Marketing- und Event-IT nimmt dir viele manuelle Aufgaben ab. Doch darüber hinaus hinterlässt sie auch bei deiner Zielgruppe und bei allen Partnern, mit denen du zusammenarbeitest, einen professionellen Eindruck von dir bzw. deinem Unternehmen. Wer diese digitalen Lösungen nicht nutzt oder seine Mitarbeiter zu wenig darin schult, hinterlässt bei seinen Kunden und Partnern ein komisches Gefühl. Hier sind ein paar Beispiele, woran ich erkenne, dass jemand entweder keine IT nutzt oder noch nicht richtig. Los geht’s: 5 Dinge, die mit guter Marketing- und Event-IT einfach nicht passieren.
1. Sales-Anrufe und E-Mails bei Personen, die schon Kunden sind
Es gibt Dinge, die habe ich schon oder würde sie nie kaufen. Und trotzdem erhalte ich immer wieder genau dafür E-Mails oder Anrufe. Ein Beispiel aus unserer Branche? Hier ist es:
Immer wieder erhalte ich Angebote von Sales-Mitarbeitern diverser Anbieter aus der Eventbranche mit denen ich gerade intensiv zusammenarbeite. Während ich also mit Kollege A Projekte umsetze oder als Ghostwriterin Texte verfasse, möchte mir Kollege B sein Unternehmen mal vorstellen. Kein Einzelfall. Solche Anrufe und E-Mails erhalte ich immer wieder. Vor allem aus großen Unternehmen.
Die Lösung? Eine gute CRM-Datenbank, die auch von allen genutzt und gepflegt wird.
Für das hier genannte Beispiel heißt das also: Kollege A trägt die Info ein, dass ich bereits Dienstleister des Unternehmens bin und Kollege B kann darauf jederzeit zugreifen und erspart sich die Kontaktaufnahme.
2. Einladungen zu Events und Webinaren, zu denen der Empfänger schon angemeldet ist
Das ging dir bestimmt auch schon so. Du erhältst eine E-Mail mit einer Einladung zu einem Event oder einem Webinar, zu dem du dich schon angemeldet hast. Passiert das im Rahmen eines umfangreicheren Newsletters, find‘ ich das durchaus in Ordnung. Doch ist es eindeutig ein Einladungsmailing für ausschließlich dieses Event, finde ich das befremdlich. Erst recht, wenn der Absender bekannt ist für seine Expertise auf diesem Gebiet. Wer also Marketing- oder Event-IT anbietet oder Vorreiter in der Eventbranche sein möchte, sollte mit gutem Beispiel vorangehen und seine Daten im Griff haben.
Lösungen: Eine einzige IT-Lösung für das Teilnehmer-Management und die Einladungen oder durchdacht aufgesetzte Schnittstellen. Tools wie Zapier können dabei sehr hilfreich sein.
Mehr erfährst du auch in den Beiträgen:
- Marketing Automation mit Zapier – Schritt für Schritt
- Zapier – DIY-Schnittstellen für zahlreiche Automationen
3. Anmeldeformulare sind zu lang und zu komplex
Hast du dich auch schon einmal zu einem kostenfreien Webinar angemeldet und dich gefragt, warum du fünf Seiten Anmeldeformular inklusive Rechnungsanschrift ausfüllen musst? Manchmal liegt’s an dem Marketingverantwortlichen oder an dem Eventplaner, der einlädt. Allerdings lässt auch manchmal die Event-IT gar nichts anders zu. D.h. der Eventorganisator muss das Anmeldeformular mit allen vorgesehenen Schritten nutzen und veröffentlichen. Und so kommt es, dass auch für kostenfreie Webinare eine Rechnungsanschrift abgefragt wird.
Lösung: Wähle eine Event-IT, bei der du unterschiedlich komplexe Anmeldeformulare aufsetzen kannst.
4. Anmeldeformulare sind nicht smart
Der nächste Fall ist zugegebenermaßen schon etwas anspruchsvoller, aber dennoch – so sind Kunden heute nun einmal.
Ich habe mich neulich bei einem Hybrid-Event für den Online-Part angemeldet. Gleich zu Beginn konnte ich wählen, ob ich online oder onsite dabei sein möchte. Dann folgten weitere Abfragen auf einzelnen Seiten eines etwas längeren Anmeldeprozesses. Und am Ende dieses Anmeldeprozesses wurde unter anderem ich gefragt, ob ich vor Ort einen Rollstuhlzugang oder eine Begleitperson für den barrierefreien Zugang brauche. Erstmal: Respekt, dass das abgefragt wurde. Doch dann: Warum brauche ich für eine Online-Teilnahme einen Rollstuhlzugang? Ein Formular, dass eine aufeinander aufbauende Logik nutzt, muss dies nicht abfragen. Das hinterlässt Stirnrunzeln bei den Teilnehmern.
Lösungen: Nutze Event-IT, mit der du smarte Abfragen innerhalb des Anmeldeprozesses gestalten kannst. Und schule alle Kollegen, die diese Formulare erstellen, dass und wie das geht.
5. Anmeldungen müssen manuell bestätigt werden
In diesem Falle drehte es sich um ein Online-Event. Genauer gesagt um einen kostenfreien, zweistündigen Live-Stream, der ziemlich frontal ablief und sich an die breite Öffentlichkeit richtete. Dennoch sollte man sich dafür registrieren. So weit, so gut. Nur, warum ich auf die Bestätigung und den Link zum Streaming noch auf eine manuelle Prüfung warten musste, erschließt sich mir nicht.
Lösung: Nutze Event-IT, die Anmeldebestätigungen automatisch verschicken kann. Solltest du vorab Prüfungen vornehmen müssen, wäre eine Software super, die dich das flexibel entscheiden lässt. D.h. du legst beim Set-up des Events und des Anmeldeformulars fest, ob es dieses Mal mit oder ohne Prüfung laufen soll. PS: In den wenigsten Fällen ist es so geheim, dass du es manuell prüfen solltest.
6. Anmeldebestätigungen fehlt der Kalendereintrag
Gerade für Online-Events und Webinare sind sie unerlässlich: Kalendereinträge für die gängigen Kalender-Varianten, also Outlook, iCal und Google. Denn was nicht im Kalender steht, findet nicht statt. Wie kommst du mit deinem Event da rein? Indem du für alle Events einen Eintrag anlegst. Deine Marketing- oder Event-IT hat das nicht als Standard-Feature dabei? Dann leg’s manuell an. Es ist gar nicht so schwer – versprochen.
> so kannst du Kalendereinträge für unterschiedliche Dienste erstellen
7. Der Online-Katalog der Messe zeigt unbrauchbare Daten
Auch das ist mir schon passiert. Ich habe nach Ausstellern in einem Online-Katalog eines renommierten Messeveranstalters gesucht. Doch die Treffer waren so offensichtlich falsch, dass ich schließlich verzweifelt aufgab. Dabei hätte ich ein großes Unternehmen zu einer renommierten Messe schicken können bzw. sollen. Doch da im Katalog nicht im Ansatz herauszufinden war, ob Unternehmen aus einer bestimmten Branche mit einem bestimmten Produktangebot dort vertreten sein werden, entschied sich das Unternehmen, der Messe fernzubleiben.
Lösungen: Prüfe unbedingt deinen Online-Katalog auf Herz und Nieren. Am besten auch von Außenstehenden. Und wähle dann einen IT-Dienstleister, der zuverlässige Arbeiten/Treffer liefert.
Fazit
Gute Marketing- und Event-IT nimmt dir manuelle Prozesse ab und macht so die Planung und Durchführung von Events leichter. Achte darauf, dass du das Potenzial dieser digitalen Helfer auch wirklich ausschöpfst. Briefe alle Beteiligten gut und wähle deine Event-IT weise.
Das könnte dich auch interessieren: