Networking ist sowohl DER Grund, warum deine Teilnehmer zu Events kommen als auch DAS Zugpferd für deine Präsenzevents. Schließlich ist Networking von Angesicht zu Angesicht deutlich intensiver als bei jedem noch so gut organisierten Online-Event. Damit auf deinen nun zurückkehrenden Präsenzevents der Austausch nicht nur zufällig in einer viel zu kurzen Kaffeepause ist, sondern echter Bestandteil deines Events und damit Anmeldegrund (!) für deine Teilnehmer, habe ich dir hier einfache und zugleich wirksame Networking-Ideen zusammengestellt.
1) Die moderierte Grüppchenbildung
Grüppchenbildung ist ganz normal und bei einem Event kannst du sie zum Vorteil aller nutzen. Zu Beginn eines Präsenzevents bittet ein Moderator die Teilnehmer, sich entsprechend bestimmter Kriterien zusammen zu finden. Das können gemeinsame Interessen, Erfahrungen, Positionsbezeichnungen, beruflicher Werdegang, Spezialwissen, Hobbys oder Einstellungen sein. Zum Beispiel:
- „Alle, die aus Norddeutschland heute angereist sind, versammeln sich im vorderen Bereich des Saals und alle, die aus Süddeutschland dabei sind, im hinteren Bereich.“
- „Wer als Event-Planer tätig ist, bitte hier lang, wer als Dienstleister dabei ist, bitte hier entlang und dort drüben treffen sich die Teilnehmer aus Event-Locations.“
So können deine Teilnehmer genau erkennen, wen sie für weitere Gespräche ansprechen können.
Ziel: Dies ist eine gute Möglichkeit, Teilnehmer mit ähnlichem Hintergrund und gemeinsamen Interessen in Gruppen zusammenzufassen.
Wer hier wen trifft: Menschen, die Gemeinsamkeiten haben. So gelingt ihnen der Gesprächseinstieg.
Was du dafür brauchst: Einen Moderator, der im kompletten Tagungsraum gut zu hören ist. Vielleicht braucht er oder sie also auch ein Mikrofon und du demzufolge eine Tonanlage. Außerdem sollte der Raum möglichst wenig bestuhlt sein oder zumindest stuhlfreie Ecken aufweisen, damit sich die Teilnehmer wirklich bewegen können.
2) Die „first-time-attendee“-Session
Warum gehen wir so gern zu Präsenzevents? U.a. weil wir dort alte Bekannte wieder treffen und neue Leute kennenlernen. Schwierig ist es jedoch, wer zum ersten Mal zu einem bestimmten Event geht. Da ist es für die Erst-Teilnehmer hilfreich, wenn es sowohl für den Event-Einstieg als auch fürs Kennenlernen eine erste Unterstützung gibt.
Ziel: Die Erst-Teilnehmern deines Events mit „alten Hasen“ deiner Community zusammenbringen und ihnen so den Einstieg in dein Präsenzevent zu erleichtern. Dank Tipps, Tricks und ein paar neuer Bekanntschaften.
Wer hier wen trifft: Erst-Teilnehmer treffen Branchen- und Event-Kenner. Was übrigens auch für die „alten Hasen“ sehr erfrischend sein kann.
Was du dafür brauchst: Die Abfrage in deiner Teilnehmerregistrierung, wer zum ersten Mal dabei ist. Oder du filterst deine Datenbank selbst, was jedoch deutlich aufwändiger ist. Außerdem brauchst du einen Raum für diese Session sowie ein paar freiwillige Kenner deines Präsenzevents. Darüber hinaus sind Stehtische, Willkommensgetränke und farblich markierte Namensschilder eine gute Idee.
3) Geh-Spräche
Beim Spazieren oder Joggen haben viele Leute die besten Ideen. Kein Wunder, denn die Durchblutung unseres Gehirns steigt, wenn wir in Bewegung sind und deshalb können wir auch besser denken und haben neue Ideen. Den ganzen Tag auf Konferenzstühlen verbringen, ist also auch bei Events keine gute Idee. Bring deine Teilnehmer deshalb doch einmal gezielt in Bewegung – in Geh-Sprächen.
Ziel: Networking mit Bewegung kombinieren. Das tut den meisten „Schreibtischtätern“ gut und fördert zugleich die Denkleistung.
Wer hier wen trifft: Du hast es in der Hand, wer hier auf wen trifft. Dabei kannst du die Findung der Gesprächspartner völlig dem Zufall überlassen. Oder deine Teilnehmer wählen aktiv einen Geh-Partner. Alternativ kannst du Kriterien für die Partner-Findung bestimmen, z.B. Position, Berufserfahrung, Interessen, Hobbys, drängende Fragen im Berufsalltag etc.
Was du dafür brauchst: Überleg dir, auf welcher Basis du die jeweiligen Gesprächspartner zusammenbringen willst. Außerdem kannst du Einstiegsfragen und Themen mit auf den Weg geben. Zum Beispiel: „Was hat euch bisher auf diesem Event am meisten bewegt?“, „Wie steht ihr zu dem Thema ABC?“, „Wie löst ihr in eurem Unternehmen das Problem ABC?“ oder „Warum seid ihr heute zu diesem Event angereist?“. Außerdem ist es hilfreich, wenn du die Spazierstrecken vorgeben kannst, da sich deine Event-Teilnehmer in dieser Gegend vermutlich nicht auskennen.
4) Speed-Networking
Beim Speed-Networking sorgst du dafür, dass sich viele Teilnehmer in kurzer Zeit kennen lernen. Typischerweise sitzen sich die Gesprächspartner an einem Tisch gegenüber und rutschen nach 1, 2, 5 oder 8 Minuten weiter. Der Takt hängt sehr von deiner Teilnehmerzahl und von der Länge der Networking-Session ab. Außerdem macht es einen Unterschied, ob wirklich jeder mit jedem gesprochen haben soll oder ob nur viele miteinander einmal kurz ein paar Worte wechseln. Je nach Eventcharakter kann es sinnvoll sein, dass du die Teilnehmer in zwei Gruppen unterteilst. Z.B. Event-Planer und Event-Dienstleister. Dementsprechend kannst du die Platzierung der Dienstleister vornehmen und so nur die Planer jeweils einen Stuhl weiterrücken lassen. Gleiches gilt für Jobsuchende, Weiterbildungsinteressierte, Azubis, Bewerber für ein Masterstudium o.ä.
Ziel: Möglichst viele Teilnehmer deines Events lernen sich innerhalb sehr kurzer Zeit kennen. So können sie schnell ausloten, welche Gesprächspartner für einen weiteren Austausch besonders spannend sind.
Wer hier wen trifft: Wenn es möglich ist, trifft hier jeder jeden oder Vertreter einer Gruppe auf die der anderen.
Was du dafür brauchst: Neben vielen Teilnehmern und einem vorgegebenen Zeittakt und Regeln für den Tischwechsel, ist es hilfreich, wenn ein Moderator dies organisatorisch begleitet. Er fungiert zugleich als Timekeeper und sollte die Teilnehmer zum pünktlichen Tischwechsel immer wieder aufrufen. Daher kann auch ein Mikro und eine Tonanlage sinnvoll sein – vielleicht auch ein Gong oder ein ähnlich lautes akustisches Signal.
5) Terminierte 1:1 Gespräche
Eine der Networking-Ideen, die du bestimmt schon von Online-Events kennst. Während du dies online durch die Event-Plattform anbieten kannst, sind terminierte 1:1 Gespräche meist mithilfe von Event-Apps oder Registrierungslösungen möglich. Diese terminierten Gespräche haben den Vorteil, dass sie die Zeit beider Gesprächspartner effizient nutzen. Sätze wie „Herr A ist noch im Gespräch mit B. Bitte kommen Sie später noch einmal wieder.“ Oder „Ich wusste gar nicht, dass sie auch vor Ort waren.“ Genauso wie „Oh schade, dass wir uns vor Ort verpasst haben“ gehören dank gezielter Terminvereinbarungen der Vergangenheit an.
Ziel: Passende Gesprächspartner zu einer bestimmten Zeit zusammenbringen und so deren verfügbare Zeit auf dem Präsenzevent bestmöglich nutzen.
Wer hier wen trifft: Hier treffen sich Teilnehmer, die sich entweder schon kennen oder dank eines Matchmaking-Algorithmus oder einer – filterbaren Teilnehmerliste in der Event-App gefunden haben.
Was du dafür brauchst: Überlass die Terminfindung einer digitalen Lösung. Alles andere artet in Stress oder Chaos aus. Außerdem brauchst du genügend viele Teilnehmer. Bei einem Seminar mit 20 PAX kannst du auf solch ein Feature sowie auf die terminierten 1:1 Gespräche sicherlich verzichten.
Mit welchen Tools du das am besten umsetzen kannst, erfährst du im Blogbeitrag Matchmaking – Tipps und Tools für hybride, virtuelle und Präsenzevents.
6) Networking dank Badge-Codierung
Eine der leicht umsetzbaren Networking-Ideen: gekennzeichnete Bagdes oder Lanyards.
Namensschilder sind eine hervorragende und einfache Möglichkeit, bestimmte Merkmale deiner Teilnehmer sichtbar zu machen. Dabei kannst du jegliche Kriterien anlegen und z.B. über farbige Klebepunkte oder Lanyards verdeutlichen. Der einzige Nachteil: Du kannst meist nur ein Merkmal visualisieren. Für mehr ist oftmals schlichtweg kein Platz.
Ziel: Mit der farblichen Codierung der Namensschilder oder einer ähnlichen Lösung bringst du Gesprächspartner mit Gemeinsamkeiten zusammen. So finden sich die passenden Personen, die zugleich einen leichten Gesprächseinstieg haben.
Wer hier wen trifft: Teilnehmer mit Gemeinsamkeiten. So wie auch bei der moderierten Grüppchenbildung.
Was du dafür brauchst: Entweder du fragst die Eigenschaften im Rahmen deiner Teilnehmerregistrierung ab und markierst alle Namensschilder entsprechend der gegebenen Antworten. Oder du überlässt es den Teilnehmern, die Codierung auf dem Namensschild vorzunehmen. Beispielsweise in dem sie sich selbst einen farbigen Klebepunkt aussuchen. Alternativ kannst du natürlich auch unterschiedliche Lanyards verteilen oder für die Gruppierung der Teilnehmer Tags in einer Event-App verwenden.
7) Runde Tische bzw. „Round Table Sessions“
Da es viele Eventformate mit dem Namen „runde Tische“, „Round Tables“ oder „Table Sessions“ gibt, vorab eine kurze Klärung, welches Format ich in diesem Blogartikel meine. Es geht hier um runde Tische, die explizit fürs Networking gedacht sind. D.h. hier treffen sich Teilnehmer nach von dir zuvor festgelegten Kriterien. Ebenso wie bei den Grüppchen oder bei den Badges und Lanyards – Position, Herkunft, Interessen, Hobbys etc. Danach teilst du deine Teilnehmer in Gruppen ein und markierst die Tische entsprechend. Diese Kriterien kannst du wieder über die Registrierung abfragen oder deinen Teilnehmern vor Ort spontan überlassen. Hier sind weitere Anregungen für diese Abfragen:
- Was ist der Hauptgrund für deine Teilnahme an diesem Event?
- Welches ist momentan die größte Herausforderung in deinem Job bzw. in deiner Branche?
- Was erwartest du von diesem Event?
- Worauf freust du dich bei diesem Event am meisten?
- Bist du zum ersten Mal dabei?
Gruppen-Networking kann viel weniger einschüchternd sein als Einzel-Networking und hilft den Leuten, sich wohler zu fühlen. Außerdem ist es ein Networking-Format, das sich auf die Zusammenarbeit konzentriert. Nach dem ersten Networking können Sie auch jeden Tisch in einem Teambuilding-Wettbewerb antreten lassen.
Ziel:
Wer hier wen trifft: Personen mit Gemeinsamkeiten. Siehe Grüppchenbildung und Badge-Codierung.
Was du dafür brauchst: Eine Registrierungslösung, eine Event-App oder Klebepunkte, welche die Einteilung der Teilnehmer in mehrere Gruppen möglich macht. Außerdem brauchst du Markierungen für die Tische bzw. Treffpunkte der einzelnen Gruppen. Darüber hinaus kann es für deine Teilnehmer hilfreich sein, wenn du ihnen Einstiegsfragen mit auf den Weg gibst oder einen Tisch-Moderator hinzuziehst. Auch bei vielen Networking-Events als „Table Captain“ bekannt.
> mehr dazu erfährst du im Blogbeitrag Networking leicht gemacht – auf der Messe herCAREER
8) Wer hat die meisten Visitenkarten eingesammelt?
Eine der Networking-Ideen, die zugleich ein wenig Gamification in dein Präsenzevent hineinbringt. Denn Gamification bedeutet schließlich lediglich, dass du spielerische Elemente in dein Event integrierst – nicht unbedingt Spiele als solche.
Solch ein Wettbewerb eignet sich vor allem dann, wenn es auf deinem Präsenzevent eine Networking-Session gibt oder du das Networking unter den Teilnehmern während des gesamten Events fördern möchtest. Darüber hinaus lohnt es sich, wenn du für den Gewinner des Visitenkarten-Sammel-Wettbewerbs einen Preis auslobst. Das spornt deine Teilnehmer an – vor allem die eher introvertierten.
Ziel: Teilnehmer dazu bringen, dass sie sich mit mehr Menschen und somit häufiger mit den passenden Gesprächspartnern vernetzen.
Wer hier wen trifft: Hier treffen sich möglichst viele Teilnehmer, die sich zuvor nicht kannten und vielleicht auch keinen Gesprächseinstieg gefunden hätten.
Was du dafür brauchst: Informier deine Teilnehmer vorab, dass es so ein Format geben wird. Schließlich hat nicht mehr jeder Teilnehmer nach mehr als eineinhalb Jahren noch gültige Visitenkarten im Schreibtisch oder gar im Home-Office. Darüber hinaus kannst du dir ein paar Spielregeln ausdenken und einen Preis z.B. bei deinen Event-Sponsoren besorgen. Außerdem können anschließende interaktive Eventformate wie ein World Café oder Geh-Spräche, in denen deine Teilnehmer die zaghaft geknüpften Kontakte vertiefen können.
9) Die Event-Schnitzeljagd
Vermutlich kennst du sie – die gute, alte Schnitzeljagd. Mittlerweile gibt es zahlreiche Agenturen, die sich genau darauf im Rahmen eines (Team-)Events spezialisiert haben. Dabei fällt die Schnitzeljagd ebenso wie der Visitenkarten-Wettbewerb ganz klar in den Gamification-Part deines Events. Diese Form des Networkings fördert darüber hinaus auch die Zusammenarbeit deiner Teilnehmer und eignet sich deshalb auch so gut für Teamevents. Außerdem kannst du gerade auf Präsenzevents Aufgaben einbauen, die für dein Event förderlich sind. Zum Beispiel der Besuch von Sponsoren oder Aussteller, das Posten von Fotos mit deinem Event-Hashtag, die Teilnahme an Q&A-Runden und das Finden und Vernetzen mit anderen Teilnehmern mit denselben Interessen.
Ziel: Teilnehmer miteinander vernetzen und darüber hinaus Event-Ziele wie den Besuch von Ausstellerständen oder das Posten in Social Media fördern.
Wer hier wen trifft: Es hängt davon ab, ob du aktiv Gruppen bildest oder diese den Teilnehmern überlässt.
Was du dafür brauchst: Du kannst eine Event-Schnitzeljagd hervorragend mit einer Event-App umsetzen. In dieser können deine Teilnehmer dann im Team oder als Einzelspieler zahlreiche Herausforderungen einsehen und lösen. Für jede Aufgabe, die sie lösen, erhalten sie Punkte. Wer die meisten Punkte einsammelt, gewinnt. Hier sind ein paar Beispielaufgaben:
- Besuche 5 Stände unserer Aussteller, die dir am interessantesten erscheinen.
- Beantworte eine Frage über die Keynote.
- Teile ein Event-Selfie in den sozialen Medien mit dem Event-Hashtag.
- Finde jemanden, der ebenfalls …
- Frage jemanden nach seiner Visitenkarte.
Wie du siehst, kannst du die Schnitzeljagd auch so gestalten, dass deine Teilnehmer untereinander oder mit den Ausstellern in Kontakt kommen „müssen“. Darüber hinaus kannst du die Aufgaben über eine Leinwand oder Selfie-Wall visualisieren und so den Wettbewerb noch ein wenig ankurbeln. Mehr dazu erfährst du auch im Blogbeitrag Selfiebooster – die virtuelle Fotobox für deine Teilnehmer.
10) BusinessPokern
Beim BusinessPokern knüpfen deine Teilnehmer spielerisch neue Kontakte – und zwar am Pokertisch mit 9 Teilnehmern und unter Anleitung eines Croupiers. Durch die immer wieder neu zusammengestellten Gruppen an den Tischen lernen deine Teilnehmer im Laufe des Abends immer wieder neue Kontakte kennen. Natürlich geschieht das auch beim offenen Netzwerken in den Pausen und beim Empfang. Die Gewinner erhalten Preise von deinen Sponsoren, welche sich wiederum gegenüber deinem Publikum präsentieren können.
Fazit: Hier gewinnt jeder, der mitmacht – und zwar auf jeden Fall Kontakte.
Übrigens kannst du BusinessPokern auch von German Casino Events organisieren lassen.
11) Say Hello – die Begrüßungsrunde
Ein Networking-Format, dass z.B. der Konferenzveranstalter we.CONECT bei seinen B2B-Events gern einsetzt: „Say Hello“. Bei dieser Session werden die Teilnehmer vor dem Start des inhaltlichen Programms erst einmal vom dem Conference-Chair gebeten, sich ihrem Tisch- oder Sitznachbarn vorzustellen. Das sind immer sehr anregende und informative zwei Minuten. Wer sie einmal erlebt hat, möchte sie meist nicht mehr missen. So hat jeder Event-Besucher schon vor dem Start der Veranstaltung schon einige andere Teilnehmer kennengelernt.
Danke an Patrick Maisch von Hubs101 für diesen Tipp.
12) Icebreaker Sessions am Vorabend
Hervorragend fürs Networking unter den Teilnehmern eignen sich ebenfalls Icebreaker Sessions am Vorabend. Hier knüpfen deine Teilnehmer in lockerer Runde bei Drinks und Snacks die ersten Kontakte.
Alternativ kannst du so ein Abend-Programm auch am Ende des ersten Tages in deine Ausstellung integrieren. Eine Getränkebar könnte ein Sponsor bereitstellen und schon kann’s mit dem Networking losgehen. Ebenso eignen sich als Treffpunkt und Anlaufpunkt fürs Networking auch Kaffee-, Eis- oder andere Snackbars auf deinem Event.
Auch dieser Tipp stammt von Patrick Maisch von Hubs101.
> mehr über hubs101 – smarte Plattform für virtuelle B2B Konferenzen
Fazit
Gerade für Präsenzevents gibt es zahlreiche, einfach umsetzbare Networking-Ideen. Vom Speed-Networking, der Erst-Teilnehmer-Session, der moderierten Grüppchenbildung bis hin zu Networking dank terminierter 1:1 Gespräche oder der gekennzeichneten Namensschilder und Lanyards. Nutze diese Ideen und mach so dein Präsenzevent deutlich interaktiver und somit interessanter für neue und bekannte Teilnehmer. Mit Frontalveranstaltungen und viel zu kurzen Pausen wirst du es künftig (noch) schwerer haben, für dein Event ausreichend Teilnehmer anzulocken.
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