Messen sind kein Selbstläufer. Sie sind komplexe Systeme – mit vielen Beteiligten, Abhängigkeiten und Prozessen, die ineinandergreifen müssen. Trotzdem arbeiten viele Teams noch mit einer Mischung aus Excel, E-Mails und einzelnen Tools. Das funktioniert – bis es nicht mehr funktioniert. Oder viele Nerven und Zeit kostet. Spätestens dann kommt die Frage auf: Brauchen wir eine zentrale Messe-Management-Software? Eine Lösung, die genau hier ansetzt, ist Wiktis.
Messe-Management-Software – was Wiktis anders denkt als klassische Event-Tools
Viele Event-Tools starten beim Teilnehmer: Registrierung, Ticketing, Check-in.
Wiktis setzt an einer anderen Stelle an und zwar beim Gesamtsystem Messe.
Das merkt man schnell, wenn man sich anschaut, wie die Plattform aufgebaut ist. Es geht nicht nur um Besucher·innen, sondern vor allem um die Organisation der Messe selbst – inklusive Aussteller, Flächen, Services und interner Abläufe.
Das ist ein entscheidender Unterschied zu vielen Tools, die eher für Konferenzen oder Corporate Events gedacht sind.
Fokus auf Messeveranstalter statt „All-in-one für alles“
Ein typisches Problem im Tool-Markt:
Viele Lösungen wollen alles können – und sind am Ende für Messen, also im Kern für Messe-Veranstaltende, nur bedingt geeignet. Wiktis ist deutlich spitzer positioniert.
Der Fokus liegt klar auf:
- Messeveranstaltern
- Ausstellerprozessen
- komplexen Organisationsstrukturen
Das wirkt sich direkt auf die Funktionen aus.
Wo die Messe-Management-Software Wiktis konkret ansetzt
Zentrale Datenbasis statt Datensilos. D.h. Wiktis bündelt alle relevanten Informationen in einem System:
- Ausstellerdaten
- Flächenplanung
- Bestellungen und Services
- Kommunikation
Das Ziel: keine parallelen Listen, keine doppelten Daten, keine Versionsprobleme. Gerade bei großen Messen ist das ein echter Hebel.
Ausstellende im System statt im E-Mail-Postfach
Ein großer Painpoint bei Messen: die Kommunikation mit Ausstellenden. Denn so sieht diese oftmals aus:
- Anfrage per E-Mail
- Fragen zu der E-Mail
- Excel-Listen
- manuelle Übertragung
Wiktis dreht das um.
Ausstellende arbeiten direkt im System, denn sie
- pflegen ihre Daten selbst
- buchen Leistungen
- greifen auf relevante Informationen zu.
Das entlastet dein Messe-Team spürbar und sorgt gleichzeitig für sauberere Daten.
Service- und Bestellprozesse integriert
Ein Bereich, der ziemlich viel Zeit und Aufwand kosten kann, sind sämtliche Zusatzleistungen wie Strom, Standbau, Technik, Catering und mehr. Das alles muss koordiniert, bestellt und abgerechnet werden.
Und viele Veranstaltende lösen das immer noch mit separaten Tools oder manuellen Prozessen.
Doch die Messe-Management-Software Wiktis integriert diese Abläufe direkt in die Plattform. Das bedeutet für dich, dein Messe-Team, die Dienstleistenden und die Ausstellenden konkret:
- weniger Abstimmung
- klar strukturierte Bestellungen
- automatisierte Abrechnung
- Struktur für komplexe Veranstaltungen
Wiktis spielt seine Stärken vor allem dort aus, wo es kompliziert wird:
- viele Aussteller
- große Flächen
- viele Services
- mehrere Beteiligte
Hier zeigt sich der Unterschied zu klassischen Event-Tools, die eher auf Teilnehmenden-Prozesse optimiert sind.
Funktionen der Messe-Management-Software Wiktis
Wiktis positioniert sich als All-in-One-Plattform für Messen – und das ist nicht nur eine Floskel. Denn die Liste der Funktionen ist lang und sie sind als Workflow gestaltet, statt als einzelne Prozesse, die du manuell verbinden müsstest.
1) Planning Department – Planung & Steuerung deiner Messe
Für dein "Planning Department" bündelt Wiktis die komplette strategische und operative Messeplanung in einem System. Du legst hier die Basis deiner Veranstaltung von Branding und visueller Identität bis zur Auswahl der passenden Location.
Ein zentraler Bestandteil ist die Flächenplanung: Standlayouts, Hallenpläne und Besucher·innen-Führung kannst du direkt im Tool entwickeln, perspektivisch auch in 3D.
Darüber hinaus kannst du die Inhalte und Formate wie Bühnenprogramme, Awards, Seminare oder Panels hier planen. Auch logistische Themen wie Catering sind integriert.
In Zukunft soll ein Supplier-Portal dazukommen, über das deine Dienstleistenden direkt eingebunden werden.
2) Sales Department – Vertrieb & Umsatzsteuerung
Für dein "Sales Department" bündelt Wiktis den Vertrieb, Verkauf und CRM in einem System.
Du steuerst den Verkauf von Tickets und Standflächen inklusive Preisstrukturen und Verfügbarkeiten. Außerdem kannst du verkaufsoptimierte Hallenpläne erstellen, die direkt in den Vertriebsprozess eingebunden sind.
Auch die Beziehungspflege ist integriert: Aussteller- und Sponsorenkontakte werden zentral verwaltet, inklusive Einladungen und laufender Kommunikation. Für den aktiven Vertrieb stehen dir sogar vorbereitete Sales-Skripte zur Verfügung.
Darüber hinaus behältst du den Überblick über deine Messegäste: Ticketkäufer·innen und Zielgruppen kannst du segmentieren und gezielt ansprechen.
In Planung sind weitere Funktionen wie automatisch erstellte Sales-Unterlagen sowie ein Visa-Management, das Einladungen und Einreiseprozesse zentral organisiert.
3) Marketing Department – Reichweite & Zielgruppenansprache
Für dein „Marketing Department“ bündelt Wiktis für dich alle Maßnahmen rund um Markenaufbau und Besucher·innen-Gewinnung.
Du steuerst Kampagnen für Ticketverkäufe, Inhalte und Formate wie Awards oder Weiterbildungs-Bereiche direkt im System. E-Mail-Marketing ist ebenso integriert wie die Auswertung von Kampagnen, etwa über PPC-Analysen.
Ein zentraler Baustein ist die Arbeit mit Daten: Du kannst deine Zielgruppen segmentieren, analysieren und gezielt ansprechen. Gleichzeitig verwaltest du alle Markeninhalte und Assets zentral für verschiedene Kanäle.
Perspektivisch setzt Wiktis hier stark auf Automatisierung: KI-gestützte Werbemittel sowie automatisch erstellte Sponsoring-Pakete sollen Marketing und Vertrieb noch enger verzahnen.
Kurz gesagt: Hier steuerst du deine Reichweite; datenbasiert und direkt mit deinen Verkaufszielen verknüpft.
3) Media Department – Content & Medienproduktion
Für dein „Media Department“ bündelt Wiktis alles rund um Content-Erstellung und mediale Umsetzung deiner Messe.
Du verwaltest deine Markeninhalte zentral und koordinierst die Produktion von Foto- und Video-Content direkt im System. Dazu gehört auch die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern wie Fotografen und Videografen.
Perspektivisch wird der Bereich weiter ausgebaut: Geplant sind unter anderem ein integrierter Website-Builder für Eventseiten sowie Funktionen zur Steuerung von Influencer-Kooperationen.
D.h. hier entsteht der Content rund um deine Messe – von der Planung bis zur Umsetzung.
4) Finance Department – Finanzen & Wirtschaftlichkeit
Für dein „Finance Department“ bündelt Wiktis alle finanziellen Aspekte deiner Messe von der Planung bis zur Auswertung.
Du behältst sämtliche Einnahmen im Blick: Umsätze aus Standflächen, Ticketverkäufen und Teilnehmenden-Daten werden zentral erfasst und analysiert. Ergänzend dazu kannst du Werbekosten aus PPC-Kampagnen auswerten und deren Effektivität bewerten.
Für die Planung steht dir ein integrierter Budgetplaner zur Verfügung, mit dem du Kosten strukturierst und kontrollierst. Gleichzeitig zeigt dir ein Profitabilitätsrechner, wie wirtschaftlich deine Veranstaltung tatsächlich ist.
Perspektivisch wird der Bereich durch eine direkte Anbindung an Buchhaltungssysteme wie Xero erweitert.
Hier siehst du, ob sich deine Messe wirklich rechnet.
5) Team Department – Teamsteuerung & Rollenmanagement
Für dein „Team Department“ organisiert Wiktis die Zusammenarbeit im Event-Team und sorgt für klare Zuständigkeiten.
Du kannst Organisationskomitees erstellen, Rollen definieren und Verantwortlichkeiten direkt im System zuweisen. Für den Einsatz vor Ort kannst du QR-Scanner-Links generieren, z.B. für dein Einlasspersonal.
Perspektivisch wird der Bereich um Funktionen zur Identitätsprüfung erweitert, inklusive Verifizierung von Mitarbeitenden und Freiwilligen sowie Badge-Erstellung für den Zugang vor Ort.
6) Portals & AI – Automatisierung & Self-Service
Wiktis bündelt Funktionen rund um Automatisierung und den direkten Zugriff für externe Beteiligte.
Geplant sind Self-Service-Portale, über die Aussteller ihre Daten selbst verwalten, Ressourcen abrufen und Prozesse eigenständig steuern können. Auch für Dienstleister soll es ein eigenes Portal geben, um Abstimmungen und Abläufe zentral zu koordinieren.
Für wen ist Wiktis interessant?
Wiktis ist kein Tool für jede Veranstaltung. Sinnvoll ist der Einsatz vor allem für:
- Messeveranstalter mit mehreren Events
- größere Veranstaltungen mit vielen Ausstellern
- Teams, die aktuell mit Excel und E-Mail arbeiten
- Organisationen mit komplexen Serviceprozessen
Weniger geeignet ist es für:
- kleine Events
- einfache Teilnehmerregistrierung
- reine Konferenzen ohne Ausstellerstruktur
- Einordnung: Wo Wiktis sich im Markt unterscheidet
Wiktis verschiebt den Fokus weg vom Besucherprozess und hin zur operativen Messeorganisation. Das ist kein besser oder schlechter Fokus, sondern einfach eine andere Perspektive. Und genau deshalb passt das Tool gut in Szenarien, in denen klassische Event-Software an ihre Grenzen kommt.
Fazit: Kein Allrounder, sondern ein Spezialist fürs Messe-Management
Wiktis ist kein Tool, das „alles ein bisschen“ kann. Es ist eine spezialisierte Lösung für Messeveranstalter, die komplexe Strukturen managen, viele Prozesse parallel steuern und ihre Organisation professionalisieren wollen. Wenn dein größtes Problem aktuell Teilnehmenden-Registrierung ist, bist du hier falsch. Wenn dein größtes Problem Organisation, Abstimmung und Komplexität ist, dann lohnt sich ein genauer Blick.
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