Endlich Regieplan und Redner virtuell im Griff behalten

[Sponsored Post] Hast du schon mal ein virtuelles Event oder auch nur ein Online-Seminar durchgeführt und dein Speaker redete, redete und redete? Einfach weil er keinen Timer hat, der ihm sagt, wo er oder sie gerade steht. Und du kannst ja schlecht über die laufende Videokonferenz herüberrufen, er müsse jetzt mal zu Ende kommen. Ok, ein guter Moderator kann das. Allerdings gibt’s den nicht bei jedem Online-Event. Und was dann? Dann brauchst du ein Profi-Tool wie colada.scripts. Mit diesem erstellst du zugleich noch deinen Regieplan für ein virtuelles Event und günstig ist’s außerdem. Neugierig? Dann lies unbedingt weiter.

Excel adé – und das sind die Gründe dafür

Gleich vorneweg: Natürlich nutze auch ich immer noch Excel. Am liebsten jedoch für klassische Kalkulationsaufgaben. Oder auch für kleine Listen. Wird’s komplexer suche ich gern auf die Aufgabe spezialisierte Tools. Denn klassischerweise liegt deine Excel-Tabelle auf deinem Server. Damit ist sie nur für dich oder auch dein Team zugänglich – meist kann sie aber nur einer von euch bearbeiten. Und dann schickst du sie in unzähligen Varianten durch die Welt – per E-Mail und mit einem immer größer werdenden Verteiler. Mit Namen wie “Regieplan_final.xls” und “Regieplan_final_2.xls” etc. Und vor Ort erhältst du die Änderungen auf Zuruf. Protokolliert wird nichts. Damit wird die Abrechnung nur noch schwieriger.

Besser ist’s, du nimmst ein Tool, auf das alle Zugriff haben, die beteiligt sind und die können dann immer den aktuellen Stand einsehen.

Regieplan für ein virtuelles Event mit colada.scripts

Endlich! Ein Tool, dass Excel ablöst und dennoch so dicht an Excel dran ist, dass du es garantiert bedienen kannst. Außerdem hast du so gleich die perfekte Vorlage für dein nächstes Event – egal ob physisch oder virtuell, denn die Änderungen von der realen Durchführung sind ja schon eingearbeitet.

Und noch ein großer Vorteil, den du kennen solltest, bevor wir ins Detail einsteigen: Auch die Techniker in der Regie deines virtuellen Events sind stets auf dem aktuellen Stand. Sie können ihre eigenen Notizen in die einzelnen Zeilen hinzufügen. So müssen sie deine Pläne nicht erst noch am Morgen des Events ausdrucken und mit ihren Notizen händisch versehen. Sie können gleich loslegen und dir für so ein Profi-Tool sehr dankbar sein.

browserbasierte Kollaboration

Erstelle deine Regie- und Ablaufpläne einfach online im Browser und lade deine internen und externen Team-Mitglieder ein, ebenfalls an dem Skript zu arbeiten. Du kannst alle Details und Beschreibungen in einem komfortablen Text-Editor erstellen und bearbeiten. Außerdem kannst du Bilder oder Skizzen hinzufügen.

wie in Excel und doch browserbasiert Regieplan gemeinsam erstellen
wie in Excel und doch browserbasiert Regieplan gemeinsam erstellen
#eventprofs Endlich! Ein Tool, dass Excel ablöst und dennoch so dicht an Excel dran ist, dass du es garantiert bedienen kannst. Für deine Regie- und Ablaufpläne. Für virtuelle und für physische Events. Klick um zu Tweeten

automatisierte Aktualisierung von Zeiten

Was ich besonders super finde: Die Startzeiten deines Programmpunktes (Cue) passen sich automatisch an, sobald du eine Programmzeile mit drag and drop verschoben hast. Spätestens jetzt wäre deine Excel-Formatierung zerschossen und du müsstest es manuell reparieren. Zumindest ging’s mir beim Schreiben der Regiepläne fürs Event Manager Forum so. Eine Arbeit, die man sich echt sparen kann.

Zeiten im Regieplan ganz einfach anpassen mit colada.scripts
Zeiten im Regieplan ganz einfach anpassen mit colada.scripts (Ansprache B ist nun vor Ansprache A)

Protokollierung von Änderungen

Wer aus deinem Team hat was wann geändert? Mit dem Tool von colada.scripts weißt du’s. Denn alle Änderungen werden protokolliert und somit ist alles nachvollzieh- und kontrollierbar.

Änderungen in der Historie von colada.scripts nachvollziehen
Änderungen in der Historie von colada.scripts nachvollziehen

Kollaboration und Rollen

Lade sie alle ein und arbeitet gemeinsam an dem Regieplan für dein virtuelles Event: Stakeholder, Gewerke und Aufgaben wie Licht, Audio, Catering oder Redner. Jeder kann damit seine persönlichen und nur für denjenigen sichtbaren Notizen eintragen. Zu jedem Vorgang gibt’s die Möglichkeit einer Unterhaltung. So können sich die Autoren zu den Details austauschen. Außerdem können sie mehrere Dokumente hochladen und Aufgaben erfassen. Diese könnt ihr dann in der Task-App via Kanban-Board abarbeiten.

Übrigens gibt es bei colada.scripts auch ein integriertes User-Management mit den passenden Rollen.

#eventprofs Lade sie alle ein und arbeitet gemeinsam deinen Regieplänen: Stakeholder, Gewerke und Aufgaben wie Licht, Audio, Catering oder Redner. Klick um zu Tweeten

Mit dem Timer von colada.scripts sind alle synchron

Einen extra Timer? Wofür du den brauchst? Wenn du das fragst, hattest du noch keinen Vielredner oder konntest ihn anderweitig einbremsen. Aber von vorn:

Vor allem bei einem Online-Event müssen immer alle “synchron sein”. D.h. du, dein Moderator, deine Referenten und vor allem die Personen in deiner Regie müssen stets den gleichen Informationsstand haben. “Wo liegen wir zeitlich gerade? Auf welcher Cue (Stichwort bzw. laufende Nummer deines Regieplanes) und sind wir noch im Zeitplan oder hinken wir hinterher?” sind dabei die häufigsten Fragen. Die laufen oft parallel über einen Whatsapp-Kanal. Klar, kann man machen – wenn man keine bessere Alternative hat. Die kennst du jetzt allerdings und sie heißt “colada.scripts”. Denn mit diesem Tool wissen alle, auf welcher Cue sie sind und wie viel Zeit noch übrig ist – und zwar sekundengenau.

Dieser Timer heisst übrigens „colada.scripts-Player“.

colada.scripts Player: der Timer für Regie und Referenten
colada.scripts Player: der Timer für Regie und Referenten
#eventprofs Vor allem bei einem Online-Event müssen immer alle synchron sein. Das löst du mit dem Timer von colada.scripts. Endlich. Schau mal rein: Klick um zu Tweeten

Wo sollte der Timer für den Referenten laufen?

Am besten über einen zweiten Bildschirm oder über sein Smartphone, denn ansonsten sähen ja deine Teilnehmer die jeweils nach unten laufenden Timer. Das wäre ziemlich unprofessionell, find ich zumindest.

Timer für den Referenten und die Regie bei virtuellen und hybriden Events | mit colada.scripts
Timer für den Referenten und die Regie bei virtuellen und hybriden Events | mit colada.scripts

Wie du den Timer am besten verschickst

Auf jeden Fall solltest du dieses Feature einmal vorab mit deinen Referenten im Rahmen des Technik-Checks testen. So können sie sich einmal an das zusätzliche Tool gewöhnen.

Kurz vor deinem Event verschickst du deinen Referenten dann den Link mit dem Timer und jeder kann ihn da laufen lassen, wo er gut draufschauen kann. Spätestens 10 Minuten vor deinem virtuellen Event sollte jeder den laufenden Timer bei sich sehen. Dann könnt ihr auch sekundengenau gemeinsam starten.

Für wen sich der Regieplan mit colada.scripts eignet

Für alle, die Abläufe planen. Genauer gesagt, vor allem dann, wenn du Drehbücher für Videos, Filme und Online-Events schreibst, also für:

  • Regie für virtuelle Veranstaltungen
  • Event-Regie
  • Drehpläne von Videos bzw. jeglich Art von Aufnahmen
  • Bühnen-Stücke
  • Theater-Stücke
  • und viele mehr

Mit anderen Worten: Bist du Event-Regisseur, Kameratechniker, arbeitest du bei einem Anbieter für Veranstaltungstechnik oder bei einer Event-Agentur, dann leistet dir colada.scripts wertvolle Hilfe.

#eventprofs Jeder Event-Regisseur, jedes Unternehmen für Veranstaltungstechnik sollte colada.scripts kennen und nutzen. #eventtech #regie Klick um zu Tweeten

Ablaufpläne für komplette Online- und Offline-Events in colada.scripts

Wenn du dich jetzt fragst, ob du dieses Planungstool auch für dein gesamtes Event nutzen kannst, dann liegst du genau richtig. Immerhin planst du hier einfach alle Zeiten deines Events hintereinander weg und es können alle drin arbeiten, denen du den Zugang gibst. Genau deshalb gibt es das Tool auch als Planungstool für dein Gesamt-Event – ohne die zeitlichen Abhängigkeiten, die ich dir beim Regieplan für dein virtuelles Event vorgestellt habe.

Sneak-Preview: Es soll auch bald ein Tool für die Planung deines Personals geben.

Übrigens hat colada schon angekündigt, dass es demnächst einen Wettbewerb zu diesem Tool und dessen nützliche Erweiterungen geben soll. Falls dich das interessiert, wende dich an colada oder schau aufmerksam in meinen Newsletter. Da sag ich dir auf jeden Fall Bescheid.

Regieplan für reale und hybride Events
Regieplan für reale und hybride Events
#eventprofs Mit colada.scripts kannst du sogar Ablaufpläne für dein gesamtes Event erstellen. Browserbasiert. Ganz einfach. Drag and drop. #eventtech Klick um zu Tweeten

Was colada.scripts kostet

colada.scripts gibt’s in verschiedenen Paketen. Das Basispaket für 29 Euro pro Monat beinhaltet folgende Features:

  • Regiepläne erstellen
  • automatische Cue-Kalkulation
  • File-Management pro Cue
  • Aufgabenverwaltung pro Cue
  • Chat/Diskussion pro Cue
  • PDF/Excel Export
  • 1 Autor
  • beliebige Anzahl Scripts

DSGVO und Datenschutz

colada.scripts ist DSGVO-konform und hostet die Daten auf Servern in Deutschland, der Schweiz und in Japan.

Fazit

Mit colada.scripts tippst du deine Regiepläne in ein browserbasiertes Tool und kannst sie gemeinsam mit anderen Beteiligten stets aktualisieren. So arbeitet ihr immer in nur einem Dokument und die unzähligen Versionen der Datei sind endlich passé. Das Tool, das an Excel erinnert, ist deutlich komfortabler als Excel und kommt darüber hinaus mit einem integrierten Timer für deine virtuellen Events – dem colada.scripts Player. Endlich hast du so auch die Viel-Redner im Griff und dein Online-Event bleibt voll im Zeitplan.

Ansprechpartner

Andrea Salce
CEO | colada ag
T: +41 52 632 05 55
M: +41 79 22 111 55
andrea.salce@colada.biz

zum Tool colada.scripts

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