Als aufmerksamer Leser meines Blogs weißt du es längst: Networking ist DER Grund, warum Menschen dein Event besuchen. Und wie du das auch für deine Veranstaltung umsetzen kannst, möchte ich dir immer wieder mit auf den Weg geben. Du kannst interaktive Eventformate einsetzen. Oder du kannst die Pausen verlängern, ein Votingtool oder eine Matching-App nutzen. Allerdings könntest du auch eine digitale Networking-Wand nutzen. Ein Social Board. Ein was? Ja, eine Wand bestehend aus einem oder mehreren Displays, die schon allein durch ihre Existenz deine Teilnehmer neugierig macht. Außerdem befriedigt sie voll das Geltungsbedürfnis von Menschen in der heutigen Zeit. Oder was glaubst du ist der große Erfolg der Sozialen Netzwerke und warum gibt es überhaupt Selfies? 😉
Diese Networking-Wand möchte ich dir in diesem Artikel genauer vorstellen. Natürlich habe ich mir dafür wieder einen Experten gesucht und befragt: Jens Geiger von der Lite-Tech Veranstaltungstechnik GmbH.
Jens, was ist überhaupt ein Social Board?
„Social Board – Digital Networking Wall“ ist die digitale Kontaktbörse auf deiner Veranstaltung. Früher hat man Polaroid-Fotos zusammen mit Visitenkarten auf eine Pinnwand genagelt. Social Board macht genau das in digital. Natürlich hat das Tool noch weitere zusätzliche und innovative Funktionen.
Und was haben meine Teilnehmer davon?
Networking ist bei modernen Events und Kongressen ein wesentlicher Bestandteil. Das brauchen wir sicher nicht mehr betonen. Bisher herrscht auf Veranstaltungen jedoch meist eine „Anonymität“ unter den Gästen. Du weißt schlichtweg nicht wer die Menschen sind. Meist auch nicht was sie tun, anbieten oder von dir benötigen könnten. Das gilt sowohl für dich als Veranstalter als auch als Gast. So findest du nur schwer heraus, wer von den Teilnehmern für dich interessant ist. Oder mit wem du ins Gespräch kommen solltest. Oft kannst du die kurze Networking-Zeit nicht wirklich effektiv nutzen. Das liegt daran, weil du meist wahllos irgendwelche Personen ansprichst. Dann stellt ihr leider häufig fest, dass ihr füreinander irrelevant seid. Mit Social Board ist das anders! Mit der digitalen Networking-Wand kannst du vorab genau die Leute identifizieren, für die du etwas tun kannst. Oder du findest wertvolle neue Kontakte, Kunden, Dienstleister oder Partner.
Sicherlich kennst auch du die Situation: Bei Firmenevents kennen sich Kollegen aus verschiedenen Abteilungen oder Standorten oft nur namentlich. Sie haben sich bisher noch nie persönlich getroffen. Mit Social Board kannst du bei Weihnachtsfeiern oder Vertriebstagungen den Personen ein „Gesicht zum Namen“ geben. Das nimmt deinen Gästen die Hürde aufeinander zuzugehen. Und das wiederum verbessert enorm das Event- und Betriebsklima.
Wie profitiere ich als Eventmanager von einem Social Board außerdem?
Deine Event-Teilnehmer erwarten heute außergewöhnliche Mehrwerte. Mit dem Einsatz der Digitale Networking-Wand entsteht für dich als Veranstaltungsplaner ein klarer Wettbewerbsvorteil. Du bietest einen direkten Vorteil für die Besucher. Außerdem präsentierst du dich damit als moderner und innovativer Veranstalter. Gerade in Zeiten der Digitalisierung ist das sehr wichtig. Auch deine Gäste identifizieren sich mehr mit deiner Veranstaltung, wenn sie selbst von solch einem Tool profitieren.
Bislang schaffst du es als Eventorganisator nur, deine Gäste gezielt mit Speakern oder Ausstellern in Kontakt zu bringen. Denn nur diese kannst du offen kommunizieren. Erst mit Social Board hast du ein Tool an der Hand, das gezielt den Austausch unter den Teilnehmern fördert.
Darüber hinaus bietet dir Social Board eine nie dagewesene Art der Lead-Generierung. Als Eventmanager erhältst du die Daten aller vor Ort registrierten Teilnehmer. Ganz einfach via Excel-Export. Diese kannst du dann gezielt für dein Marketing nutzen. Oder wenn du nach Feedback fragst oder die Einladung für dein nächstes Event versenden willst. Und das selbstverständlich konform mit den allerhöchsten Datenschutz-Anforderungen.
Wie unterscheidet sich dein Tool von dem von congreet?
In erster Linie ist congreet ja eine App, in der du für dich ein Profil erstellst. Anschließend suchst du gezielt nach anderen Personen oder deren Features. Die App musst du dir erstmal installieren und auch sonst recht pro-aktiv nutzen. Das Konzept ist natürlich cool. Aus unserer Erfahrung ist die Teilnehmerquote und die tatsächliche Nutzung aufgrund des Aufwands für jeden Einzelnen jedoch eher gering.
Social Board ist alleine durch die Aufstellung omnipräsent vor Ort für jeden Gast ohne Aufwand einsehbar und funktioniert intuitiv. Jeder deiner Besucher hat in weniger als einer Minute seine eigene Visitenkarte erstellt. Da macht so gut wie jeder mit.
Deine Eventbesucher nutzen das Tool dann sowohl gezielt, als auch spontan im Vorbeigehen. Sie bleiben einfach mit dem Auge hängen und schauen, wer hier noch so unterwegs ist. Alleine die Neugier der Besucher über diese ungewöhnliche Wand sorgt dafür, dass sich deine Gäste für das Thema interessieren. So entstehen viele Gespräche schon direkt an der Wand. Viele User registrieren sich spontan. Das hätten sie in einer App nie getan.
Auch müssen deine Teilnehmer nicht erst gezielt Suchbegriffe eingeben. Vielmehr können sie sich durch die übersichtliche Struktur auf der „optischen Kontaktbörse“ einfach umschauen und inspirieren lassen. Selbstverständlich können sie auch schnell und gezielt nach Branchen, Unternehmen oder Personen suchen.
Wie erfolgt der Austausch der Daten? Wer erhält welche Daten?
Generell haben wir das Board für den direkten Einsatz auf der Veranstaltung konzipiert. Auf den ersten Blick sind auf dem Display die ersten drei Info-Felder jeder Visitenkarte übersichtlich für jeden sichtbar. Wenn du die gewünschte „Zielperson“ vor Ort nicht direkt findest, kannst du den QR-Code der Visitenkarte scannen. Nun erhältst du den kompletten Kontakt auf deinem Smartphone. Also natürlich inklusive aller Daten wie Telefon oder E-Mail-Adresse. So kannst du entweder direkt oder erst ein paar Tage später mit der Person in Kontakt treten und dich verabreden.
Wie schon erwähnt, erhältst du als Eventplaner nach deinem Event alle Daten als übersichtlichen Tabellen-Export.
Sind die Daten des Social Board für die anderen öffentlich einsehbar?
Wie bei der Visitenkarte samt Polaroid auf der Pinnwand, sind auch bei Social Board all deine angegebenen Daten für alle anderen Eventteilnehmer sichtbar. Aber eben auch nur für diese. Da das System als Kontaktbörse auf Events fungieren soll, ist das ja genau Sinn der Sache. Zugriff von außerhalb ist dabei ausgeschlossen. Das gilt auch für dritte Personen, die selbst nicht vor Ort sind.
Social Board verzichtet zudem komplett auf Pflichtfelder. Wer z.B. seine Telefonnummer nicht angeben oder kein Foto machen möchte, dem steht dies selbstverständlich frei. Deine Teilnehmer sollen ja von dem System profitieren. Dabei können sie natürlich selbst wählen, wie detailliert sie sich präsentieren und welche Kontaktinfos jeder individuell angeben möchten.
Da wir allerhöchste Priorität auf Datenschutz und Anwenderfreundlichkeit legen, gehen wir bei allem was wir tun weit über die gesetzlichen Vorschriften (Stichwort DSGVO) hinaus. Alle Maßnahmen hierzu zu nennen würde sicher den Rahmen dieses Interviews sprengen. Du als Eventmanager und auch deine Teilnehmer können sich aber zu 100 Prozent darauf verlassen, dass wir uns dem Datenschutz und der Daten-Sicherheit mit größter Sorgfalt widmen. Übrigens weit über das Gesetz hinaus.
Machen denn bei so einer Networking-Wand stets alle Teilnehmer mit?
Die Nutzung der Digital Networking Wall ist generell freiwillig. Sie soll ein Mehrwert für die Besucher darstellen und keine Verpflichtung. Unserer Erfahrung nach registrieren sich bis zu 90 Prozent aller Teilnehmer. Sie profitieren einfach von den vielen Vorteilen.
Wie motiviere ich meine Teilnehmer dazu, dass sie ihre Daten dort einstellen?
Als Eventmanager erhältst du von uns ein Info-Rollup mit Teilnehmer-FAQs. Das kannst du dann öffentlich kommunizieren. So weiß jeder Teilnehmer in wenigen Sätzen, was er hier vorfindet. Und in welcher Weise er davon profitiert. Bislang ist der Zuspruch der Eventgäste durchweg positiv.
Zudem kannst du deine Gäste bereits vor der Veranstaltung online dazu einladen, sich vorab zu registrieren. Wenn du z.B. den Programmplan oder eine Anfahrtsskizze vorab per E-Mail an alle rausschickst. Hier packst du einfach einen Weblink mit einer kurzen Beschreibung in deine E-Mail. So kann jeder von seinem Schreibtisch aus vorab seine eigene Visitenkarte erstellen. Erfahrungsgemäß gehen die Eventgäste dann immer erstmal zur Displaywand und schauen, ob sie auch wirklich drauf sind. Das befriedigt die Neugier und du hast direkt eine positive Interaktion mit deinen Teilnehmern. Die schauen dann auch direkt wer noch so drauf ist und los geht’s mit dem Networking. Als Veranstalter musst du also gar nicht groß motivieren.
Du sprachst vorhin vom Scannen des QR-Codes. Warum brauche ich den denn?
Im digitalen Zeitalter hat sich der QR-Code schlichtweg als DIE Schnittstelle herausgestellt. So kommt ein User schnell und ohne Link-Eintippen zum Ziel. Wir nutzen den QR-Code im ersten Schritt, damit deine Gäste schnell zur Eingabemaske gelangen. Also die Seite, auf der du deine eigene Visitenkarte ganz individuell einstellen kannst. Im zweiten Schritt möchtest du sicher die Kontaktdaten eines interessanten Neukontakts erfahren. Auch hier gelangst du per QR-Code zu dessen erweiterten Infos. Das hat sich in der Praxis als sehr simpel und für alle User sehr bequem herausgestellt. So musst du auch nicht erst eine App herunterladen oder dich durch zig Menüs klicken. Das ist schlichtweg Anwenderfreundlich und funktioniert plattformübergreifend.
Was passiert eigentlich mit den Visitenkarten, die ich als Eventmanager erfasse? Kann ich die per Schnittstelle in mein CRM übertragen?
Da wir Social Board gezielt für den Einsatz AUF dem Event konzipiert haben, verzichten wir bewusst auf großartige Schnittstellen oder APIs. Wie erwähnt erhältst du als Veranstalter nach deinem Event einen Tabellenexport. Diesen kannst du dann auch in dein CRM einlesen. Andersherum können wir Daten aus CRMs oder Teilnehmertabellen auslesen und automatisiert in die Boards übertragen. Das ist jedoch zugegeben kaum ein Thema. Und wahrscheinlich auch für dich nicht so relevant, oder? Dennoch natürlich möglich. Für die allermeisten überwiegen die Vorteile vor Ort.
Wann lohnt sich ein Social Board für meine Veranstaltung?
Die Lösung empfiehlt sich für alle Events, Kongressen oder Messen, bei denen du die Kommunikation von Menschen fördern möchtest. Das können kleine Konferenzen mit 30 oder 40 Personen sein. Ebenso gut funktioniert es bei mittelgroßen Firmengalas oder bei Business-Events. Aber auch große Fachkongresse mit 1.000 Teilnehmern profitieren davon. Das System eigenet sich übrigens auch als Anmeldetool für Workshops- und Breakout-Sessions. Oder du nutzt es als digitale Standübersicht für Messen. Du kannst sogar Standpersonal damit (wieder)finden.
Durch die modulare Struktur der Digital Networking Wall sind nahezu unendlich viele Einsatzmöglichkeiten denkbar. Wir sind selbst immer wieder überrascht, auf welche Ideen unsere Kunden kommen. Oder wo sie überall das Social Board einsetzen.
Und wir sind hier auf einem Blog über digitale Tools: Was ist dein Lieblingstool bzw. welches würdest du meinen Lesern empfehlen?
Was mir selbst an digitalen Tools am besten gefällt? Sehr schwierig zu beantworten, da es einfach so viele neue Ideen und Ansätze für die unterschiedlichsten Anwendungen auf dem Markt gibt. Da kann ich aktuell wirklich kein bestimmtes rausdeuten.
Über den Interviewpartner
Jens Geiger ist Geschäftsführer der Lite-Tech Veranstaltungstechnik GmbH aus Mannheim. Zusammen mit der notion.group hat er Social Board aus einem Kundennutzen heraus entwickelt. In seinem Unternehmen betreut er jährlich rund 1.000 Eventprojekte Europaweit mit der passenden Technik und Full-Service.
