Praxistipps für hybride Events – von und mit trember

Wenn du diesem Blog aufmerksam folgst, hast du sicherlich schon den ein oder anderen Praxistipp für hybride Events entdeckt. Heute habe ich dir weitere mitgebracht – von Bosko Todorovic, Chief Growth Officer bei der Event-Plattform trember.

Spoiler: Die Plattform kann für hybride Events deutlich mehr als ich dachte und hat auch bei mir das ein oder andere Klischee über hybride Eventkonzepte aus dem Weg geräumt.

hybride Events mit trember
hybride Events mit der Event-Plattform trember | kleines Videobild – Online-Teilnehmer | großes Videobild – Onsite-Teilnehmer

 

First things first: Was sind aus deiner Sicht hybride Events?

Ich finde, der Begriff “hybride Events” kann sehr viel bedeuten und sehr viele Gesichter haben:

  • du kannst auf einer Präsenz-Veranstaltung die Speaker online dazuschalten
  • oder du lädst auf deiner Präsenz-Veranstaltung deine Gäste online ein
  • alternativ kann ein hybrides Event eines sein, bei dem sowohl Sprecher als auch Aussteller und Besucher online und onsite in Echtzeit miteinander agieren.

Aus unserer Sicht sollte bei hybriden Events die Kommunikation zwischen den Teilnehmern in beide Richtung möglich sein. Egal ob für Präsentationen, Workshops, Messen, Networking etc. Allerdings – das ist unsere Erfahrung – hört genau hier die Fantasie bei vielen Veranstaltern an dieser Stelle auf.

Nachgefragt: Wie sieht denn ein hybrides Event momentan in der Praxis aus?

Viele hybride Events bieten lediglich einen Livestream in eine Richtung. Oftmals gibt es parallel zu dieser One-Way-Kommunikation noch eine Kommunikation über den Session-Chat. Dieser läuft schon in beide Richtungen. Allerdings ist aus meiner Sicht die Nutzung eines klassischen Streaming-Tools mit ein paar stillen Zuschauern noch lange kein Event. Ob du als Veranstalter das nun live anbietest oder als Aufzeichnung, spielt aus meiner Sicht kaum eine Rolle. Worauf ich hinaus will: Ein Event lebt von Kommunikation, von Einzelgesprächen, von Networking, von Austausch und natürlich auch von Vorträgen und Präsentationen. Das alles zusammen macht ein Event aus. Und deshalb braucht ein hybrides Event – aus meiner Sicht – unbedingt die Kommunikation in beide Richtungen.

Wie kann ich mir ein hybrides Event mit einer Kommunikation in beide Richtungen vorstellen?

Das lässt sich am besten an konkreten Beispielen erklären. Drei konkrete Beispiele:

Die hybride Messe

Auf einer Messe gibt es in der Regel die Inhalte: Aussteller, Vorträge und Networking.
Alle drei Bereiche lassen sich sowohl physisch als auch digital abbilden und folglich auch hybrid miteinander verknüpfen.

D.h. du hast einen physischen Messestand sowie eine digitale Kopie davon. Dein Standmitarbeiter empfängt deine Interessenten vor Ort und spricht live mit ihnen. Außerdem kann er – am besten zu festgelegten Zeiten – auch mit dem Online-Publikum sprechen. Warum das sinnvoll ist? Weil dein Online-Besucher vielleicht mit einem bestimmten Mitarbeiter sprechen will, der nun einmal vor Ort ist. Oder anders herum: Der Mitarbeiter ist nicht vor Ort, sondern nur der Besucher. Dann kann trotzdem eine Face-to-Face Kommunikation stattfinden. Ist das nicht störend für die Messebesucher vor Ort? Nur dann, wenn du versuchst, beide Teilnehmergruppen gleichzeitig zu bespielen. Du könntest einen größeren Stand mieten und in einer ruhigen Ecke, die du chic gebrandet hast, zu festgelegten Zeiten live in Netz streamen. Kurze Kameraschwenks in die Messehalle oder auf eine Bühne zeigen dem Online-Publikum, was gerade onsite passiert. Und dann widmest du dich wieder den Inhalten und den Fragen für deine Online-Teilnehmer. Ein bisschen wie ein Live-Bericht in den Nachrichten oder wie eine Außenschalte bei bekannten TV-Shows.

 

Kannst du das allein auf einem klassischen 9qm-Stand wuppen? Vermutlich nicht. Bau deinen Messestand lieber so auf, dass du Bereiche für das Laufpublikum hast und einen, der etwas ruhiger ist. Plane auch etwas mehr Personal für solch einen hybriden Auftritt ein. Einer ist immer für die Vor-Ort-Teilnehmer ansprechbar, einer ist immer für Online-Teilnehmer erreichbar und einer ist Springer. Für Pausen und andere Ablenkungen.

In der Ecke fürs Livestreaming kannst du auch Onsite-Publikum einladen – wenn diese groß genug ist. Auf diese Bühne kannst du live ausgewählte Online-Teilnehmer einladen und über eine große Leinwand oder Bildschirm für alle sichtbar machen. Genau das kannst du natürlich auch mit deinen Sprechern machen und Experten aus anderen Teilen der Welt auf deinen Messestand einladen. So sendest du nicht bloß in eine Richtung, sondern bringst auch Feedback und Vorträge aus der Online-Welt in die Onsite-Welt live rein. Übrigens: Die passende Hardware halten wir für dich auch parat – mehr dazu später.

 

Hybride Diskussionsrunden oder Mitarbeiter-Veranstaltungen

Großkonzerne müssen dank hybrider Eventkonzepte nicht mehr alle Mitarbeiter aus allen Ecken der Welt an einen einzigen Ort einladen. Aber auch andere Diskussionsrunden, egal wie klein oder groß, kannst du so umsetzen. Stell dir das vor wie bei einer klassischen TV-Show mit Diskutanten und Publikum im Studio vor. Gleichzeitig nehmen virtuelle Redner oder Zuschauer in Form eines Livestreams teil. Es ist erwünscht, dass sich deine Zuschauer an dem Gespräch aktiv beteiligen und Fragen stellen oder Mitdiskutieren. Egal von wo der weitere Teilnehmer hinzugefügt wird, er kann von allen Zuhörern, online und offline, gehört und gesehen werden.

hybride Events mit trember
hybride Events mit trember – verknüpfe Online- und Onsite-Teilnehmer miteinander

 

Hybride Promi-Nights

Das ist ein Beispiel, welches wir neulich auf unserer Event-Plattform begleitet und durchgeführt haben. Den Namen lass ich mal bewusst weg – das Konzept kann ich hier verraten. Bei einem Präsenz-Event waren neben dem Promi nur eine geringe Anzahl von Vor-Ort-Gästen zugelassen. Deutlich mehr Teilnehmer konnten dem Event via Live-Stream folgen. Allerdings – und hier ist wieder der Unterschied zu einem One-Way-Stream zu sehen – holte der Promi alle paar Minuten live einen anderen Teilnehmer live zu sich auf die Bühne. Der Gast hat sich gefreut, seinem Idol endlich live und so nah, seine Fragen stellen zu können und alle anderen konnten dem folgen – onsite und online. Das alles ist mit der Event-Plattform trember ganz einfach umgesetzt. Ohne separate Event-Regie oder Audio-Video-Dienstleister.

Welche Lösungen bietet trember für hybride Events?

trember bietet eine ganze Reihe an Funktionalitäten extra für hybride Events. Wichtig ist uns dabei stets, dass der Eventplaner die Kommunikation bei seinem hybrid Event optimieren kann – ohne dabei technische Hürde aufzubauen. Deshalb liefern wir alles für ein Hybrid-Event aus einer Hand und halten so den Aufwand für dich als Veranstalter so gering wie möglich. Konkret kannst du bei uns Soft- und Hardware erhalten.

Die Event-Plattform

Die Software kennst du vielleicht schon: Die Event-Plattform trember. Mit Videobildern in Echtzeit, auf einer grafisch ansprechenden Oberfläche. Mit einer Streaming-Lösung und echten Networking-Features, die sich fast wie auf einem Präsenz-Event anfühlen.

> Mehr erfährst du auch im Beitrag trember – die hier gehostete Alternative zu wonder und spatial.

Teilnehmer live zuschalten

Du möchtest deine Online-Teilnehmer mit Fragen oder Kommentaren live ins Präsenz-Geschehen reinholen? Mit trember ist das ganz einfach. Der virtuelle Teilnehmer “hebt die Hand” und du als Veranstalter entscheidest, ob er live auf die Bühne kommen darf. D.h. wir können alle Online-Teilnehmer auch als individuellen Datenstream darstellen und so aus der Masse herausholen. Dank der hervorgehobenen optischen Umsetzung ist dein Online-Teilnehmer nun im Großbild sichtbar, statt in der klassischen kleinen Videokachel. Außerdem haben wir trember so angepasst, dass es weder akustische noch visuelle Echos gibt. Hast du schon mal über eine Videokonferenz mit mehreren Leuten in einem physischen Raum gesprochen, weißt du bestimmt, was ich meine.

Via iframe alles einbinden, was du brauchst

Willst du auf deinem hybriden Event ein Echtzeit ein 3D-Modell deiner Produkte einbinden? Oder lieber ein Foto- oder Interaktionstool? Was auch immer dir einfällt, via iframe kannst du bei trember alles einbinden. So muss niemand die Event-Plattform verlassen.

Die ausgeklügelte Hardware

Außerdem erhältst du von uns wirklich auf hybride Events angepasste Hardware. Dazu gehören z.B. Monitore und Kameras mit und ohne integrierte Mikros und passende Aufsteller. Was unsere Mikrofone ausmacht? Sie fokussieren auf den Sprecher und blenden Nebengeräusche aus. So wird aus deiner hybriden Messe ein Erlebnis, dem man auch online gerne folgt.

 

hybride Events mit trember
hybride Events mit trember – dank Hard- und Software ein echtes Erlebnis

 

Die nachgebauten Welten

Außerdem können wir mit unserer Hard- und Software dein Präsenz-Event so nachbauen, dass auch der Online-Teilnehmer stets genau weiß, wo sich der Onsite-Teilnehmer befindet. Wir nennen diese Funktion “Portal”. Wie das aussieht, siehst du in diesem Bild. Wenn du willst, erstellen wir dir auch deine virtuellen Räume auf Basis der physischen.

Support für Events

Neben allen technischen Lösungen unterstützen wir dich auch gern bei der Konzeptionierung deiner Events. In diesem Fall übernehmen wir die Rolle des Event-Beraters und schauen, wie wir deine Wünsche gemeinsam am besten umsetzen können. Außerdem unterstützen wir dich auch gern während des Events. Das gibt dir eine zusätzliche Sicherheit für dein hybrides Event. Erst recht, wenn du einige tausend Besuchern erwartest. Dann muss einfach alles funktionieren.

Wie bringe ich Online-Teilnehmer dazu, tatsächlich Networking-Angebote wahrzunehmen?

Tipp 1: Gib deinen Teilnehmern einen Grund, zu kommunizieren. Manchmal ist das eine Icebreaker-Frage, manchmal ein Raum mit einem konkreten Thema, manchmal eine Eingangsfrage eines Moderators.

Tipp 2: Bitte deine Teilnehmer, die Kamera anzuschalten. Denn es ist wirklich unhöflich und hinderlich beim Networking, die Kamera auszuschalten. Ich kenne niemanden, der sich bei einem Präsenz-Event eine Papiertüte über den Kopf ziehen würde. Warum also dann, wenn wir auf einem Online-Event sind?

Wichtig ist: Überlassen Sie die Teilnehmern nicht nur sich selbst oder nur einem Moderator. Führe sie ihn schon richtig in dein Event ein. Zeig ihm das Potenzial vom Networking auf deinem Event. Noch viel wichtiger: Was dein Besucher für sich mitnehmen kann. Binde außerdem Personen in dein Event ein, die andere Besucher proaktiv ansprechen und in Gespräche einbinden. Einfach, um das Networking ins Rollen zu bringen.

Wie können Online- und Präsenzteilnehmer auf trember miteinander networken?

Entweder so wie du’s von trember schon kennst. Klassisch über die Event-Plattform.

Oder so:

Eventplaner, die mit uns ihr Event umsetzen, stellen fürs hybride Netzwerken einen großen Screen in einer ruhigen Ecke auf. Auf diesem läuft trember – mit unterschiedlichen, schon vorab festgelegten Thementischen. Eventteilnehmer vor Ort stellen sich vor dem Bildschirm und treffen via Screen auf die Online-Teilnehmer im bekannten Look & Feel. Damit die Online-Teilnehmer diejenigen vor Ort noch besser sehen können, haben wir das Videobild der Onsite-Teilnehmer deutlich vergrößert. Statt der kleinen Vorschaukachel (Avatar) sehen sie nun ein großes Videobild inklusive Umgebung von der Person vor Ort.

Wer das noch weiter ausbauen will, bildet die Onsite-Umgebung in der virtuellen Welt nach. So kannst du als Veranstalter dem Online-Teilnehmer zeigen, wo genau sich der Onsite-Teilnehmer gerade befindet. Wenn du das möchtest.

 

hybride Events mit trember
hybride Events mit der Event-Plattform trember | Besucher vor Ort networken mit Online-Teilnehmern

 

Grundsätzlich helfen einfach viele Berührungspunkte zwischen den beiden Welten. Je mehr du als Veranstalter bietest, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass deine Teilnehmer es nutzen. Darüber hinaus ist es hilfreich, wenn du mehrere Ansprechpartner aus deinem Team zur Verfügung stellst – sowohl physisch als auch online. Das Ziel sollte sein, dass On- und Offline-Besucher ein einmaliges Erlebnis haben.

Sind hybride Veranstaltungen das Eventformat der Zukunft?

Ja, ganz klar. Wir haben in den letzten zwei Jahren gelernt, dass auch digitale Veranstaltungen mit Erfolg und hoher Beteiligung umsetzbar sind. Hinzu kommen die Zeit- und Kostenersparnis sowie der ökologische Aspekt mit Blick auf die Klimakrise. Dennoch werden viele Veranstalter zu Präsenzveranstaltungen zurückkehren. Daher ist der einzig logische Schritt die Erweiterung der Veranstaltung um den digitalen Part. So können alle teilnehmen, wie vor Ort sein können oder wollen. Außerdem kannst du die Kosten je Teilnehmer oder je Quadratmeter deutlich reduzieren, erweiterst du die Reichweite deines Events.

Und ganz konkret: Was ist dein Lieblingsevent, der bereits hybrid stattgefunden hat und warum?

Vorneweg: Jedes Event braucht eine intensive Vorbereitung. Die Liebe und auch der Teufel stecken im Detail. Daher ist eines meiner Lieblingsevents in diesem Jahr die kurzfristig geplante Hybrid-Veranstaltung der Berlinale Talents. Diese wurde inklusive Filmvorführung, Preisverleihung und Networking hybrid umgesetzt. Da die internationalen Gäste nicht persönlich erscheinen konnten, wurde die Show live aus Berlin gestreamt. Die Gäste zu Interviews und Preisverleihung haben wir mit trember virtuell auf die Bühne geholt und für die Zuschauer zu einem riesigen Gesamtbild zusammengefügt. Nach der Verleihung konnten die Online-Gästen aus aller Welt networken und wurden von den Vor-Ort-Moderatoren in Gespräche und Interviews live einbezogen.

 

hybride Events und Messen mit trember
hybride Events, Messen und Shows mit trember

 

Interviewpartner

Bosko Todorovic, Chief Growth Officer bei der Event-Plattform trember
success@trember.com
+49 (0)30 83 79 86 88
> zur Website trember.com

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