Messekontakte digital erfassen statt abtippen

Messekontakte sind auch heute noch ein Indikator für den Erfolg oder eben auch Nicht-Erfolg einer Messeteilnahme. Auch wenn künftig vielleicht noch weitere Parameter darüber entscheiden, ob eine Messeteilnahme erfolgreich war. Zum Beispiel wie lange sich die Besucher an deinem Stand wirklich aufhielten. Wie lange sie einzelne Exponate angesehen haben. Oder wie viele Messebesucher wirklich zu dir kamen – statt in andere Hallen und zu anderen Ausstellern.

Doch zurück zur digitalen Erfassung deiner Messekontakte. Das geht heutzutage schon ziemlich schnell und komfortabel. Papierbögen scannen und abtippen adé. Hier sind einige Anbieter, die dir und deinen Kollegen die Auswertung und Bearbeitung deiner Messekontakte, also deiner Leads, erleichtern.

Business Card Reader von KlickTipp

Der Business Card Reader vom E-Mail-Marketing-Tool namens KlickTipp ist für die schnelle Erfassung deiner Messekontakte gedacht. So landen sie gleich in deinem E-Mail-Verteiler und haben das richtige Tag. So kannst du sie automatisiert oder auch manuell, aber auf jeden Fall, passgenau ansprechen. Um das nutzen zu können, brauchst du den Enterprise Account von KlickTipp. So gehst du vor:

1. Lege einen Business Card Reader Nutzer an
2. Kreiere in KlickTipp ein Event 
   Hierbei legst du alle Felder an, die beim Scannen erfasst werden sollen.
3. Scanne alle Visitenkarten vor Ort über die App auf deinem Smartphone
   Füge außerdem die gewünschten Tags hinzu, über die dann automatisiert in KlickTipp eine Kampagne starten kann. Z.B. Follow-up-Mails für alle Messebesucher·innen mit dem Tag "Produkt-Interesse A".

Mehr brauchst du nicht. Das Ganze läuft absolut DSGVO-konform, denn dein neuer Kontakt erhält sofort nach der Datenübertragung zu KlickTipp eine E-Mail mit dem Hinweis auf die Transparenzerklärung.

Wie ich selbst KlickTipp für Tag-basierte Mailings nutze, erfährst du im Blogbeitrag So geht automatisiertes E-Mail-Marketing für Events. 

Cvent LeadCapture

LeadCapture ist Teil der Cvent-Software, die das gesamte Event-Programm anspruchsvoller Marketing- und Eventprofis unterstützt.

Mit LeadCapture können Aussteller auf allen Veranstaltungen, an denen sie teilnehmen, Leads mit einer einzigen, einheitlichen Anwendung erfassen. Und so geht’s konkret, wenn du eine Lizenz eingekauft hast:

Lade die LeadCapture-App auf dein Smartphone oder Tablet aus dem Apple App Store oder dem Google Play Store herunter. Wenn du über Cvent einen Scanner gemietet hast, ist die App bereits installiert.

1. Gib deinen Zugangscode ein.
2. Füge einen Lead mit dem Scanner deines Smartphones hinzu.

Du kannst das auch alles manuell erledigen. Anschließend kannst und solltest du die Leads qualifizieren. Tippe auf Lead qualifizieren, um zusätzliche Fragen zu beantworten oder Notizen hinzuzufügen. Speichern nicht vergessen. Dann kannst du wertvolle Informationen an deine neuen Leads senden – bis zu 25 Dateien und Links auf einmal. Außerdem solltest du nach dem Event deine Leads mit dem Server synchronisieren.

Aus dem Hause Cvent erhältst du u.a. Event-Software für die Teilnehmer-Registrierung, eine Event-App, eine virtuelle Event-Plattform, ein Tool für 1:1 Terminvereinbarungen, Referenten- oder Aussteller-Management, Check-in und Badge-Druck und vieles mehr. Mehr erfährst du auch im Blogbeitrag So meisterst du Präsenzevents nach der Pandemie – mit Cvent.

entergon

Die entergon-Suite - eine sehr umfangreiche Lösung, die deutlich mehr kann, als Lead zu erfassen. Nach eigenen Angaben ist entergon "der führende Cloud- und Full-Service-Anbieter für Digital Signage-, Mobile App- und Web-Lösungen". Die App kannst du auf allen Geräten herunterladen und nutzen und so schnell und effizient deine Messekontakte nachbearbeiten und ans Marketing oder den Vertrieb weiterleiten. Dank der Live-Anbindung an deine CRM-, ERP- oder Marketing-Automation-Lösungen hast du sogar vor Ort Zugriff auf deine Bestandskunden - statt nur auf neu erfasste Kontakte vor Ort. Damit kannst du auch Dubletten schon vor Ort erkennen. 

Mit der optischen Zeichenerkennung OCR kannst du auch Visitenkarten in 25 Sprachen auslesen. Die erfassten Messekontakte kannst du in allen gängigen Formaten herunterladen und auch automatisch in die gängigsten CRM-, ERP- oder Marketing-Lösungen übertragen. Und noch vor Ort kannst du Präsentationen, Bilder, Texte oder Videos an deine Kontakte via E-Mail aus der App heraus versenden. Die entergon-Lösung ist mehrsprachig, mandantenfähig und ermöglicht umfangreiche Rollen- und Rechtekonzepte. 

hileadzz | Fanomena

Auch mit hileaddz, heute Fanomena, scannst du zunächst die Visitenkarte deines Messekontaktes, sprich deines Leads. Die Texterkennung im Tool sorgt dafür, dass deine Daten erkannt und korrekt gespeichert werden können. Außerdem werden sie mit Informationen aus dem Web und aus sozialen Medien angereichert – natürlich nur mit den öffentlich verfügbaren. Spannend in dem Tool finde ich die Möglichkeit, weitere digitale Informationen für deine Leads bereitstellen zu können. Die Inhalte kannst du personalisieren – zumindest in der Ansprache – und dank der Vorlagen sehr ansprechend gestalten.

Natürlich würdest du nun gern wissen, wie gut die Inhalte bei deinen potenziellen Kontakten angekommen sind, oder? Mit Fanomena geht das – dank der detaillierten Echtzeitanalyse. Hier erfährst du,

• wie oft deine Informationen überhaupt geöffnet wurden,
• ob und wie sie angeklickt wurden
• wer mit deinen Inhalten interagiert hat
• welche Inhalte am besten ankamen
• und vieles mehr

So verstehst du deine Leads und deine Inhalte viel besser und kannst letztere laufend optimieren.

Auch Fanomena bietet dir die Integration deines CRM-Tools und damit die Synchronisation deiner dort gespeicherten Daten an. Das funktioniert mit SAP, Citrix, Microsoft Dynamics, Hubspot, MailChimp, Slack und Skype. Oder ein weiteres, welches sie für dich integrieren. Dich interessiert mehr über hileaddz? Dann schau doch einmal in diese beiden Blogbeiträge:

• So geht Lead Management heute
• Messe nachbereiten – so geht’s effizient und schnell

LeadApp

Das Tool namens LeadApp von weptun kommt gleich mit drei Bausteinen für die digitale Erfassung deiner Messekontakte.

• Mobile Client,
• Online-Portal und
• Cloud

Im LeadApp Mobile Client erfasst du digital die Leads deiner Messe über den Visitenkartenscanner oder über einen Leadbogen und qualifizierst diese. Anschließend kannst du diese im LeadApp Online-Portal nachbearbeiten und exportieren. Dort verwaltest du auch die Benutzer der App und die Leadbögen. Und in der LeadApp Cloud laufen der Server, die Datenbank und der ABBY-Scanner. Trotzdem bleiben die Kontaktdaten bei dir. Denn: Durch die Integration und das Hosting der gesamten LeadApp Infrastruktur in deiner Systemlandschaft bleiben alle Daten bei dir.

Du möchtest die App auf dein Corporate Design anpassen? Kein Thema. Entweder mit Farben und Logo oder in der Individuallösung komplett auf deine Bedürfnisse angepasst.

LeadApp ist für iphone und ipad konzipiert und kann auch beim Anbieter selbst gehostet werden.

Lead One

Die aus Deutschland stammende App Lead One zeichnet sich durch 3 Aspekte aus: einfach, individuell und intuitiv. Außerdem erhältst du ein mächtiges Backend. Dort kannst du die Events und Berichts-Templates selbst anlegen, in Echtzeit Daten einsehen und exportieren. Lead On gibt es für iOS, iPadOS und Android und ist zu 100% offlinefähig. Du kannst die Lösung an die gängigsten CRM-Systeme anbinden und so deine Daten stets synchron halten. Ist dein CRM nicht in der Liste von Lead One dabei, kannst du die offene Schnittstelle (API) nutzen und so den Datenaustausch schnell und sauber gewährleisten. Außerdem kannst du deine Leads als pdf, xls- oder csv-Datei exportieren. 

Die App kannst du nach deinen CI-Vorgaben gestalten und Bilderwelten zur intuitiven Auswahl der Kundeninteressen sowie zur Präsentation deines Produktportfolios nutzen. Außerdem kannst du in der App Fotos von Visitenkarten oder anderen Dokumenten einfügen sowie Visitenkarten (OCR) scannen. Auch handschriftliche Notizen und Skizzen kannst du in der App direkt beim Lead hinzufügen. Was dir Zeit spart: Mit Hilfe der Speech-To-Text Diktierfunktion erfasst du ausführliche Gesprächsnotizen ohne aufwendige Texteingaben.

LeadLog

Mit der Leaderfassungs-App von LeadLog kannst du den Barcode der/s Messebesucher·in leicht und schnell erfassen, in Echtzeit die Kontaktdaten einsehen und abspeichern. Bei der schnellen Erfassung vor Ort helfen dir die individualisierbaren Abfragebögen – mit Checkboxen und Drop-Down-Feldern. So ist dein Standpersonal einfach viel schneller beim Erfassen von Interessen und Gesprächsinhalten. Außerdem kannst du Fotos vom Gesprächspartner, von Visitenkarten oder anderen Dokumenten dank OCR-Scan auslesbar hinzufügen. Im Backend kannst du in Echtzeit die erfassten Daten einsehen, exportieren und weiterbearbeiten. Sogar ein automatischer Follow-up ist möglich. Wie? Du kannst E-Mail-Vorlagen hinter bestimmte Felder legen und so in Windeseile Gespräche automatisiert nachbereiten (lassen). 

Alle gescannten Daten werden sowohl auf dem iPhone bzw. iPad als auch im Rechenzentrum gespeichert. Solltest du beim Erfassen der Daten mal offline sein, werden diese einfach dann übertragen, wenn wieder eine Internetverbindung verfügbar ist. Alle Daten werden in Deutschland gespeichert und verschlüsselt übertragen.

Lead-Scanning von InvitePeople

Die Software von InvitePeople unterstützt dich als Eventplaner·in beim Event-Management als auch deine  Aussteller·innen und Partner·innen. Diese können über die Plattform von InvitePeople ihr Angebot vorstellen und mit Teilnehmenden in Kontakt treten. D.h. schon vor deiner Messe können Aussteller·innen dort Gespräche terminieren und Zeitslots blocken. Alle Anfragen werden so bereits als Lead gespeichert.

Mit der Lead-Scanning-App von InvitePeople wird Leads sammeln einfach. Ausstellende Unternehmen können ihre eigenen, individuellen Abfragen innerhalb der Lead-Scanning-App erstellen. Ein kurzer Scan des QR-Codes auf den Namensschildern oder aus den E-Mails- und SMS der Teilnehmenden und schon ist der Lead erstellt. Alle Leads kannst du in Echtzeit im Backend einsehen, als xls oder csv herunterladen und direkt ins eigene CRM-System übertragen.

PS: InvitePeople unterstützt dich auch bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen - ob in Präsenz, digital oder hybrid - alles über eine einzige Plattform. Mit InvitePeople kannst du das Einladungsmanagement, die Registrierung inklusive Bezahlung, Teilnehmerhandling, Programmerstellung, Streaming und Videoräume, Check-In, Reportings und vieles mehr umsetzen.

mehr über InvitePeople:

• InvitePeople launcht Event-App
• 11 gute Gründe für InvitePeople als Allrounder für deine Events
• InvitePeople – die flexible und umfangreiche Event-Plattform

pitchview

Messekontakte kannst du auch mit pitchview innerhalb kürzester Zeit erfassen und mit deinem CRM synchronisieren. Auch dieses Tool bietet dir einen integrierten Visitenkarten-Scanner und Leadbögen für die schnelle Erfassung deiner Messekontakte an. Der Scanner übernimmt für dich automatisiert alle Daten jeglicher Arten von Visitenkarten und Badges, ohne dass du danach irgendetwas ausbessern musst. Er erkennt sogar verschiedene Geschlechter oder die richtige Spracheinstellung. Die Fragebögen für deine Gesprächsnotizen kannst du selbst anlegen. Dafür gibt’s zahlreiche und optimierte Vorlagen. Der Fragebogen selbst ist dann auch offline verfügbar. Du weißt schon: WLAN auf Messen und Events ist nicht immer stabil. Erst recht bei großem Besucherandrang mit intensivem Surfverhalten.

Die App kannst du auch auf dein Corporate Design anpassen – anhand von Farbschema, Logo und Hintergrundbild. Pitchview bietet dir die Synchronisation mit Salesforce, Marketo, Hubspot, Microsoft Dynamics, Eloqua oder über deren API (Schnittstelle)  zu deinem eigenen CRM.

pretixLEAD

Von der Teilnehmer-Registrierungs-Lösung pretix gibt es auch eine Lösung für das digitale Erfassen von Leads auf Messen oder Kongressen: pretixLEAD. Wer pretix bereits nutzt, muss nun nur noch

1. auf die Badges der Teilnehmer jeweils einen QR-Code aufdrucken
2. den Ausstellenden einen individuellen Zugangscode zukommen lassen
   Diesen kannst du über die pretix-Erweiterung „Aussteller“ erstellen.

Bis zum 30.06.2022 ist die Nutzung von pretixLEAD als Einführungsangebot kostenfrei. Danach fallen zusätzliche Kosten in Höhe von 25 Euro pro Aussteller an. Hierbei werden nur die Aussteller berechnet, die pretixLEAD auch tatsächlich nutzen. Und nicht andere, die einen Zugang bekommen haben, aber nie ein Badge scannen. Bei sehr großen Veranstaltungen sind auch Mengenrabatte verhandelbar.

Scan2Lead

Ein sehr umfangreiches Tool mit unterschiedlichen Anwendungsbereichen.

Bist du als Aussteller auf Messen unterwegs? Dann kann es sein, dass du „Scan2Lead Classic“ vielleicht schon auf deiner Messe im Aussteller-Servicekatalog als Lead-Tracking-Service findest. Das kannst du auch auf der Website von Scan2Lead prüfen. Oder du holst dir Scan2Lead 365 für all deine Messeauftritte im Jahr.

Bist du Messeveranstalter, möchtest du das Tool vielleicht für deine Aussteller erst noch anbieten.

Und so funktioniert Scan2Lead:

1. Lade die App herunter.
2. Wähle deine Messe.
3. Erfasse mit der App die Visitenkarten deiner Messekontakte.
4. Ergänze oder bearbeite die eingescannten Kontaktdaten.
5. Qualifiziere deine Leads, ergänze z.B. auch Sprachnachrichten oder befülle den Leadbogen.
6. Füge Dokumente wie Fotos etc. hinzu.

Du kannst deine Messekontakte auf 3 Wegen erfassen:

• mit dem Smartphone oder Tablet
• mithilfe einer Scannerpistole
• mit dem Miniscanner

Die gescannten Informationen kannst du in Echtzeit in dem Tool sehen, in dein CRM exportieren (dank API) und Statistiken und Reports erstellen.

Übrigens gibt’s von Scan2Lead auch die Möglichkeit, deine Messekontakte digital zu verfolgen. Wichtig ist das vor allem in Coronazeiten. Mehr erfährst du auch im Blogartikel So verfolgst du deine Messekontakte digital – mit Scan2Lead.

SIMLEA

Die Lösung aus dem Hause „alivello” Solutions – übrigens der erste Anbieter einer Lead-App für Messen und das bereits im Jahr 2010 – anschließend sogar Marktführer.

SIMLEA erkennt deine fotografierten Visitenkarten in 27 Sprachen, kann Sprache in Text umwandeln und läuft sowohl läuft auf Android als auch auf iOS. Deine Lead-Formulare können mehrsprachig sein und du kannst sogar vor Ort damit Unterschriften einsammeln. In der App natürlich und nicht auf Papierbögen. Während der Messe kannst du deine Lead-Statistiken in Echtzeit einsehen und weißt so jederzeit, wie’s um den Erfolg deiner Messe-Teilnahme steht.

Deine Messekontakte kannst du mit SIMLEA auch komplett offline bearbeiten. Denn es gibt immer noch genug MICE-Locations, bei denen das WLAN überlastet ist. In diesem Falle fotografiert die App erst einmal nur die Visitenkarten. D. h. du kannst den ganzen Tag Daten offline erfassen und am Ende des Tages deine Messekontakte auswerten – und anschließend exportieren. SIMLEA kommt mit einem interessanten Feature: Dem E-Mail-Wizzard. Dank dieser Funktion kannst du deine E-Mails vollautomatisiert versenden. So sind deine Follow-ups einfach und vor allem sehr schnell. Bist du Aussteller auf den SCHALL-Messen und der LogiMAT profitierst du von der Kooperation dieser Anbieter mit SIMLEA.

snapADDY

Dank snapADDY kannst du die eingesammelten Visitenkarten noch auf der Messe einfach mit deinem Smartphone fotografieren. Die App erkennt die Schrift und wandelt diese in strukturierte Informationen um. Also z.B. “Vorname: Katrin”. Der Anbieter hat sogar eine eigene Adress-Erkennung entwickelt.

Du kannst anschließend noch manuell Notizen oder ein Bild zu diesem Kontakt hinzufügen oder auch die Rückseite der Visitenkarte scannen. Oder du scannst einfach die nächste Visitenkarte und nimmst weitere Notizen und den Export erst dann vor, wenn’s wieder etwas ruhiger geworden ist. Du kannst den Kontakt auch lokal auf deinem Smartphone speichern. Oder du exportierst ihn mit wenigen Klicks zu Salesforce, Microsoft Dynamics CRM, SAP C/4HANA, SugarCRM oder Pipedrive.

Besonders interessant finde ich die Funktion “snapADDY Grabber”, mit dem du Daten aus unterschiedlichsten Datenquellen erfassen kannst. Z.B. aus den Visitenkarten, aber auch aus einer E-Mail-Signatur, Webseiten, Google Maps oder Business-Netzwerken wie XING oder LinkedIn.

Gerade für den Einsatz auf Messen ist der snapADDY Visitreport, also die digitale Antwort auf analoge Gesprächsbögen auf Messen, spannend. Mit wenigen Klicks erstellst du den digitalen Fragebogen. Dieser ist später auch responsiv. Und lässt sich kinderleicht vor Ort ausfüllen und mit der oben beschriebenen digitalen Visitenkarte ergänzen. Du kannst sogar Skizzen in der App erstellen. Anschließend überträgst du die Daten wie ebenfalls schon skizziert in dein CRM – natürlich mit integriertem Dublettencheck. Oder lädst die Daten als xls oder pdf herunter. Fertig.

speedlead

Mit speedlead individualisierst du die Ansprache deiner Kontakte. D.h. du kannst Fragebögen, Flyer, Broschüren, Videos und Websites zur Verfügung stellen und jede·r erhält dann genau die Materialien, die er oder sie bevorzugt. Außerdem kannst du mit speedlead deine Leads auf allen Geräten erfassen und sie mit deinem CRM-System verbinden. Dein Team und du, ihr könnt in einer einzigen App zusammenarbeiten. Speedlead ist richtig umfangreich und hat unter anderem folgende Features:

• Messe-Fragebogen
• QR-Code und Visitenkarten-Scan
• Messe-Nachbereitung
• Automatisierte Nachbereitung in deinem CRM- oder E-Mail-Marketing-System
• Messe-Controlling
• Import und Export

speedlead ist besonders spannend für dich, wenn du Leads an deinem Messestand schnell erfassen und weiterentwickeln willst, sowie die Beratungsleistung und das Know-how einer Agentur zu schätzen weißt, statt lediglich irgendein Tool suchst. Das DSGVO-konforme Tool ist online und offline verfügbar. 

Mehr über speedlead erfährst du auch im Blogartikel speedlead – Digitale Leaderfassung für Messen und Events. 

Fazit

Wer auf Messen Leads einsammeln will, findet zahlreiche digitale Lösungen dafür. So werden deine bzw. eure Leads schnell und effizient an die richtige Stelle weitergeleitet. Ans Marketing oder an Sales.

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