So helfen dir Meilensteine bei deiner Eventplanung – in Asana

Meilensteine sind bestimmte Zeitpunkte in deiner Eventplanung und -durchführung, die für den Erfolg deines Events besonders wichtig sind. Hast du vorher viel mit GANTT-Diagrammen und ähnlichen Übersichten, die oft ganze Bürowände gefüllt haben, gearbeitet, weißt du sicherlich, wovon ich rede. Doch auch dann, wenn dir Meilensteine bisher lediglich als Frühbuchertermin in den Sinn kommen, kennst du die Bedeutung von Meilensteinen für dein Projekt. In digitalen Projektmanagement-Tools wie Asana gibt es daher ebenfalls Meilensteine. Wie sie dir bei deiner Zielerreichung helfen und wie du sie konkret in Asana umsetzt, erfährst du in diesem Blogbeitrag.

Meilensteine für deine Eventplanung in Asana
Meilensteine für deine Eventplanung in Asana

 

Das sind Meilensteine in der Eventplanung

Meilensteine markieren besonders wichtige Termine oder Zwischenergebnisse, deines Events z.B. den Frühbucher-Schluss. Wie viele du setzen willst, hängt sehr von der Größe, Komplexität und Vorlaufzeit deines Events ab. Denkbare Meilensteine in der Eventplanung sind:

  • Event-Ziel ist festgelegt
  • Event-Konzept steht
  • Event-Location ist vertraglich gesichert
  • Marketingplan ist verabschiedet
  • Save-the-Date Website ist veröffentlicht
  • Registrierungsseite geht live
  • Frühbucher-Schluss
  • Vortragsprogramm ist finalisiert
  • Start der Akquise von Sponsorings und Ausstellern
  • Einnahmenziel zu 50 Prozent erreicht
  • und weitere

Oftmals hängen an Meilensteinen auch weitere Planungen und Aktivitäten. Allerdings können sie auch lediglich ein Zwischenziel definieren. Schaust du dir die eben gelisteten Meilensteine an, sind sie oft Voraussetzung für den nächsten Planungsschritt. Daher ist es durchaus sinnvoll, wenn du Abhängigkeiten und Meilensteine im Rahmen deiner Projektplanung berücksichtigst. Beides geht in Asana kinderleicht. Auch, wenn sich etwas verschiebt oder verzögert.

So erstellst du Meilensteine in Asana

Du kannst Meilensteine auf verschiedene Art und Weisen erstellen und aktualisieren.

 

Meilensteine in der Listenansicht von Asana

In der Listenansicht klickst du einfach auf “Aufgabe hinzufügen” und wählst dann “Meilenstein hinzufügen”. Das Ergebnis siehst du dann in Echtzeit in deiner Listenansicht.

Meilensteine in der Listenansicht in Asana

 

Außerdem kannst du bestehende Aufgaben mit einem Klick in einen Meilenstein umwandeln. Klicke oben rechts auf die drei Punkte und wähle “als Meilenstein markieren”.

 

Meilensteine aus Aufgaben in Asana anlegen

 

Meilensteine in der Zeitleiste von Asana

Du kannst deine Meilensteine auch in der Ansicht “Zeitleiste” sehen. Hier siehst du drei Meilensteine, wovon der dritte am 28. Februar “Event-Programm steht in groben Zügen fest vom ersten Meilenstein “Event-Ziel definieren” abhängig ist. Das siehst du an der geschwungenen Verbindungslinie. Erreichte Meilensteine sind farblich gefüllt; noch bevorstehende haben nur einen farbigen Rahmen.

 

Meilensteine deiner Eventplanung in Asana

 

Meilensteine in der Projekt-Übersicht bei Asana

Ebenso findest du die Meilensteine in deiner Projekt-Übersicht – nach den allgemeinen Projektinformationen und Zielen, die du hier für dein Team eintragen kannst.

Meilensteine in der Projektübersicht bei Asana

 

Meilensteine in der Statusaktualisierung von Projekten in Asana

Für all deine Projekte kannst du den Status in Asana aktualisieren. Dabei kannst du auch die Meilensteine in den Status-Update einbeziehen und so dein Team informieren.

Status-Updates inklusive Meilensteine

 

Meilensteine im Portfolio bei Asana

Du nutzt die Funktion “Portfolio” in Asana? Auch da kannst du dir die wichtigen Zwischenschritte deines Events anzeigen lassen. In diesem Beispiel ist einer erreicht und wird daher ausgefüllt angezeigt.

Meilensteine in der Portfolio-Ansicht

 

So erstellst du Abhängigkeiten in Asana

Wie du eben schon gesehen hast, kannst du Meilensteine – oder auch reguläre Aufgaben – als Abhängigkeiten in Asana einrichten und visualisieren. Geh dafür in die Aufgabe oder in deinen Meilenstein und klicke auf “Abhängigkeiten”. Dann wählst du aus, welches Zwischenziel von welchem abhängig ist und schon siehst du das in der Ansicht “Zeitleiste”. Und natürlich auch alle anderen Projektbeteiligten.

 

Abhängigkeiten in Asana einrichten

 

 

Der Vorteil von sichtbaren Meilensteinen und Abhängigkeiten in der Eventplanung

Meilensteine und Abhängigkeiten laufen oft unausgesprochen nebenher, dabei tragen sie wesentlich zum Erfolg deines Events bei. Mach sie also sichtbar – für dich und für alle Beteiligten. Denn dass Kolleg·in B auf Dienstleister·in A wartet und deshalb nicht weiterkommt und so das gesamte Projekt gefährdet, ist nicht immer für alle erkennbar. Je mehr interne und externe Personen in deinem Eventteam sind, desto wichtiger ist es, dass du diese Abhängigkeiten visualisierst und damit allen glasklar vor Augen führst. Schließlich gibt es am Ende sämtlicher Planungen einen ganz fixen Event-Termin: Den Tag deines Events.

Das Gute an der Planung von Meilensteinen und Abhängigkeiten in digitalen Projektmanagement-Tools wie Asana ist, dass du sie sehr leicht bedienen und jederzeit aktualisieren kannst. Versuch das mal mit Excel oder gar mit über mehrere Seiten ausgedruckten Meilenstein-Planungen für die Wand. Nahezu aussichtslos und im Moment des Druckens schon veraltet.

Fazit

Meilensteine und Abhängigkeiten sind wertvolle Helfer für deine Eventplanung. Mit digitalen Projektmanagement-Tools wie Asana kannst du das ganz leicht umsetzen und für alle in deinem Team, egal ob intern oder extern, sichtbar machen. Damit steigerst du deutlich das Verständnis füreinander und das Commitment, sich an vereinbarte Termine innerhalb der Vorbereitung für dein Event zu halten.

 

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