Interaktive Eventformate binden Teilnehmer·innen aktiv ins Geschehen ein. Ein World Café ist so eines dieser partizipativen Formate. Warum sind interaktive Eventformate überhaupt so wichtig? Das ist ganz einfach: Auf Tagungen, Kongressen und Events wollen wir lernen. Und wir wollen uns mit anderen Menschen austauschen. Damit wir uns austauschen können, brauchen wir dazu die Gelegenheit. Kaffeepausen allein sind dafür definitiv zu kurz. Darüber hinaus lernen wir einfach viel besser, wenn wir selbst mitmachen dürfen. Ganz egal, wie alt wir sind. Wie stark dieser Effekt ist, kannst du ganz unten in diesem Blogbeitrag in der Grafik sehen. Wir wollen das Neue hören und sehen. Wir wollen jedoch auch mit Anderen darüber sprechen. Was bedeutet das für deine Programmgestaltung? Gib den Teilnehmern die Chance zum miteinander reden. Schon während der Konferenz.
Willst du deine Teilnehmer·innen begeistern? Dann probiere doch mal ein World Café aus. So funktioniert es; so organisierst du es.
Wann sich ein World Café eignet
Ein World Café ist ein Workshop-Format für kleinere und größere Gruppen. Es eignet sich, um verschiedene Sichtweisen auf ein Thema kennenzulernen und zusammenzutragen. Die Teilnehmer·innen sind aktiv in das Thema eingebunden. Sie sollen kooperativ miteinander umgehen, einander zuhören, Gesagtes hinterfragen und konstruktiv diskutieren. Gemeinsam können sie unter fachkundiger Anleitung ein Problem lösen oder ein Thema tiefer eruieren.
Das Ganze klappt mit relativ wenig Aufwand und unter professioneller Anleitung.
Gibt es also Themen, zu denen du neue Antworten finden möchtest? Die Teilnehmer·innen intensiv diskutieren lassen willst? Ein Problem lösen möchtest? Dann kann ein World Café genau das Richtige für dich und deine Event-Teilnehmenden sein.
Wann ein World Café eher ungeeignet ist
Wenn du diesen Blog aufmerksam verfolgst, könntest du schnell meinen, dass ich frontale Eventformate verteufle und lediglich auf interaktive Eventformate wie World Café, BarCamp und Co. setze. Mitnichten! Jedes Format hat seine Vor- und Nachteile und eignet sich daher je nach Ziel und Zielgruppe unterschiedlich gut.
Möchtest du eher etwas Neues vermitteln? Zum Beispiel Fachwissen von einer/m Expert·in rüberbringen? Oder die neue Botschaft des Vorstandes zur strategischen Neu-Ausrichtung eurer Organisation verkünden lassen? Dann kann ein gemeinsamer Gruppenaustausch zu einem noch unbekannten Thema eher kontraproduktiv sein. Schließlich wissen die Teilnehmenden noch gar nicht, worum es geht. Sie haben noch zu wenig Hintergrundinformationen, um überhaupt in die Diskussion und in den Austausch gehen zu können. Außerdem wurde die neue Strategie vielleicht bereits erarbeitet und soll nicht diskutiert werden.
Was du allerdings schon machen könntest, die frontalen Vorträge mit den interaktiven Eventformaten kombinieren. Wie? Zum Beispiel, indem du erst den Fachvortrag auf dem Event einplanst und anschließend die Teilnehmenden zu einer ganz konkreten Frage diskutieren lässt. Oder indem der Vorstand die Strategie präsentiert und anschließend die Mitarbeitenden erarbeiten, wie sich diese Strategie abteilungsübergreifend in die Tat umsetzen ließe.
Ablauf eines World Cafés
So läuft ein World Café ab:
- Thema und Ablauf vorstellen
- Tischrunden durchführen
- Ergebnisse präsentieren
1. Einführung in das Thema und Ablauf vorstellen
Damit alle Teilnehmenden deines World Cafés wissen, worum es gehen wird und wie das World Café ablaufen wird, brauchst du einen Moderator oder eine Moderatorin. Am besten jemanden, der sich gut mit Gruppen-Moderation und einem World Café auskennt. Mindestens jedoch brauchst du jemanden, der oder die selbst schon einmal an einem World Café teilgenommen hat. Außerdem sollte er oder sie die Funktion des Timekeepers erfüllen. Das sorgt dafür, dass alle Diskussionsrunden gleich lang sind und noch etwas Zeit für die Präsentation der Gruppen-Ergebnisse am Ende des World Cafés bleibt.
Neben der Einführung in den Ablauf sollte dein Moderator oder deine Moderatorin auch die richtigen Fragen in die Gruppen-Diskussionen mitgeben.
Also: Was soll erarbeitet bzw. diskutiert werden?
2. Die Tischrunden
Es geht in einem World Café also um Diskussionsrunden an den Tischen. In der ersten Runde finden sich die Teilnehmenden an den jeweiligen Tischen oder Sitzgruppen zusammen und notieren ihre Gedanken zu den vorgestellten Themen – am besten auf von dir dafür bereit gestellten Papier-Tischdecken.
Eine der Personen an jedem Tisch übernimmt die Rolle des Tisch-Gastgebers oder -Gastgeberin. Er beziehungsweise sie sorgt für den Wissenstransfer von Runde zu Runde. D.h. diese Person ist die Einzige, die während aller Diskussionsrunden an ihrem Tisch bleibt. Alle anderen wechseln die Tische mit jeder Runde. Der bzw. die Gastgeber·in fasst die Ergebnisse der vorherigen Runde(n) zusammen und begrüßt die Neuankömmlinge der folgenden Runden. Diese Person kann genauso mitdiskutieren wie alle anderen – und ebenfalls die Gesprächsnotizen auf den Papier-Tischdecken notieren.
So füllen sich die Papier-Tischdecken auf allen Tischen mit jeder Runde ein wenig mehr.
Je nach Thema und verfügbarer Zeit für dein World Café können deine Teilnehmer drei, vier, fünf oder mehr Tische besuchen. Ermögliche wirkliche Gespräche und takte die Zeit zwischen den Tischwechseln nicht zu knapp. Wie viel Zeit du für den Tischwechsel und für die einzelnen Runden zur Verfügung stellen solltest, hängt natürlich auch von der Komplexität der zu besprechenden Themen und Fragen ab.
3. Präsentation der Ergebnisse
Während nun viele Teilnehmer·innen an vielen Tischen ihre Gedanken zusammengetragen haben, haben nur die Gastgeber·innen den Überblick über die Ergebnisse ihres Tisches. Genau dafür gibt es am Ende die Präsentation aller Ergebnisse. Achte darauf, dass auch diese Präsentationen in der Zeit bleiben. Am besten sorgt dafür dein· Moderator·in, welche·r auch schon das World Café vorgestellt hat.
Nachdem du nun weißt, wie ein World Café abläuft, schauen wir uns an, was du für die Umsetzung brauchst. Es ist vermutlich weniger als du dachtest.
Was du für ein World Café brauchst
Neben dem passenden Event, ein bisschen Neugier und Mut brauchst du einen Raum, der groß genug ist für diese lockere Bestuhlung. Und je nach Anzahl deiner Teilnehmer·innen brauchst du runde Tische oder Tischgruppen für jeweils circa 6 bis 8 Personen. Auf den Tischen sollten große, helle, beschreibbare Papier-Tischdecken liegen. Ebenso wie ein paar farbige dicke Stifte – für die Notizen der Teilnehmer·innen und der Tisch-Gastgeber·innen. Alternativ kannst du auch Pinnwände aufstellen und diese mit Papierbögen bespannen. Außerdem müssen deine Teilnehmer·innen natürlich auch nicht unbedingt an Tischen sitzen. Sie können sich ebenso einfach in einem Stuhlkreis oder um einen Stehtisch herum zusammenfinden. Das lockert dieses schon sehr interaktive Eventformat noch ein wenig mehr auf.
Außerdem empfehle ich dir bei einem größeren Teilnehmerkreis ein Mikrofon für den/die Moderator·in und Timekeeper sowie einen gut hörbaren Gong oder ähnlichen lauten Ton.
Plane ebenfalls etwas Platz für eine Bühne oder für einen Platz für die zentrale Kurzpräsentation aller Tisch-Ergebnisse ein.
Last but not least: Solltest du genügend Zeit für die Tisch-Runden einplanen. Mit rund 45 Minuten liegst du schon einmal ganz gut. Das kannst du natürlich sowohl nach oben als nach unten anpassen.
Checkliste für Schnell-Leser·innen:
Warum interaktive Eventformate so wichtig sind
Du bist noch nicht so ganz davon überzeugt, dass ein World Café oder ein anderes interaktives Eventformat wirklich das Richtige für deine nächste Veranstaltung ist? Oder du suchst noch ein paar Argumente für deine Kolleg·innen oder Vorgesetzt·innen und willst diese überzeugen? Hier kommen ein paar gute Gründe für interaktive Eventformate:
wie wir lernen
Fazit
Ein World Café ist ein sehr einfaches, interaktives Eventformat. Alles, was du brauchst, ist ein wenig Zeit, ein bisschen Mut und das Setting für Tischrunden. Deine Teilnehmer·innen kommen über das Kernthema sehr schnell ins Gespräch und lernen sich themenbasiert kennen. So klappt auch das Networking auch anschließend viel leichter. Und das ist ja der häufigste Grund, warum sie überhaupt zu deinem Event kommen.
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