5 Mythen über digitale Projektmanagement-Tools

Eventmanagement  |  01/02/2023

Planst du deine Events wie sehr viele Eventplaner·innen noch in Excel und verschickst die Listen und Übersichten per E-Mail an die Kolleg·innen und Dienstleister·innen? Dann hast du dich vielleicht noch nicht getraut, auf ein digitales Projektmanagement-Tool wie Asana, Trello, Monday, Wrike o.ä. umzusteigen. Total veständlich. Doch zugleich lässt du viel Potenzial liegen. Vor allem aber: Zeit. Es kostet dich unheimlich viel Zeit, die Dinge alle manuell zu aktualisieren und zu versenden. Deutlich mehr Zeit, als würdest du auf ein digitales Projektmanagement-Tool nutzen. Ehrlich? Ja, es ist ziemlich wahrscheinlich. Welche Mythen sich auch heute noch hartnäckig halten, wenn’s um den Einsatz dieser Tools geht, erfährst du in diesem Beitrag. Vielleicht denkst du oder deine Kolleg·innen ja ähnlich. Los geht’s.

digitale Projektmanagement-Tools
digitale Projektmanagement-Tools

 

Mythos 1: Ich muss das perfekte digitale Projektmanagement-Tool finden

Und deshalb suchen viele Planer·innen sehr lange nach dem passenden Tool. Dabei gibt es das perfekte Projektmanagement-Tool gar nicht. Du brauchst lediglich eines, dass die meisten deiner Wünsche und Anforderungen erfüllt. Deshalb ist es wichtig, dass du dir die

  • Must-have Features
  • und die nice-to-have Features

zu Beginn deiner Überlegungen mal notierst. Und dann schaust du dir die beliebtesten Tools einmal an. Die meisten sind sehr ähnlich – vor allem, wenn du an Asana, Trello, Monday oder Wrike denkst.

Probier die in der Gratis- oder Testversion einmal aus und höre ruhig auch auf dein Bauchgefühl. Wie intuitiv ist das Tool? Kannst du es leicht bedienen? Macht es Spaß? Kann das Tool die wichtigsten Anforderungen abdecken? Dann hast du schon mal eine gute Wahl getroffen.

Denk‘ immer daran: Done is better than perfect.

Pareto-Prinzip: Mit 20 % deiner Zeit erreichst du 80 % deiner Ergebnisse - und umgekehrt
Pareto-Prinzip: Mit 20 % deiner Zeit erreichst du 80 % deiner Ergebnisse – und umgekehrt

 

Mythos 2: Ich muss IT-Know-how mitbringen, um ein digitales Projektmanagement-Tool gut nutzen zu können

Nein. Keinesfalls. Wenn du bei deinen Tests – siehe Mythos 1 – feststellst, dass du so gar nicht klarkommst, dann ist es entweder das falsche Tool für dich oder du brauchst mal eine kurze Einweisung. Z.B. ein Erste-Schritte-Video oder ähnliches.

Viel wichtiger als IT-Know-how ist, dass du das neue Tool konsequent nutzt und dich vollständig von parallelen Arbeitsmethoden oder -welten löst. Also keine Zettelwirtschaft mehr und auch keine parallelen TO-DO-Listen in Excel oder E-Mails mehr.

 

 

Mythos 3: Das Einrichten eines digitalen Projektmanagement-Tools ist zeitaufwändig

Klar ist, jedes Tool, dass du einrichtest, braucht Zeit. Ja, das stimmt. Aber zum einen ist die Einrichtung – gerade von Asana – für kleine Projekte oder kurze Aufgaben wirklich schnell erledigt und zum anderen sparst du im Folgeprozess unheimlich viel Zeit.

Mein Lieblingsbeispiel: Das manuelle Versenden sämtlicher Orga-Mails an Referent·innen. Schau mal in dieses Beispiel 2: Referenten-Handling mit Automatisierungen

 

Automatisierungen im Speaker-Handling sparen viel Zeit und Geld
Automatisierungen im Speaker-Handling sparen viel Zeit und Geld | gerundete Kalkulation

 

Außerdem kannst du dir hier auf diesem Blog wertvolle Templates für dein Eventmanagement mit einem digitalen Projektmanagement-Tool wie Asana herunterladen. Oder du wandelst deine Exceltabelle in eine csv-Datei hoch und nutzt dann diese als Ausgangsbasis. So sparst du richtig viel Zeit schon beim Einrichten.

 

> Hol dir die Asana-Templates

 

Mythos 4: Ein digitales Projektmanagement-Tool lohnt sich für Einzelkämpfer·innen oder kleine Events nicht

Du wuppst in deinem Job unzähligen Aufgaben und Projekte gleichzeitig? Bist „nur“ Einzelkämpfer·in in deiner Organisation oder selbständig und meinst, das lohnt sich dann für dich nicht? Oder du hast nur kleine Projekte, bei denen das Verwalten in Tools wie Asana aufwändiger ist, als das Abarbeiten? Ein hartnäckiger Mythos.

Die Wahrheit ist: Gerade bei vielen kleinteiligen Aufgaben ist es wichtig, dass du an alles denkst und dir nichts durchrutscht.

 

 

Doch der große Vorteil solcher Tools und Strukturen liegt im fokussierten Arbeiten. Sammel alles, was du tun, lesen oder besprechen willst an einer Stelle. Und genau in die schaust du dann morgens und auch während des Tages immer wieder rein. So bleibst du an den Dingen dran, die wirklich wichtig sind, statt dich von eingehenden E-Mails oder anderen Dingen ablenken zu lassen.

Projektmanagement-Tools lohnen sich ab dem ersten Tag - auch für kleine Events und Projekte
Projektmanagement-Tools lohnen sich ab dem ersten Tag – auch für kleine Events und Projekte

 

Mythos 5: Du befürchtest, dass dir in so einem Tool andere Leute „ins Handwerk pfuschen“

Ein digitales Projektmanagement-Tool zeichnet sich dadurch aus, dass alle berechtigten Personen in Echtzeit Dinge einsehen, ergänzen und verändern können. Das birgt auch die Gefahr, dass dein Job gläsern wird und dass jemand anderes deine Arbeit so verändert, wie du es nicht wolltest.

Doch auch dagegen kannst du etwas tun: Vergib Berechtigungen nur an diejenigen, die es wirklich mitbearbeiten können müssen und informiere alle, dass Änderungen in Echtzeit geschehen. Setz‘ auch klare Spielregeln auf, wie ihr zusammenarbeiten wollt. Wie sollen Genehmigungen laufen oder wie sollen Änderungen vorgenommen werden. Das hilft ungemein für den gemeinsamen Start.

Übrigens: In Asana kann der- oder diejenige, der bzw. die Dinge gelöscht hat, sie auch über seinen Bereich „gelöschte Aufgaben“ wieder rückgängig machen.

Projektmanagement-Tools - mehrere Personen arbeiten in Echtzeit an Aufgaben
Projektmanagement-Tools – mehrere Personen arbeiten in Echtzeit an Aufgaben

 

Fazit

Projektmanagement-Tools wie Asana, Trello, Monday, Wrike & Co. sind deutlich intuitiver bedienbar und viel schneller startklar, als du vielleicht heute noch denkst. Viele Teilnehmer-Management-Lösungen sind wesentlich komplexer und komplizierter als die meisten digitalen Projektmanagement-Tools. Hol‘ dir einfach einen Gratis-Account bei Asana und leg los und wenn du willst, unterstütze ich dich auch dabei.

 

 

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