5 Anzeichen, dass du eine Software für Teilnehmermanagement brauchst

Bisher bist du mit deiner Excel-Lösung ganz gut durch’s Leben gekommen? Kein Wunder! Excel ist günstig, fast überall verfügbar und kann von vielen Leuten geöffnet und weiter bearbeitet werden. 😇 Doch ab einem bestimmten Punkt deines Eventmanagements ist es einfach sinnvoll, dass du auf eine Software für dein Teilnehmermanagement umsteigst. Hier sind 5 Anzeichen, an denen du erkennen kannst, dass es höchste Zeit ist.

Software für Teilnehmermanagement

1) Deine Exceltabelle wird immer bunter

Bisher hast du deine Teilnehmer in Excel verwaltet. Und je mehr Sonderfälle und Bearbeitungsnotizen hinzukommen, desto eher greifen viele von uns zu farblichen Markierungen. Du weißt schon: Rot sind die Stornierungen. Grün sind die, die zugesagt haben. Von den blauen hast du noch gar kein Feedback und so weiter und so fort. Dann musst du ja noch die Adressabweichungen markieren und Zusatzwünsche der Teilnehmer verwalten. Herr Meier kommt erst am zweiten Tag und Frau Müller wünscht ein extra Kissen in ihrem Hotelzimmer.

Je mehr Informationen du in deine Tabelle integrierst und je eher du dabei Formatierungen wählst, desto unübersichtlicher wird deine Teilnehmerliste für andere. Daher wäre eine Software für dein Teilnehmermanagement hier schon eine gute Idee.

#eventprofs Anzeichen 1: Je mehr Informationen du in deine Excel-Tabelle integrierst und je eher du dabei Formatierungen wählst, desto unübersichtlicher wird deine Teilnehmerliste für andere. 😱 Klick um zu Tweeten

2) Deine Exceltabelle wird von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet

Oh nein! Kennst du das? Du hast eben viele, viele Datensätze aktualisiert und hinzugefügt. Und dann stellst du fest, dass ein Kollege oder ein externer Dienstleister just an dieser Tabelle ebenfalls gearbeitet hat. Natürlich an einer anderen Version der Tabelle. Er oder sie hat sie einfach aus dem Posteingang geöffnet und dann seine Änderungen vorgenommen.

Doch wie kriegt ihr diese beiden Versionen nun wieder unter einen Hut? Wenn der Klügere nachgibt, bist du es vielleicht, die dann all die eigenen Änderungen noch einmal in die andere Version der Liste eintragen darf. Oder ihr markiert eure Tabellen wiederum farbig und kopiert sie dann ineinander und gleicht die Abweichungen ab. Wie auch immer: Ganz schön nervig, oder? Hättest du eine Software für dein Teilnehmermanagement, könntest du die Zeit viel sinnvoller verbringen. Mit Marketing oder Kundenanfragen oder auch einfach mal pünktlich aus dem Büro gehen. 😉

Teamarbeit dank Software für Teilnehmermanagement

#eventprofs Anzeichen 2: Je mehr Personen an deiner Tabelle oder an Versionen davon gleichzeitig arbeiten könn(t)en, desto eher brauchst du etwas anderes als Excel. 👉 Ein digitales Planungstool. Klick um zu Tweeten

3) Du kannst nicht auf Knopfdruck sagen, wie viele Teilnehmer schon angemeldet sind

True Story: Ich habe einmal folgendes Gespräch 3 Tage vor einer Veranstaltung miterlebt.

A: Sag mal, wie viele Personen haben sich eigentlich für die Abendveranstaltung angemeldet?
B: Ich schätze so 100.
A: Wie? Du schätzt? 🙄
B: Na als ich letzte Woche nachgeschaut hab, waren es 90 und ich vermute jetzt sind es so 100.
A: Wie? Du vermutest? Hast du denn keine Liste, in der du das auf einen Blick oder Klick ablesen kannst? 😨
B: Naja. Unsere Teilnehmer sind doch im CRM markiert. Und da haben sie ein Häkchen bei Kongressteilnahme und eben noch eins bei Abendveranstaltung – wenn sie das gebucht haben.
A: Und warum kannst du nicht mit einem Klick “Bucher der Abendveranstaltung” filtern? 😲
B: Na es gibt doch verschiedene Kategorien. Du weißt schon: kostenfreie Referenten oder unser Team oder gebuchte Tickets für reguläre Teilnehmer etc.
A: Jaaaa? 😵
B: Na und die muss ich jetzt erst alle selektieren und dann über csv nach Excel exportieren. Dann kann ich dir sagen, wie viele Personen dabei sein werden.
A: 😱😱😱

Mit einer professionellen Software für Teilnehmermanagment, gehörten solche Gespräche der Vergangenheit an.

#eventprofs Anzeichen 3: Du kannst nicht auf Knopfdruck sagen, wie viele Teilnehmer schon angemeldet sind. Dann brauchst du eine digitale und professionelle Lösung. 💡✅ Klick um zu Tweeten

4) Du formatierst deine Mastertabelle immer und immer wieder

Hast du eine Tabelle mit allen Buchungsinformationen? Dann musst du sie wohl immer wieder für verschiedene Empfänger formatieren. Schließlich soll nicht jeder Dienstleister alle Informationen erhalten. Dürfen sie auch gar nicht – schöne Grüße an die DSGVO.

Also sitzt du immer wieder da und formatierst und löschst Informationen, die die anderen nichts angehen. Das Hotel erfährt nur die Namen und die Übernachtungsdaten. Deinem Tagungszentrum sagst du nicht die Namen, dafür allerdings die Verpflegungswünsche. Für alle Druckunterlagen hast du noch eine andere Ansicht: Mit Namen und Unternehmensangabe. Vielleicht dürfen deine Teilnehmer bei dir auch in einer Teilnehmerliste unterschreiben, dass sie da waren. Dann brauchst du noch eine andere Liste. Na und du brauchst natürlich die große Masterdatei: Mit Namen und Kontaktdaten – wie E-Mail oder Mobilfunknummer (falls das sinnvoll ist) sowie allen Absprachen oder Sonderwünschen.

Hast du die Listen mal in alle Himmelsrichtungen verteilt, geht die Arbeit erst richtig los. Denn du weißt ja: Kurz vor der Veranstaltung kommen die meisten Änderungen und Absagen. Und dann änderst du in allen Listen-Varianten die Einträge – manuell versteht sich.

Mit einer Software für Teilnehmermanagement hättest du all diese Listen mit nur einem Klick und immer aktuell parat.

zu viel manuelle Arbeit wegen fehlender Software

#eventprofs Anzeichen 4: Je häufiger du Excel-Tabellen für verschiedene Adressaten immer wieder aktualisieren und formatieren musst, desto eher brauchst du eine digitale Lösung dafür. ✅ Und gute Filtermöglichkeiten. ✅ Klick um zu Tweeten

5) Du weißt nicht mehr, wem du welche Variante geschickt hast

Bei all dieser manueller Tipparbeit verlierst du schnell den Überblick. Je näher deine Veranstaltung rückt, desto hektischer wird’s. Noch bevor du deine mühsam zusammengestellten Listen an alle Beteiligten per E-Mail verschicken kannst, kommen zwanzig neue Anrufe rein. Alle natürlich super dringend. “Wem hab ich eigentlich schon die neue Liste gemailt?” 😱 Und dann scrollst und scrollst du durch deinen Postausgang. Statt dich in Ruhe um die letzten Vorbereitungen zu kümmern. Und statt die letzten Abende vor der Veranstaltung einen Gang ruhiger zu schalten.

Mir fällt dazu ein schönes Zitat eines ehemaligen Kollegen ein: “Bei wem es drei Tage vor seiner Veranstaltung nicht langsam ruhiger wird, hat das ganz Jahr über vielleicht nicht richtig geplant.”

Vielleicht, nein ganz bestimmt würde dir eine professionelle Software für Teilnehmermanagement diese manuelle Tipparbeit ersparen. ⏳ Mit einer Kollaborationsplattform könntest du dir sogar den manuellen Versand an alle Beteiligten ersparen. 💡

#eventprofs Anzeichen 5: Du weißt nicht mehr, wem du welche Variante deiner Teilnehmer-Liste geschickt hast. 😱😱😱 Klick um zu Tweeten

Fazit | Es wird Zeit für eine Software für Teilnehmermanagement:

… je häufiger und je länger (!) du manuell Teilnehmerlisten erstellst, pflegst und in alle Richtungen verschickst, desto eher lohnt sich auch für dich eine Profi-Software für dein Teilnehmermanagement. Sie reduziert dir dabei vor allem die Hektik ganz kurz vor deiner Veranstaltung. Und genau dann kannst du’s doch am meisten gebrauchen, oder?

ebook Eventmanagement SoftwareHier noch ein paar Blogartikel, die dir bei der Auswahl einer geeigneten Software für dein Teilnehmermanagement helfen können:

Wen könnte das noch interessieren? Sag's weiter oder speicher es für später:
5 Anzeichen, dass du eine Software für Teilnehmermanagement brauchst

8 Gedanken zu „5 Anzeichen, dass du eine Software für Teilnehmermanagement brauchst

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.