6 Schritte zum erfolgreichen Online-Event

Möchtest du ein erfolgreiches Online-Event umsetzen, brauchst du dafür einen Plan und musst dabei ein paar Entscheidungen treffen. Zum Beispiel, welche Tools du einsetzen möchtest und wie viele es sein dürfen. Denk immer daran: Je mehr Tools, desto komplexer wird die Sache für dich. Manche lassen sich jedoch hervorragend verknüpfen. Wie so ein Tool-Mix aussehen kann und welche Entscheidungen du bis zum Go-Live, also zum Tag deines Online-Events treffen solltest, verrate ich dir in diesem Blogbeitrag. So kommst auch du zu deinem Ziel – zu einem erfolgreichen Online-Event.

Schritte zum erfolgreichen Online-Event
6 Schritte zum erfolgreichen Online-Event

Schritt eins zum erfolgreichen Online-Event: Lege das Ziel fest

Was möchtest du mit deinem Online-Event erreichen? Wann würdest du sagen, war es erfolgreich? Warum du ein Ziel brauchst, hab ich für offline Events schon mal genauer beleuchtet. Doch gerade Online-Events brauchen smarte Ziele. Du weißt schon: spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert. Werde dir darüber bewusst, was du im Kern umsetzen möchtest.

Geht es vor allem um:

  • Wissensvermittlung
  • Leadgenerierung
  • Reichweite
  • Networking
  • Entertainment
  • Inspiration

Was auch immer es ist, es wird die Auswahl deiner Event- oder Messeplattform beeinflussen und auch die Tools, die du drumherum noch brauchst oder integrieren möchtest.

Leads generieren | ein Ziel eines Online-Events
Leads generieren | ein Ziel eines Online-Events

Beispiele:

Wenn es dir vor allem um Wissensvermittlung geht, brauchst du eine durchdachte Didaktik, kurze VideoSessions und Whiteboards zum gemeinsamen Erarbeiten von Inhalten. Denk daran, je mehr wir uns beim Lernen einbringen können, desto besser erinnern wir das Gelernte. 1:1 Videosessions untereinander wären hier nicht notwendig. Besser: Kleine Gruppen, die sich untereinander sehen können. Diese Funktion wird von Anbietern häufig Breakout-Sessions genannt.

Möchtest du vor allem Leads für deine Aussteller generieren, brauchst du entweder ein starkes Analysetool im Backend, welches eben aufzeigt, wer sich wie intensiv wofür interessiert hat. Oder du schickst deine Besucher und die Aussteller in 1:1 Videosessions, damit die Aussteller dort ihre Produkte und Services vorstellen und anschließend verkaufen können. Ein Whiteboard bräuchtest du hier beispielsweise nicht.

Willst du vor allem Reichweite generieren, helfen dir Online-Events, die keine Paywall haben und einen Stream zusätzlich in die sozialen Medien wie zum Beispiel in Facebook Live oder YouTube Live senden. Manche Plattformen bieten das automatisiert an. Wer das macht, erfährst du z.B. in meinem ebook in der Zeile „instant Social Sharing“.

Bist du Vertreter eines Konzerns, der gern selbst eine Online-Messe auf die Beine stellen möchte, musst du dich nicht unbedingt dem Angebot eines Messeveranstalters anschließen und kannst deine eigene Individuallösung umsetzen. Als Messeveranstalter hingegen wirst du eher darauf achten wollen, dass du viele Aussteller auf deiner Plattform zeigen kannst. Wähle dann einen Standard- oder Full-Service-Anbieter.

Schritt zwei zum erfolgreichen Online-Event: Erarbeite ein Konzept

Aufbauend auf deinem Ziel erarbeitest du nun das passende Konzept für dein Online-Event. Das möchte ich gern anhand des Beispiels „Event Manager Forum“ erläutern. Im Fokus des Event Manager Forums standen der Aufbau von Reichweite für die involvierten Veranstalter und die Wissensvermittlung für die Eventmanager. Deshalb haben wir das Online-Event so aufgesetzt, wie du es vom 9. Juni bis 2. Juli live erleben konntest: Als vierwöchige Eventreihe. Denn wer kann schon mehr als ein oder zwei Stunden am Stück wirklich etwas lernen? Und wer möchte bei dem Wetter, bei der Arbeitsbelastung oder in Kurzarbeit mehr als zwei Stunden vorm Rechner hocken? Wohl kaum jemand. Daher haben wir es in kleine „verdaubare“ Häppchen aufgeteilt.

Ebenfalls mit Blick auf die Wissensvermittlung gab es viele How-to-Sessions und TechTalks, in denen es um konkrete Lösungen und Tipps ging. Es war keine Werbeveranstaltung und es ging nicht um Leadgenerierung. Daher hat auch keiner der beteiligten Unternehmen bzw. Sprecher irgendeine Teilnehmerliste erhalten. Ganz anders wurde das bei anderen MICE-Online-Events realisiert. Mit dem Ergebnis, dass doch recht viele Werbemails nach den Events durch das WWW geschickt wurden.

Was sonst noch so in deinem Event-Konzept stehen sollte:

  • Daten des Events, z.B. Ziel, Anlass, Termin und Dauer, Veranstalter, Titel etc.
  • Zielgruppe
  • Botschaft, die du rüberbringen willst
  • Motto, roter Faden
  • Programmablauf inkl. Rahmenprogramm
  • Marketing und PR
  • weitere Dienstleister, z.B. Studio, Veranstaltungstechnik, Aufzeichnungen, OnlineEventBox oder OnlinePartyBox, Chattools etc.
  • Budget
  • Zeitplan mit Meilensteinen
  • Team und Verantwortlichkeiten
  • Nachbereitung

Schritt drei zum erfolgreichen Online-Event: Wähle das passende Tool oder einen Tool-Mix

Jetzt kommt’s wirklich darauf an, was du erreichen und umsetzen willst. Ein einfaches Online-Event kannst du auch mit einem preisgünstigen Account eines beliebigen Videokonferenz-Tools umsetzen. Oder gar kostenfrei mit Facebook Live oder YouTube Live. Möchtest du den nächsten Schritt gehen, wähle am besten eine Event- oder Messe-Plattform aus. Du hast dabei grundsätzlich die Wahl zwischen:

Warum brauchst du eine Event- oder Messe-Plattform? Weil diese dir eine Event-Website um ein Videokonferenz-Tool bauen. Damit dein Online-Event sich auch ein wenig wie Event anfühlt bzw. aussieht.

Die meisten Event-Plattformen bauen dir links auf die Plattform eine Navigation für die Agenda, nächste Programmpunkte oder andere Features und rechts sind häufig die Sponsoren und die Speaker. Eine Messe-Plattform macht das auch und fügt zusätzlich eine Visualisierung von Messeständen, Messe-Eingangsbereichen oder visuellen Hallenübersichten hinzu. Manche in 2D, manche in 3D. Solche Features haben klassische Videokonferenz-Tools meist nicht. D.h. du kannst das Aussehen deines Online-Events auch kaum großartig beeinflussen. Willst du beispielsweise deine Sponsoren einbinden oder deren Werbebanner, brauchst du einfach ein wenig Platz dafür und auch die Möglichkeit, das umzusetzen.

Event-Plattform
Event-Plattform

Apropos Videokonferenz-Tools integrieren:

Die meisten Plattformen haben kein eigenes Videokonferenz-Tool sondern integrieren das, was du schon hast oder was du für dieses Online-Event zusätzlich kaufen bzw. mieten (=lizenzieren) musst.

Viele der klassischen Anbieter von Event-Apps und Teilnehmermanagement-Tools, die heute auch Online-Events umsetzten, arbeiten so. D.h. sie integrieren das Tool deiner Wahl. Bedenke das bei der Auswahl der Tools bzw. Plattformen und stelle dafür auch einen Budgetposten ein.

Der Anbieter ticketareo hat schon ein Videokonferenz-Tool integriert und der Individuallösungsanbieter cueconcept hat ebenfalls ein eigenes Videokonferenz-Tool innerhalb seiner 3D-Welt. Manchmal hat ein Veranstaltungstechnik-Anbieter auch schon ein Videokonferenz-Lösung in seinem Angebot.

Soll dein Videobild – ohne eine extra Bildregie – nahtlos in deine Event-Plattform eingebunden sein, brauchst du eine Videokonferenz-Lösung, die sich via iframe einbinden lässt. Dann kann dein komplettes Event in einem einzigen Browser-Tab stattfinden. Via iframe lassen sich z.B. jitsi und Zoom einbinden. Bei anderen Tools wird dein Teilnehmer in einen zweiten Browser-Tab geschickt oder muss eine Applikation herunterladen. Wer eine browserbasierte Lösung hat und wer eine Installation voraussetzt, siehst du in der Übersicht der Videokonferenz-Tools beim jeweiligen Anbieter. Es verbirgt sich immer hinter dem Stichpunkt „Login für den TN:“.

Weitere Tools die du für ein erfolgreiches Online-Event brauchst:

Manchmal brauchst du außerdem ein separates Live-Chattool. Z.B. weil deine Event-Plattform im Standardfall keines integriert hat.

👉 Hast du eine reale Bühne, von der du senden möchtest oder willst du dein Sendebild individuell gestalten, brauchst du außerdem einen Dienstleister für Veranstaltungstechnik. Dieser arbeitet oft schon mit einer Plattform fürs Streaming, einem content delivery network, zusammen. Für deine Event-Regie empfehle ich dir außerdem einen digitalen Helfer inklusive synchronisierten Timer.

Möchtest du Videos vorab produzieren, kann ich dir auch sehr ein einfach bedienbares Profi-Tool empfehlen: Cinector STAGE.

Tool-Mix | auf dem Weg zum erfolgreichen Online-Event
Tool-Mix | auf dem Weg zum erfolgreichen Online-Event

Tools kombinieren

Da die Leistungspakete der Anbieter so unterschiedlich sind, hast du viele Möglichkeiten für eine Kombination von Tools. Hier sind ein paar Beispiele für dich:

Webinar-Beispiel

Für ein Webinar brauchst du ein klassisches Videokonferenz-Tool. Dieses sammelt in einfachster Form die Anmeldungen ein, holt das Bild vom Sprecher ab und sendet es an die Webinar-Teilnehmer. Letztere sind meist stummgeschaltet und oftmals auch nicht mit Videobild sichtbar. Dafür ist im Videokonferenz-Tool oftmals schon ein ausführliches Reporting inklusive Tracking sowie eine automatische Aufzeichnung enthalten.

Videokonferenz-Tool für Webinare
Videokonferenz-Tool für Webinare

Tools oder Features, die dann normalerweise und in umfangreicher Form integriert sind:

  • Newsletter-Tool: ✘
  • Teilnehmermanagement: sehr einfach
  • Landingpage: sehr einfach
  • Videokonferenz: ✔
  • Reporting: ✔
  • Aufzeichnung: ✔

Event-Plattform mit eingebundenem Videokonferenz-Tool

Eine Event-Plattform integriert das Videokonferenz-Tool deiner Wahl bzw. hat manchmal schon eins eingebunden. Das Video-Tool sorgt auch hier fürs Abholen des Sprecherbildes und meist auch fürs Streaming an viele Teilnehmer. Drum herum um die Event-Plattform gibt’s viele wertvolle Funktionen wie E-Mail-Marketing, umfangreiches Teilnehmermanagement, Voting- und Interaktionstools, Analyse und Tracking. Die Aufzeichnung erhältst du meist über das Videokonferenz-Tool oder über extra Bestellung via Event-Plattform oder Streaming-Plattform. Letzteres wird also recht unterschiedlich umgesetzt. Achte einfach darauf, dass du eine Aufzeichnung bestellst, wenn du sie anbieten möchtest.

Willst du 1:1 Videosessions anbieten und deine favorisierte Plattform kann das (noch) nicht, integriere doch einfach Okomo.

Event-Plattform mit vielen Funktionen
Event-Plattform mit vielen Funktionen
  • Newsletter-Tool: ✔
  • Teilnehmermanagement: ✔
  • Landingpage: ✔
  • Videokonferenz: ✔
  • Reporting: ✔
  • Aufzeichnung: ✔

Welcher Anbieter auch umfangreiche Newsletter-Features hat oder ein größeres Teilnehmermanagement erfährst du u.a. in meinem ebook.

#eventprofs Eine Event-Plattform integriert das Videokonferenz-Tool deiner Wahl bzw. hat manchmal schon eins eingebunden. Mehr Tipps: Klick um zu Tweeten

Messe-Plattform

Vom Prinzip ist eine Messe-Plattform wie eine Event-Plattform. Doch meist sind die Features für die Aussteller noch umfangreicher und vor allem visualisiert. In 2D oder in 3D. Auch hier kannst du Okomo anbinden, wenn du 1:1 Videosessions umsetzen willst, deine Messe-Plattform das aber (noch) nicht anbietet.

  • visualisierte Messestände & -umgebung: ✔
  • Newsletter-Tool: ✔
  • Teilnehmermanagement: ✔
  • Landingpage: ✔
  • Videokonferenz: ✔
  • Reporting: ✔
  • Aufzeichnung: ✔
Beispiel für eine Messe-Plattform
Beispiel für eine Messe-Plattform

Event Manager Forum

Weil ich oft gefragt werde, wie wir das beim Event Manager Forum umgesetzt haben, kommt hier die Lösung:

Mit dem Videokonferenz-Tool GoToMeeting hat der Technikdienstleister BTL die Bilder der remote Sprecher abgeholt. Diese hat er in seiner Bildregie zu einem Sendebild zusammengesetzt und dann via Streaming-Plattform Intermedia Solutions an die Event-App (also die Event-Plattform) von Event-Tech-Partner geschickt.

Technik Set-Up und Tool-Einsatz beim Event Manager Forum
Technik Set-Up und Tool-Einsatz beim Event Manager Forum

Wie du siehst, kann das Videokonferenz-Tool auch nur dazu da sein, das Bild vom remote Sprecher in die Bildregie eines Veranstaltungstechnik-Anbieters einzubauen. Dieser mischt das Sendebild nach den gemeinsamen Absprachen und schickt es dann über eine Live-Streaming Plattform, ein „content-delivery-network“ in deine Event-Plattform oder Event-App.

Event Manager Forum 2020
Event Manager Forum 2020
#eventprofs Weil ich oft gefragt werde, welche Tools wir beim Event Manager Forum eingesetzt haben, kommt hier die Lösung: Klick um zu Tweeten

Schritt vier zum erfolgreichen Online-Event: Plane den Inhalt und befülle die Plattform

Wahrscheinlich läuft der inhaltliche Planungsprozess eher parallel zur Tool-Auswahl als danach. Das kommt ein wenig darauf an, wie viel Vorlaufzeit du hast. Wie bei physischen Events befüllst du nun dein Event-Programm mit allen Sprechern, Moderatoren und deine Ausstellung mit den Ausstellern und Sponsoren.

Lege dabei fest, welche Meilensteine du bis wann erreicht haben willst. Zum Beispiel:

  • 8 Wochen vorher: Event-Struktur mit den Session-Zeiten steht fest + erste Aussteller sind sichtbar + Start der Online-Anmeldung
  • 6 Wochen vorher: die meisten Speaker stehen fest und sind online + die meisten Aussteller sind online
  • 4 Wochen vorher: Teilnehmer haben erste Profile angelegt
  • 2 Wochen vorher: nur noch wenige Lücken im Programm
  • 1 Tag vorher: alle Aussteller, Referenten, Moderatoren und Teilnehmer sind online oder haben ein Profil

Denke daran, dass hier wie bei realen Veranstaltungen gilt: Je eher und je mehr du veröffentlichen kannst, desto mehr Teilnehmer und Aussteller lockst du im weiteren Verlauf bis zum Tag deines Online-Events an.

Schritt fünf zum erfolgreichen Online-Event: Go live

Bevor du live gehst, solltest du alle Funktionen und Tools auf Herz und Nieren testen. Am besten bittest du auch ein paar Leute um Tests, die nichts von deinem Event wissen und die außerhalb deines WLAN-Netzes arbeiten. Eben so, als wären es echte Teilnehmer.

Denke vorher unbedingt auch an das Referentenbriefing und an die Technik-Tests eine Woche vor deinem Event-Termin. Außerdem kannst du ruhig ein paar Kommunikations- und Verhaltensregeln für deine Event-Teilnehmer aufstellen und veröffentlichen.

Go live | der Tag deines Online-Events
Go live | der Tag deines Online-Events

Schritt sechs zum erfolgreichen Online-Event: Bereite das Online-Event nach

Ein Schritt der oft vergessen wird. Meist weil das nächste Event schon vor der Tür steht. Was du unbedingt tun solltest:

  • Bedanke dich bei deinen Dienstleistern und Sprechern für ihren Part zu deinem erfolgreichen Online-Event.
  • Danke deinen Teilnehmern, dass sie dabei waren.
  • Versende die Aufzeichnungen und Bilder vom Event oder kündige zeitnah an, wann diese folgen.
  • Gib den Termin fürs Folge-Event bekannt.
  • Analysiere den Erfolg deines Online-Events.

Zur Analyse ziehst du am besten deine in Schritt eins festgelegten, smarten Ziele heran. Hast du die avisierte Reichweite erreicht? Konnten wirklich so viele Leads von deinen Ausstellern generiert werden? Habt ihr xyz Bewerbungen im Rahmen einer virtuellen Karrieremesse erhalten? Setze diese Ziele bzw. deren Kennzahlen in Relation zu deinem Aufwand. Berücksichtige dabei sowohl die direkten monetären Kosten als auch den insgesamt entstandenen Zeitaufwand. Hat es sich gelohnt? Was würdest du beim nächsten Mal anders machen?

Fazit

Online-Events erscheinen oftmals komplexer als Offline-Events. Doch wahrscheinlich kommt dir das erst einmal so vor. Einfach weil wir alle bereits wesentlich mehr Onsite-Events durchgeführt haben und die Prozesse, Tools und Dienstleister aus dem Effeff kennen. Sobald du eins, zwei oder drei Online-Events organisiert und realisiert hast, erscheint dir das Ganze bestimmt deutlich einfacher. Versprochen.

#eventprofs Schritt für Schritt Anleitung für virtuelle Messen und Events. Inklusive Tipps zur Auswahl von Tools oder deren Kombination. Klick um zu Tweeten

 

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