Die Pre-Event-Checkliste – so bleibst du vor deinem Event gelassen

Jedes Event ist anders. Und bei jedem Event musst du andere Dinge vorbereiten oder parat halten. Doch gerade, wenn es dein erstes Event ist, ist eine Checkliste hilfreich. Geh diese Pre-Event-Checkliste doch mal durch und prüfe, ob du an alles gedacht hast. 

Praxistipp: Ergänze deine Pre-Event-Checkliste stetig. So erhältst du eine, die garantiert zu deinem Event und deinen Anforderungen passt. 

Hier ist eine kompakte Checkliste für die letzten Tage vor deinem Fachkongress oder einer ähnlichen Veranstaltung:

Technische & räumliche Vorbereitung

1. Sind alle Räume gemäß Plan vorbereitet und technisch ausgestattet? Hast du alle Technikbestellungen deiner Referent·innen und Moderator·innen an den Technik-Dienstleister weitergegeben?
2. Ist WLAN verfügbar und gebucht? Kennst du die Zugangsdaten und hast du den Kontakt zu einem Techniker, wenn es klemmt?
3. Hast du Ladestationen oder Stromanschlüsse für die Teilnehmenden vorbereitet?
4. Sind digitale Wegweiser oder Displays eingerichtet?
5. Sind Räume ausreichend belüftet, beheizt oder klimatisiert – und hast du das bestellt?
6. Sind Reserven wie Stühle und Tische und ähnliches für kurzfristige Anpassungen - d.h. größeren Andrang als gedacht - vorhanden?
7. Sind Toiletten und Sanitärbereiche vorbereitet und vorgereinigt? 

Material & Unterlagen

1. Sind alle gedruckten Materialien wie Namensschilder, Programme, Beschilderungen  vollständig?
2. Habt ihr alle Präsentationen digital gesichert und sind Backup-Systeme vorhanden?
3. Hast du an Ersatzmaterialien für Präsentationen, z. B. Kabel, Adapter - vor allem Mac-Adapter! - , Batterien, Flipcharts etc., vorhanden?
4. Sind ausreichend Büromaterialien, z. B. Klebeband, Scheren, Marker, Stifte etc.  eingepackt oder bestellt?
5. Gibt es kleine Notfallsets, z. B. Hygieneartikel, Pflaster, Taschentücher o.ä.?

Ausstellerbetreuung

1. Sind finale Standpläne gedruckt und Aussteller-Unterlagen für vor Ort vorbereitet?
2. Ist der Aufbau der Ausstellerstände logistisch klar organisiert und mit Dienstleistern bestätigt? Sind wirklich alle auf dem aktuellsten Stand?
3. Sind ausreichend Parkmöglichkeiten oder logistische Abläufe für Ausstellerfahrzeuge gesichert? Und weiß das auch jede·r Beteiligte?
4. Gibt es klare Zuständigkeiten beim Auf- und Abbau für die Aussteller?
5. Sind technische Ansprechpartner während des Events für Aussteller kommuniziert?
6. Hast du von allen wichtigen Personen die Mobilnummer?

Teilnehmermanagement

1. Sind die Teilnehmerlisten aktuell und die finale ausgedruckt bzw. digital verfügbar?
2. Hast du letzte Reminder-Mails an alle (Referent·innen, Teilnehmende, Presse, Ausstellende, Dienstleister) mit Veranstaltungsinfos verschickt?
3. Ist der Empfang und Check-in personell und technisch vorbereitet?
4. Habt ihr alle VIP-Teilnehmer·iinnen identifiziert und eine besondere Betreuung gesichert?
5. Ist eine Hotline oder Kontaktperson für kurzfristige Teilnehmerfragen eingerichtet?
6. Hast du die Garderobe organisiert und personell ausreichend - auch für Stoßzeiten am ersten Tag oder am Abreisetag mit Kofferabgabe - besetzt?

Personal & Team

1. Ist das finale Team-Briefing durchgeführt und jede Aufgabe klar verteilt? Auch mit klaren Zeitangaben? Weiß jede·r, was er oder sie jederzeit tun muss?
2. Haben alle Beteiligten deine mobilen Kontaktdaten für kurzfristige Fragen erhalten?
3. Ist eine klare Pausenregelung für das Event-Team erstellt?
4. Hast du auch an deren Versorgung (Catering) für vor Ort gedacht?
5. Sind Erreichbarkeit und Kommunikationswege (z. B. Funkgeräte, Messenger-Gruppen) im Team final abgestimmt?
6. Hast du die Einsatzzeiten des Reinigungspersonals, der Techniker, der Hostessen, der Security, Sanitäter etc. final abgestimmt?

Catering & Service

1. Hast du die finalen Teilnehmendenzahlen nochmals an das Catering kommuniziert
2. Sind spezielle Ernährungsanforderungen sowie deren Anzahl nochmals bestätigt?
3. Gibt es Wasserflaschen und Getränke in den Vortragsräumen - am besten am Rednerpult und als Reserve weiter an der Seite - bereitgestellt?
4. Ist Kaffeeversorgung in den Pausen ausreichend dimensioniert und bestätigt?
   👉 Nichts ist schlimmer als zu wenig Kaffee. Trust me.
5. Hast das Cateringpersonal über genaue Abläufe erneut bzw. final gebrieft?

Logistik & Ablauf

1. Ist der finale Ablaufplan nochmals überprüft und gedruckt oder digital verteilt?
2. Sind die Ankunfts- und Abfahrtszeiten sämtlicher Dienstleister nochmals abgestimmt?
3. Gibt es Abfall- und Entsorgungskonzepte und sind diese final bestätigt?
4. Ist der Logistikbereich, also Lager- und Büroräume, klar von Teilnehmerbereichen abgegrenzt?

Sicherheit & Notfallplanung

1. Sind Erste-Hilfe-Materialien vorhanden und Notfallpläne griffbereit?
2. Ist das Personal über Sicherheits- und Notfallprotokolle informiert?
3. Hast du Sanitäter oder andere Notfalldienste bestellt bzw. weißt, wie du diese schnell organisieren kannst?
4. Sind Evakuierungspläne und Fluchtwege deutlich ausgeschildert und von Experten geprüft?
5. Kennt das Kernteam alle Fluchtpläne und -wege und seid ihr diese wirklich einmal abgelaufen? 
6. Sind Telefonnummern für Notdienste gut sichtbar hinterlegt?

Kommunikation, PR & Dokumentation

1. Sind Foto- und Videodokumentationen sowie Social-Media-Begleitung geplant und vorbereitet?
2. Hast du Pressemappen und Infomaterialien für Journalisten vorbereitet?
3. Ist ein Ansprechpartner für Presse und Medienanfragen vor Ort definiert?
4. 41. Sind Interviews oder Statements von Referenten oder Gästen organisiert und vorbereitet?
   42. Sind Briefings für Fotografen und Videoteam abgeschlossen und bestätigt?
   43. Hast du Freigaben für Foto- und Videoaufnahmen aller Teilnehmenden vorbereitet?

Anreise & Unterkunft

1. Sind alle Hotelreservierungen der Teilnehmenden, Aussteller, Referenten und VIP-Gäste bestätigt bzw. aktualisiert weitergegeben?
2. Hast du Shuttleservices oder Transfers zum Veranstaltungsort organisiert und überprüft?

Finanzielles & Administratives

1. Sind Kassen und Zahlungsmöglichkeiten vorbereitet und abgesichert?
2. Wie verstaust du große Bargeldeinnahmen sicher?
3. Gibt es noch offene Rechnungen für Aussteller oder Teilnehmer?
4. Brauchst du Unterschriften auf bestimmten Dokumenten, z.B. Helfer-Einsatz-Nachweis oder Referenten-Reisekostenerstattungs-Bogen, und sind diese vorbereitet?

Event-Evaluation

1. Hast du bereits Unterlagen oder digitale Lösungen für die Event-Evaluation bereitgestellt, z.B. Umfragebögen und QR-Codes?

Persönliche Vorbereitung

1. Hast du alle Telefonnummern im Handy eingespeichert?
2. Warst du beim Frisör?
3. Hast du 2 Paar bequeme, moderne, eingelaufene Schuhe?
4. Ist der Anzug o.ä. gereinigt und das Hemd bzw. die Bluse gebügelt?
5. Hast du Wasser und ein paar Notfall-Riegel o.ä. eingepackt?
6. Kosmetik und ähnliches in der Handtasche verstaut?
7. An dein eigenes Namensschild gedacht?
8. Ein Ladegerät fürs Handy dabei?
9. Eine Notfall-Apotheke eingepackt?
10. An den letzten Tagen keine Überstunden mehr gemacht?

Dann kann's losgehen. 👍  Viel Erfolg. Du meisterst das. 💪

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