So funktioniert ein World Café

Interaktive Eventformate binden Teilnehmer aktiv ins Geschehen ein. Ein World Café ist so eines dieser partizipativen Formate. Das durfte ich live u.a. auf der MICE connections 2017 in Düsseldorf erleben.

Warum sind interaktive Eventformate überhaupt so wichtig? Das ist ganz einfach: Auf Tagungen, Kongressen und Events wollen wir lernen. Und wir wollen uns mit anderen Menschen austauschen. Damit wir uns austauschen können, brauchen wir dazu die Gelegenheit. Kaffeepausen allein sind dafür definitiv zu kurz. Darüber hinaus lernen wir einfach viel besser, wenn wir selbst mitmachen dürfen. Ganz egal, wie alt wir sind.

Wie stark dieser Effekt ist, kannst du in dieser Grafik sehen. Wir wollen das Neue hören und sehen. Wir wollen jedoch auch mit Anderen darüber sprechen. Was bedeutet das für deine Programmgestaltung? Gib den Teilnehmern die Chance zum miteinander reden. Schon während der Konferenz.

Willst du deine Teilnehmer begeistern? Dann probiere doch mal ein World Café aus. Es ist ganz einfach.

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Wie wir lernen

Wann sich ein World Café eignet

Ein World Café ist ein Workshop-Format für kleinere und größere Gruppen. Es eignet sich, um verschiedene Sichtweisen auf ein Thema kennenzulernen und zusammenzutragen. Die Teilnehmer sind aktiv in das Thema eingebunden, sollen kooperativ miteinander umgehen, einander zuhören, Gesagtes hinterfragen, konstruktiv diskutieren und gemeinsam ein Problem lösen bzw. ein Thema tiefer eruieren.

Das Ganze klappt mit relativ wenig Aufwand und unter professioneller Anleitung.

Gibt es also Themen zu denen du neue Antworten finden möchtest? Die Teilnehmer intensiv diskutieren lassen willst? Ein Problem lösen willst? Dann kann ein World Café genau das Richtige für dich un deine Teilnehmer sein.

Wie ein World Café abläuft

Einführung in das Thema und Ablauf vorstellen

Damit alle Teilnehmer deines World Cafés wissen, worum es gehen wird und wie das World Café ablaufen wird, brauchst du einen Moderator. Am besten jemanden, der sich damit gut auskennt. Mindestens aber jemanden, der selbst schon einmal an einem World Café teilgenommen hat. Außerdem sollte er oder sie die Funktion des Timekeepers erfüllen, damit alle Runden gleich lang sind und noch etwas Zeit für die Präsentation der Gruppen-Ergebnisse bleibt.

Neben der Einführung in den Ablauf sollte dein Moderator auch die richtigen Fragen in die Gruppen-Diskussionen mitgeben. Also: Was soll erarbeitet bzw. diskutiert werden?

Die Tischrunden

Es geht also um Diskussions-Runden an den Tischen. In der ersten Runde finden sich die Teilnehmer an den jeweiligen Tischen oder Sitzgruppen zusammen und notieren ihre Gedanken zu den vorgestellten Themen. Einer von ihnen übernimmt die Rolle des Tisch-Gastgebers. Er sorgt für den Wissenstransfer von Runde zu Runde. D.h. er ist der Einzige, der während aller Diskussionsrunden an seinem Tisch bleibt. Alle anderen wechseln die Tische mit jeder Runde. Der Gastgeber fasst die Ergebnisse der vorherigen Runde(n) zusammen und begrüßt die Neuankömmlinge der folgenden Runden. Er kann genauso mitdiskutieren wie alle anderen – und ebenfalls die Gesprächsnotizen auf den Papier-Tischdecken mitnotieren.

Je nach Thema und verfügbarer Zeit für dein World Café können deine Teilnehmer drei, vier, fünf oder mehr Tische besuchen. Ermögliche wirkliche Gespräche und takte die Zeit zwischen den Tischwechseln nicht zu knapp. Das hängt natürlich auch von der Komplexität der zu besprechenden Themen und Fragen ab.

World Café Gesprächsrunde
World Café Gesprächsrunde

Präsentation der Ergebnisse

Während nun viele Teilnehmer an vielen Tischen ihre Gedanken zusammengetragen haben, haben nur die Gastgeber den Überblick über die Ergebnisse „ihres“ Tisches. Genau dafür gibt es am Ende die Präsentation aller Ergebnisse. Achte darauf, dass die Präsentationen in der Zeit bleiben. Am besten sorgt dafür dein Moderator, der auch schon das World Café vorgestellt hat.

Was du für ein World Café brauchst

Neben dem passenden Event, ein bisschen Neugier und Mut brauchst du einen Raum, der groß genug ist für diese lockere Bestuhlung. Und je nach Anzahl deiner Teilnehmer brauchst du runde Tische oder Tischgruppen für jeweils ca. 6 bis 8 Personen. Auf den Tischen sollten Papier-Tischdecken liegen – zum Beschreiben. Ebenso wie ein paar farbige dicke Stifte – für die Notizen der Teilnehmer und des Tisch-Gastgebers. Alternativ kannst du auch Pinnwände aufstellen und diese mit Papierbögen bespannen. Und deine Teilnehmer müssen natürlich auch nicht unbedingt an Tischen sitzen. Sie können sich ebenso einfach in einem Stuhlkreis oder um einen Stehtisch herum zusammenfinden.

Außerdem empfehle ich dir bei einem größeren Teilnehmerkreis ein Mikrofon für den Moderator und Timekeeper sowie einen gut hörbaren Gong oder ähnlichen lauten Ton.

Plane auch etwas Platz für eine Bühne oder für einen Platz für die zentrale Kurzpräsentation aller Tisch-Ergebnisse ein.

Last but not least: Solltest du genügend Zeit für die Tisch-Runden einplanen. Mit 45 Minuten liegst du schon einmal ganz gut. Das kannst du natürlich sowohl nach oben als nach unten anpassen.

#eventprofs Neben dem passenden Event, ein bisschen Neugier und Mut brauchst du einen Raum, der groß genug ist für diese lockere Bestuhlung. Mehr: Klick um zu Tweeten

Fazit

Ein World Café ist ein sehr einfaches interaktives Eventformat. Alles was du brauchst, ist ein wenig Zeit, ein bisschen Mut und das Setting für Tischrunden. Deine Teilnehmer kommen sehr schnell ins Gespräch und lernen sich themenbasiert kennen. So klappt auch das Networking viel leichter. Und das ist ja der häufigste Grund, warum sie überhaupt zu deinem Event kommen.

 

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