Referentenmanagement – der ultimative Leitfaden

So findest du die passenden Referent·innen für dein Event

Die Auswahl der richtigen Referent·innen ist eine wichtige und manchmal herausfordernde Aufgabe. Damit du gezielt nach passenden Sprecher·innen suchen kannst, solltest du dir vorab über einige wichtige Aspekte klar werden.

1. Was ist das Ziel deiner Veranstaltung?

Jedes Event verfolgt ein bestimmtes Ziel. Soll es eine inspirierende Keynote sein, die dein Publikum motiviert? Benötigst du für eine Fachtagung Expert·innen mit tiefgehendem Fachwissen? Oder planst du eine Podiumsdiskussion mit verschiedenen Perspektiven? Die Definition des Event-Ziels hilft dir, die Auswahl der potenziellen Speaker·innen gezielt einzugrenzen.

2. Wer ist deine Zielgruppe?

Die besten Speaker·innen sind diejenigen, die genau die Sprache deiner Zielgruppe sprechen. Definiere daher im Vorfeld deine Teilnehmergruppen und erstelle Personas, um herauszufinden, welche Art von Redner·innen sie am meisten anspricht.

Tipp: Eine diverse Speaker·innen-Auswahl stellt sicher, dass sich verschiedene Teilnehmendengruppen mit den Inhalten identifizieren können.

Lesetipp: Wie du mit ChatGPT Personas erstellst – Schritt für Schritt

3. Welche Rolle soll der oder die Speaker·in auf deinem Event übernehmen?

Jede·r Referent·in bringt eine eigene Dynamik mit.

• Soll dein·e Speaker·in das Publikum mit einer Keynote direkt zu Beginn inspirieren?
• Benötigst du jemanden, der fachliche Tiefe liefert?
• Soll der oder die Redner·in als Moderator·in oder Diskussionsleiter·in fungieren?
• Wünschst du dir jemanden, der das Event mit einer unvergesslichen Abschlussrede abrundet?

Je klarer deine Erwartung, desto gezielter kannst du auswählen – und natürlich auch briefen.

4. Welches Budget hast du zur Verfügung?

Die Gagen von Speaker·innen können stark variieren. Prominente Redner·innen verlangen oft Honorare im fünfstelligen Bereich. Prüfe daher genau, ob sich diese Investition lohnt und sich durch Ticketverkäufe oder Sponsorings refinanzieren lässt. Doch auch weniger bekannte Expert·innen können herausragende Vorträge halten. Bei allen jedoch gilt: Zahle faire Honorare und wertschätze die Leistungen der Referent·innen.

PS: Es ist keine Wertschätzung erstmal alle kostenfrei anzufragen und um das Honorar rumzudrucksen.

5. Ist dein·e Speaker·in zeitlich und örtlich verfügbar?

Nicht jede·r Wunsch-Speaker·in hat Zeit für dein Event. Prüfe daher doch mal mögliche Alternativen:

• Könnte der oder die Referent·in per Livestream zugeschaltet werden?
• Vielleicht könntest du auch eine vorab aufgezeichnete Video-Keynote einspielen?
• Ist eine hybride Lösung denkbar, bei der ein·e Speaker·in mit dem Publikum interagiert, aber nicht physisch anwesend ist?

So startest du die Speaker-Recherche

Sobald du die Anforderungen an deine Speaker·innen definiert hast, beginnt die eigentliche Recherche. Nutze dafür verschiedene Kanäle:

• Netzwerk und Empfehlungen:
  Frage Partner·innen, Kolleg·innen oder andere Veranstalter·innen nach Empfehlungen.
• Social Media & LinkedIn:
  Hier findest du Expertenprofile – manchmal sogar mit Videos vergangener Vorträge.
• Speaker-Agenturen:
  Diese haben oft einen breiten Pool an Redner·innen, die thematisch passen. Verlangen natürlich dafür Vermittlungshonorare und wollen im Laufe des Referentenmanagements noch eine ganze Weile ein Wörtchen mitreden.
• Frühere Events:
  Wer hat auf ähnlichen Events bereits gesprochen und wie war das Feedback?
• Call for Papers:
  Lass' dich durch offene Bewerbungen inspirieren.

Lesetipp: Call for Papers – Tools & Tipps für deinen Beitragsaufruf

Denk an ein diverses Bühnenbild

Ein weiterer wichtiger Punkt ist ein diverses Bühnenbild. Achte auf eine Mischung aus unterschiedlichen Perspektiven, Hintergründen und Erfahrungen, um ein abwechslungsreiches und spannendes Programm zu gestalten.

Ein diverses Bühnenbild ist ein zentraler Erfolgsfaktor für moderne Events. Es sorgt für spannendere  Inhalte aus mehreren Blickwinkeln und stärkt die Identifikation des Publikums mit den Speaker·innen. Dadurch erhöhst du die Reichweite deiner Veranstaltung, da sich mehr Menschen von deinem Bühnenmix angesprochen fühlen und das Event weiterempfehlen. Gleichzeitig verbessert sich die Glaubwürdigkeit von dir als Veranstalter·in, was langfristig neue Partner·innen, Sponsor·innen und Teilnehmende anziehen kann. Integrierst du Vielfalt bewusst, schaffst eine Veranstaltung mit nachhaltiger Wirkung und hebst dich positiv von anderen Events ab.

So briefst du deine Referent·innen richtig

Ein gutes Referentenbriefing ist entscheidend für den Erfolg deines Events. Hier sind einige Aspekte, die du berücksichtigen solltest:

1. Timing des Briefings

• Frühzeitige Kommunikation:
  Versende das Briefing rechtzeitig, idealerweise direkt nach eurer Einigung, spätestens jedoch einige Wochen vor dem Event, damit sich die Speaker·innen gut vorbereiten können.
• Follow-ups:
  Plane Erinnerungen ein, du wirst sie brauchen. 😉
• Letzte Abstimmung kurz vor dem Event:
  Ein finaler Check-in, z. B. per E-Mail oder Call, einige Tage vorher stellt sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Das lässt sich nicht immer machen. Aber gerade bei Diskussionsrunden solltest du das einplanen.

2. Zielgruppe und Vortrag

• Zielgruppe detaillierter beschreiben:
  Neben allgemeinen Angaben wie Branche, Fachkenntnisse, Interessen kann es für deine Speaker·innen hilfreich sein, wenn du konkrete Teilnehmenden-Personas bereitstellst.
• Erwartungen an den Vortrag:
  Soll er inspirierend, interaktiv oder faktenbasiert sein? Gibt es NO-GOs? Oder gibt es bestimmte Begriffe in der Branche, die unbedingt fallen sollten?
• Erwartetes Engagement:
  Sollen deine Referent·innen im Vortrag Fragen einbinden, Umfragen durchführen oder vorab ihre Social-Media-Kanäle nutzen?

3. Technische Details und Vorbereitung

• Welche Präsentationsformate sind erlaubt?
  PowerPoint, PDF, Prezi, etc. und in welchem Format.
• Wie und wo sollen sie ihre Präsentation übergeben?
  Upload im Vorfeld, Mitbringen auf USB-Stick, Cloud-Link etc.
• Welche Technik ist vor Ort verfügbar?
  Welches Mikrofon, Klicker, Teleprompter, digitale Votingtools wie TEDME o.ä.
• Technischer Probelauf:
  Stelle sicher, dass Speaker·innen genügend Zeit für einen Technik-Check haben, um Überraschungen zu vermeiden. Das kann in einem extra Raum für die Medienannahme geschehen oder in dem jeweiligen Vortragsraum. Dann natürlich rechtzeitig vorher. Am besten in der Pause – aber nicht erst 5 Minuten vor ihrem Einsatz. 

4. Organisatorisches im Detail

• Akkreditierung und Check-in:
  Wo genau sollen sich deine Speaker anmelden ? Gibt es eine spezielle Referent·innen-Betreuung? Und nein "Da hinten ist irgendwo der Techniker, gehen Sie mal dahin" ist keine Betreuung.
• Backstage-Bereich:
  Gibt es einen Rückzugsort für Speaker·innen? Z. B. eine Speaker-Lounge mit Snacks und Getränken. Denk' dran. Auch sie hatten oft eine lange Anreise und würden gern nochmal vor dem Vortrag runterkommen und Energie tanken. 
• Transfer und Unterkunft:
  Falls du die Anreise oder Übernachtung organisierst, sollte das Briefing detaillierte Informationen enthalten. Und natürlich auch zur konkreten Kostenübernahme dieser Aspekte. 

5. Promotion durch Speaker·innen – für dein Event 

• Social Media Promotion:
  Sollen deine Speaker·innen vorab über ihren Vortrag posten und so ihre Follower·innen auf dein Event aufmerksam machen? Stell ihnen dafür es personalisierte Grafiken und Hashtags zur Verfügung, z.B. mit SoSha, LIVEDAB, gleanin oder Canva.
• Eventfotografie:
  Wirst du die Vorträge filmen oder fotografieren lassen? Denk dabei an die Einverständniserklärungen der Speaker·innen.

6. Wichtige Termine und Networking

• Wichtige Termine:
  Wer muss was bis wann abgeben? Wo sollen sich die Speaker·innen einfinden? Wann müssen sie Reisekosten einreichen? Fertige eine Übersicht aller Termine an und übergib sie mit dem Briefing.
• Networking-Möglichkeiten:
  Organisierst du VIP- oder Speaker·innen-Dinner am Vorabend, damit sie untereinander Kontakte knüpfen können? Dies ist auch eine wunderbare Gelegenheit, um auf dein Event einzustimmen und um Dankeschön zu sagen. 

Lesetipp: LIVEDAB, SoSha, Canva & Co. – individuelles Foto-Marketing für deine Events

Ein gutes Briefing sorgt dafür, dass sich deine Speaker·innen gut betreut fühlen, deine Veranstaltung professionell wahrgenommen wird und die Vorträge optimal zum Ziel deines Events passen.

Kümmere dich um eine gute Betreuung der Referent·innen vor Ort

Zu einem professionellen Referentenmanagement gehört auch eine gute Betreuung vor Ort. Sie sorgt für einen reibungslosen Ablauf deines Events. Denke dabei an folgende Aspekte:

• Ansprechpartner:
  Benenne eine feste Kontaktperson in deinem Team, die für Fragen und Anliegen der Referent·innen zur Verfügung steht.
• Medienannahmeraum:
  Kümmere dich um einen Raum, in dem die Referent·innen ihre Präsentationen testen und letzte Anpassungen vornehmen können. Hier sollten auch Getränke und Snacks bereit stehen. Außerdem sollte es hier möglichst ruhig sein.
• Willkommensbriefe:
  Persönliche Begrüßungsschreiben auf den Hotelzimmern der Referent·innen vermitteln ihnen Wertschätzung und sollten nochmal wichtige Informationen zu deinem Event enthalten.
  

Organisiere den technischen Support für deine Referent·innen vor Ort

Im Rahmen deines Referentenmanagements solltest du dich um eine zuverlässige technische Unterstützung kümmern. Überlasse hier nichts dem Zufall. Und nein "der Referent wird ja wohl allein den USB-Stick einstecken können" – das ist keine Betreuung. 

• Techniker·innen vor Ort:
  In jedem Vortragsraum sollte technisches Personal für sofortige Hilfe bereitstehen – und zwar proaktiv und nicht erst nach aktiver Suche nach diesen. D.h. du musst dieses Personal vorab auch in ausreichender Zahl einkaufen bzw. buchen. 
• Equipment-Check:
  Vor Beginn der Veranstaltung sollten sie alle technischen Geräte prüfen, um Ausfälle zu vermeiden.

PS: Auch auf der Bühne bzw. am Rednerpult sollte - wie in der Medienannahme - nochmal ein Glas Wasser bereitstehen. Und war bereits eingegossen und nicht sprudelnd. 

PPS: Frauen, die Ohrringe tragen und Männer mit einem 3-Tage-Bart sind für die Technik-Crew immer eine Herausforderung. Das verhakt sich schnell im Headset oder gibt raschelnde Geräusche von sich.