Reclaim AI – hilft dir, deine(n) Kalender zu managen

Reclaim AI – noch ein Tool für deinen Kalender und effizientes Arbeiten? Muss das sein? Jein! Wenn du super mit deiner jetzigen Arbeitsweise rund um deinen Business- und Privat-Kalender klarkommst, dann skippe diesen Artikel. Wenn du allerdings

  • immer mal wieder Mittagspausen auslässt, weil du nicht rechtzeitig aufgepasst hast,
  • durchaus private und berufliche Termine auf den gleichen Zeitpunkt setzt und dann jonglieren musst,
  • deine geliebten Gewohnheiten und Hobbys immer wieder nach hinten rutschen,
  • deine Aufgaben zwar in digitalen Projektmanagement-Tools wie Asana planst, aber nicht konsequent umsetzt,
  • 1:1 Videocall-Anfragen von Kollegen deinen Terminkalender immer wieder durcheinander bringen

dann wird’s Zeit für ein Tool wie Reclaim AI.

Reclaim AI für den Google-Kalender
Reclaim AI für den Google-Kalender

 

Das ist und kann Reclaim AI

Reclaim AI ist ein intelligentes Kalender-Tool für den Google-Kalender.

Damit dein Google-Kalender möglichst smart verwaltet wird, gibt es von Reclaim AI folgende Features:

  • Planer
  • Gewohnheiten
  • Aufgaben
  • smart terminierte 1:1 Termine
  • Kalender-Synchronisation
  • Pufferzeiten
  • Terminvereinbarungs-Links
  • zahlreiche Integrationen

Zu viel Text? Reclaim AI in 30 Sekunden:

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Der Planer von Reclaim AI

So hilft dir der Planer von Reclaim AI, all deine Termine und Aufgaben unter einen Hut zu bekommen:

  1. Verbinde deinen Google-Kalender, dein Projektmanagement-Tool und Zoom.
    So stellst du sicher, dass alle Aufgaben und Termine berücksichtigt werden.
  2. Automatisiere deinen Tagesplan
    Lass dir von Reclaim AI helfen und jeden Tag automatisch den perfekten Plan erstellen. Für mehr Produktivität und gleichzeitig eine bessere Work-Life-Balance. Das Tool terminiert die Termine, Aufgaben und Routinen, die für dich am wichtigsten sind.
  3. Manage deine Aufgaben und bleibe fokussiert
    Wie gelingt dir der Spagat zwischen Terminen mit anderen und Aufgaben, die du abarbeiten willst? Reclaim AI bringt beides an eine Stelle. So kannst du dich auf das fokussieren, was gerad ansteht.
  4. Priorisiere deinen Wochenplan
    Zieh’ Aufgaben per Drag & Drop über deine Aufgabenliste, um die Prioritäten für die Woche festzulegen. So plant das Tool die für dich wichtigsten Aufgaben immer zuerst.
  5. Tracke die Zeit über die Aufgaben
    Die automatische Aufgabenübergreifende Zeiterfassung erleichtert die projektübergreifende Analyse des Zeitaufwands und verbessert deine Kapazitätsplanung jede Woche.
Aufgabe in Reclaim AI manuell anlegen
Aufgabe in Reclaim AI tracken
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Gewohnheiten mit Reclaim AI

Du willst dich einmal in der Woche mit Kolleg·in A austauschen? Dreimal in der Woche zum Sport gehen und mittags unbedingt eine Pause von mindestens 30 Minuten machen? Das sind klassische Gewohnheiten, die Reclaim AI für dich smart terminieren kann. Du kannst es natürlich auch manuell erledigen. Wenn dir das stets gelingt, brauchst du das Tool nicht. Falls da noch Luft nach oben ist, so hilft dir Reclaim AI:

  • Lass deinen Zeitplan flexibel
    Gewohnheiten sind intelligente, anpassungsfähige Kalenderereignisse, die sich bewegen und ihren Status ändern, wenn sich deine Woche ändert. Dabei bleibt deine Zeit so lange frei, bis sie es wirklich nicht mehr ist und dann verteidigt Reclaim AI sie automatisch.
  • Regeln für die Zeitverteidigung
    Für jede Gewohnheit kannst du die idealen Zeiten und die Häufigkeit festlegen, in der sie stattfinden soll. Definiere anschließend, wie konsequent du die Zeit in deinem Kalender verteidigen willst.

Z.B. könntest du sagen, dass du stets zwischen 11 und 14 Uhr eine Mittagspause von mindestens 20 Minuten, höchstens 50 Minuten machen willst. Kommt dann eine Terminanfrage einer/s Kolleg·in z.B. um 11:45 rein, schiebt das Tool deine Pause automatisch an die passende Stelle um die Mittagszeit.

Gewohnheiten wie Mittagspausen in Reclaim AI managen
Gewohnheiten wie Mittagspausen in Reclaim AI managen

 

Integriere deine TO-DO-Liste deinen Kalender

Verbinde dein Projektmanagement-Tool, z.B. Todoist, Asana, Jira oder Linear. Die Aufgaben dort landen automatisch in der Reclaim-Aufgabenliste und finden so einen Slot in deinem Kalender – ganz ohne ewiges Copy & Paste.

Reclaim blockiert die Zeit für deine Aufgaben automatisch. Aufgaben, die mehrere Stunden in Anspruch nehmen, werden automatisch aufgeteilt. Außerdem werden sie neu terminiert, wenn sich die Dinge ändern, und nur kurz vorm Fälligkeitsdatum als “beschäftigt”markiert.

Manuell würdest du eine dringende Anfrage auch einschieben und eine weniger dringende Aufgabe nach hinten schieben, oder?

 

Smarte Terminfindung für 1:1 Termine

Finde die beste Zeit für Einzelgespräche – mithilfe von Reclaim AI. Lege einfach deine bevorzugten Zeiträume fest, wähle eine ideale Tage und eine ideale Uhrzeit und Reclaim analysiert beide Kalender und findet die optimale Zeit für euch beide.

Wenn einer von euch mit “Nein” antwortet oder den Termin überbucht, wird der Termin auf die nächstbeste Zeit verschoben. Besonders praktisch, wenn einer in den Urlaub geht oder einen Termin-Konflikt in letzter Minute hat.

 

Integrationen

Hol dir die Tools in Reclaim AI, die du regelmäßig nutzt. Monday und Trello sollen in Kürze folgen.

Integrationen Reclaim AI
Integrationen Reclaim AI

 

Vorteile von Reclaim AI

Reclaim AI macht es dir leichter Termine, Aufgaben und wiederkehrende Gewohnheiten zu planen und neu zu terminieren, sollte sich etwas ändern. Dank der Integrationen zu Asana und Google Task kannst du auch deine Aufgaben in deinen Kalender reinholen und musst nicht mehr zwischen Kalender und Aufgabentool hin und herwechseln. Auch die smarte Planung von regelmäßigen 1:1 Terminen ist sehr durchdacht, da sie flexibel auf Planänderungen eingeht.

 

Schau dir die komplette Anleitung zum Start mit Reclaim AI in 25 Minuten in diesem Video an:

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Grenzen von Reclaim AI

Jedes Tool ist nur so gut, wie du es bedienst und in deinen Tool-Mix einbindest. Kurzum: Du kannst auch mit der Planerei übertreiben. Wenn deine jetzige Arbeitsweise für dich gut funktioniert, ist ein weiteres Tool vielleicht zu viel des Guten.

Außerdem gibt es das Tool derzeit lediglich in Englischer Sprache und ist lediglich für den Google Kalender verfügbar. Vermutlich arbeiten jedoch die meisten im Business mit dem Outlook- oder ical-Kalender.

Auch das automatische Arrangieren von 1:1 Terminen oder Pausen oder Aufgaben kann für den/die eine·n oder andere·n befremdlich wirken. Probier’s einfach einmal aus und du wirst schnell merken, ob es dir hilft oder eher hinderlich ist.

 

Das kostet Reclaim AI

Das Kalender-Tool gibt es in verschiedenen Preisstufen. Die kostenfreie Basisversion beinhaltet bereits:

  • Kalender-Assistent für 3 Wochen im Voraus
  • 3 eintragbare Gewohnheiten, wie Lunch o.ä.
  • beliebig viele Aufgaben
  • Pufferzeiten
  • Statistiken rund um deine Produktivität und Kalender-Analysen
  • automatische Synchronisation deines Slack Status’
  • 1 kostenfreie Kalender-Synchronisation
  • Zeit Blocking
  • Integrationen zu Google Task, Slack, Zoom und Google Meet

Möchtest du deine Aufgaben aus Asana automatisch in Reclaim AI integrieren, brauchst du den “Team-Account”. Arbeitest du mit Trello, reicht der “Pro-Account”.

 

Preise von Reclaim AI
Preise von Reclaim AI | Stand Dez. 2022

 

Fazit

Ein sehr smartes Tool für die Optimierung deines Google-Kalenders ist Reclaim AI. Das leicht bedienbare, browserbasierte Tool managt für dich Termine, Aufgaben und Blöcke für deine Gewohnheiten wie Mittag oder Sport. Auch die smarte 1:1 Terminvereinbarung ist eine Erleichterung für alle, die öfter mal Jour Fixe und Co. umplanen müssen. Zusammen mit dem Google-Kalender und Asana entfaltet es so richtig seine Wirkung.

 

Reclaim AI – hilft dir, deine(n) Kalender zu managen