Mehrwertsteuer – ein durchlaufender Posten bei Events?

Die Mehrwertsteuer ist für Unternehmen ein durchlaufender Posten. Für Endverbraucher ist sie das nicht. Doch wie sieht es bei Vereinen, Verbänden und anderen Veranstaltern aus? Warum ist das so ein wichtiges Thema für Eventmanager? Was bedeutet das wiederum für Dienstleister wie Hotels, Locations oder Fotografen?

Bist du Eventmanager kennst du das bestimmt. Besonders die Angebote von Hotels durchsuchst du lange und ausgiebig. Wo steckt denn nur die Angabe zur Mehrwertsteuer? Korrekter gesagt zur Umsatzsteuer.

Bist du Sales-Manager im Hotel ist dir das vielleicht gar nicht so wichtig. Steuern! Ha! Ist doch eh alles ein durchlaufender Posten. Gerade bei Agenturen. Außerdem weiß doch jeder, dass die Übernachtung mit 7 Prozent und das Frühstück mit 19 Prozent besteuert wird. Oder? Nun ja, erstes weiss das eben nicht jeder. Zweitens weiss dein Gegenüber dann noch lange nicht, ob die Summe nun einen Brutto- oder einen Netto darstellt. Doch das ist nicht alles…

Warum das mit der ausgewiesenen Mehrwertsteuer wirklich wichtig ist, erfährst du in diesem Blogbeitrag.

Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer ist nicht immer ein durchlaufender Posten
Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer ist nicht immer ein durchlaufender Posten

Mehrwertsteuer suchen … oder auf der Suche nach der Nadel im Heuhaufen

Warum ist eine klar und deutlich ausgewiesene Mehrwertsteuer eigentlich so wichtig? Es scheint üblich und “normal”, dass die Umsatzsteuer bereits in einem Angebot von Hotels inkludiert ist. Doch das ist nicht immer so. Manche Locations, manche Hotels, manche Dienstleister senden dir ein Angebot mit Nettopreisen. Außerdem sind manche Leistungen mit 7 andere mit 19 Prozent Mehrwertsteuer zu versehen sind. Welche Leistung aus deinem Hause wie besteuert wird, weißt du am besten. Ich brauche diese Information von dir – also Locationanbieter -, damit ich richtig kalkulieren und abrechnen kann. Ich wünsche mir, dass du verstehst, warum ich so kleinkariert in Sachen Mehrwertsteuer bin. Und das kommt so:

Ein ganz normales Event – die Ausgangslage

Stell dir eine mittelgroße Tagung vor. Beispielsweise eine mit

  • 1.500 Teilnehmern,
  • 100 Sponsoren und Ausstellern,
  • 120 Referenten,
  • drei Tagen Dauer,
  • zwei externen Abendveranstaltungen,
  • 500 über deine Agentur verkaufte Hotelzimmer,
  • kulinarische Rund-um-Verpflegung für die Teilnehmer,
  • 10 Tagungsräumen,
  • bestellter Zusatztechnik für Beschallung,
  • Ton plus Livestream deiner Keynotesessions.

Natürlich produzierst oder bestellst du z.B. auch

  • diverse Printmaterialien,
  • eine eine Website und Newsletter,
  • Social-Media-Postings durch einen freien Mitarbeiter,
  • einen Fotografen
  • für Begleitpersonen drei Side-Events
  • und vieles andere mehr.

Ganz oben drauf kommt ein Organisator. Manchmal ist es die Agentur. In manchen Fällen ist der Organisator zugleich der Veranstalter, wie beispielsweise bei Corporate Events. Manchmal gibt es zusätzlich zum Organisator einen Auftraggeber, beispielsweise eine medizinisch-wissenschaftliche Gesellschaft oder ein gemeinnütziger Verein.

Jeder will etwas – doch alle etwas anderes

All die eben genannten Puzzleteile sind Bestandteil (m)eines Events. Es ist unser Job diese so anzuordnen, dass alle Beteiligten begeistert sind. Zu den Beteiligten gehören auch die, die klare finanzielle Ziele mit dem Event verfolgen. Konzentrieren wir uns auf den Organisator und den Veranstalter und deren Finanzziele:

  • Event- oder Kongressagenturen veranstalten Meetings, Incentives, Kongresse und Events, um damit Geld zu verdienen. Am Ende des Tages, also nach Abzug aller Ausgaben von den Einnahmen, muss für sie ein Gewinn übrigbleiben.
  • Anders sieht es bei “klassischen” Unternehmen aus, denn Corporate Events sind in der Regel in Kommunikationstool innerhalb ihres Marketing-Mixes. Sie müssen mit ihren Kernleistungen Gewinne verdienen, nicht mit dem Event. Doch auch hier gilt es, den zuvor gesetzten Budgetrahmen einzuhalten.
  • Vereine, Verbände, medizinisch-wissenschaftliche Gesellschaften führen ebenfalls Tagungen und Kongresse mit finanziellen Zielen durch. Diese Events sind für sie neben den Einnahmen aus Mitgliedsbeiträgen eine wichtige Einnahmequelle. Doch müssen sie immer den Spagat aus “Gemeinnützigkeit wahren” (statt Gewinnabsichten verfolgen) und “Einnahmen sichern” meistern.
unterschiedliche Akteure verfolgen unterschiedliche Ziele mit dem Event
unterschiedliche Akteure verfolgen unterschiedliche Ziele mit dem Event

Vergessene oder versteckte Kosten

Frage ich dich als Location oder Hotel nach einem Angebot, bin ich häufig selbst erst dabei die erste Grobkalkulation für ein Event zu erstellen. Oft ist noch nicht einmal klar, ob ich als Agentur den Zuschlag von meinem Auftraggeber erhalte. Die erste Kalkulation dient eben als Grundlage für die interne Entscheidung (“machen oder nicht”) und für das externe Angebot an meinen potenziellen Auftraggeber.

In diese Kalkulation fließen alle Leistungen ein, die

  • der potenzielle Kunde angefragt hat,
  • die nicht genannt wurden, jedoch bei jeder Veranstaltung erfüllt sein müssen,
  • solche die nicht genannt wurden, ich jedoch schon ziemlich gut erahnen kann
  • sowie ein “Puffer für Unvorhergesehenes”.

Je präziser jede einzelne Position kalkuliert ist, desto besser sind meine Entscheidungs- und Angebotsgrundlagen. Habe ich Leistungen “zu teuer eingekauft”, erhält den Zuschlag von vornherein jemand anderes. Habe ich “zu billig eingekauft”, hab ich vielleicht etwas vergessen. Freigaben für zusätzliche Budgetpositionen sind im laufenden Event-Prozess kaum realisierbar (es sei denn man baut einen Flughafen…). Das gilt auch für die “vergessene” Mehrwertsteuer. Schauen wir uns die doch einmal genauer an.

Das Märchen vom durchlaufenden Posten der Mehrwertsteuer

In den allermeisten Fällen gilt: Mehrwertsteuern, also Umsatzsteuern, sind durchlaufende Posten. Am Ende zahlt sie der Endverbraucher.

Ganz genau, in den allermeisten Fällen. Jedoch nicht immer!

Wer Kleinstunternehmer ist, führt beispielsweise keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab.
Er muss diesen Sachverhalt trotzdem klar ausweisen „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“.

Die Folge: Wer keine Mehrwertsteuer zahlt, kann sich auch keine Vorsteuer erstatten lassen. Für den sind diese Beträge ganz klar Kosten. So wie bei den Endverbrauchern auch. Was auf dem Kassenbeleg steht, muss er zahlen. Niemand erstattet ihm hier irgendetwas.

Wie das bei Vereinen läuft:

Vereine können ihre Tätigkeit in vier Bereiche aufgeteilt haben:

  • ideeller Bereich,
  • Zweckbetrieb,
  • Vermögensverwaltung und
  • wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb.

Der ideelle Bereich, also der Kern des Vereins, wird als nichtunternehmerischer Bereich angesehen und ist daher von der Umsatzsteuerpflicht ausgenommen. Auch hier gilt: Wer keine Umsatzsteuer zahlt, kann sich keine Vorsteuer erstatten lassen.

MwSt. bzw. Umsatzsteuer – ein durchlaufender Posten?
MwSt. bzw. Umsatzsteuer – ein durchlaufender Posten?

Was hat das mit (m)einem Event zu tun?

Fallen z. B. Teile (m)eines Events in den ideellen Bereich des veranstaltenden Vereins, sind alle Mehrwertsteuerbeträge zugleich auch Kosten. Ob also eine Leistung eines Hotels, eines Dienstleisters, eines freien Grafikers, eines Fotografen, einer Location etc. null, sieben oder 19 Prozent Umsatzsteuer enthalten, kann einen großen Kostenunterschied für den Verein bedeuten.

Mir ist bewusst, dass jeder Verein, jede Gesellschaft, jeder Verband je nach Satzung und Vorgaben seines/ihres Steuerberaters und Finanzamtes diese steuerrechtlichen Fragen unterschiedlich bewertet und regelt. Hier hilft nur der Gang zu einem Experten. Weit vor Kalkulationsbeginn, weit vor Vertragsunterschrift! Die Deutsche Gesellschaft für Verbandsmanagement vermittelt Experten und bietet zahlreiche Seminare zu diesem Thema.

Will eine Agentur, die im Auftrag einer gemeinnützigen Veranstalters diese steuerrechtlichen Fragen für sich einfacher lösen, bleibt

  • der Gang zum Steuerberater
  • die Übernahme des wirtschaftlichen Risikos der Veranstaltung.

Ist die Agentur nun vollständig der Veranstalter des Events, unterliegen alle Umsätze der Umsatzsteuer. Das macht den Vorsteuerabzug leichter. Dafür übernimmt sie jedoch das volle finanzielle Risiko – allerdings auch die finanziellen Chancen. Wie der gemeinnützige Veranstalter finanziell ebenfalls von der Veranstaltung profitiert, muss im Innenverhältnis geklärt werden.

Die Nadel im Heuhaufen suchen

Hat ein Eventmanager gut kalkuliert und organisiert, steht “nur noch” die Abrechnung der Veranstaltung an. Denken wir noch einmal an die oben genannte mittelgroße Tagung. Sobald die vorbei ist, treffen unzählige Rechnungen beim Eventmanager ein. Manche im Original, manche in Kopie, manche aus dem Inland, manche aus dem Ausland, manche mit ausgewiesenen Beträgen für die Mehrwertsteuer, manche ohne, manche sind höher als vereinbart, manche haben Formfehler. Jedoch alle wollen gleich bezahlt werden.

All diese Rechnungen prüfe ich als Eventmanager. Übertrage sie in die Abrechnung – mit ihrem Nettobetrag, mit dem Steuerbetrag und -satz und dem Bruttobetrag. Die Gründe dafür habe ich hoffentlich aufzeigen können.

Jede einzelne: Auch die ÖPNV-Tickets von Referenten (Anmerkung: wie viel Mehrwertsteuer ist eigentlich auf einem U-Bahnticket?), auch die Portoausgaben (Anmerkung: wie viel Steuern beinhalten eigentlich Briefmarken?), auch fast unlesbare Taxi- oder Bewirtungsbelege ebenso wie Blumensträuße.

Eine Freigabe der Rechnung gibt es von mir erst, wenn die Rechnung allen vereinbarten Punkten entspricht. Und wenn ich alle Steuersätze und -beträge gefunden habe. Je länger ich als Eventmanager suchen muss, desto länger wartest du auf dein Geld.

Rechnungen für Veranstaltungen prüfen
Rechnungen für Veranstaltungen prüfen

Du als Location- oder Hotel-Manager kannst mir das Leben als Eventmanager erleichtern, wenn du die Mehrwertsteuer bei deinem Angebot und bei deiner Abrechnung so klar wie nur möglich ausweist. Für jede Angebotsposition, für jeden einzelnen Rechnungsbetrag, für jeden einzelnen Beleg.

#eventprofs Appell an alle, die MICE-Rechnungen schreiben: Weist klar und deutlich die Umsatzsteuer aus. Für jede Angebotsposition, für jeden einzelnen Rechnungsbetrag, für jeden einzelnen Beleg. Klick um zu Tweeten
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