammengetragen.
Live: Die authentischste Variante – in Echtzeit
Oder wie schon Opus wusste: „Live is life.“ ?
Vorträge, die live gehalten werden, sind einfach sehr authentisch und zwar in beide Richtungen. D.h. wenn sie emotional bewegen, wirkt das live besonders stark. Passieren jedoch Fehler – wie Ton weg, Bild weg – schlagen auch diese live besonders durch. Ebenso kann es passieren, dass Teilnehmer bei deinem Online-Event vor den virtuellen Türen deiner Event-Plattform oder deiner Videokonferenz-Lösung stehen, weil diese nicht ausreichende Kapazitäten hat. Das wäre besonders fatal und ein echter Nachteil von live Vorträgen.
Auf der anderen Seite erzeugt ein live Vortrag eine gewisse Knappheit, z.B. durch die maximale Teilnehmerzahl oder den beschränkten Zeitraum. Und knappe Güter sind begehrt – das lernen Studierende der Volkswirtschaftslehre im ersten Semester. Das wiederum führt zu hohen Anmeldezahlen für dein Online-Event. Vor allem dann, wenn du keine Aufzeichnung im Nachgang anbietest.
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Vorteile von Live-Vorträgen auf Online-Events
Mehr Emotionen dank Live-Übertragung.
Dein Publikum ist live einfach emotionaler dabei. Die Teilnehmer schauen in Echtzeit zu und verbinden sich bestenfalls mit deinen Sprechern und deren Stories. Auch Fehler können dabei sympathisch wirken (während sie in einer Aufzeichnung weniger toleriert werden) und zum gemeinsamen Schmunzler führen.
Feedback in Echtzeit
In live Vorträgen erfährst du bzw. deine Sprecher in Echtzeit, was die Teilnehmer denken. Vorausgesetzt, es gibt dafür ausreichend Pausen in dem Vortrag. So können Sprecher oder du als Veranstalter tatsächlich Ideen aus einer Gruppe herausholen und an einer gemeinsamen Herausforderung arbeiten.
Mehr Interaktion, mehr Mitbestimmung
Deine Teilnehmer können bei einem live-Vortrag intensiver mit dem Sprecher und untereinander agieren – und zwar in Echtzeit. D.h. sie haben außerdem das Gefühl, sie könnten das heutige Event aktiv mitbestimmen. Und darum geht es ganz häufig bei einer Event-Teilnahme. Die Zeiten, in denen Teilnehmer ausschließlich frontal beschallt werden wollen, sind längst vorbei.
Schneller online
Kennst du diese Leute, die „mal einen Vortrag online produzieren müssten“, es aber nie tun? Vielleicht geht es dir sogar selbst so. Oftmals steckt der Wunsch nach Perfektion dahinter. Wer jedoch live einen Vortrag hält, beschäftigt sich nicht so lange mit der perfekten Ausleuchtung, dem sekundengenauen Takt von Bild und Sprache und vielem mehr. Er oder sie redet einfach drauf los (nach einer Reihe von Übungsläufen) – und das ist auch gut so.
Mehr Sichtbarkeit bei Facebook-Live
Streamst du deine Online-Session über Facebook, belohnt der Algorithmus dies, wenn es eine Live-Variante ist. Das wird besonders dann relevant, wenn du auf eine große Reichweite setzt und dein Online-Event öffentlich ist.
Nachteile von Live-Vorträgen auf Online-Events
Ablenkung lauert überall
Damit meine ich vor allem die Ablenkung, die deine Teilnehmer erfahren. Egal ob Kinder, der Postbote, Kollegen, Kunden oder die Waschmaschine – „irgendetwas ist ja immer“. Das holt deine Teilnehmer aus deinem Online-Event und sie verpassen den Inhalt – es sei denn, du bietest hinterher noch die Aufzeichnungen an.
Die richtige Zeitzone finden
Eine echte Herausforderung für internationale Online-Events – egal ob Workshop, Unternehmenspräsentation oder Konferenz. Fällt das Reisen zum Ort und einer bestimmten Eventlocation und damit die gemeinsame Zeitzone weg, kann die Wahl der richtigen Vortragszeit zur echten Qual werden.
Die liebe Technik
Alles was Technik ist, kann ausfallen. Egal ob die Internetverbindung, der Rechner des Referenten bzw. der Akku des Laptops, die Kamera des AV-Technikers (hoffentlich hat er wie Aerovision Broadcast einen Backup-Plan) und vieles mehr. Gerade bei Online-Events kannst du als Veranstalter dann nicht mehr viel retten und bist auf die anderen und deren Zuverlässigkeit angewiesen.
Der volle Kalender deiner Teilnehmer
Damit meine ich vor allem die unglaublich gestiegene Zahl von Online-Events. Natürlich waren die Eventkalender schon vor Corona gut gefüllt. Doch durch weggefallene Messen zentraler Messeveranstalter haben viele Aussteller auf eigene Online-Messen gesetzt. So gibt’s die Leitmesse ABC nicht mehr nur einmal sondern gleich mehrere Tausend Male.
Mit Blick auf die eben vorgestellten Vor- und Nachteile von Live-Vorträgen könnte die simulive Variante für dich als Veranstalter interessant sein.
Simulive: Die interaktive Variante – als Aufzeichnung
Simulive steht für „Simulated Live“ und wird deshalb als simuliertes Live-Webinar bezeichnet. Im Wesentlichen handelt es sich bei einem simulive Vortrag um eine vorab aufgezeichnete Session, die nicht unbedingt als „vorab aufgezeichnet“ kommuniziert wird. Aus Sicht der Teilnehmer sieht eine Simulive-Veranstaltung also wie eine Live-Präsentation aus, die zu einer bestimmten Tageszeit stattfindet. Wenn sich dein Teilnehmer also zu spät oder während der Präsentation einloggt, kann er die verpassten Inhalte nicht zurückspulen, da die Veranstaltung in Echtzeit abzulaufen scheint.
Wie du simulive Sessions umsetzen kannst
- Aufgezeichnetes Video inklusive Präsentation, gefolgt von einer Live-Fragerunde
Das bedeutet, dass dein Speaker nach der Präsentation für Fragen und Antworten zur Verfügung steht. Willst du den Sprecher mit einem Videobild einblenden, solltest du auf Dinge wie die Tageszeit und seine Kleidung achten. Denn das fällt deinen Teilnehmern ganz bestimmt auf. Alternativ blendest du das Videobild aus oder jemand anderes übernimmt die Q&A-Runde, zum Beispiel dein Moderator. - Aufzeichnung plus moderierter Sessionchat
Parallel zur abgespielten Aufzeichnung gibt es einen Sessionchat in Echtzeit. Achte darauf, dass bei jedem simulive Termin wirklich jemand da ist, der diesen Textchat betreut. - Sessions von Sponsoren und Ausstellern
Du hast viele Sponsoren und Aussteller, die einfach nicht mehr in dein Live-Vortragsprogramm passen? Dann kannst du wie bei fachlichen Vorträgen natürlich auch diese als simulive anbieten bzw. durchführen. - Live-Aufzeichnung für hybride Events
Führst du ein Event vor Ort durch, kannst du dieses aufzeichnen und einige Teile davon ein paar Tage später online streamen. Je nach Umsetzung kann dein Teilnehmer dann erkennen, dass er jetzt eine Aufzeichnung schaut. Wenn du das offen kommunizierst, sollte das kein Problem sein. Den oben vorgestellten Sessionchat oder die live Q&A-Runde kannst du zu diesem Online-Termin dann immer noch einfügen und es so für die online Zuschauer interessanter machen.
Simulive – Vorteile für deine Beteiligten
Es gibt eine ganze Reihe von Vorteilen von simulive Sessions. Dazu zählen zum Beispiel:
Terminliche Flexibilität
Mit einer simulive Variante nimmst du Stress aus den Terminkalendern der Beteiligten. Das gilt sowohl für deine Redner als auch für Sponsoren, Aussteller, Sendestudios, AV-Teams als auch für dich. Übrigens: Da deine Aussteller sich nun am Tag des Online-Events nicht mehr auf den Inhalt konzentrieren müssen, können sie nun nebenbei networken und Leads generieren.
Über alle Zeitzonen hinweg
Aufzeichnungen lassen sich über alle Zeitzonen hinweg ausspielen. Mit einer simulive Komponente haben auch Teilnehmer am anderen Ende der Welt das Gefühl, dabei sein zu können.
Kosten sparen bei der Übertragung
Weil’s jetzt nicht mehr live sein muss, brauchen deine Referenten oder Aussteller keine stabile und zuverlässige Netzwerkverbindung mehr. Hat ein Online-Event eine schlechte Netzwerkverbindung sieht man das schnell. Jedoch kannst du eine Aufzeichnung einfach auf eine Hosting-Plattform hochladen (lassen).
Außerdem ist es günstiger, eine Aufzeichnung abzuspielen, als am Tag deines Online-Events mehrere Räume parallel zu bespielen. Vor allem dann, wenn du noch AV-Techniker einsetzt. D.h. Online-Events mit parallelen Streams profitieren besonders von der simulive Variante.
Höhere Qualität
Gut, eine Aufzeichnung kann auch eine miserable Qualität haben. Allerdings könntest du dann immer noch deinen Speaker um eine erneute Aufzeichnung bitten. Ansonsten gilt: Was bei Live-Events schief gehen kann, kannst du mit einer Aufzeichnung oftmals vermeiden. Außerdem können Sprecher ihre Präsentationen so oft aufzeichnen bis sie selbst zufrieden sind.
Mehr Diskussion mit dem Sprecher
Bei Live-Vorträgen kann sich der Sprecher oftmals nur im Anschluss an seinen Vortrag in die Diskussion einbringen. Mit einer vorab aufgezeichneten Session kann er dem Sessionchat besser folgen und erhält auch so wertvolles Feedback für Folgevorträge.
Mehr Interaktion
Stell dir mal vor, du müsstest dich während deines Online-Events nicht mehr um die vielen Baustellen eines Live-Vortrages kümmern. Dann hättest du viel Zeit, dich mehr der Interaktion zu widmen. Sowohl in der Konzeptionsphase als auch am Tag des Online-Events. Das führt dann zu mehr Interaktion mit deinen Teilnehmern und du erfährst leichter und direkter, was sie besonders interessiert und was ihnen nicht so gut gefällt.
Kurz gesagt: Simulive Vorträge kombinieren die Vorteile der Live-Sessions mit denen der Aufzeichnungen. Du kannst sie beliebig oft wiederholen, die Qualität steigern. Zugleich fühlt sich der Vortrag für deine Teilnehmer lebendig an, da sie sich z.B. im Sessionchat immer noch austauschen können.
Aufgezeichnet: Die Variante mit den meisten Gestaltungsmöglichkeiten – als Aufzeichnung
Die Vor- und Nachteile der aufgezeichneten Variante eines Vortrages ergeben sich aus den zuvor vorgestellten Punkten von live oder simulive Vorträgen. Bei einer Aufzeichnung solltest du klar kommunizieren, dass es sich um eine solche handelt. Der Vorteil gegenüber simulive: Deine Teilnehmer können vor- oder zurückspulen. Lädst du den Vortrag dabei sogar auf YouTube hoch, können sie außerdem die Geschwindigkeit des Videos auf ihre Vorlieben anpassen.
Neben den Vorteilen, die ich dir schon bei den simulive Vorträgen genannt habe, will ich dir weitere mit auf den Weg geben:
Vorteile von Aufzeichnungen
Fehler ausmerzen
Schau dir nochmal die Nachteile der live Vorträge an: Aufzeichnungen können sekundengenau geplant und technisch perfekt umgesetzt werden. Haben sich doch mal Fehler eingeschlichen, kannst du sie einfach herausschneiden.
Vortragsprogramm anpassen
Eine bestimmte Session in deinem Online-Event kam nicht so gut an? Dann ersetze sie doch durch eine Neuaufnahme, z.B. mit einem anderen Fokus.
Füge Grafiken und Effekte hinzu
Was auch immer es ist: Bei Aufzeichnungen kannst du eine Reihe von Inhalten nachträglich hinzufügen, z.B. Filter, Übergänge oder andere Effekte. So kannst du deine Vorträge qualitativ aufbessern.
Weniger Lampenfieber beim Referenten
Für manche Menschen ist einfacher, einen Vortrag vor einer Kamera aufzunehmen als vor einem Live-Publikum zu sprechen. Für sie sind Aufzeichnungen eine grandiose Sache. Achte nur darauf, dass sie nicht in den Perfektionismus verfallen (siehe oben) und du den Videobeitrag für dein Online-Event nicht oder nicht rechtzeitig erhältst.
Fokus beim Speaker
Für die Präsentation von Ideen nach einem festen Fahrplan eignen sich Aufzeichnungen hervorragend. Der Speaker plant den Vortrag minutiös und kann nicht so schnell aus dem Konzept gebracht werden. Und wenn doch: Einfach nochmal aufnehmen.
Zusatzmaterialien für Aufzeichnungen
Wie schon bei den simulive Vorträgen erwähnt, haben vorab aufgezeichnete Vorträge auf Online-Events oder auch als reines Webinar geringere Zuschaltquoten und Teilnehmer-Engagement. Manchmal kommt’s jedoch gar nicht auf die Interaktion an. In manchen Fällen reicht es, wenn du zu einem bestimmten Thema informierst. Damit deine Teilnehmer dennoch aktiv dabei sind, kannst du Checklisten oder Aufgabenpläne parallel zur Aufzeichnung anbieten. Diese können sie dann während sie sich die Aufzeichnung ansehen, ausfüllen und so ihre ganz eigenen Learnings erarbeiten.
Aufzeichnungen wie auch simulive Vorträge eignen sich besonders, wenn du viele parallele Sessions anbieten und diese beliebig oft wiederholen möchtest.
Verschiedene Zeitzonen
Sowohl deine Teilnehmer als auch deine Referenten sind nun unabhängig von den Zeitzonen. Ein echtes Plus für dein Online-Event.
Nachteile von aufgezeichneten Vorträgen
Weniger Interaktion und Engagement
Was der Vorteil eines Live-Vortrages ist, ist zugleich der Nachteil der aufgezeichneten Variante: Sind die Vorträge live, erhalten du und deine Sprecher Feedback in Echtzeit. Das fällt bei Aufzeichnungen weg. Das bedeutet auch, dass ihr die Vorträge während des Online-Events nicht mehr anpassen könnt.
Weniger Emotionen
Manche Teilnehmer wollen einfach live dabei sein und fühlen sich „betrogen, wenn’s aus der Konserve kommt“. Dagegen hilft nur eine offene Kommunikation darüber, dass du hier eine Aufzeichnung anbietest.
Live, simulive oder aufgezeichnete Vorträge – Fazit
Jede Variante – live, simulive oder aufgezeichnet – hat ihre Vor- und Nachteile. Was in deinem Falle passt, hängt von deinem Eventkonzept, von der Verfügbarkeit der Redner, der gewünschten Interaktion, möglichen Zeitzonen, dem Qualitätsanspruch an die Übertragungen und vielem mehr ab. Je komplexer es wird, desto eher würde ich die Komplexität reduzieren und zu simulive oder aufgezeichneten Vorträgen greifen. Bei diesen Varianten hast außerdem technisch die meisten Gestaltungsmöglichkeiten und kannst die Vorträge so oft wiederholen (lassen), bis sie einwandfrei sind.