Runter mit den No Shows – so packst du’s an

Eventmanagement  |  03/12/2023

No Shows, also Gäste die einfach nicht erscheinen, sind mega ärgerlich. Das kostet Geld und kann zum Teil richtig doof aussehen, wenn du zu viele leere Stühle oder Flächen auf deinem Event hast. Aber wie bringst du die Leute dazu, nicht einfach fernzubleiben? Komplett wird's dir vermutlich nicht gelingen. Aber du kannst es deutlich reduzieren – mit diesen Tipps.

No Shows bei Events reduzieren


1) Was nichts kostet, ist nichts wert

Packe an deine Eventangebote ein Preisschild, um No Shows zu reduzieren.

Vor allem dann, wenn es Bestandteile eines Gesamt-Events sind, die durchaus bepreist werden können. Darunter fallen vor allem die Abendveranstaltungen vor oder während des Events, die gern aus einem Servicegedanken heraus oder im Rahmen eines Komplettpakets kostenfrei angeboten werden. Mach' das nicht – wenn du kannst. 

Bepreise auch Get-together Veranstaltungen oder Gala-Abende oder ähnliches. Es muss dabei nicht einmal ein hoher Betrag oder kostendeckend sein. Es geht einfach nur darum, dass die sich anmeldenden Personen merken, dass dieses Event einen Wert hat. Dabei darf es ruhig ein wenig wehtun, wenn sie es selbst einfach ausfallen lassen. Wer wirft schon gern 20 Euro weg? Eben!

Gratis-Teile eines Events sind auch deshalb so kritisch, weil du nie weißt, ob sich mehr anmelden als kommen oder gar umgekehrt. Mir ist schon passiert, dass dann mehr Menschen "auf der Matte standen" als angekündigt. Und diese pochten dann auf ihr Recht, das Event besuchen zu dürfen, denn es sei ja gratis dabei gewesen.

2) Verknappe dein Kontingent

Wieder geht es darum, den Wert deines Events oder deines Event-Parts zu steigern. Denn was unendlich verfügbar ist, erscheint vielen Menschen wertlos. Knappe Güter hingegen werden als wertvoll wahrgenommen.

Übrigens: So kannst du auch deinen Ticketverkauf ankurbeln. Mach's wie viele Online-Händler und zeig an, dass nur noch wenige Tickets verfügbar sind.

Wie du dein Kontingent verknappen kannst, um No Shows zu reduzieren? So zum Beispiel:

  • Setze ein festes Kontingent, z.B. 200 Plätze, für das Event fest und zähle mit jedem Ticketverkauf runter. Je näher du dem Ausverkauf kommst, umso beliebter werden die Tickets außerdem.
  • Bestimme einen Buchungsschluss, z.B. 10 Tage vor dem Event. So hast du ein "Druckmittel" und einen Kommunikationsanlass für Mailings oder Social-Media-Beiträge.

3. Erinnere mehrmals an das Event

Manche Event-Veranstalter·innen senden mir gar keine Erinnerungen. 😱 Viele andere hingegen, erinnern fleißig und das ist auch gut so.

Wie schnell vergisst man in der Hektik des Alltags, dass man etwas gebucht oder zugesagt hat. Ja, auch bei Präsenzevents kann das vorkommen. Vor allem, wenn man dafür nicht extra ein Hotel oder eine Reise buchen muss. "Ach gott, ich wollt ja morgen zu dem Event gehen. Aber das passt mir jetzt gar nicht mehr in den Kram." Vermeide solche Gedanken bei deinen Teilnehmenden und erinnere sie mehrmals an dein Event. Je nachdem ob es in Präsenz oder online stattfindet, sind die Fristen ein wenig anders. Gute Erfahrungen habe ich mit diesen Erinnerungen gemacht.

Präsenz-EVENT

ONLINE-Event

Anmeldebestätigung

in Echtzeit

Anmeldebestätigung

in Echtzeit

2 Monate vorher

10 Tage vorher

2 Wochen vorher

1 Tag vorher

2 Tage vorher

1 Stunde oder
10 Minuten vorher


4. Bring dein Event in den Kalender der angemeldeten Personen

Neben der Erinnerung per E-Mail kannst du auch dafür sorgen, dass deine angemeldeten Gäste sich das Event in ihren eigenen Kalender eintragen. Biete diesen Service am besten schon auf der Landingpage für dein Event an. So können es sich auch jene herunterladen oder eintragen, die noch überlegen, ob sie kommen wollen.

Wichtig: Mach' den Eintrag so einfach wie möglich und biete ihn für die gängigen Dienste an. Also eben nicht nur für Outlook. Ja, es gibt noch Menschen, die Google oder Apple nutzen. 

Tipp: So kannst du Kalendereinträge für unterschiedliche Dienste erstellen


5. Mach' das Absagen so leicht wie nur irgendwie möglich

Hast du schon mal einen Tisch in einem Restaurant über opentable.com gebucht? Da habe ich kürzlich sogar eine Erinnerung am Tag vorher erhalten und hätte mit einem einzigen Klick (!) stornieren können. Das ist leicht und einfach. Niemand will stundenlang deine Kontaktdaten suchen, um absagen zu können. Außerdem ist die Kombination von der Erinnerung am Tag zuvor mit der leichten Absagemöglichkeit einfach top. Denn wer will schon Absagen 5 Minuten vor Eventstart erhalten?

PS: Bei Online-Events braucht man nicht wirklich einen Absagebutton – find' ich zumindest. Das verursacht mehr Arbeit als es nützt.


6. Appelliere an die Vernunft und zeige auf, was No Shows bedeuten

Viele Menschen ahnen gar nicht, welcher Aufwand - logistisch, personell oder mit Blick auf Kosten - bei Events entsteht. Lass sie wissen, was es für dein Event bedeutet, wenn sie nicht kommen. Z.B. dass du einen kleineren Raum hättest mieten können, weniger Personal bestellen bräuchtest und dass die Catering-Bestellung deutlich geringer ausfallen könnte.

Allerdings bin ich ganz ehrlich mit dir: an die Vernunft zu appellieren, ist schon ein wenig wie ein Kampf gegen Windmühlen. Wären wir alle vernünftig, würden wir nicht rauchen, Alkohol trinken, uns mehr bewegen und eine Klimakrise gäbe es auch nicht.


7. Führe Gebühren für die No Shows ein

Was in Restaurants oder bei dienstleistenden Unternehmen, wie z.B. beim Friseur, der Massage, bei Ärzt·innen und Co. schon längst Einzug gehalten hat, kannst auch du machen. Erhebe eine Gebühr fürs Nicht-Erscheinen. Beim Friseur z.B. beträgt diese Gebühr jenen Betrag, den du dort fürs Haare schneiden oder färben etc. gezahlt hättest. Auch Ärzt·innen - mittlerweile auch für Kassenpatient·innen - machen auf eine Gebühr in Höhe von 60 oder mehr Euro aufmerksam, sollte man dort nicht zum Termin erscheinen.

Weist du in deiner Kommunikation, rechtzeitig und umfangreich darauf hin, kann das ein adäquates Mittel sein, mit dem du deine No Shows reduzieren kannst.


8. Biete etwas Besonderes an – FOMO lässt grüßen

Es gibt Events, die will man einfach nicht verpassen. Zum Beispiel, wenn die Location so außergewöhnlich ist, dass man da einmal im Leben gewesen sein will. Oder wenn die Keynote besonders ist. Oder, oder ...

Lass dir etwas einfallen und biete nicht immer alle Aufzeichnungen aller Vorträge hinterher kostenfrei an. 😉


Fazit

No Shows sind mega ärgerlich. Doch du als Event-Veranstalter·in kannst aktiv den No Shows entgegen wirken, auch wenn du sie vermutlich nicht komplett vermeiden kannst. 


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