Kennst du das, du schlägst ein Buch auf und schon das Inhaltsverzeichnis fesselt dich? So ging es mir mit dem Buch “Veranstaltungen 4.0 – Konferenzen, Messen und Events im digitalen Wandel”* von Dr. Thorsten Knoll. Schon das erste Kapitel verspricht viel: Papierlos tagen. Und das erwartet dich im ganzen Buch:
- Vollständig papierlos tagen – Ergebnisse der 12.Internationalen Tagung Wirtschaftsinformatik
- Bits und Apps im Messe- und Tagungswesen
- Digital Video im Entertainment- und Event-Bereich
- Augmented Reality und Virtual Reality in Veranstaltungen
- Kollaborative Innovationsprozesse – Hackathons in Theorie und Praxis
- “HackHPI“: How to organize a Hackathon
- Digitale Events und Messen: gestern noch Theorie – heute schon Wirklichkeit
- openHPI – Das MOOC-Angebot des Hasso-Plattner-Instituts
- Mobilisierung von Messe- und Kongressbesuchern in Zeiten ubiquitärer Kommunikation und Information
- Future Meeting Space – Zukunft von Veranstaltungen aktiv gestalten
Und da die Autoren sich sicherlich alle freuen, wenn auch du das Buch liest und dich inspirieren lässt, verrate ich dir “nur” ein wenig über das erste Kapitel.
Papierlos tagen
Es gibt sie! Tagungen, die papierlos durchgeführt werden. Wenn auch dich das begeistert, dann lies mal in Kapitel 1 dieses Buches nach. Informatiker haben also schon 2015 geschafft, wovon andere nur reden: komplett papierlos tagen. Die “WI 2015” Tagung gilt übrigens als erste im deutschsprachigen Raum. Mit jeder WI-Tagung ändert sich das Organisationsteam. Jedes Team fängt also wieder von vorn an – ganz im Gegensatz zu den meisten wissenschaftlichen Konferenzen. Sie haben tatsächlich eine Tagung mit 800 Teilnehmern, 47 Partnern, 50 ehrenamtlichen Helfern, mehr als 100 Vorträgen sowie 2 Abendveranstaltungen ganz papierlos organisiert. Alle Achtung!
Hier ein paar zum Teil überraschende Learnings:
Digitales Projektmanagement
Du kannst deine Projekte digital organisieren, dadurch, dass du die Dateien auf einem zentralen Server speicherst. Die WI-2105 Organisatoren haben sie lediglich Excel und Outlook genutzt. Hättest du das gedacht? Ich hätte vermutet, dass sie ein digitales Tool eingesetzt haben.
Mehr Zeit und mehr Flexibilität
Sie berichten von Zeitersparnis und mehr Flexibilität wegen wegfallender Drucktermine. Ja, genau! Weil sie nicht mehr drucken mussten. Eben papierlos tagen. Keine Abgabefrist mehr. Dafür konnten sie das Programm ändern oder einen Sponsor hinzufügen, wann immer es notwendig war.
Sponsoren digital gewinnen und präsentieren
Sowohl die Akquise von Sponsoren als auch deren Präsentation wickelten sie komplett online ab. Ja, es fielen Plakate & Co. weg. Doch dafür kamen neue Kanäle wie eine Event-App hinzu. Insgesamt verlief das Sponsoring sogar deutlich erfolgreicher. Wegen und nicht trotz der papierlosen Unterlagen! Wichtig für dich: Kommuniziere es von Anfang an, dass du nur digitale Medien produzieren wirst.
Teilnehmer informieren
Mehr als die Hälfte der Teilnehmer fühlten sich dank der Website und der App besser informiert. Wichtig für dich: Gestalte sie ansprechend und informativ. Beantworte alle Fragen bevor sie dein Teilnehmer überhaupt gestellt hat.
Deine Event-Website
Was XING-Events kürzlich in der Studie veröffentlichte, bestätigen auch die Macher von „WI 2015“. Deine Website ist DIE zentrale Anlaufstelle für deine Teilnehmer. Ein paar praktische Tipps, wie eine gute Event-Website aussieht, erfährst du in diesem Kapitel ebenfalls.
Online-Marketing
Online-Marketing funktioniert! Auch wenn wir es immer wieder sehen und erleben, dass Flyer und Plakate eingesetzt werden. „WI 2015“ hat bewiesen: Mit den richtigen Verteilern, der online affinen Zielgruppe und den richtigen Kanälen, melden sich 800 Teilnehmer zur Tagung an. Wichtig für dich: Setze professionelle Newsletter-Tools ein und versende ansprechend gestaltete Einladungen.
Online Teilnehmer managen
Digitales Teilnehmermanagement funktioniert. Du nutzt das sicherlich inzwischen, oder? Hier findest du eine Übersicht von professionellen Anbietern.
Informationen vor Ort
Teilnehmer vor Ort digital informieren: Das funktioniert(e) dank einer Event-App, einiger Bildschirme und dank Mitarbeitern vor Ort. Die Autoren verraten dir im Buch auch ganz konkret, wie du diese Informationen am besten aufbereitest. Wie du sie sortierst, wie du in der App Matchmaking und Networking ermöglichst. Und vieles mehr. Außerdem verraten dir die Autoren, wie sie es geschafft haben, dass wirklich alle Teilnehmer die App herunterladen.
Datentransfer vor Ort
Die Technik vor Ort muss natürlich auf so viel Datentransfer vorbereitet sein. Wie du in meinen Berichten von anderen Messen oder BarCamps lesen konntest: WLAN und Strom sind heute noch wichtiger als andere menschliche Bedürfnisse. Du brauchst also Auflademöglichkeiten. Natürlich sichere. Und du brauchst ein leistungsstarkes WLAN. Die Kosten dafür solltest du rechtzeitig recherchieren und in dein Budget einplanen.
Fazit
Papierlos tagen? Ja, das geht! Das bedeutet für dich als Eventplaner: Du kannst Veranstaltungen papierlos organisieren und sparst so viel Zeit und Geld. Bist du in einer Location tätig? Dann sei dir bewusst, dass deine Kunden abwandern, wenn du ein zu schwaches WLAN anbietest.
Ach ja und natürlich empfehle ich dir dieses Buch.* Ich bin sehr begeistert. Ein weiteres Buch von Dr. Knoll stelle ich dir in dem Blogartikel Veranstaltungsformate im Vergleich vor.
PS: Und so überzeugst du deinen Chef davon, endlich auch einmal digitale Tools auszuprobieren.
* Affiliatelink. Du zahlst keinen Cent mehr und ich kann diesen Blog finanzieren.