Referentenbriefing für virtuelle Events – so klappt’s

Zu einem guten Event gehört auch ein gutes Briefing deiner Referenten. Für Offline-Events hast du sicherlich schon sehr viele Briefings geschrieben und verschickt. Bei Online-Events gibt’s noch ein paar weitere Aspekte, die deine Referenten beachten sollten. Sei dir dennoch bewusst, dass du die Qualität der Vorträge nicht mehr so gut steuern kannst wie bei physischen Events. Damit du trotzdem möglichst hochwertige Beiträge erhältst, kommen hier Tipps für das Referentenbriefing bei virtuellen Events.

Kamera auf Augenhöhe

Kamera auf Augenhöhe – bei virtuellen Events
Kamera auf Augenhöhe – bei virtuellen Events

Einer der banalsten und zugleich wichtigsten Tipps für deine Referenten oder deine eigenen Online-Vorträge und daher gehört der Tipp unbedingt ins Referentenbriefing: Achte darauf, dass die Kamera auf Augenhöhe positioniert ist. Zum einen sagt ihr so “hey, wir kommunizieren auf Augenhöhe mit unseren Teilnehmern” zum anderen sieht es einfach besser aus. Niemand möchte in die Nasenlöcher der Speaker schauen. Und dein Referent freut sich sicherlich auch, wenn er vorteilhaft aussieht statt durch diese Kameraposition ein Doppelkinn zu produzieren oder zu betonen. Achte mal beim Portrait-Fotografen darauf, wie der fotografiert. Fast immer von leicht oben.

So stellst du die Kamera passend auf: Suche dir einen Stehtisch und platziere darauf einen Stapel Bücher. Die Webkamera deines Laptops oder deiner externen Kamera sollte nun ein wenig höher sein als deine Augen. Kippe dafür leicht deinen Laptop nach unten. Der obere Bildrand darf sich dicht an dem Kopfende befinden oder gar diesen leicht anschneiden. Weiter unten habe ich dir einige Screenshots mitgebracht, damit du siehst, wie unterschiedlich die Bildwirkung sein kann.

Richtig steht deine Kamera, wenn du keine stürzenden Linien im Raum sehen kannst. Also alle Wände und Türrahmen parallel zum Videobild ausgerichtet sind.

Licht und Reflexionen

Licht sollte am besten von vorn kommen. Also entweder durch dein Tageslicht-Fenster oder von einer Lichtquelle, wie einer Ringleuchte mit Klemm-Halterung oder einer Ringleuchte für deinen Rechner. Achte darauf, dass kein direktes Sonnenlicht in deinen Bildausschnitt fällt. Dieses wirft viel zu harte Schatten und Lichtstrahlen.

Bei Ringleuchten wie dieser hier kannst du übrigens auch die Lichttemperatur einstellen. Dadurch wirkt dann die Person mal etwas kühler und mal etwas wärmer im Gesicht.

Trägst du oder dein Referent eine Brille, gibt es schnell unschöne Reflexionen in den Brillengläsern. Du kannst das vermeiden, indem du die Kamera noch ein Stückchen höher positionierst. Das klappt sogar, wenn du, wie in diesem Beispiel zu sehen, eine Ringleuchte hinter dem Laptop aufstellst.

Möchtest du den leuchtenden Ring nicht in den Augen des Sprechers sehen, hilft ein Diffusor oder eine Softbox. Alternativ stellst du einen Reflektor auf, der das einfallende Licht einer starken Lichtquelle wie das Tageslicht-Fenster zurückwirft. Mittlerweile gibt es dieses technische Equipment in den gängigen Online- und Offline-Stores auch wieder.

Die richtige Höhe für die Webkamera bei Online Events
Die richtige Höhe für die Webkamera bei Online Events

Ton und Mikrofon

Set-Up für Online Vorträge
Set-Up für Online-Vorträge

Nächster Tipp für dein Referentenbriefing oder deine eigenen Vorträge: Räume wirken schnell hallig, erst recht, wenn sie nur wenig Möbel und Textilien beheimaten.

Tricks bei halligen Räumen

Stelle hinter deinem Laptop einen großen Garderobenständer auf und behänge ihn mit möglichst viel Kleidung oder Decken. Dieser Stoff fängt den Tonschall auf, bevor er an der gegenüberliegenden Wand deines Büros oder Home Offices auftrifft und dort erneut reflektiert wird. Genau dieser Effekt sorgt für den unschönen Hall.

Alternativ kannst du auch eine Pappschachtel mit einem zum Sprecher gewandten Loch und einem darin liegenden Kissen aufstellen. Natürlich auf Sprech- also Gesichtshöhe, damit auch hier der Schall geschluckt wird, bevor er reflektieren kann.

Nutze ein gutes Mikrofon

Für Online-Vorträge im Rahmen von virtuellen Events sind die eingebauten Mikrofone von Laptops oftmals nicht richtig gut. Das liegt zum einen daran, dass sie dafür nie konzipiert wurden und zum anderen, dass du als Sprecher vom Mikrofon-Eingang relativ weit weg bist. Das Mikrofon muss also in der Aufnahme lauter eingestellt werden und nimmt so auch alle Umgebungsgeräusche mit auf. Dieses Rauschen stört oftmals spätestens bei der Wiedergabe als Aufzeichnung.

Willst du diese Umgebungsgeräusche reduzieren, kannst du ein Headset nutzen. Ein kabelgebundenes ist oftmals stabiler in Sachen Verbindung zum Laptop. Allerdings kann es an der eigenen Kleidung auch schnell rascheln, sobald du dich beim Reden bewegst.

Richtig gute Mikrofone findest du in der Kategorie “Podcast-Mikrofon” bei den bekannten Händlern, ich selbst nutze zum Beispiel das „Blue Yeti„.

Präsentiere dich optimal

Auf physischen Events ist es ganz normal, dass der Sprecher seinen Vortrag im Stehen hält. Auf Online-Events hat sich eingeschlichen, dass Präsentationen im Sitzen üblich sind. Wahrscheinlich, weil der Laptop schon auf dem Schreibtisch steht. Nichtsdestotrotz lässt mich diese Art und Weise der eigenen Präsentation fragend dastehen. Warum geben wir uns bei Online-Vorträgen weniger Mühe? Würden wir uns auf Offline-Events so in den Bürostuhl lümmeln? Nein, die wenigsten von uns würden das. Daher liegt mir dieser Tipp fürs Referentenbriefing sehr am Herzen:

Präsentiere im Stehen

Halte deinen Vortrag im Stehen. So wirkst du viel lebendiger, kannst deine Hände frei einsetzen und hast einen viel besseren Halt und Hall. Also deine Stimme klingt viel kräftiger als wenn dein Bauch durch die Sitzposition eingeklemmt ist.

Möchtest du unbedingt im Sitzen den Vortrag halten, achte darauf, dass die Lehne deines Bürostuhls nicht plötzlich unvorteilhaft aussieht, weil dein Kopf darin verschwindet. Ich habe schon Referenten gesehen, bei denen wirkte die Kopfstütze wie eine große lange Haarpracht. In meinen Augen fördert das die Seriosität des Sprechers nicht wirklich.

Gestalte einen interessanten Bildausschnitt

Als Hobbyfotografin kann ich dir sagen: Der Bildausschnitt macht den Unterschied zwischen einem langweiligen und einem fesselnden Bild. Eine grobe Daumenregel besagt: Alles interessante im Bild passiert auf den Drittel-Linien. Du kannst auch gern mal nach dem Goldenen Schnitt googeln, wenn du mehr dazu wissen willst.

Für deine Präsentation bedeutet das: Stelle dich ins rechte oder linke Drittel des Bildes oder packe neben dich die Präsentationsfolien. Positioniere dich auch am besten so, dass die Augen auf der oberen Drittel-Linie liegen.

Referentenbriefing: optimaler Bildausschnitt
Referentenbriefing: optimaler Bildausschnitt

Styling und Kleidung

Apropo gut rüber kommen. Vor der Kamera kannst du dich als Frau ruhig deutlich mehr schminken als im Alltag, denn die Kamera schluckt ziemlich viel davon einfach weg. Als Mann kannst du dich zumindest mit einem farblosen Puder ein wenig abtupfen, damit du nicht so glänzt. In beiden Fällen gilt: Kameras sind gnadenlos ehrlich und zeigen jede kleine Falte oder Hautirritation. Und da deine Teilnehmer nur zwei Sinne haben, mit denen sie deinem Vortrag lauschen können, werden auch ihnen solche Dinge eher auffallen als bei Sprechern auf realen Bühnen.

Am besten wählst du vor der Kamera eine möglichst einfarbige Kleidung. D.h. kein Muster; erst recht kein kleines. Das kommt online oftmals in schlechter Qualität rüber und liegt an der geringeren Auflösung deiner Webkamera gegenüber der Kamera, die ein Profi-Dienstleister für die Aufnahme eines Vortrages nutzt.

Meide außerdem große Weißflächen bei deiner Kleidung. Also keine weißen, großflächig sichtbaren Blusen und Hemden. Diese werden von den eher einfacheren Webkameras oft überstrahlt aufgenommen und bewirken, dass das restliche Bild viel zu dunkel wirkt. Vor allem im Gesicht und besonders unter den Augen wirkst du dann schnell zu dunkel.

Referentenbriefing: einfarbige Kleidung bei Online Events
Referentenbriefing: einfarbige Kleidung bei Online Events

Internetverbindung

Nimm oder empfiehl im Referentenbriefing am besten einen kabelgebunden Anschluss ans Internet statt der WLAN-Verbindung. Letztere ist einfach nicht so zuverlässig. Bitte außerdem alle Personen in deinem Haushalt, auf Netflix & Co. während deines Online-Auftrittes zu verzichten.

Denke außerdem daran, dass du deinen Laptop direkt mit Strom aus der Steckdose versorgst und eben nicht nur über den eingebauten Akku laufen lässt. Gerade Videosessions sind sehr rechen- und damit stromintensiv.

Ein Getränk für zwischendurch

Am besten hast du bzw. dein Referent ein Glas Wasser parat, falls die Stimme trocken wird. Eben wie bei realen Konferenzen eben auch. Stell es ruhig etwas weiter weg, damit du in hektischen Momenten oder bei viel Gestik mit den Armen dieses Glas nicht auf deinen Rechner oder deine Tastatur kippst.

Präsentationsnotizen

Kläre im Referentenbriefing, wie und ob der Speaker seine Notizen sehen wird. Das kannst du bzw. er über einen zweiten Bildschirm realisieren. Oder ihr teilt gar nicht den Bildschirm des Speakers sondern der Technik-Anbieter spielt die Präsentation über die Bildregie ab. In diesem Falle würde sowohl der Sprecher als auch der Techniker parallel die Präsentation durchklicken. Aber Achtung: Sollen beide das Gleiche sehen, müsste auch der Sprecher auf seine Rednernotizen verzichten, wenn er nur einen Bildschirm hat bzw. nutzt.

Wer dennoch Notizen haben möchte, kann die natürlich auch ausdrucken und hinter dem Laptop aufhängen oder handgeschriebene Notizen auf dem Laptop oder dem Stehtisch hinlegen.

Eingebettete Videos

Wer Videos abspielen möchte, sollte das im Technikcheck unbedingt testen. Hast du einen Dienstleister für Veranstaltungstechnik oder Live-Streaming, kann dieser dein Video direkt aus der Bildregie abspielen.

Teilt der Sprecher lediglich seinen eigenen Bildschirm, unterstützen das manche Videokonferenz-Tools mit einer eingebauten Funktion. Diese muss der Sprecher beim “Bildschirm teilen” einstellen und dann laufen Videos auch ruckelfrei durch. So kannst du also auch bei Standard-Videokonferenz-Tools die Bandbreite ein wenig steuern. Aktiviere in Zoom dafür die beiden Häkchen “Den Computerton freigeben” und “Bildschirmfreigabe für Videoclip optimieren”.

Bildschirmfreigabe für Videos optimieren – bei Online Events
Bildschirmfreigabe für Videos optimieren – bei Online Events

Referentenbriefing und Technik-Check

Ein Termin, der in jedes Referentenbriefing gehört: Mindestens einen Tag vorher, besser noch eine Woche vorher solltest du einen Technik-Check durchführen. Eine Woche vorher gibt dem Referenten die Chance, noch irgendetwas am Set-up zu verbessern. Beispielsweise kann er noch ein anderes Mikrofon besorgen.

Ich empfehle dir einen Technik-Check auch dann, wenn alle Beteiligten bei der Durchführung von Online-Events oder Online-Vorträgen versiert sind. Der Teufel steckt im Detail. Und wenn wirklich alles gut läuft, dann ist euer Technik-Check bereits nach fünf Minuten beendet.

Darüber hinaus kann ich dir nur wärmstens ein digitales Tool für deinen Regieplan, die Abstimmung mit allen Beteiligten sowie integriertem und synchronisiertem Timer empfehlen – Namens colada.scripts.

Fazit

Online-Events und Online-Vorträge müssen noch einmal ganz andere Aspekte beachten. Adressiere diese bei jedem einzelnen Referentenbriefing und führe unbedingt rechtzeitig einen Technik-Check durch. Eine Vorlage für dein Referentenbriefing packe ich in Kürze in das ebook “So organisierst du eine virtuelle Veranstaltung”. Sobald das online ist, erfährst du es in meinem Newsletter oder über Social Media.

Mehr Tipps für Referenten-Onboarding, vor allem aus einem Sendestudio gibt’s im Artikel „5 wertvolle Tipps für Hybridevents„.

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