So behältst du den Überblick über viele Events – mit Portfolios in Asana

Wer viele Events, Projekte oder Aufgaben gleichzeitig managt, kennt das Phänomen: Wie behalte ich eigentlich den Überblick? Gleich mal vorneweg: mit Excel und Outlook-Kalendereinträgen jedenfalls nicht. Klar, grob kannst du da viel reinschreiben. Aber die Details müsstest du immer wieder manuell aktualisieren. Und den Status-Fortschritt, den Zielerreichungsgrad und die Auslastung deiner Kolleg·innen siehst du so auch nicht. Besser, du nimmst gleich ein digitales Projektmanagement-Tool, das das für dich abbilden kann. Asana kann’s und deshalb zeig’ ich dir in diesem Blogbeitrag, wie das mit den „Portfolios in Asana“ geht und wie’s auch bei dir aussehen könnte.

Portfolios in Asana
Portfolios in Asana – mehr Überblick im Event-Management

 

Das sind Portfolios in Asana

Portfolios in Asana sind Übersichten über deine Projekte, Aufgaben, Zielfortschritte, Workload und mehr. Kurzum: Alles, was du in Asana eingetragen hast und worüber du schnell einen Überblick erhalten willst.

Portfolios in Asana – Überblick über mehrere Events
Portfolios in Asana – Überblick über mehrere Events

 

Dein Portfolio kannst du dir so gestalten, wie es zu deinen Aufgaben, Projekten und Events passt. Du kannst

  1. ein neues Projekt hinzufügen,
  2. genau die Projekte anzeigen lassen, die dir wichtig sind,
  3. den Status des Projektes einsehen,
  4. sowie den Aufgabenfortschritt einblenden,
  5. die bzw. den verantwortliche·n Mitarbeiter·in anzeigen,
  6. deinen Genehmigungsstatus sehen,
  7. die Priorität einblenden,
  8. eine Budgetsumme anzeigen
  9. weitere individuelle Informationen dank „benutzerdefinierter Felder“ einblenden lassen.

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Wie du mit „benutzerdefinierten Felder“ bei deinen Events am besten arbeiten kannst, zeige ich dir im Blogbeitrag So organisierst du deine Arbeit in Projektmanagement-Tools wie Asana.

 

Portfolios in Asana - Event-Management so gestalten, wie es zu dir passt
Portfolios in Asana – Event-Management so gestalten, wie es zu dir passt

 

Der Workload zeigt dir an, welche·r Mitarbeiter·in, wie viel auf dem Tisch hat. So kannst du besser planen und steuern.

Portfolios in Asana - besserer Überblick über den Workload der Team-Mitglieder
Portfolios in Asana – besserer Überblick über den Workload der Team-Mitglieder

 

Warum du Portfolios in Asana oder ähnliche Übersichten anlegen solltest

In Projektmanagement-Tools wie in Asana kannst du beliebig viele Projekte und Aufgaben mit erneut zahlreichen Unteraufgaben anlegen. Und auch deine Ziele für dein Unternehmen und daraus abgeleitet für dein Event verfolgen. Außerdem kannst du dir sehr gute Übersichten automatisch darüber anzeigen lassen, was gerade auf deiner To-do-Liste ansteht. So weit, so gut. Doch den Überblick über verschiedenste Projekte erhältst du so noch nicht. Du siehst eben nur, was du gerade tun solltest. Aber ob da Projekt A mit 50 % Zielerfüllung läuft, ob Projekt B im Plan ist, ob Kollegin C überlastet oder weniger ausgelastet ist, siehst du eben nicht auf einen Blick. Du musst dich für diese Informationen tief in die einzelnen Projekte „reinklicken“. Doch wer mehrere Events auf dem Tisch hat, Team-Lead ist oder ganze Abteilungen verantwortet, will meist auf einen Blick sehen, was Sache ist. Ohne große Klickerei. Und wenn er oder sie Fragen hat, dann eben doch schnell mal in die Details schauen. Oder? Genau dafür gibt’s die Portfolios in Asana.

 

Kurzum: Mit Portfolios in Asana siehst du alle Projekte auf einem Dashboard, deren Status und wer daran arbeitet. So kannst du den Projektfortschritt an einer einzigen Stelle verfolgen und gegensteuern.

 

So behältst du mit Portfolios den Überblick über viele Events, Mitarbeiter·innen und Projekt-Status

Mit Asana ist Überblick behalten ganz einfach.

  1. Übertrage deine Events von Excel in ein Projektmanagement-Tool wie Asana.
  2. Klicke links in der Asana-Leiste auf „Portfolios“ und erstelle ein neues.
  3. Füge all deine (wichtigen) Projekte dem Portfolio hinzu.
  4. Lege die Spalten an, deren Information du im Blick behalten willst.

Fertig.

Nun kannst du damit sowohl den Fortschritt deiner Projekte als auch die Auslastung deines Teams steuern. Du klickst dafür auf eine beliebige Stelle deines Portfolios und schon bist du im Detail dieses Projektes oder Aufgabe.

Anschließend kannst du Fortschritte dokumentieren, Meilensteine hinzufügen oder auch Ziele, die dieses Projekt unterstützen.

Portfolios in Asana - steuere den Fortschritt deiner Events und Projekte im Detail
Portfolios in Asana – steuere den Fortschritt deiner Events und Projekte im Detail

Diese Statusaktualisierungen kannst du regelmäßig an dein Team und deine Dienstleister·innen versenden. So wissen alle, wie der Stand der Dinge ist. Natürlich kannst du weiterhin auch Excel- und Word-Dokumente versenden. Doch diese zeigen eben immer nur einen Ausschnitt eines Projektes. Hier steuerst du granular, wer informiert wird und packst automatisch immer alle relevanten und stets aktuellen Informationen hinzu.

 

Fazit

Mit Portfolios von Asana behältst du die wichtigsten Daten und die wichtigsten Ressourcen für deine Projekte im Blick. Mit einem Klick, statt mit ewiger Aktualisierung von Exceltabellen und dem Zusammenführen unterschiedlichster Tool-Informationen.

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