Marketing Automation mit Zapier – Schritt für Schritt

Egal ob du Event-Veranstalter bist und mit Marketing Automation deine Ticketverkäufe oder Anmeldezahlen pushen willst, oder ob du als Unternehmen mithilfe von Events Leads generieren willst – automatisiert geht’s leichter. Gut, am Anfang musst du ein wenig investieren – in Tools und in Prozesse. Doch stehen diese erst einmal, läuft die Maschine von ganz allein. So sprichst du deine (potenziellen) Kunden stets richtig an und stellst sicher, dass sich nicht irgendwo auf dem Weg von Marketing zu Sales o.ä. verloren gehen. Wie du dabei ganz praktisch z.B. mit Zapier vorgehen kannst, erfährst du in diesem Blogbeitrag. Schritt für Schritt.

Marketing Automation mit Zapier
Marketing Automation – zum Beispiel mit Zapier

DSGVO und Marketing Automation

Ein Wort vorab zu automatisierten Prozessen und den Daten deiner (potenziellen) Kunden: Du musst natürlich dafür sorgen, dass alle Prozesse DSGVO-konform aufgesetzt sind. Dazu gehören u.a. ein sauberer Double-OptIn-Prozess sowie die Möglichkeit für deine (potenziellen) Kunden, sich jederzeit aus deinen Systemen und Mailings austragen zu können. Achte also darauf, dass du die Leads automatisch in CRM-Tools oder in Newsletter-Systeme überträgst und dass stets ein DOI-Prozess integriert ist. Alle weiteren Anforderungen sind dir sicher noch bestens von der Einführung der DSGVO im Mai 2018 bekannt. Zum Beispiel ein Verweis auf eingesetzte Tools in der Datenschutzerklärung, auf den Grundsatz der Datensparsamkeit und vieles mehr.

Online-Event-Plattform: DSGVO-konform UND Serverstandort Deutschland

Übrigens: Was Zapier so alles kann und welche Apps besonders fürs Eventmanagement spannend sind, erfährst du auch im Blogbeitrag Zapier – DIY-Schnittstellen für zahlreiche Automationen.

Entwickle einen automatischen Prozess für deine Daten

Überlege dir von Anfang an, wie du mit zunehmenden Kontakten, Leads, Teilnehmern, Events, Online-Anzeigen und vielem mehr umgehen willst. Zu Beginn deiner Tätigkeiten kann es sinnvoll sein, noch einiges manuell zu erledigen. Doch je größer deine Events, je mehr Leads, je mehr Teilnehmer etc. du generierst, umso wichtiger werden automatische Prozesse. Möglicherweise kannst du die anfangs noch gut über einen Praktikanten in eine Datenbank eintragen lassen. Doch irgendwann wird das nicht mehr ausreichen. Entwickle daher am besten so früh wie möglich einen Prozess für (Event-) Marketing Automation.

Besorg dir eine passende CRM-Datenbank

Dazu gehört für die meisten an erster Stelle irgendeine Art von Kunden-Kontakt-Datenbank. D.h. ein CRM – Customer Relationship Management Tool. Dafür hast du eine sehr große Auswahl. Hier sind einige, die du nutzen könntest:

  • Agile CRM – inklusive Sales-, Marketing- und Service-Modul
  • Bitrix24 – CRM, integriert Telefonsystem, Kalender, Aufgaben und, Projekte, KontaktCenter und Website Builder
  • Capsule CRM – gratis für bis zu 250 Kontakte, Kontaktmanagement, Aufgaben, Sales-Pipeline und mehr
  • EngageBay – CRM inklusive Marketing Automation, Terminsoftware, Landingpages, Webformularen, LiveChats etc.
  • Freshworks – CRM für kontextbezogene Sales-Gespräche
  • HubSpot – Die CRM-Plattform inklusive Marketing-, Vertriebs-, Service-, CMS- und Operationssoftware
  • Insightly – CRM und Marketing in einem Tool
  • Pipedrive – CRM und Pipeline Management Tool; visualisiert deine Pipeline
  • Salesforce – mit „Customer 360“ haben alle Kollegen in deinem Hause den Zugriff auf alle Informationen und mit „Pardot“ von Salesforce setzt du Marketing Automation um
  • Streak – damit kannst du Kontakte aus dem Gmail Posteingang verwalten (ein Tool, das ich z.B. gern nutze)
  • Zoho – ein CRM Tool, mit dem du skalieren kannst und das mit Zoho Backstage auch Event-Management Aufgaben erledigt oder für Videokonferenzen Zoho Meeting und Zoho Webinar anbietet. Bigin von Zoho ist die CRM-Lösung für kleine Unternehmen.

Nachdem du eine passendes CRM-Tool ausgewählt und eingeführt hast, brauchst du Schnittstellen, welche die Daten zwischen deinem CRM-Tool und deinem Marketing-Tool austauschen und auf beiden Seiten aktuell halten. Ganz egal, auf welchem Kanal (potenzielle) Kunden mit dir kommunizieren.

Dafür kannst du Zapier nutzen oder eine Schnittstelle von einem IT-Experten konfigurieren lassen.

Hier ein paar Beispiele:

Zap: Hubspot-Kontakt erstellen aus Pipedrive
Zap: Hubspot-Kontakt automatisch mit Zapier aus Pipedrive erstellen
Zap: aus GoToWebinar-Anmelder automatisch via Zapier Salesforce Lead generieren
Zap: aus GoToWebinar-Anmelder automatisch via Zapier Lead in Salesforce anlegen
Zap: aus Zoho-Lead Mailchimp Abonnent anlegen
Zap: aus Zoho-Lead Mailchimp Abonnent anlegen (Achtung nur mit integriertem DOI-Prozess)
Zap: einen Hubspot Kontakt automatisch anlegen, wenn sich ein neuer Mailchimp Abonnent angemeldet hat
Zap: einen Hubspot Kontakt automatisch anlegen, wenn sich ein neuer Mailchimp Abonnent angemeldet hat

Lege fest, wie und wo du Leads automatisch erfasst 

Damit du mit Events wirklich skalieren, d.h. viele hochqualifizierte Leads generieren und in Kunden verwandeln kannst, müssen deine Leads sauber erfasst und an Sales weitergeleitet werden. Am besten automatisch und ohne Reibungsverluste. Mit Schnittstellen gelingt dir das. Mit Zapier kannst du neue Leads überwachen und an eine zentrale Stelle, z.B. eines der oben genannten CRM-Tools, weiterleiten.

So könnten Zaps von dir aussehen:

Zap: füge einen Pipedrive-Kontakt aus visitenkarte hinzu
Zap: füge einen Pipedrive-Kontakt aus „Contacts+“ Visitenkarten hinzu
Zap: kreiere Pipedrive-Deal aus einer Calendly Einladung
Zap: kreiere Pipedrive-Deal aus einer Calendly Einladung

Lege fest, wie deine Leads bewertet und sie an die Sales-Kollegen übergeben werden sollen – natürlich automatisch 

Jetzt gilt es, Leads zu bewerten und die sogenannten reifen Leads an die Sales-Kollegen zu übergeben. Das kannst du dank diverser Automation Tools ganz von allein ablaufen lassen. Wichtig ist dabei wieder, dass deine Tools „miteinander reden“. So erhalten deine Sales-Kollegen zur richtigen Zeit die richtigen Kontakte und dabei rutscht auch keiner (oder gar viele) durch.

Dafür gibt es bei Zapier zum Beispiel mehrstufige Zaps, dank derer eure Leads an das richtige Team weitergeleitet werden. Beispielsweise nach Slack oder via Twilio als SMS.

mehrstufige Zaps für Facebook Lead Ad
mehrstufige Zaps für Facebook Lead Ad

Es kann auch noch mehr Stufen geben. So kannst du zum Beispiel mit Zapier automatisch neue Leads von LinkedIn in webCRM importieren, wenn neue Formularantworten aus LinkedIn Lead Gen Forms eintreffen. Eine neue Organisation und ein neuer Kontakt werden in webCRM erstellt oder aktualisiert. Ebenso wie eine Folgeaktivität.

mehrstufige Zap: webCRM und LinkedIn Lead Gen Forms
mehrstufige Zap: webCRM und LinkedIn Lead Gen Forms

Generiere neue Leads

Leads, also potenzielle Kunden können sich überall aufhalten – auf Events, im Internet, in Social Media etc. Genau deshalb versucht Marketing auch, Leads über verschiedene Kanäle zu gewinnen. Damit das in eurem Hause nicht an einer einzigen Person hängt, sondern automatisch und „smooth“ abläuft, brauchst du auch hier Tools, die dir dabei helfen. So kannst du dich auf das konzentrieren, was du am besten kannst und was wir Menschen immer noch besser können als irgendein Rechner.

Leadgenerierung und Marketing Automation mit Online-Anzeigen

Online-Anzeigen zu schalten, kann arbeitsintensiv genug sein. Automatisiere daher die Ergebnisse oder Aktivitäten dank dieser Online-Anzeigen. Sorge also dafür, dass neue Kontakte in deinem zentralen CRM- oder Marketing Automation Tool landen. Mit Zapier kannst du zum Beispiel:

Zap: Facebook Lead Ads Pipedrive
Zap: neue Deals in Pipedrive aus neuen Leads von Facebook Lead Ads anlegen
Zap: LinkedIn - Pipedrive
Zap: neue Deals in Pipedrive anlegen lassen – aus LinkedIn Leads
Zap: Linkedin Lead Gen Salesforce
Zap: neue Linkedin Leads in Salesforce anlegen lassen

Leadgenerierung und Marketing Automation mit Formularen

Mit Formularen generierst du ebenfalls wertvolle Leads für dein Unternehmen oder deine Events. Die Daten, die du hier einsammelst, sollten natürlich auch automatisch in deinen zentralen Tools landen.

Zap Hubspot Gravity
Zap: neuen Hubspot Kontakt aus einem Gravity Eintrag anlegen
Zap: Salesforce Gravity Eintrag
Zap: neuen Salesforce Lead aus Gravity Eintrag anlegen lassen
Zap: SurveyMonkey Salesforce
Zap: neue SurveyMonkey Antworten in Salesforce eintragen

Leadgenerierung und Marketing Automation mit Landingpages

Landingpages sollen eine ganz bestimmte Aktion deiner Leads oder Kunden hervorrufen. Zum Beispiel einen ebook-Download oder die Registrierung zu einem Event. Damit du diese Personen möglichst automatisiert mit den richtigen Nachrichten ansprechen kannst, sollten sie in den richtigen Tools und Listen landen. So kannst du danach Marketing Automation, z.B. automatisierte E-Mail-Strecken, umsetzen.

Hier ein Beispiel mit Landingi, ein Tool, mit dem du Landingpages bauen kannst:

Zap: Landingi Pipedrive
Zap: neue Einträge auf Landingi in Pipedrive als Deal anlegen

Leadnurturing – mit Marketing Automation

Die generierten Leads kannst du nun dank Marketing Automation mit weiteren Informationen versorgen und dank deren Verhalten oder auch Nicht-Reaktion sowie weiterer Dateneingaben „anreichern“, also nurturen.

Newsletter und automatisierte E-Mail-Strecken

Die allermeisten Unternehmen haben ihn: Einen Newsletter. Auch wenn dieser in seiner Wirkung oft unterschätzt wird, ein regelmäßiger Versand ist in den meisten Unternehmen Gang und Gäbe. Dank der Zaps in Zapier kannst du die Adresslisten deiner Newsletter-Tools stetig ausbauen – DSGVO-konform mit DOI-Prozess natürlich.

Zap: WPforms in Mailchimp-Abonnenten
Zap: WPforms in Mailchimp als Abonnenten anlegen (Achtung – nur mit DOI-Prozess)

Übrigens: Wer WordPress nutzt, findet darüber hinaus viele weitere Plugins, mit denen sich aus Formular-Ausfüllern Newsletter-Abonnenten machen lassen. Z.B. „Thrive Leads“.

Zap: Abonnent in Activecampaign aus Typeform Eintrag anlegen
Zap: Abonnent in Activecampaign aus Typeform Eintrag anlegen

Ein zentraler Aspekt von Marketing Automation: Automatisch Marketing-Strecken definieren und bei neuen Ereignissen, z.B. Whitepaper-Downloads automatisch ablaufen lassen. D.h. du verschickst automatisiert Newsletter bzw. E-Mailings an kleinere Empfängerkreise, auf die gemeinsame Kriterien zutreffen.

Beispielsweise an alle, die bei deinem letzten virtuellen Event dabei waren oder an alle, die in den letzten drei Monaten deine Newsletter geöffnet haben. Oder eben auch, wer einen Calendly-Eintrag mit dir oder deinen Kollegen angefragt hat:

Zap: calendly pipedrive
Zap: Legt automatisch eine Aktivität in Pipedrive an, wenn ein Calendly-Termin angefragt/wahrgenommen wurde

Denn wer einen Termin mit dir oder deinem Team anfragt, ist interessierter, als ein „kalter“ Kontakt. An diesen „warmen“ Kontakt kannst du dank durchdachter Filterkriterien andere Mailings versenden als an die „Standard-Abonnenten“ deiner Mailingliste.

Leads bei virtuellen, hybriden und Präsenzevents automatisieren

Event-Anmeldungen sind Gold wert – bei Online-, Hybrid- wie bei Präsenzevents. Sorge dafür, dass alle Kontakte in den zentralen Marketing Automation Tools von dir landen. Am besten natürlich ohne dein manuelles Zutun.

Zap: XING Events und Salesforce
Zap: neue Anmeldungen in XING Events als Lead in Salesforce anlegen

Hast du für dein virtuelles Event ein Chattool wie LiveChat integriert, kannst du die Kontakte daraus auch in dein CRM-Tool automatisch übertragen lassen.

Zap: Pipedrive LiveChat
Zap: lass Leads in Pipedrive aus LiveChat Gesprächen anlegen

> Lesetipp: Live Chat Tools für deine Website und virtuelle Events

Zap: Airmeet und Salesforce
Zap: neue Anmeldungen in Airmeet zu einer Kampagne in Salesforce hinzufügen
Zap: Eventbrite und Salesforce
Zap: neue Anmeldungen in Eventbrite als Objekt in Salesforce anlegen lassen
Zap: GoToWebinar und Salesforce
Zap: neue Anmeldungen in GoToWebinar als Lead in Salesforce anlegen lassen

Social Media automatisieren

Mit Zapier – oder auch in manchen Tools direkt – kannst du deine Social Media Aktivitäten automatisieren. Dafür spricht, dass du so deutlich effizienter arbeitest und dir nichts durchrutscht. Darüber hinaus kannst du z.B. mit Blog2Social auch die Social Media Kanäle deiner Kollegen oder Vorgesetzten direkt befüllen. Allerdings sind die Tools oftmals nicht so entwickelt worden, dass du auf die Eigenheiten des jeweiligen Kanals eingehen kannst. Beispielsweise kannst du das wichtige Vertaggen in LinkedIn einfach nicht automatisch übergeben. Deshalb nutze ich hierfür keine automatisierten Tools oder Schritte. Vielleicht hilft es dir jedoch. Schau dir einmal an, was du automatisieren kannst.

Zap: WordPress-Post auf Linkedin teilen
Zap: WordPress-Post auf LinkedIn teilen
Zap: Facebook Post auf LinkedIn teilen
Zap: Facebook Post auf LinkedIn teilen
Zap: einen neuen Post auf Facebook automatisch auf Instagram und LinkedIn teilen
Zap: einen neuen Post auf Facebook automatisch auf Instagram und LinkedIn teilen

Außerdem kannst du dich automatisiert informieren lassen, welche Posts du dir ansehen solltest oder welche neuen Follower es gibt. Dafür gibt es fertige Zaps oder du stellst dir selbst eine zusammen.

Zap: automatisch via Gmail informieren lassen
Zap: automatisch via Gmail informieren lassen
Zap: automatisch über Twitter informieren lassen
Zap: automatisch über Twitter informieren lassen
eine Zap selbst bauen
eine Zap selbst bauen

Kundenbewertungen und Feedback automatisiert einsammeln und  verarbeiten

Egal ob du euren Service oder eure Events bewerten lässt – alles hinterlässt wertvolle Daten und Informationen. Negatives Feedback hilft dir, besser zu werden. Positives Feedback schmeichelt ungemein und generiert zugleich Daten bei deinen (potenziellen) Kunden. Sorge dafür, dass diese auch in das CRM-Tool oder die Mailingliste o.ä. automatisch übertragen werden.

Zap: Cvent Marketo
Zap: neue Cvent Registrierungen automatisch in einer Lead-Liste in Marketo anlegen

Meldet sich ein neuer Teilnehmer bei Cvent an, wird er dank deiner gebauten Schnittstelle via Zapier automatisch zu einer Lead-Liste in Marketo hinzugefügt. An diese Liste kannst du nach dem Event automatisiert Feedbackbögen senden lassen. Das ginge natürlich auch ad hoc, doch dann hast du die Daten nicht in deinem zentralen CRM- oder Marketing Automation Tool.

> 7 Tipps für deinen online Fragebogen

Versendest du Waren und nutzt Events zur Leadgenerierung, kannst du den Versand einer Ware via ShipStation als Kontakt in Hubspot anlegen und von dort eine der automatisierten Marketingstrecken starten.

Zap: automatisch Kontakt zu Workflow hinzufügen
Zap: automatisch Kontakt zu Workflow hinzufügen

Bietest du Content zum Verkauf an, z.B. Webinare oder ebooks, kannst du für diesen Workflow auch Kajabi und Hubspot nutzen.

Zap: Kajabi Hubspot
Zap: Verkauf in Kajabi automatisch als Kontakt zu einem Workflow in Hubspot anlegen

Fazit

(Event-) Marketing Automation klingt sehr komplex und in vielen Blogbeiträgen auch häufig ziemlich theoretisch. Dabei muss das gar nicht sein. Schau dir einmal an, welche Tools du bereits einsetzt und welche dir vielleicht noch fehlen. Überlege dann, wie du diese dank Schnittstellen miteinander so verbinden kannst, dass die wichtigen Daten in den zentralen Töpfen drin sind. Z.B. in deinem CRM-Tool oder in deinem Mailing-Tool. Vieles dieser automatischen Updates und Aktivitäten kannst du via Zapier miteinander verbinden und lösen oder du holst dir einen IT-Experten, der sich eure IT-Landschaft und eure Bedürfnisse einmal genau ansieht.

Marketing Automation mit Zapier – Schritt für Schritt