7 Tipps für deinen online Fragebogen

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Legst du noch Papierbögen auf deiner Veranstaltung aus? Oder überlegst du gerade, auf einen online Fragebogen umzusteigen? Ich selbst sehe die guten, alten Papierbögen noch ziemlich oft. Und ich gebe zu: Häufiger als ich es mir wünschen würde. Natürlich ist die Resonanz dieser analogen Umfragebögen hervorragend. Eventmanager legen sie ja auch auf die Stühle der Teilnehmer. Prominenter geht’s nun wirklich nicht. Allerdings sieht effizientes Arbeiten in der heutigen Zeit anders aus. Ja, die Papierbögen sind anfangs meist schneller erstellt als ein online Umfragebogen. Zumindest ist der Anfangsaufwand relativ gering. Doch das Abtippen der Antworten ist alles andere als smart. Sinnstiftend ist es für die meisten der Praktikanten und Azubis, an denen diese Aufgabe hängen bleibt, übrigens auch nicht. Sagen übrigens auch die Autoren dieses Buches.

Es gibt also gleich mehrere gute Gründe, warum auch du endlich einen online Fragebogen für deine Veranstaltungsevaluierung nutzen solltest. Hier die wichtigsten:

  • Du ersparst dir viel Arbeitszeit.
  • Gibst du die Arbeit ab, delegierst du endlich sinnstiftende Aufgaben.
  • Du sparst Papier und schonst die Umwelt.
  • Du präsentierst dich als moderner Eventmanager bzw. Veranstalter.
  • Du erhältst die Auswertungen in Echtzeit – sogar inklusive Statistiktorten.
  • Du kannst die Umfrage auch noch last minute anpassen, z.B. weil ein Referent ausgefallen und hoffentlich ein anderer eingesprungen ist.

Feedback dank online Fragebogen für Events

#eventprofs Es gibt also gleich mehrere gute Gründe, warum auch du endlich ein Onlinetool für deine Veranstaltungsevaluierung nutzen solltest. Hier die wichtigsten >>> #evaluierung #zufriedenheit #erfolgmessen Klick um zu Tweeten

1) Stelle die richtigen Fragen

Formuliere knapp und präzise. Überlege dir gute, eindeutige und wertfreie Fragen. Erfrage immer nur einen Sachverhalt. Überlege dir auch, wie viele Antwortkategorien du ermöglichen willst. Ist deren Anzahl gerade, muss sich dein Teilnehmer für eine Tendenz entscheiden. Wählst du eine ungerade Anzahl, kann er “weder … noch … “ angeben. Möchtest du das widerum vermeiden, füge noch eine Kategorie “keine Angabe” oder “weiß nicht” ein.

Wechsle den Frage- und Antworttyp immer wieder einmal. Dadurch wird deine gesamte Umfrage lebendiger und eben weniger langweilig. Offene Fragen solltest du nur sparsam einsetzen. Die sehr unterschiedlichen Antworten auf diese Fragen erschweren dir die Übersetzung in Statistiken und generelle Aussagen. Doch für Anregungen und offenes Feedback sind sie Gold wert. Beispielsweise: “Welche Themen wünschen Sie sich im nächsten Jahr?” oder “Was könnten wir bei der Referentenwahl noch besser machen?”.

#eventprofs Evaluierungstipp: Wechsle den Frage- und Antworttyp immer wieder einmal. Dadurch wird deine gesamte Umfrage lebendiger und eben weniger langweilig. #votingtools #eventtech #evaluierung #umfrage Klick um zu Tweeten

Fragebogen mit den richtigen Fragen

2) Bilder sagen mehr als tausend Worte

Noch besser als reine Texte sind Bilder in deinem online Fragebogen. Sie sind einfach eindeutiger. Natürlich lässt sich das nicht immer umsetzen. Manchmal allerdings schon. Behalte es einfach im Hinterkopf. Setze sie ein, wenn es passt. Das geht zum Beispiel mit SurveyMonkey*, Pollunit* oder mit QuestionPro*. Schau dir dort auch einmal das Hotel-Beispiel an. So könntest du einzelne Sessions oder Referenten bewerten lassen. Die Bilder sorgen auch dafür, dass sich deine Teilnehmer besser erinnern. Zum Beispiel an den Speaker oder einen bestimmten Programmpunkt.

#eventprofs Bilder werten deine #Evaluierung auf. Sie machen manche Fragen eindeutiger. Oder wecken Erinnerungen an den abgefragten Programmpunkt deines Events. #meetingprofs #feedback #eventtech Klick um zu Tweeten

Fragebogen mit Bildern für Veranstaltungsfeedback

3) Belohne das Mitmachen

Warum sollte ein Teilnehmer seine Zeit investieren und dir seine Meinung mitteilen? Wie bedankst du dich bei den Antwortenden? Du könntest ein Incentive ausloben. Beispielsweise eine Gratis-Ticket für deine nächste Veranstaltung unter allen Teilnehmenden verlosen. Das ist nicht möglich, weil du keine Folgeveranstaltungen organisierst? Dann sei einfach kreativ. Versetze dich in die Lage deiner Teilnehmer. Was könnte für sie attraktiv sein? Natürlich brauchst du bei dieser Kombination aus Umfrage und Gewinnspiel ein professionelles Tool. Es sollte die Antworten der Umfrage anonym auswerten und die Kontaktinformation separat speichern.

#eventprofs Evaluierungstipp: Wie bedankst du dich bei den Antwortenden? Du könntest zum Beispiel ein Incentive ausloben. #meetingprofs #umfragen #evaluierung #wertschätzung Klick um zu Tweeten

bedanke dich für Feedback

4) Nutze ein digitales Tool

Was für die Software zur Eventplanung gilt, gilt auch für Online-Umfragetools. Es gibt einfach sehr, sehr viele. Pollunit* oder QuestionPro* habe ich ja schon genannt. Sehr gute Erfahrungen habe ich selbst mit limesurvey* gemacht. Dort kannst du auch mehrtägige Veranstaltungen mit vielen Referenten anlegen. Bei meinem letzten Kongress waren es 100 Referenten. Also schaffst du das bestimmt auch.

Und hier noch ein Tipp fürs Anlegen: Starte damit rechtzeitig. Bis so ein online Fragebogen korrekt eingerichtet ist, dauert es im ersten Anlauf eine ganze Weile. Beispielsweise musst du alle Referenten mit copy & paste in die richtige Frage übertragen. Fange damit also an, sobald dein Programm feststeht. Nachzügler kannst du ja fortlaufend ergänzen. Bei SurveyMonkey* findest du sogar Vorlagen für verschiedene Eventumfragen. Ein ebenfalls sehr mächtiges Tool bietet onlineumfragen.com. Und natürlich hat auch Google* ein Tool für deine Umfragen und Votings.

#eventprofs Nutze Online-Evaluierungstools. Starte mit dem Set-up rechtzeitig. Bis so ein Tool korrekt eingerichtet ist, dauert es eine Weile. #evaluierung #godigital #digitalisierung #meetingprofs #eventtech Klick um zu Tweeten

online Umfragebogen mit statistischen Auswertungen

5) Bewirb den online Fragebogen so prominent als wäre er analog

Ich habe es schon angedeutet. Papierbögen sind auch deshalb so erfolgreich, weil wir sie schlichtweg nicht übersehen können. Sie liegen häufig auf den Stühlen im größten Veranstaltungsraum. Will ich mich als Teilnehmer setzen, muss ich erst einmal den Evaluierungsbogen von meinem Stuhl aufheben. Möchtest du als Eventmanager, dass deine online Fragebogen auch eine so hervorragende Rücklaufquote hat, musst du ihn ebenso prominent bewerben.

Auf jeden Fall sollte dein Evaluierungslink schon mit Veranstaltungsbeginn online sein. Du könntest gleich bei der Opening Session darauf hinweisen. Teile den Link außerdem in allen Printmedien und natürlich auch in den Sozialen Netzen. Gerade Twitter eignet sich für solche #Servicetweets hervorragend. Denn Twitter ist schlichtweg der Kanal für mobile Livereporting. Spätestens mit dem Veranstaltungsende schickst du den Link zu deiner Online-Evaluierung per E-Mail an alle Teilnehmer. Bedanke dich gleich für deren Teilnahme am Event und an der Umfrage. Einige Tools erlauben dir sogar automatisierte Reminder an die, die noch nicht geantwortet haben.

#eventprofs Papierbögen sind auch deshalb so erfolgreich, weil wir sie schlichtweg nicht übersehen können. Bewirb dein Onlinetool daher mindestens genauso prominent. #Evaluierung #Feedback #Voting Klick um zu Tweeten

Feedbackbögen digital bewerben

6) Denke auch an die Offliner

Auch wenn mittlerweile viele von uns mit einem Smartphone unterwegs sind, möchte nicht jeder solch einen online Fragebogen ausfüllen. Biete also auch eine Feedback-Möglichkeit für die Papierliebhaber an. Das könnte eine Feedback-Box bei deinem Check-In sein. Oder du stellst dich den Wünschen und Kritiken deiner Teilnehmer persönlich. Dazu könntest du einen eigenen Thementisch im Rahmen einer Table Session anbieten. Dieser Tisch ist nur für Gespräche mit deinen Teilnehmern reserviert. Kann ich dir aus Erfahrung sehr empfehlen. Vor allem zeigt allein dieses Angebot, dass du die Wünsche deiner Gäste ernst nimmst.

#eventprofs Biete auch eine Feedback-Möglichkeit für die Papierliebhaber an. Zum Beispiel mit einer Feedback-Box oder in einer TableSession. #evaluierung Klick um zu Tweeten

analoge Veranstaltungsevaluierung

7) Teile die Ergebnisse

Lass deine Kunden wissen, wie die Ergebnisse deiner Evaluierung aussehen. Du musst natürlich nicht jeden Faupax erwähnen. Wirklich grobe Schnitzer des Events solltest du jedoch nicht verschweigen. Jeder der da war, weiß sowieso, was schief gelaufen ist. Kommentiere auch besondere Wünsche oder besonders häufig geäußertes Feedback. Und denke daran, diese Erkenntnisse bei deiner nächsten Veranstaltung auch wirklich umzusetzen.

#eventprofs Evaluierungstipp: Lass deine Kunden wissen, wie die Ergebnisse deiner #Evaluierung aussehen. Und setze die Wünsche anschließend auch um. #teilnehmerzufriedenheit #zufriedenheit Klick um zu Tweeten

Teilnehmerzufriedenheit ernst nehmen

Ein guter online Fragebogen ist viel einfacher erstellt als du möglicherweise noch denkst. Probier’s einfach bei deiner nächsten Veranstaltung aus.

PS: Auch für die Evaluierung deiner Services oder deines Geschäftsmodells kannst du Online-Umfragen nutzen. Zum Beispiel mit Hilfe des Kano Modells.

*Werbung weil Namensnennung und Verlinkung; ohne Werbeeinnahmen!
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