So machst du aus deiner Messe eine Community

Messen – oder auch Fachkongresse und ähnliche Veranstaltungen – sind oft schon DAS Klassentreffen ihrer Nische bzw. Branche. Dort treffen sich Anbieter und Nachfrager von bestimmten Themen und Lösungen. Zum Beispiel die Hersteller von Maschinen und deren Einkäufer oder die Anbieter von Arbeitsplätzen und die Arbeitnehmer·innen. Oder Vertreter einer Berufsgruppe wie Personaler·innen, Fundraiser·innen, Sekretär·innen etc. und die Anbieter von Lösungen für deren Arbeitsalltag. Ein perfektes Matching. Genau das leisten viele Messen und Messe-Veranstalter·innen. Allerdings ist es in den heutigen Zeiten viel zu wenig, wenn sich diese Branchen oder Nischen nur einmal im Jahr sehen und austauschen können. Sie brauchen den kontinuierlichen Austausch und am besten findet dieser auf deiner Messe und auf deinen Angeboten während des gesamten Jahres statt. Ideen dafür gibt’s zahlreiche. Lass dich inspirieren und probier‘ sie mal aus.

1) Eine Webinar-Reihe

Webinare eignen sich hervorragend, um die Zeit zwischen deinen Messen oder Kongressen zu überbrücken. Damit deine Webinare auch erfolgreich sind, haben sich folgende Tipps in der Praxis bewährt:

• Mach einen festen Termin daraus.
  Zum Beispiel jeden zweiten Mittwoch um 13 Uhr.
  Die Häufigkeit und der konkrete Termin hängen natürlich sehr von deiner Zielgruppe ab. Du kannst sie auch einfach nach ihren Wunsch-Terminen fragen. Digitale Votingtools helfen dir dabei.
• Wähle ein Thema, das auf große Resonanz stößt.
  Willst du einen möglichst großen Teil deiner Community immer wieder auf dich aufmerksam machen, ist so ein „massenkompatibles“ Thema eine super Sache.
  Möchtest du hingegen ganz bestimmte Botschaften verbreiten oder verfolgst andere Ziele, überleg dir vorher genau, ob dein erdachtes Webinar-Thema auf das Ziel einzahlt. Wer z.B. Leads generieren will, statt eine Messe-Community aufzubauen, braucht Themen, die auch zum eigenen Portfolio passen.

• Lade dir Gast-Referent·innen ein.
  So musst du dich „nur“ noch um die Einladungen und das Setting kümmern. Die Inhalte kommen von den Expert·innen. Das hat gleich mehrere Vorteile. So kannst du die Schlagzahl deiner Webinare erhöhen und stellst sicher, dass die vermittelten Inhalte auch wirklich Hand und Fuß haben. Im Idealfall bringen dir deine Expert·innen außerdem weitere Besucher·innen aus ihrem Netzwerk.

Diese Webinare lassen sich sehr gut im Streaming-Format umsetzen. Ergänzt du sie um Interaktionen wie Votings, Session Chat und Co. werden sie lebendiger und weniger monoton.

2) Ein Online-Netzwerk-Meeting

Ein echtes Online-Meeting via Zoom, Teams oder einem ähnlichen Videokonferenz-Tool ist deutlich lebendiger als ein reines Streaming-Format. Zudem sind hier die Qualitätsansprüche an die Live-Übertragung oftmals nicht so hoch. D.h. du kommst weniger Technik-Equipment, Regie und Personal aus. Natürlich sollten Bild und Ton immer noch zum Image deiner Fachveranstaltung passen, aber hier darf es einfacher sein.

Damit das Online-Meeting auch wirklich lebendig wird, sollte es die Chance geben, dass sich deine Teilnehmer·innen auch mit Bild und Ton einbringen können. Das gelingt dir mit einer Agenda, die Platz für den Austausch lässt sowie ein paar anregenden Fragen in die Runde.

Ein sehr gelungenes Beispiel für Community-Building über Online-Meetings gibt’s bei „Women in events“. Das vorgelagerte Speed-Networking sorgt dafür, dass sich einige Teilnehmer·innen schon vor dem inhaltlichen Beitrag kennengelernt haben. So vermeidest du, dass nach dem Vortrag das Meeting sang- und klanglos ausläuft, weil niemand in die Breakout-Rooms oder an die Networking-Tables kommt.

Das Netzwerk interessiert dich?

Dann schau doch gleich mal rein:

> Women in events D.A.CH. Website

> Women in events D.A.CH. Website auf LinkedIn

3) Ein eigener Podcast

Veranstaltungen wie die OMR machen es vor: Bleib‘ das ganze Jahr über mit deiner Community im Kontakt. Mit einem Podcast findest du Gehör bei deiner Zielgruppe. Sowohl bei denen, die deine Veranstaltung schon kennen und sich weiter über relevante Themen informieren wollen als auch bei denen, die deine Messe oder deinen Kongress möglicherweise noch nicht kennen.

Mehr Inspiration von den Machern der OMR erfährst du u.a. im Beitrag OMR Hacks für Events und Event-Marketing. 

Ein Podcast sollte, wie auch eine eigene Webinarreihe, gut vorbereitet sein und zu einem fixen Termin immer wieder mit einer neuen Folge erscheinen. Auch hier hat sich ein Gespräch mit einem Host und einem Gast als Format bewährt. Denn so wird das Gespräch lockerer und beim Empfänger wirkt es abwechslungsreicher. Außerdem ersparst du dir als Einladende·r so die tiefe Auseinandersetzung mit Nischenthemen. Schließlich gibt’s rund um deine Messe oder deinen Kongress noch genug zu tun, oder?

Willst du einen eigenen Podcast aufsetzen, empfehle ich dir das kostenfreie „Business Podcast“ Webinar am 24. Mai von der Akademie escolar.

4) Eine eigene Gruppe auf Social Media

Wo ist deine Zielgruppe aktiv? Vermutlich auch in einem der sozialen Netzwerke, z.B. auf LinkedIn, Facebook, Instagram oder TikTok. Recherchiere genau und eröffne dann eine eigene Gruppe auf dem passenden Kanal.

Aber Achtung: Gruppen beleben sich zunächst einmal nicht von alleine. Du musst schon – zumindest am Anfang – die Gespräche anschieben und moderieren. Doch dann kann es schon fast zum Selbstläufer werden. Gerade, wenn es sich um eine wirklich große Community handelt.

Hier möchte ich dir auch nochmal das Beispiel der „Women in events D.A.CH.“ Community auf LinkedIn zeigen:

Natürlich kannst du auch eigene Gruppen in einer Event-App, einer Event-Plattform oder einer eigenen Community-Plattform eröffnen und dort aktiv betreiben. Aber das ist eine zusätzliche Hürde für deine User·innen. Denn dort sind sie normalerweise nicht und warum sollten sie sich in noch eine Online-Plattform einwählen? Die meisten sind froh, wenn sie ihre E-Mails und ein oder zwei Social-Media-Kanäle „gewuppt“ bekommen. Doch wenn du die Kapazitäten hast bzw. bereitstellen willst, dann ist das eine hervorragende Möglichkeit, deine Zielgruppe an dich zu binden.

5) Netzwerktreffen oder regionale Gruppen

Manchmal kann es sinnvoll sein, neben deiner Fachmesse oder deinem Kongress, kleine Formate für die persönliche Begegnung ins Leben zu rufen. Diese können beispielsweise monatlich oder einmal im Quartal stattfinden. Kannst du als Veranstalter·in solche regionalen Zusatztreffen personell einfach nicht mehr stemmen, könntest du diese Aufgaben auch outsourcen. Gerade bei Veranstaltungen, die von Verbänden oder Vereinen ausgerichtet werden, haben oftmals Fach- oder Regionalgruppen-Leiter·innen. Diese sind vor Ort und daher ist der Aufwand für sie, an solch einem Netzwerk-Treffen teilzunehmen, deutlich geringer. Übrigens: Das ist auch etwas, dass ich bereits bei privaten Veranstaltern gesehen habe. Also, selbst wenn du in einem Unternehmen arbeitest, statt in einem Verband, kann es bei dir regionale Netzwerktreffen geben.

Warum Community-Building für dich als Veranstalter·in so attraktiv ist

Muss das sein? Community-Building? Ist das nicht wahnsinnig aufwändig?

Ja, es ist aufwändig und du musst kontinuierlich dran bleiben. Allerdings ist es vermutlich heutzutage noch viel aufwändiger, Teilnehmer·innen und Aussteller·innen jedes Jahr von Neuem akquirieren zu müssen. Wie heißt es doch so schön im Marketing: „Neukunden kosten dich Geld. Bestandskunden bringen dir Geld.“ Deshalb musst du aus deinen Kunden Bestandskunden machen. Biete ihnen das ganze Jahr über etwas aus deinem Hause an.

Bei deinen Teilnehmer·innen und Aussteller·innen bleibst du so an 365 Tagen im Gedächtnis. Den Teilnehmer·innen kannst du Cross-Selling-Angebote wie Whitepaper, Weiterbildungskurse und vieles mehr anbieten. Und den Werbepartnern kannst du weitere Sponsoring-Angebote unterbreiten – von Werbung im Podcast bis zum Sponsoring einzelner Webinare. 

Fazit

Messen, ebenso wie Kongresse, leben vom persönlichen Austausch deiner Besucher·innen, Aussteller·innen und Referent·innen. Doch mittlerweile ist der Abstand zwischen zwei Veranstaltungen für viele von uns viel zu groß, um wirklich an Themen oder an anderen Kontakten dran bleiben zu können. Nutze deine Position als Branchen-Vermittler·in und biete für diesen Bedarf kontinuierliche Angebote für deine Community an – vom Podcast bis zur eigenen Webinarreihe. So machst du aus deiner Messe eine Community und zugleich fällt dir die Akquise der Besucher·innen als auch der Aussteller·innen in jeder Runde für deine Highlight-Veranstaltung in Präsenz deutlich leichter.