Die Planung eines Messestandes ist komplex. Fristen für Standbau, Strom, Wasser, Catering, Reinigung und Werbung sind oft verstreut in langen Serviceheften. Schnell kannst du hier den Überblick verlieren und riskierst teure Verzögerungen oder verpasste Deadlines. Und obendrauf dauert's manuell noch richtig lange. Zeit für ein wenig KI-Hilfe und einen smarten Workflow – ganz ohne Coding. Die smarte Lösung für deine Messestand-Planung: Mit ChatGPT, Google Sheets und Make kannst du alle Termine effizient in Asana übertragen – vollautomatisch. In diesem Beitrag zeige ich dir, wie du ein Serviceheft analysieren lässt, eine übersichtliche Tabelle erstellst und einen Workflow einrichtest, der automatisch Aufgaben in Asana anlegt.
Messestand-Planung Schritt 1: Serviceheft analysieren lassen
Servicehefte von Messen und Kongressen mit Begleitausstellung sind oft unübersichtlich – mit langen Listen von Fristen und Bestellmöglichkeiten. Anstatt sie mühsam zu durchforsten, kannst du sie einfach von ChatGPT analysieren lassen-
1) Lade die pdf hoch
Lade das Serviceheft der Messe in ChatGPT hoch und lasse die relevanten Informationen extrahieren.
2) Identifiziere Fristen & Ansprechpartner: ChatGPT erkennt automatisch alle Deadlines, Bestellmöglichkeiten und wichtige Kontakte.
3) Erhalte eine strukturierte Liste: Anstelle von unübersichtlichen Tabellen auf vielen verschiedenen Seiten, erhältst du eine klare Übersicht, welche Leistungen du wann bestellen musst.
Prompt:
Analysiere das Serviceheft für diese Messe. Du bist Aussteller auf dieser Messe und hast einen 24 qm Stand. Dort möchtest du Catering für die Besucher anbieten und brauchst dafür Wasser und Strom, Snacks, sowie Reinigung, Müllentsorgung, einen kompletten Standbau, willst mit Zusatzwerbung auf dich aufmerksam machen.Welche wichtigen Fristen sind in dem Serviceheft genannt? Was musst du wann erledigen? Erstelle einen übersichtlichen Zeitplan.
🎯 Ergebnis: Eine Liste mit allen Terminen für deine Messestand-Planung.
Ein Auszug:
Lass dir nun auch die Kontaktdaten anzeigen.
Prompt:
Ergänze in dieser Übersicht die Servicepartner oder Kontaktdaten der jeweiligen Ansprechpersonen oder Bestellorte.
🎯 Ergebnis: Eine geordnete Liste mit allen Terminen und den dazugehörigen Ansprechpartnern für Strom, Wasser, Reinigung und Standbau.
Ein Auszug:
Messestand-Planung Schritt 2: Daten in Google Sheets exportieren
Nachdem du eine klare Übersicht hast, kannst du die Daten exportieren und in Google Sheets speichern. Das geht so:
Lass ChatGPT eine Tabelle generieren, die du direkt als CSV-Datei speichern kannst.
Öffne diese in Google Sheets – damit hast du die Daten importiert.
Für den späteren Workflow in Make sollten die Spalten etwa so aussehen:
| Aufgabe | Deadline | Ansprechpartner | E-Mail | Kontakt |
|---|---|---|---|
| Standbau bestellen | 15. Dezember 2024 | Messebau-Team | messebau@anbieter.de |
| Strom bestellen | 15. Dezember 2024 | Stromanbieter | strom@anbieter.de |
| Catering buchen | 10. Januar 2025 | Caterer | catering@anbieter.de |
Prompt:
Ergänze in dieser Übersicht die Servicepartner oder Kontaktdaten der jeweiligen Ansprechpersonen oder Bestellorte.
🎯 Ergebnis: Alle Messe-Aufgaben sind sauber in Google Sheets hinterlegt und können nun automatisiert verarbeitet werden.
Messestand-Planung Schritt 3: Übertrage die Aufgaben mit Make nach Asana
Jetzt wird es spannend: Make (ehemals Integromat) übernimmt für dich die Aufgabe, die Google Sheets-Daten automatisch in Asana als Aufgaben einzutragen.
So geht’s:
1. Make-Account erstellen:
Falls du noch keinen hast, registriere dich bei Make.
2. Erstelle ein neues Szenario:
Nutze dafür am besten das Template "Create Asana tasks from new rows in Google Sheets."
3. Wähle Google Sheets als Trigger und Asana als Ziel.
4. Definiere die Trigger:
Sobald eine neue Zeile in Google Sheets hinzugefügt wird, soll eine neue Aufgabe in Asana erstellt werden. Das ist im Template schon voreingestellt.
5. Verbinde die Daten aus Google Sheets mit Asana:
Verbinde die Spalten aus Google Sheets mit den entsprechenden Feldern in Asana (Aufgabenname, Fälligkeitsdatum, Verantwortlicher, Beschreibung).
6. Teste das Szenario und aktiviere es:
Einmal eingerichtet, läuft der Prozess automatisch und legt alle Aufgaben mit den richtigen Deadlines in Asana an. PS: Das kannst du natürlich auch ein einziges Mal zu Beginn deiner Messestand-Planung durchlaufen lassen.
🎯 Ergebnis: Jedes Mal, wenn eine neue Deadline in Google Sheets erfasst wird, erscheint sie automatisch als Aufgabe in Asana.
PS: Die Fristen sind alle rot, weil mein Beispiel in der Vergangenheit liegt. 😉
Fazit: Vom Serviceheft-Chaos zum digitalen Messe-Planer
Mit diesem Workflow kannst du dir mühsames manuelles Recherchieren und Eintragen von Deadlines sparen. Lass dein Serviceheft von ChatGPT analysieren, alle wichtigen Fristen strukturieren und Make erledigt den Rest. Dein Messe-Stand ist nun professionell geplant – ohne, dass eine Deadline untergeht. Und gemeinsam kannst du nun mit deinem Team alle Aufgaben in Asana abarbeiten.
PS: Prüfe alle Fristen einmal mit einem menschlichen Auge. Du weißt ja: Auch die KI macht Fehler. 😉
🚀 Deine Vorteile:
✅ Kein Übersehen von wichtigen Fristen.
✅ Alle Aufgaben und Bestellungen immer griffbereit in Asana.
✅ Automatische Erstellung von Messe-Tasks ohne manuelle Eingabe.
✅ Mehr Zeit für dein Kerngeschäft.
👉 Probier es gleich aus: Lade dein Serviceheft hoch, erstelle deine Asana-Automatisierung und plane deinen Messestand mit KI und im Handumdrehen.
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