Kennst du die Whitepaper von sweap.io? In diesen findest du viele Tipps für Events und Event-Marketing als auch interessante Statistiken rund um die Eventplanung. Eine interessante Statistik: Welche Maßnahmen andere Eventmanager·innen planen, um die eigenen Events effizienter zu gestalten. Welche das sind und vor allem, wie du das für dich und deine Events lösen kannst, erfährst du in diesem Beitrag.
1. Effizientere Events dank standardisierter Prozesse
Für knapp 70 % der Eventplaner·innen, ist die Lösung für effizientere Events: Die Standardisierung von Prozessen.
Ganz klar, das erspart dir und deinen Kolleg·innen sehr viel Zeit bei der Abstimmung und der Frage, wie ihr zu bestimmten Ergebnissen kommt. Standards sind deshalb so beliebt, weil allen klar ist, was wann wie zu tun ist und weil sie Reibungsverluste verringern.
Gehörst du eher zu den kreativeren Eventplaner·innen höre ich schon dein Gegenargument: Aber wo bleibt da meine Kreativität? Meine Fantasie? Genau! Events brauchen Kreativität. Doch an der richtigen Stelle. Es ist wenig kreativ, sich jeden Tag zu fragen, was heute wirklich wichtig ist und ob ein·e Referent·in diese oder jene Vereinbarung unterschreiben soll. Oder wo denn die Bilder und Texte für den Vortrag bleiben. Solche Prozesse solltest du automatisieren, dann bleibt dir auch genug Zeit für die kreativen Prozesse und Gedanken. Zum Beispiel: Wann sollte welche·r Sprecher·in wie in das Event eingebunden werden. Oder: Wie du mit gutem Marketing möglichst viele Besucher·innen anlockst.
Software fürs Teilnehmer-Management, fürs Event-Management oder fürs klassische Projektmanagement, wie z.B. Asana, hilft dir dabei.
2. Verbesserung der Zusammenarbeit im Team
Ob ein Team erfolgreich ist oder weniger, hängt von mehreren Faktoren ab. Google hat da einmal genauer hingeschaut und startete das „Aristoteles Projekt“. Die Überraschung: Selbst wenn du nur High-Performer in ein Team steckst, das ist noch lange kein Garant für Höchstleistung im Team.
Google fand heraus, dass es vor allem auf diese Aspekte ankommt – in dieser Reihenfolge:
- Psychologische Sicherheit, sprich: Vertrauen
Wie sicher fühlen sich jede·r im Team bei dem, was er oder sie tut? - Zuverlässigkeit
Wie sehr kann ich mich auf die anderen in meinem Team verlassen? - Struktur und Übersichtlichkeit
Jede·r sollte wissen, welche Erwartungen an sie oder ihn gestellt werden und wie er oder sie diese erfüllen kann. Außerdem ist es super wichtig, dass alle wissen, an welchen kurz- und langfristigen Zielen das gesamte Team arbeitet. - Sinn
Wie sinnvoll empfinde ich meine Aufgabe oder deren Resultat? - Einfluss
Welchen Einfluss habe ich mit meiner Arbeit auf das Projekt und welchen Beitrag leistet diese zum Erfolg des Events und damit des Unternehmens?
Je mehr Fragen jede·r für sich positiv beantworten kann, desto besser das Gesamtergebnis.
3. Team oder Budget aufstocken
Vermutlich liegt diese Entscheidung oft in den Händen deiner Vorgesetzt·innen. Allerdings ist es auch deine Aufgabe, als Planer·in rechtzeitig die Hand zu heben und zu sagen, wann du an die Grenzen des Machbaren kommst. Nur wenige Chef·innen setzten freiwillig mehr Personal ein. Kümmer dich also proaktiv darum, dass du entweder mehr Kolleg·innen bzw. mehr Budget erhältst oder durch eine Priorisierung klar ist, worauf du dich fokussierst. Und was demzufolge (leider) entfallen oder warten muss.
Gewöhne dir an, zu fragen, ob die Aufgabe A, die bei dir schon liegt, wichtiger ist oder die neue Aufgabe B. Nimm nicht einfach sang- und klanglos die Arbeitsaufträge von allen um dich herum an. Und sei auch nicht sauer, wenn sie dich mit Arbeit überschütten wollen. Niemand weiß so ganz genau, was du tust und wie aufwändig das ist.
4. Effizientere Events dank besserer Event-Daten
Event-Daten sind viel mehr als riesige Listen von Teilnehmerdaten, die sich nach dem Event kein Mensch mehr anschaut. Aus den Event-Daten kannst du für dein Folge-Event einige Schlussfolgerungen ableiten und du kannst sie smart für die Bewerbung deines nächsten Events oder für das Marketing in deiner Organisation nutzen.
Hier sind ein paar Sachen, die du mit Event-Daten heute schon umsetzen kannst:
- Welche Session oder welche·r Referent·in war besonders gut besucht?
Biete davon fürs nächste Mal mehr an. - Wann haben sich die meisten Teilnehmer·innen angemeldet und woran lag das?
Ziehe daraus Schlüsse für deinen Frühbucher-Termin, den Anmeldeschluss oder die genutzten Werbekanäle. - Woher kamen die meisten Teilnehmer·innen?
Also über welche Marketingmaßnahmen? Bau genau diese beim nächsten Mal aus und lass die, die nichts bringen weg. - Wer hat sich, wofür angemeldet?
Vergibt inhaltliche Tags für Sessions und Buchungen und nutze genau diese Tags für die Individualisierungen deiner kommenden Mailings. Niemand will dein ganzes Programm durchsuchen, ob etwas Interessantes dabei ist. Mach’s lieber wie Amazon oder andere große E-Commerce-Anbieter und empfiehl genau das, wofür sich dein·e Leser·in interessiert. Übrigens, mit KlickTipp geht das hervorragend. Wie das funktioniert, stelle ich dir hier in Kürze im Detail vor.
5. Event-Management-Software einführen oder wechseln
Eine Teilnehmer-Management-Software haben viele Eventplaner·innen bereits. Doch wie du weißt, gibt es viel mehr zu planen, als die reine Verwaltung der Teilnehmer·innen. Referent·innen, Sponsor·innen und viele andere Dienstleister·innen wollen ebenfalls koordiniert werden. Dafür eignen sich digitale Lösungen fürs Event-Management. Oder du schaust einmal in die klassischen Projekt-Management-Tools wie Asana rein.
Suchst du eine Lösung fürs Teilnehmer-Management, empfehle ich dir die Rubrik Teilnehmer managen auf diesem Blog sowie das E-Book So findest du die perfekte Software für dein Eventmanagement.
6. Workshop oder Trainings
Lass dir von einem Profi helfen. Am besten von jemandem, der das Event-Geschäft versteht und den du sympathisch findest. Ein frischer Blick von außen bewirkt oft Wunder. Außerdem kann er oder sie oft Dinge ansprechen, die intern bei einigen sofort den Alarmknopf auslösen würden.
Besonders sinnvoll habe ich gezielte Team-Building-Maßnahmen erlebt. Beispielsweise durch die DiSG-Methode oder ähnliche. Was sich hinter dem DiSG- oder auch DISC-Modell verbirgt, erfährst du z.B. im Blogbeitrag Den richtigen Mitarbeiter finden – mit DiSG.
Zudem kann ich dir wärmstens Seminare und Coachings für den perfekten Auftritt deines Teams auf einer Messe empfehlen. Mehr dazu erfährst du im Artikel Messetraining: Mach dein Standteam fit für die Messe.
7. Zahl der Events verringern
Auch deshalb brauchst du unbedingt die Analysen und Reportings deiner Events bzw. die deiner anderen Marketing-Aktivitäten – damit du zuverlässig sagen kannst, welches Event was gebracht hat. Erst dann kannst du fundierte Vorschläge machen, auf welche Events ihr künftig verzichten solltet und warum.
Stell dir dafür vor, du hättest 1.000 Aufgaben pro Monat auf dem Tisch. Verfolgst du alle, bist du am Ende des Monats bei jeder Aufgabe ein Stückchen weiter. Also ein Tausendstel. Fokussierst du dich auf eine – oder wenige – Aufgaben, kannst du sie vermutlich sogar abschließen und echte Erfolge vorweisen.
Fazit
Es gibt einige Stellschrauben, an denen du drehen kannst, damit die Planung deiner Events effizienter wird. Von allein passiert das nicht, aber es gibt zahlreiche Möglichkeiten. Besonders Tools für die effizientere Event-Planung stell‘ ich dir auf diesem Blog stets vor. Hol dir am besten gleich das passende E-Book So gelingt dir effizientes Event-Management … mit Asana oder abonniere meinen Newsletter.
PS: Hier findest du die Whitepaper von sweap.io.
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