Locations vergleichen in Excel: Mit KI schaffst du’s in 5 Minuten

Zehn Locationangebote, zehn unterschiedliche Kalkulationslogiken, ein Bedarf: 500 Teilnehmer·innen, 200 Einzelzimmer, zwei Übernachtungen, ein Tagungstag. Klassisch wäre das ein Nachmittag mit Taschenrechner, Kaffee und leiser Verzweiflung. Mit Claude Opus 4.7 erhältst du eine fertige Excel-Vergleichstabelle in weniger als fünf Minuten. Inklusive Formeln, Hochrechnung auf den tatsächlichen Bedarf, Stornoanalyse und Empfehlung pro Location. In diesem Beitrag zeige ich dir Schritt für Schritt, wie das funktioniert. Inklusive Prompt-Template zum Kopieren.

TL;DR: Wer im MICE-Alltag Locationangebote vergleicht, kennt das Problem: Pauschalen, Mindestumsätze, "Nackte-Raum"-Mieten, Service Charges, Attrition Rates – jedes Hotel rechnet anders. Mit Claude Opus 4.7 kannst du aus PDF-Angeboten in einem Rutsch eine strukturierte Excel-Vergleichstabelle bauen, mit echten Formeln, Hochrechnung auf den realen Bedarf und einer ehrlichen Risikobewertung pro Anbieter. Spart 3 bis 5 Stunden. Den vollständigen Prompt findest du weiter unten zum Kopieren.

1. Warum Locationvergleiche der unterschätzteste Zeitfresser im MICE-Alltag sind

Du kennst die Situation: Du schickst ein RFP raus, eine Woche später liegen acht, zehn, manchmal zwölf Angebote im Postfach. Jedes als PDF, jedes mit eigenem Layout, eigenem Tabellenaufbau, eigener Logik.

Eines kommt mit einer All-in-Tagungspauschale. Das nächste mit der reinen Raummiete plus Pflichttechnik plus drei Exklusivcaterern auf Anfrage. Das dritte rechnet einen gastronomischen Mindestumsatz vor und schenkt dir dafür die Raummiete. Das vierte schlägt 15 Prozent Service Charge auf alles drauf, was Food beinhaltet. Und in einem Angebot steht in Zeile sieben kommentarlos etwas von einer Stornogebühr von 90 Prozent.

Vergleichbar machen? Heißt: PDFs öffnen, Werte raussuchen, in Excel tippen, eigene Annahmen treffen, hoffen, dass du keinen Posten übersiehst. Drei bis fünf Stunden – wenn du konzentriert bleibst.

Genau diese Aufgabe kannst du heute schon an KI delegieren. 

2. Die Ausgangslage: 10 Angebote, 10 Kalkulationslogiken, ein Bedarf

Mein Testszenario – realistisch, anonymisiert, aber praxisnah aufgebaut:

• Veranstaltung: Business-Konferenz, 500 Teilnehmer·innen, ein Tagungstag, Plenum
• Zimmerbedarf: 200 Einzelzimmer für zwei Übernachtungen
• Wunsch: Tagungspauschale, Inhouse-Technik
• Vorliegende Angebote: 10 Locations in Berlin, vom historischen Industriegebäude bis zum globalen Convention-Hotel

Die Spannweite war beeindruckend: Eine Location wollte 16.950 € für die "nackte" Hallenmiete (Möbel, Catering, Technik nicht inklusive, d.h. zusätzlich 60.000 bis 80.000 € einplanen). Eine andere lieferte für 113.625 € ein All-Inclusive-Premium-Paket inklusive Service Charge und garantierter Zimmerabnahme. Dazwischen alles, was die MICE-Welt an Kalkulationsmodellen kennt.

Ohne strukturierten Vergleich? Eine Entscheidungsgrundlage gleich null.

3. Warum Claude Opus 4.7 für diesen Job das richtige Tool ist

Kurze Einordnung, weil das für die Nachbau-Anleitung wichtig ist: Ich habe das mit Claude Opus 4.7 gemacht; dem aktuellen Top-Modell von Anthropic. Das kannst du in der Claude-Web- oder Desktop-App nutzen.

Drei Gründe, warum Opus 4.7 für Locationvergleiche aktuell der beste Hebel ist:

• PDF-Verständnis ist sauber. Opus 4.7 erkennt nicht nur Texte, sondern auch Tabellenstrukturen und Querverweise in den Angeboten. Wenn ein Hotel "Attrition Rate" schreibt, versteht das Modell das in Beziehung zu "garantierter Mindestabnahme" weiter unten.
• Excel mit echten Formeln. Das Modell baut eine .xlsx, die nicht nur Werte enthält, sondern Formeln. Wenn du die Teilnehmerzahl änderst, rechnet die Tabelle neu. Das ist der Unterschied zwischen "Auswertung" und "Modell".
• Eigenständige Risikobewertung. Opus 4.7 markiert von sich aus die Stellen, an denen Stornobedingungen problematisch sind oder Kosten versteckt, ohne dass du danach fragst.

Was du brauchst: einen kostenpflichtigen Claude-Plan. Pro reicht für diesen Use Case. Die zehn PDF-Angebote als Datei und etwa fünf Minuten Zeit.

4. Der vollständige Prompt zum Kopieren

Hier das Template. Die Stellen in eckigen Klammern passt du an dein Event an. Der Rest bleibt gleich:

Ich brauche eine Excel-Vergleichstabelle für die anhängenden 
Locationangebote.

EVENT-RAHMENDATEN:
- Veranstaltung: [z.B. Business-Konferenz]
- Teilnehmer·innen: [z.B. 500]
- Tagungsdauer: [z.B. 1 Tag, Plenum]
- Zimmerbedarf: [z.B. 200 Einzelzimmer]
- Übernachtungen: [z.B. 2 Nächte]
- Cateringwunsch: [z.B. Tagungspauschale]
- Technikwunsch: [z.B. Inhouse, kein externer Dienstleister]

CORPORATE DESIGN:
- Primärfarbe: [z.B. #99cc33] für Header und Gesamtsummen
- Schrift: [z.B. Arial] durchgängig
- Tonalität in Hinweisen: praxisnah, locker, fachlich

AUFBAU DER TABELLE:
Locations als Spalten nebeneinander (A = Kategorie, B–K = 
Location 1–10), Kategorien als Zeilenblöcke. Strukturiere die 
Tabelle in folgende Blöcke:

1. STAMMDATEN
 - Profil/Geschäftsmodell pro Location (eine Zeile Charakteristik)
 - Angebots-Nr.
 - Hotelzimmer im Haus? (Ja/Nein)
 - Inhouse-Technik? (Ja/Nein/Pflicht)
 - Catering-Modell (Pauschale/Mindestumsatz/Verbrauch/Drittanbieter)

2. KOSTENBLÖCKE (netto, wie im Angebot, 1 Tag/1 Nacht)
 - Raum-/Hallenmiete
 - Tagungs-/Konferenzpauschale
 - Catering/F&B separat
 - Technik (Pflicht/Inhouse)
 - Breakouts/Zusatzräume
 - Service Charge/Nebenkosten
 - Zimmer im Angebot (Veranstalter-Anteil, 1 Nacht)
 - ZWISCHENSUMME als Excel-Formel (=SUM(...)), 
 muss mit PDF-Gesamtsumme übereinstimmen

3. HOCHRECHNUNG AUF TATSÄCHLICHEN BEDARF
 - Eventkosten 1 Tag (ohne Zimmer)
 - Zimmerrate netto je Nacht
 - Zimmerbedarf (Annahme aus Briefing)
 - Übernachtungen (Annahme aus Briefing)
 - Zimmerkosten hochgerechnet (Formel: Rate × Bedarf × Nächte)
 - GESAMTKOSTEN HOCHGERECHNET (Formel)
 - Kosten pro Teilnehmer·in (Formel: Gesamt/TN-Zahl)

4. ZIMMER-DETAILS
 - Zimmerkontingent gesamt
 - Festbuchung/Master Account (Haftungsrisiko)
 - Abrufkontingent (Selbstzahler, risikofrei)
 - Zimmerrate netto/Nacht
 - Frühstück inklusive?
 - Bedarfsdeckung: Reicht das Kontingent für meinen Bedarf?

5. STORNOBEDINGUNGEN
 - Charakter (kulant/streng/sehr streng)
 - Kostenfrei stornierbar bis
 - Storno 90–60 Tage vorher
 - Storno unter 30 Tage

6. BESONDERHEITEN & RISIKEN
 - Versteckte Kosten/Aufschläge (markiert hervorheben)
 - Flexibilität (subjektive Einschätzung)
 - Empfehlung für meine Anforderung (Kurzfazit pro Location)

7. LEGENDE & ANNAHMEN
 - Alle getroffenen Annahmen transparent dokumentieren

FORMATIERUNGSREGELN:
- Währung deutsch: 10.000,00 € (Punkt als Tausendertrennzeichen, 
 Komma als Dezimaltrennzeichen, Eurozeichen nach dem Betrag, 
 2 Nachkommastellen)
- Sektions-Header in Primärfarbe mit weißer Schrift
- Gesamtsummen-Zeilen farblich hervorheben
- Risikohinweise und versteckte Kosten in Orange/Gelb markieren
- Hinweisspalte ganz rechts mit Erklärungen pro Zeile
- Freeze Panes ab Spalte B/Zeile 5
- Landscape-Druckformat, fit to width

QUALITÄTSCHECK:
- Alle Excel-Formeln nach Erstellung neu berechnen
- Null Formelfehler (#REF!, #DIV/0!, #VALUE!) zulassen
- Zwischensumme jedes Angebots mit der PDF-Gesamtsumme abgleichen
- Bei Locations ohne Inhouse-Zimmer explizit darauf hinweisen, 
 dass externe Hotelkosten nicht in der Hochrechnung enthalten sind

OUTPUT:
Eine einzige .xlsx-Datei, sofort präsentierbar.

Was diesen Prompt vom Standard-"Vergleich mir das mal"-Prompt unterscheidet: Er beschreibt nicht nur, was rauskommen soll, sondern welche Logik dahinterliegt. Hochrechnung auf realen Bedarf statt Vergleich der Angebots-Gesamtsummen. Risiken explizit markieren statt nur Werte abbilden. Annahmen dokumentieren statt verstecken.

Genau das, was du als Eventmanager·in sonst im Kopf hast. Nur jetzt automatisiert auf dem Papier.

5. Was die Tabelle nach dem ersten Prompt enthielt

Knapp 2 Minuten später hatte ich eine Excel-Datei mit sieben Blöcken, 40 Excel-Formeln und null Formelfehlern. Die wichtigsten Inhalte:

• Pro Location ein Profil-Steckbrief in einer Zeile ("Modernistisches Kongresszentrum, Bare-Shell" / "Globales Convention Hotel, All-In-Pauschale" / "Industrie-Bahnhofshalle, Dry Hire")
• Kostenblöcke einzeln aufgeschlüsselt – pro Location nachvollziehbar, welcher Posten worauf entfällt
• Hochrechnung auf den tatsächlichen Bedarf mit Excel-Formeln: Zimmerrate × 200 × 2 Nächte, dazu Eventkosten, dazu Gesamtsumme und Kosten pro Teilnehmer·in
• Zimmer-Details mit Bedarfsdeckungs-Spalte – sprich: Welche Location kann die 200 EZ überhaupt liefern und welche müsste extern erweitern?
• Stornobedingungen kompakt in vier Zeitfenstern, sodass du die Risikoprofile direkt nebeneinander siehst
• Risikohinweise farblich markiert – Service Charges, versteckte Kosten, fehlende Caterer-Bindungen

Das Beste daran: Wenn ich die Teilnehmerzahl in der Hochrechnungs-Zeile ändere, rechnet die ganze Tabelle automatisch neu. Es ist ein Modell, keine Liste.

6. Die 3 Stellen, an denen ich die KI nachjustiert habe

Hier kommt der Teil, den die meisten KI-Beiträge weglassen und der für mich der wichtigste ist. Denn nein, das war kein Ein-Klick-Wunder. An drei Stellen habe ich Hands-on eingegriffen:

Erstens: Klärungsfragen vorab beantworten. Bevor Claude überhaupt mit dem Bauen anfing, hat es nachgefragt: Wie viele Teilnehmer·innen genau? Einzel- oder Doppelbelegung? Catering-Modell? Technik-Wunsch? Diese Eckdaten musste ich liefern. Ohne sie wäre die Hochrechnung Murks. Das ist kein Bug, das ist Feature: Eine KI, die nicht nachfragt, sondern rät, ist gefährlicher als eine, die zugibt, was sie nicht weiß.

Zweitens: Das deutsche Währungsformat. In der ersten Version waren die Beträge als "€11,500.00" formatiert. Ich musste explizit nachschieben: "Deutsche Formatierung, bitte: 10.000,00 € mit Punkt als Tausendertrennzeichen, Komma als Dezimal, Eurozeichen nach dem Betrag." Erst dann sah aus wie für deutsche Buchhaltungen gemacht. Hab den Hinweis jetzt direkt in den Prompt oben eingebaut – damit dir diese Runde erspart bleibt.

Drittens: Die Annahmen bei Locations ohne Inhouse-Zimmer. Vier der zehn Locations hatten keine eigenen Hotelzimmer. Claude hat in der Hochrechnung dort 0 € für Übernachtungen eingetragen. Das ist mathematisch korrekt, aber strategisch irreführend. Ich habe das Modell gebeten, dazu eine explizite Warnung in der Legende einzubauen: "Bei diesen Locations sind keine externen Hotelkosten enthalten, diese sind separat zu kalkulieren (Erwartungswert: 130–180 € pro EZ × 200 × 2 = 52.000–72.000 € zusätzlich)." So wird aus einer scheinbar günstigen Location nicht versehentlich die Empfehlung.

Was bedeutet das für dich? KI ist keine Komplettlösung. KI ist eine extrem fähige Mitarbeiterin, die du briefen, prüfen und gelegentlich korrigieren musst. Genau wie eine neue Kolleg·in. Wer das versteht, holt das Maximum raus. 

7. Warum das mehr ist als "KI, schreib mir eine Tabelle"

Klassisch, also ohne KI, hätte ich für diesen Vergleich gebraucht:

• 30 Minuten: 10 PDFs öffnen, Posten markieren, Notizen machen
• 60 Minuten: Excel-Tabelle aufbauen, Spaltenstruktur überlegen, Werte übertragen
• 45 Minuten: Hochrechnung auf den tatsächlichen Bedarf
• 30 Minuten: Stornobedingungen lesen, vergleichen, kompakt zusammenfassen
• 30 Minuten: Formatierung, Corporate Design, Spaltenbreiten
• 15 Minuten: Tippfehler suchen, Summen prüfen

Macht 3,5 Stunden. Bei zwölf Angeboten und Doppelbelegungsfragen eher 5.

Mit Claude Opus 4.7: 5 Minuten. Davon waren ungefähr 1 Minute Klärungsfragen beantworten, 2 Minuten Wartezeit beim Generieren, 2 Minuten Prüfen und die Korrekturen anstoßen.

Der Unterschied ist nicht "ein bisschen schneller". Der Unterschied ist Faktor 10. Und ja, das fühlt sich beim ersten Mal an wie Magie. Beim zweiten Mal wie Selbstverständlichkeit.

Was ich auch wichtig finde: Dieser Workflow ist nicht ChatGPT-Copy-Paste. Du lädst die PDFs hoch, Claude liest sie direkt, baut die .xlsx mit echten Formeln und legt sie dir als Download zurück. Keine kopierten Tabellen, keine zerschossenen Zellbezüge, keine "und jetzt formatier mal noch"-Schleife. Ein Prompt, eine Datei, fertig.

8. Für welche MICE-Aufgaben dieser KI gestützte Workflow noch passt

Sobald du den Prompt einmal hast, ist er ein Baukasten. Funktioniert genauso für:

• Cateringvergleiche: PDFs von vier Caterern mit unterschiedlichen Pauschalen, Buffet- vs. Tellerservice, Getränkepaketen → eine Vergleichstabelle pro Kopf und gesamt
• Technik-RFPs: Light, Sound, Rigging, Stream-Setup von verschiedenen Dienstleistern → Tabelle nach Gewerken
• Hotel-RFPs für Roadshows: Zehn Städte, zehn Hotels pro Stadt → Pro-Stadt-Vergleich plus Gesamtbudget-Hochrechnung
• Event-Software-Auswahl: Anbieter-PDFs/Datasheets mit unterschiedlichen Feature-Listen und Preismodellen → Feature-Vergleichsmatrix

Die Prompt-Struktur bleibt fast identisch. Du tauschst die Kostenblöcke aus und passt die Hochrechnungslogik an. Den Rest macht Claude.

9. Bevor du loslegst: Datenschutz und gesunder Menschenverstand

Ein Satz, der mir wichtig ist: Überleg dir immer, was du hochlädst. Locationangebote sind in der Regel keine NDA-belegten Geheimdokumente, aber sie können geschäftsinterne Konditionen, Sonderraten oder vertrauliche Kalkulationen enthalten, die dein Hotel, dein·e Chef·in, dein·e Auftaggeber·in oder dein·e Kund·in nicht öffentlich sehen will. D.h. du willst eine KI natürlich nicht mit geschäftsinternen Informationen füttern und so euren strategischen Vorteil der Welt preis geben. 

Anthropic verwendet die Inhalte aus bezahlten Plänen standardmäßig nicht für Modelltraining. Das kannst du in den Einstellungen prüfen. Trotzdem gilt: Bei wirklich sensiblen Daten wie echte Teilnehmerlisten mit personenbezogenen Daten, vertrauliche Budgets von Großkund·innen, NDAs o.ä. stimm dich mit IT und Datenschutzbeauftragten ab. Anonymisierte oder generische Daten sind unkritisch. Real names, real numbers in unklarem Kontext sind es nicht.

Vereinfachte Faustregel: Würdest du dieses PDF einer freien Mitarbeiterin im Coworking-Space zum Lesen rüberreichen? Wenn ja, kannst du es auch Claude geben. Wenn nein, lieber zweimal nachdenken.

10. Fazit: Vergleichen kann die KI – Entscheidungen triffst du

Mein Take-away nach diesem Test: Locationvergleiche sind eine der Aufgaben, bei der KI im Eventmanagement gerade einen großen Hebel hat. Nicht, weil Vergleichen so kreativ wäre. Sondern weil es eben nicht kreativ ist. Es ist akribische Datenarbeit, die genau dort liegt, wo Modelle wie Claude Opus 4.7 ihre Stärken haben: strukturiertes Lesen, sauberes Rechnen, transparentes Dokumentieren.

Was du dabei nicht abgibst: die Entscheidung. Die Excel-Tabelle sagt dir, was die Locations kosten, wo Risiken liegen und welche dein Briefing 1:1 trifft. Sie sagt dir nicht, welche du buchen sollst. Das bleibt deine fachliche Einschätzung. Diese jetzt aber auf einer sauberen Datengrundlage steht statt auf einem Stapel PDFs.

Spoiler: Du willst nicht zurück.

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