Wie managst du den Ablauf deines Events? Mit einem Ablaufplan bzw. Regieplan? Gute Sache! Aber erstellst dun pflegst du den in Excel? Mit unzähligen Versionen? Du weißt schon... "Plan_final", "Plan_final2", "Plan_endgueltig_final", "Plan_final_final". Oder nutzt du ein Tool, das live und in Echtzeit für alle Beteiligten aktuell ist? Noch nicht? Dann schau dir mal Shoflo.tv an. Dieses cloudbasierte Tool wurde speziell für die Regieplanung und Live-Show-Produktion entwickelt. Was shoflo.tv kann, erfährst du in diesem Beitrag.
TL;DR: Shoflo.tv ist ein digitales Tool für Ablauf- und Regiepläne. Es ist webbasiert und in Echtzeit für alle Beteiligten aktuell. Und dabei so einfach wie eine Standard-Tabelle befüllt.
Was kann Shoflo und was macht es für Events so besonders?
Mit Shoflo sehen deine klassischen Tabellen alt aus. Oder eben deine bisherige Ablaufplanung. Hier die wichtigsten Besonderheiten im Überblick.
Echtzeit-Kollaboration
Mehrere Teammitglieder können zeitgleich am Ablaufplan (Run of Show) arbeiten. Änderungen an Tagesordnungspunkten, Zeiten oder Notizen werden in Echtzeit für alle sichtbar aktualisiert. Niemand arbeitet mehr versehentlich mit veralteten Stand des Plans.
Und niemand fragt dich mehr: Welche ist eigentlich die aktuelle Version? 
© shoflo.tv
Automatische Zeitberechnung
Shoflo berechnet Start- und Endzeiten der Programmpunkte automatisch auf Basis der eingegebenen Dauer. Fügst du einen neuen Programmpunkt ein oder änderst die Dauer, passt das Tool alle nachfolgenden Zeiten sofort an – ohne manuelle Formel in Excel. So bleibt der Ablauf stets stimmig, und Fehler durch falsch kopierte Formeln entfallen.
Ist das nicht irre? 
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Live-Cue-Tracking
Während der Veranstaltung kann dein Showcaller (Regieführende) die aktuelle Position im Ablauf markieren. Das gesamte Team sieht live, welcher Programmpunkt gerade läuft und was als Nächstes kommt. Dieses Tracking ersetzt ständiges Nachfragen per oder Whatsapp: "Wo sind wir gerade?" Alle haben den gleichen aktuellen Stand auf ihrem Bildschirm.
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Teleprompter-Integration
Shoflo hat ein eigenes Prompter-Modul. Redetexte oder Anmoderationen kannst du ins Tool eingeben und als Teleprompter-Ansicht ausgeben. Besonders praktisch: Diesen Teleprompter kannst du als Link mit externen oder virtuellen Referent·innen teilen. Die Sprecher·innen sehen immer den aktuellen Text, Und falls irgendjemand kurzfristig etwas ändert, aktualisiert sich der Teleprompter sofort.
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Shoflo Studio (Streaming)
Für hybride und virtuelle Events erhältst du mit Shoflo sogar ein integriertes Streaming-Studio. Damit kannst du bis zu 25 Video-Feeds verwalten, Folien oder Videos einblenden und Teilnehmer·innen aus der Ferne zuschalten. Dein Regieplan und Videoregie greifen nahtlos ineinander, da alles über dieselbe Plattform läuft.
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Rollen und Zugriffsrechte
In Shoflo kannst du unterschiedliche Nutzer·innen-Rollen vergeben. Z. B. Nur-Lesen für Kund·innen oder Techniker·innen, Bearbeitung, Showcaller/Stage Management etc. Jede·r sieht und bearbeitet genau das, was er oder sie soll. Dieses Rollenmanagement erhöht die Sicherheit und verhindert, dass dir jemand versehentlich den Ablauf zerschießt.
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Ebenfalls nützlich:
Du kannst in Shoflo Vorlagen für wiederkehrende Eventformate erstellen. So sparst du unheimlich viel Zeit bei ähnlichen Veranstaltungen Zeit. Und du kannst bestehende Regiepläne duplizieren, was bei Serien-Events oder Tourneen sehr hilfreich ist. Zudem kannst du Notizen oder Anhänge (z.B. PDFs, Referenteninfos, Präsentationen) direkt an Programmpunkte hängen. So sind alle Detailinfos zentral verfügbar.
Shoflo – Usability und Vorteile gegenüber Excel & Co.
Warum solltest du dich nun von deiner gewohnten Excel-Liste verabschieden und auf ein Tool wie Shoflo umsteigen? Dafür spricht eine ganze Menge. Vor allem die Usability und diese Vorteile:
1. Shoflo.tv ist speziell für Events entwickelt
Excel ist ein Universalwerkzeug, Shoflo hingegen ist maßgeschneidert für Event-Abläufe. Das merkt man an jeder Ecke: Vordefinierte Spalten für Zeiten, Dauer, Inhalte, Verantwortliche und vieles mehr. Das nimmt dir viel Einrichtungsaufwand ab. Die Oberfläche ähnelt zwar einer Tabelle, ist aber viel intuitiver für Regiepläne zugeschnitten.
2. Weniger Fehler, weniger Stress
In Excel kann eine zerschossene Formel oder ein versehentlich verschobener Zellbereich – deinen ganzen Zeitplan durcheinanderbringen. Shoflo beseitigt diese Fehlerquellen durch eingebaute Logik. Komplexe Berechnungsformeln entfallen, das System rechnet im Hintergrund. Dadurch werden Timing-Fehler praktisch eliminiert. Auch Versionierungschaos („Welche Datei ist die aktuelle?“) gehört der Vergangenheit an, da alle in einem gemeinsamen Online-Dokument arbeiten.
3. Echtzeit-Überblick statt E-Mail-Pingpong:
Änderungen im Ablauf gibt es bis zur letzten Minute. Mit Excel-Tabellen bedeutet das häufig: neue Datei speichern, an alle mailen oder ausdrucken, alte Versionen einmotten. Mit Shoflo erfolgen Änderungen live. Alle sehen sofort die Anpassung, ohne dass irgendjemand Dateien austauschen muss. Dadurch bleibt das komplette Team stets auf demselben Stand, was im kurz vorm Event und natürlich auch Live-Betrieb enorm beruhigend.
4. Bessere Zusammenarbeit im Team
Durch die simultane Bearbeitung können verschiedene Abteilungen parallel am Plan arbeiten. Das heißt: die Regie füllt die Reihenfolge der Programmpunkte aus, während die Technik gleichzeitig ihre Cue-Notizen wie Licht, Ton oder Videos hinzufügt. Ihr könnt Kommentare oder interne Notizen hinterlegen, ohne dass sie im Hauptdokument für alle sichtbar sein müssen. So entsteht eine zentrales „Single Source of Truth“ für den Showablauf, anstatt eines Haufens persönlicher Notizzettel.
5. Mobil und vor Ort nutzbar
Shoflo läuft webbasiert auf Laptop, Tablet oder Smartphone. Techniker am FOH, Bühnenmanager backstage oder die Projektleitung im Büro – alle greifen mit ihrem Gerät auf denselben Plan zu. Das heißt auch, ihr könnt direkt auf der Bühne oder Regiekonsole schnell etwas nachschauen oder aktualisieren, ohne erst ins Produktionsbüro laufen zu müssen. Google Sheets bietet zwar auch mobile Zugriffe, aber Shoflo ist für die Live-Nutzung optimiert. Konkret heißt das: große Timer-Anzeigen, übersichtliches Layout, dunkler Modus für Backstage und mehr.
6. Weniger Papier und mehr Nachhaltigkeit
Bei vielen Events werden Regiebücher und Ablaufpläne mehrfach ausgedruckt – insbesondere nach letzten Änderungen kurz vor Showbeginn. Mit Shoflo kannst du den Papierverbrauch drastisch senken, da alle digital mitlesen können. Natürlich kannst du bei Bedarf immer noch einen PDF-Export machen, aber meistens reicht die digitale Ansicht vollkommen aus. Gerade große Corporate-Events achten heute auf Nachhaltigkeit, und hier punktet ein digitaler Regieplan doppelt.
TL;DR:
Shoflo.tv macht deine Event-Planung und -durchführung deutlich effizienter und stressfreier. Es spart Zeit, hilft dir und den anderen, Nerven zu bewahren und verbessert die Kommunikation im Team.
Für welche Eventformate eignet sich Shoflo?
Shoflo wurde für Live-Event-Produktionen entwickelt und kommt inzwischen in vielen Bereichen zum Einsatz. Grundsätzlich gilt: Je komplexer der Ablauf und je größer das Team, desto mehr lohnt sich der Einsatz dieses Tools. Hier einige Beispiele, wo Shoflo seine Stärken ausspielt:
Konferenzen und Kongresse: Mehrere Programmpunkte, parallele Sessions, verschiedene Referent·innen. Mit Shoflo behältst du den Überblick. Verzögerungen oder Änderungen im Ablauf? Kein Ding mehr.
Messen und Produktpräsentationen: Bei Bühnenshows auf Messen oder Launch-Events koordiniert Shoflo Regie, Technik und Sprecher reibungslos. Alle Beteiligten können kurzfristige Anpassungen sofort einsehen.
Hybride Events & Livestreams: Wenn ein Teil des Events online übertragen wird oder remote Speaker·innen zugeschaltet sind, zahlt sich Shoflo doppelt aus. Das Studio-Modul ermöglicht dir die Integration der Livestream-Regie in den Ablaufplan. Remote-Teams können genauso in Echtzeit mitarbeiten, als säßen sie vor Ort neben der Regie.
Award Shows, Galas und Bühnenshows: In glamourösen Shows mit vielen Show-Acts, Kategorien oder Reden ist Timing alles. Shoflo hilft, die Ablaufzeiten genau einzuhalten und Änderungen während Proben sofort für alle sichtbar zu machen – vom Showcaller bis zum Beleuchter.
Sport-Events und Großveranstaltungen: Selbst im Sportbereich oder bei öffentlichen Veranstaltungen setzen Produktionsteams auf Shoflo, um Scripts, Spielabläufe und Showeinlagen zentral zu steuern.
Natürlich kannst du Shoflo auch für kleinere Meetings oder einfache Veranstaltungen verwenden. Doch der Nutzen zeigt sich besonders, wenn du es mit vielschichtigen Abläufen zu tun hast, die eine präzise Abstimmung erfordern. Für sehr simple Events wäre ein so mächtiges Tool vielleicht überdimensioniert. Zum Beispiel bei einem einstündigen Meeting ohne Technik, denn hier reicht oft ein einfaches Dokument. Aber sobald mehrere Programmpunkte, ein Team von Mitwirkenden und Technik im Spiel sind, lohnt sich ein Blick auf Shoflo.
Einfache Erklärung: Wie funktioniert Shoflo?
Shoflo klingt nach einem Profi-Tool – doch es zu bedienen ist einfacher, als man denkt. Hier eine kurze, vereinfachte Erklärung des Workflows:
Anmeldung und Event anlegen
Shoflo ist eine Cloud-Software. Über den Browser oder eine App loggst du dich ein. Lege dann dein Event-Projekt an, z.B. "Jahreskickoff 2026" oder "Messe XYZ Bühnenshow". Innerhalb dieses Events kannst du weitere Elemente wie Ablaufpläne, Zeitpläne oder Teilnehmendenlisten erstellen.
Ablaufplan erstellen
Das Herzstück ist der Regieablauf. Definiere die Spalten nach Bedarf: typischerweise Uhrzeit, Dauer, Programmpunkt/Beschreibung, Wer, Notizen, etc. Viele Standardspalten bringt Shoflo schon mit. Anschließend trägst du zeilenweise alle Programmpunkte ein. Für jeden Programmpunkt gibst du entweder eine Startzeit oder eine Dauer an.
Team einladen und Berechtigungen vergeben
Nun werden alle Beteiligten ins Boot geholt. Per E-Mail kannst du alle Teammitglieder einladen. Dabei kannst du gleich Rollen zuweisen. Einige dürfen editieren, andere nur lesen. Zum Beispiel könnte dein·e Kund·in nur Leserechte bekommen, damit er oder sie den Ablauf absegnen kann, ohne versehentlich etwas zu verändern. Die Technik-Crew könnte Bearbeitungsrechte für die Spalten "Technische Cues" erhalten, um eigenständig ihre Infos einzupflegen.
Live-Modus und Proben
Hast du den Plan erstellt, nutze Shoflo idealerweise schon während der Probe. Auf einem Tablet oder Laptop kann der oder die Showcaller bei Durchläufen direkt im Ablauf blättern und Anpassungen machen. Änderungen könnt ihr sofort einarbeiten und dann sind sie für alle sichtbar. Durch die Live-Cue-Tracking-Funktion kannst du mit einem einfachen Klick stets den aktuellen Punkt highlighten, sodass während der laufenden Probe oder Show jeder im Team weiß, wo ihr euch gerade befindet.
Teleprompter und weitere Features nutzen
Falls Moderator·innen einen Skripttext haben, kannst du den in das Prompter-Modul laden. Die Moderation kann dann von einem Bildschirm abgelesen werden, den Shoflo als Teleprompter steuert. Du kannst sogar die Scroll-Geschwindigkeit anpassen. Der Text soll geändert werden? Dann editiert ihr direkt in Shoflo und der geänderte Text steht unmittelbar auf dem Teleprompter.
Während der Show
Am Tag der Veranstaltung hat idealerweise jede·r im Team ein Gerät mit Zugriff auf Shoflo. Die Regie führt mit Shoflo durch das Programm, startet die Show-Clock in Shoflo und schon läuft eine Gesamtzeitanzeige. Bei jedem Programmpunkt-Wechsel kann der Stage Manager per Tastendruck den nächsten Cue aktivieren. Sollte nun doch etwas Unvorhergesehenes passieren – etwa ein Programmpunkt wird übersprungen oder die Pause verlängert – passt die Regie das sofort an. Alle sehen den aktualisierten Plan in Sekunden. Die Kommunikation beschränkt sich damit auf das Wesentliche, während zeitliche Updates ohne lange Erklärungen verteilt werden.
Nach dem Event
In Shoflo kannst du den finalen Ablaufplan als PDF oder Excel exportieren. Für die Dokumentation oder als Abschlussbericht. Außerdem kannst du das Event in Shoflo speichern oder als Vorlage für kommende Veranstaltungen duplizieren.
TL;DR:
Die Lernkurve für neue Nutzer·innen ist dank der übersichtlichen Oberfläche relativ flach: Wer schon mal eine Excel-Tabelle für einen Ablauf erstellt hat, wird sich in Shoflo schnell zurechtfinden.
Fazit: Moderner Regieplan leicht gemacht
Shoflo.tv zeigt eindrucksvoll, wie digitale Tools das Eventmanagement effizienter gestalten können. Für Eventmanager·innen, die mit aufwändigen Regieplänen jonglieren, bietet Shoflo eine spezialisierte Plattform, die alle Beteiligten vernetzt, den Planungsaufwand reduziert und die Live-Durchführung reibungsloser macht. Besonders bei last-minute-Änderungen ist ein Tool wie shoflo.tv Gold wert.
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