Stell dir vor, du verschickst regelmäßig Newsletter zu deiner Messe – doch viele Empfänger klicken nur sporadisch oder melden sich gar nicht an. Woran liegt das? Oft liegt es nicht am mangelnden Interesse, sondern daran, dass die Inhalte nicht auf den individuellen Bedarf deiner Empfänger·innen zugeschnitten sind. Die Lösung? Interessenbasierte Newsletter-Automation! Statt alle mit denselben Infos zu überhäufen, erhält jede·r genau die Inhalte, die ihn oder sie wirklich interessieren – von deinen Top-Speakern über Bühnenprogramme bis hin zu Networking-Events und Innovationen. Ist das aufwändig? Ein bisschen. Kannst du es umsetzen? Ja, klar! Hier sind die Ideen. Mit einem professionellen Newsletter-Tool kannst du es realisieren.
💡 In diesem Blogpost erfährst du:
✅ Wie du Interessen gezielt erfasst und segmentierst
✅ Welche Automatisierungen deine Anmeldungen steigern
✅ Wie du mit personalisierten E-Mails mehr Engagement erzeugst
Warum Marketing-Automation für deine Messe funktioniert
Ein automatisiertes E-Mail-Follow-up für Interessent·innen, die sich noch nicht angemeldet haben, ist aus mehreren Gründen besonders effektiv:
1️⃣ Erinnerung und Dranbleiben
Viele Interessierte haben die Fachmesse zwar auf dem Schirm, aber melden sich nicht sofort an. Sei es aus Zeitmangel, Ablenkung oder Unsicherheit. Durch gezielte Reminder bringst du dich wieder in ihr Bewusstsein und erhöhst die Wahrscheinlichkeit einer Anmeldung.
2️⃣ Dringlichkeit und Verknappung steigern die Conversion
Menschen handeln oft erst, wenn sie das Gefühl haben, etwas zu verpassen („Fear of Missing Out“ – FOMO). Nutzt du in deinen automatisierten Strecken bewusst Elemente wie „Fast ausgebucht!“ oder „Letzte Chance!“ förderst du eine schnelle Entscheidung bei den Empfänger·innen.
3️⃣ Personalisierung & gezielte Ansprache
Da sich diese E-Mails nur an Personen richten, die bereits Interesse gezeigt haben (z. B. Mail geöffnet, Anmeldeformular aufgerufen), ist die Ansprache viel relevanter als ein generischer Newsletter nach dem Gießkannenprinzip.
4️⃣ Social Proof schafft Vertrauen
Wenn andere sich bereits angemeldet haben („Schon mehr als 500 Experten dabei!“), fühlen sich potenzielle Teilnehmende bestätigt und entscheiden sich eher für eine Anmeldung.
5️⃣ Automatisierung spart Zeit und Ressourcen
Ein manuelles Nachfassen wäre extrem aufwendig. Durch die Automatisierung erreichst du deine Zielgruppe effizient und kannst deine Ressourcen für andere Marketingaktivitäten nutzen.
6️⃣ Mehrwert & Incentives erhöhen die Motivation
Zusätzliche Vorteile wie „VIP-Ticket“, „Early-Access“ oder ein Rabattcode motivieren noch Unentschlossene, sich jetzt statt später (oder gar nicht) anzumelden.
7️⃣ Analyse & Optimierung möglich
Durch Tracking kannst du sehen, welche E-Mails besonders gut funktionieren und die Kampagne weiter optimieren (z. B. Betreffzeilen anpassen, CTA-Buttons optimieren).
Eine automatisierte E-Mail-Strecke ist eine hocheffektive Methode, um Fachbesucher mit Interesse zur Anmeldung zu bewegen. Sie nutzt psychologische Trigger, bleibt hartnäckig, ohne zu nerven, und führt potenzielle Teilnehmer gezielt zur Conversion. 🚀
Mehr Anmeldungen mit der Kampagne "Follow-ups an Abbrecher"
Starte einfach. Beginne mit einer automatisierte E-Mail-Kampagne für Fachbesucher·innen, die deine Mailings zwar öffnen, sich aber noch nicht angemeldet haben oder den Anmeldeprozess abgebrochen haben.
Ziel: Steigerung der Anmeldungen zur Fachmesse durch gezielte Follow-up-Mails an Interessierte, die sich noch nicht final registriert haben.
Eine ganz einfache Sequenz sorgt dafür, dass du die richtigen anschreibst. Dafür brauchst du ein Tool, was die Sequenzen erstellen und tracken kann, wer wo geklickt hat. Außerdem brauchst du einen Tracking Pixel, den du auf deiner Website einbaust. Beispielsweise auf der "Danke-Seite" deines Anmeldeprozesses.
📩 E-Mail 1 – Erinnerung & Nutzen betonen
Betreff: „Sichere dir deinen Platz auf der Messe ABC – jetzt anmelden!“
Wartezeit: Direkt nach der Erfassung des Abbruchs oder nach 2 Tagen ohne Anmeldung
Text:
Hallo [Vorname],
du hast dir bereits Infos zur [Name der Messe] angesehen – sicher dir am besten gleich deinen Platz.
Auf der [Name der Messe] erwarten dich:
✅ Hochkarätige Speaker & spannende Vorträge
✅ Exklusive Networking-Möglichkeiten
✅ Die neuesten Trends & Innovationen deiner Branche
Melde dich jetzt an und sei dabei!
[Jetzt anmelden] (CTA)
Wir freuen uns auf dich.
Beste Grüße
[Dein Name | Dein Unternehmen]
📩 E-Mail 2 – Dringlichkeit erzeugen
Betreff: „Fast ausgebucht! Sichere jetzt dein Ticket für [Name der Messe]“
Wartezeit: 3 Tage nach der ersten E-Mail
Text:
Hallo [Vorname],
die Plätze für [Name der Messe] sind heiß begehrt – und die Anmeldung ist nur noch für kurze Zeit möglich!
Sichere dir jetzt dein Ticket und verpasse nicht:
🚀 Top-Speaker & Insider-Wissen
🤝 Wertvolle Business-Kontakte
🔍 Die neuesten Innovationen deiner Branche
⚠️ Nur noch wenige Plätze verfügbar!
[Jetzt anmelden] (CTA)
Wir sehen uns auf der Messe!
Beste Grüße
[Dein Name | Dein Unternehmen]
📩 E-Mail 3 – Dringlichkeit ohne Verknappung
Wenn du also beliebig viel Platz und auch keinen Anmeldeschluss hast.
Betreff: „Verpasse nicht die Highlights der [Name der Messe] – Jetzt anmelden!“
Wartezeit: 3 Tage nach der ersten E-Mail
Text:
Hallo [Vorname],
hast du schon gesehen, was dich auf der [Name der Messe] erwartet?
🔹 Exklusive Einblicke: Erfahre als Erste·r, welche Trends deine Branche bewegen.
🎤 Top-Speaker: Lerne von den besten Experten und lass dich inspirieren.
🤝 Wertvolle Kontakte: Vernetze dich mit Gleichgesinnten und Branchenführern.
📢 Mach den nächsten Schritt und sichere dir deine Teilnahme!
[Jetzt anmelden] (CTA)
Je früher du dich registrierst, desto besser kannst du dein Messe-Erlebnis planen! Wir freuen uns auf dich.
Beste Grüße
[Dein Name | Dein Unternehmen]
📩 E-Mail 3 – Social Proof & exklusiver Anreiz
Betreff: „Schon mehr als [Zahl] Experten dabei – du auch?“
Wartezeit: 5 Tage nach der zweiten E-Mail
Text:
Hallo [Vorname],
schon mehr als [Anzahl] Fachbesucher haben sich für die [Name der Messe] angemeldet – sei auch du dabei!
📢 Special Offer: Melde dich jetzt an und sichere dir einen exklusiven [z.B. Early-Access, VIP-Ticket, Rabattcode].
🔥 Nutze diese Chance!
[Jetzt anmelden & Vorteil sichern] (CTA)
Bis bald auf der Messe!
Beste Grüße
[Dein Name | Dein Unternehmen]
📩 E-Mail 4 – Letzte Chance & Verknappung
Betreff: „Letzte Chance! Heute ist Anmeldeschluss für [Name der Messe]“
Wartezeit: 3 Tage nach der dritten E-Mail oder 1 Tag vor Anmeldeschluss
Text:
Hallo [Vorname],
das ist deine letzte Chance, dich für die [Name der Messe] anzumelden!
🎯 Top-Experten, neueste Trends & Networking auf höchstem Niveau – all das erwartet dich.
⏳ Nur noch bis heute möglich!
[Jetzt anmelden] (CTA)
Wir freuen uns auf dich!
Beste Grüße
[Dein Name | Dein Unternehmen]
Automatisierungslogik der Kampagne "Follow-ups an Abbrecher"
Diese Logik steckt hinter dieser Marketing-Automation für deine Messe:
✔ Personen, die sich anmelden, werden aus der Sequenz entfernt.
✔ Falls eine E-Mail nicht geöffnet wird, kannst du einen alternativen Betreff testen und die E-Mail nach 2 Tagen erneut senden.
✔ Wer nach der letzten E-Mail immer noch nicht angemeldet ist, erhält nach der Messe eine Einladung zum nächsten Event oder eine Umfrage zur Interessensanalyse.
Mit dieser Kampagne führst du potenzielle Fachbesucher·innen Schritt für Schritt zur Anmeldung für deine Messe, statt nach dem Gießkannenprinzip Newsletter zu versenden.
Kampagne: interessenbasierte Newsletter
Du sendest regelmäßig Newsletter für deine Messe und fragst dich, welche Follow-ups du verschicken könntest? Hier ist eine Anleitung.
Schritt 1: Allgemeiner Newsletter mit Interessen-Triggern
Betreff: „Entdecke die Highlights der [Name der Messe]!“
📌 Personalisierter Inhalt:
- Abschnitt 1: „Diese Speaker erwarten dich“ (mit CTA „Mehr erfahren“)
- Abschnitt 2: „Spannende Bühnen-Highlights“ (mit CTA „Programm entdecken“)
- Abschnitt 3: „Netzwerken leicht gemacht – so geht’s“
- Abschnitt 4: „Die neuesten Innovationen auf der Messe“
✅ Automatisierung:
- Je nach Klickverhalten werden die Empfänger·innen automatisch in Segmente in deinem Newslettertool markiert bzw. verschoben.
- Wer z. B. auf „Speaker-Infos“ klickt, wird in die „🎤 Speaker-Fans“-Gruppe einsortiert.
Schritt 2: Verschicke interessenbasierte Newsletter
Du hast also im ersten Schritt ermittelt, wer sich wofür interessiert. Jetzt kannst du passgenaue Newsletter versenden. Zum Beispiel diese hier. Der Vorteil: Alle, die nicht geklickt haben und sich nicht interessieren, werden nun nicht weiter von dir "belästigt". Das schont deine Abbrecherquote und steigert die Öffnungsraten deiner Newsletter. Am besten jedoch: Deine Zielgruppe erhält relevanten Content und meldet sich im Optimalfall an.
🎤 Automatische E-Mail für Speaker-Interessierte
Betreff: „Auf diese Top-Speaker kannst du dich freuen“
📌 Personalisierter Inhalt:
- Fokus auf die neuesten bestätigten Speaker
- Zitate oder kurze Videoclips von Keynote-Speakern
- CTA: „Jetzt Platz in der Session sichern!“
✅ Nächste Aktion:
- Falls Empfänger klickt ➡ Erinnerung 1 Woche vor Speaker-Session
- Falls nicht ➡ Nach 3 Tagen weitere Speaker-Vorstellung
📅 Automatische E-Mail für Bühnen- und Programm-Interessierte
Betreff: „Dein individuelles Messe-Programm wartet auf dich!“
📌 Personalisierter Inhalt:
- Vorstellung passender Sessions – je nach Interessen
- Möglichkeit, Favoriten zur persönlichen Agenda hinzuzufügen
- CTA: „Jetzt dein Programm planen!“
✅ Nächste Aktion:
- Falls Empfänger klickt ➡ Reminder mit personalisiertem Programm
- Falls nicht ➡ Nach 5 Tagen alternative Sessions vorschlagen
🔗 Automatische E-Mail für Netzwerker·innen
Betreff: „Treffe die richtigen Leute auf der [Name der Messe]“
📌 Personalisierter Inhalt:
- Erklärung des Networking-Tools, z. B. Terminbuchung, Matchmaking
- Highlights von Meet-up-Events oder Roundtables
- CTA: „Jetzt dein erstes Meeting planen!“
✅ Nächste Aktion:
- Falls Empfänger klickt ➡ Automatische Erinnerungen an Networking-Events
- Falls nicht ➡ Nach 4 Tagen weitere Networking-Möglichkeiten vorstellen
🚀 Automatische E-Mail für Innovations- & Trend-Fans
Betreff: „Die spannendsten Innovationen auf der [Name der Messe]“
📌 Personalisierter Inhalt:
- Vorstellung neuer Start-ups & Tech-Trends
- Einladung zu exklusiven Innovation-Touren oder Pitches
- CTA: „Jetzt entdecken & testen!“
✅ Nächste Aktion:
- Falls Empfänger klickt ➡ Reminder für Innovation-Touren
- Falls nicht ➡ Nach 6 Tagen neue Start-ups oder Technologien vorstellen
Tipps für noch zielgerichtetere Marketing-Automation
Damit deine interessenbasierten Newsletter noch effektiver werden, solltest du auf gezielte Automatisierung und Optimierung setzen. Ein wichtiger Hebel ist A/B-Testing für Betreffzeilen. Teste verschiedene Varianten, um herauszufinden, welche die höchste Öffnungsrate erzielt. So kannst du mit jeder Kampagne dazulernen und deine Betreffzeilen stetig verbessern.
Ein weiteres mächtiges Tool ist das Lead-Scoring. Dabei erhalten Nutzer Punkte für ihre Interaktionen – beispielsweise für das Öffnen von E-Mails, Klicks auf bestimmte Themen oder das Besuchen deiner Website. Je mehr sich jemand für ein bestimmtes Thema interessiert, desto gezielter kann der nächste Newsletter personalisiert werden. Dadurch bekommen Empfänger nicht nur relevante Inhalte, sondern du kannst sie auch effektiver zur Anmeldung oder Teilnahme an bestimmten Messe-Events bewegen.
Zusätzlich solltest du dynamische Inhalte nutzen, um deinen Empfänger·innen maßgeschneiderte Inhalte zu bieten. Anstatt allen Abonnenten denselben Newsletter zu senden, werden die Abschnitte je nach Interesse automatisch angepasst. So bekommt ein Nutzer, der sich für Speaker interessiert, genau die neuesten Speaker-News – während jemand mit Fokus auf Networking Tipps und exklusive Meet-up-Möglichkeiten erhält. Das steigert nicht nur die Relevanz deiner Mails, sondern auch die Engagement-Rate und letztlich die Anmeldezahlen für deine Messe.
Weitere Ideen für Marketing-Automation für deine Messe
Neben der automatisierten E-Mail-Strecke für noch nicht angemeldete Fachbesucher·innen gibt es weitere sinnvolle Automatisierungen, mit denen du die Zahl der Anmeldungen für deine Fachmesse oder die Interaktionen mit dieser steigern kannst. Hier sind einige Ideen:
Marketing-Automation Ideen für mehr Anmeldungen
Es gibt wirklich viel, was du ganz konkret anpacken kannst.
1) Retargeting-Kampagnen für Webseitenbesucher·innen
📌 Ziel: Besucher der Anmeldeseite oder Event-Landingpage gezielt ansprechen
Marketing-Automation:
- Retargeting-Anzeigen auf LinkedIn, Facebook oder Google Ads für Nutzer, die die Anmeldeseite besucht, aber nicht abgeschlossen haben.
- Blende einen Countdown bis zum Anmeldeschluss oder einen persönlichen Benefit ein.
💡 Extra: Einbindung von Lookalike Audiences für ähnliche Zielgruppen
2) Follow-up nach Interessen
📌 Ziel: Leads aus vorherigen Marketing-Aktivitäten weiterqualifizieren
Marketing-Automation:
- Nutzer·innen, die ein Whitepaper oder einen Guide zu einem bestimmten Messe-Thema heruntergeladen haben, erhalten eine automatische Einladung zur Messe mit Bezug auf das Thema
- Inaktiven Leads sendest du nach 2 Wochen eine erneute Einladung.
💡 Extra: Binde ein persönliches Videos vom dir als Veranstalter·in oder von deinen Speaker·innen ein und erhöhe so die Conversion.
3) Chatbot oder automatisierte Messenger-Kampagne
📌 Ziel: Nutzer mit Fragen zur Messe direkt zu einer Anmeldung leiten
Marketing-Automation:
- Website-Chatbot erkennt deine wiederkehrende Besucher und fragt: „Hast du Fragen zur Anmeldung?“
- Falls ja: Chatbot liefert schnelle Antworten oder verbindet mit dem Support
- Falls nein: Direkter CTA zur Anmeldung
💡 Extra: Automatisierte WhatsApp-Benachrichtigung für Interessent·innen, die sich noch nicht registriert haben
Erhöhe die Interaktionen mit deiner Messe
1) Automatisierte E-Mail-Serie für angemeldete Messeteilnehmende
📌 Ziel: Die Vorfreude steigern und Engagement erhöhen
Marketing-Automation:
- Bestätigungs-E-Mail mit Ticket und ics-Kalender-Eintrag
- Reminder 1 Woche vor Messe: „Das erwartet dich!“ – inklusive Top-Speaker & Highlights
- Reminder 1 Tag vorher: „Hier findest du dein Ticket & letzte Infos“
💡 Extra: Dynamische Inhalte je nach Interessen der Teilnehmer
2) Speaker- und Networking-Vorschläge auf Basis von Interessen
📌 Ziel: Personalisierung des Messe-Erlebnisses für die Teilnehmenden
Marketing-Automation:
- Besucher geben bei Anmeldung ihre Interessen oder Branchenschwerpunkte an
- Automatische Empfehlung für relevante Speaker-Sessions oder Networking-Termine
- Matching-Funktion für 1:1 Meetings mit anderen Teilnehmern, z.B. über eine Event-App
💡 Extra: Ermögliche Terminbuchungen mit Aussteller·innen oder Partner·innen
Automatisierungen zur Nachbereitung der Messe
1) Follow-up-Kampagne für Besucher & No-Shows
📌 Ziel: Messebesucher aktivieren & No-Shows wieder ins Boot holen
Marketing-Automation:
- Nach 24 Stunden: „Danke, dass du dabei warst!“ – mit Link zu Präsentationen & Highlights
- Nach 1 Woche: „Wie hat es dir gefallen?“ – Umfrage mit Incentive
- Für No-Shows: „Das hast du verpasst! Jetzt Early-Bird-Ticket für nächstes Jahr sichern“
💡 Extra: Erstelle automatische Zertifikate oder Teilnahmebestätigungen für deine Fachbesucher·innen und biete sie zum Download an.
2) Lead-Scoring für Aussteller·innen & Sponsor·innen
📌 Ziel: Automatische Qualifizierung von Kontakten für Partner·innen
Marketing-Automation:
- Teilnehmer erhalten Punkte für Engagement, z. B. besuchte Sessions, Interaktionen, Downloads
- Automatisierte Lead-Listen für Sponsoren & Aussteller mit den wertvollsten Kontakten
- Automatisches Follow-up mit personalisierten Angeboten für interessierte Teilnehmende
💡 Extra: Integriere bzw. synchronisiere diese Daten mit deinem CRM-System wie HubSpot, Salesforce etc.
Fazit: Mehr Effizienz und höhere Conversion durch Marketing-Automatision
Durch den Einsatz gezielter Automatisierungen kannst du sowohl mehr Anmeldungen generieren, als auch das Teilnehmenden-Erlebnis verbessern und wertvolle Daten für die Nachbereitung nutzen. Eine gut durchdachte Automatisierung macht dein Event-Marketing effizienter, personalisierter und erfolgreicher.
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