Software für Veranstaltungsmanagement – Stelle diese 10 Fragen unbedingt

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Software für Veranstaltungsmanagement gibt es inzwischen in Hülle und Fülle. Sowohl was den Leistungsumfang betrifft als auch die Kosten. Von null bis „the sky is the limit“ ist mittlerweile alles möglich. Dank dieser Übersicht hast du deine Auswahl vielleicht schon eingegrenzt. Falls nicht, mach dir zuerst Gedanken über deine Ziele. Also: Was soll dein Eventmanagement-Tool können? Was willst du damit erreichen? Hast du das für dich beantwortet, kannst du die Auswahl deutlich reduzieren. Und trotzdem werden für dich wohl noch ein paar Fragen offen sein. Diese hier solltest du auf jeden Fall stellen.

Noch ein Gedanke vorab: Die wirklich selbstverständlichen Dinge wie DSGVO-konformer Umgang mit Daten oder individuell gestaltbare Anmeldeformulare und -webseiten erwähne ich in diesem Artikel bewusst nicht mehr. Das eine ist gesetzlich vorgeschrieben, das andere bieten fast alle Eventmanagement-Software-Anbieter an. Doch was solltest du wirklich einmal erfragen? Legen wir los:

Software für Veranstaltungsmanagement

Wie flexibel ist der Anmeldeprozess für meine Veranstaltung?

Solange sich nur reguläre Teilnehmer über das Eventmanagement-Tool registrieren ist es meistens einfach. Kompliziert wird es, wenn die Software für Veranstaltungsmanagement auch Sponsoren, Partner, Referenten, Staff, Journalisten, Stipendiaten & Co. registrieren soll. Häufig hat jede Kategorie so ihre eigenen Konditionen. Bei manchen ist die Veranstaltungsgebühr inklusive – bei anderen ist sie lediglich reduziert. Manchmal übernimmst du als Veranstalter eine Hotelnacht und manchmal auch die Anreise. Standardisiert sind diese Konditionen nicht. Trotzdem willst du natürlich auch diese Personen für deine Veranstaltung registerieren. So automatisiert wie möglich. Welche Lösung hat (d)ein Anbieter dafür? Gibt es individualisierbare Rabattcodes? Kannst du Teilnehmerkategorien anlegen? Und ist der Prozess auch aus Kundensicht optimiert?

#eventprofs Wie viele unterschiedliche Personen-Kategorien willst du für deine Veranstaltung registerieren? So automatisiert wie möglich...? Kläre das mit deinem #eventtech Anbieter vorab. Klick um zu Tweeten

Wie fit ist Ihre Eventmanagement Software im Online-Marketing?

Spätestens seit der DSGVO und den unzähligen Diskussionen darüber ist klar: Daten sind das neue Gold. Doch setzt du die gewonnenen Daten für deine Events auch wirklich für die Vermarktung ein? Weisst du auf welchem Datenschatz du sitzt? Und wenn du noch keinen hast, wie kannst du diesen mit Hilfe deiner neuen Eventplanungs-Software einsammeln? Viel wichtiger: Wie hilft dir das Tool beim professionellen Online-Marketing? Bietet dir dein neuer Anbieter vielleicht sogar zusätzlich buchbare Beratung an? Kannst du die erhobenen Daten stets mit deinem CRM abgleichen? Kannst du professionelle Newsletter versenden? Also inklusive dem Splitting von Zielgruppen, A/B-Tests und umfangreichen Trackings? Und hast auch du oder nur dein Software-Anbieter Zugriff auf all diese Daten?

#eventprofs Daten sind das neue Gold. Doch setzt du die gewonnenen Daten für deine Events auch wirklich für die Vermarktung ein? #Eventdaten #BigData #Datenschutz #eventtech Klick um zu Tweeten

Online Marketing mit Eventmanagement-Software

Wie funktioniert das Reporting in Ihrem Online-Anmeldetool?

Eine Standard-Antwort der Eventtech-Anbieter lautet: Da ist alles möglich. Das glaube ich sogar sofort. Doch ist auch das möglich, was du brauchst? Kannst du mit einem Klick unterschiedliche Listen ziehen? Zum Beispiel für die Namensschilder, für die Cateringbestellung an unterschiedlichen Tagen oder für die Hotelübernachtungen? Hast du mit einem Klick eine Liste der Referenten inklusive deren Zusatzbestellungen oder Kostenübernahmen? Kannst du sämtliche Listen so sortieren, wie du sie brauchst? Oder sitzt du bei jeder Liste noch davor und formatierst in Excel hin und her? Und wenn sich deine Veranstaltung dem Live-Termin nähert, wirst du über irgendeine Form der Änderungshistorie dankbar sein. Mit anderen Worten: Du willst wissen, was sich seit deinem letzten Listenexport geändert hat. Sonst sitzt du drei Tage vor deiner Veranstaltung da und markierst die veränderten Hotelbuchungen. In unserer so sehr digitalisierten Welt muss das nun wirklich nicht sein.

#eventprofs Kannst du sämtliche Listen so sortieren, wie du sie brauchst? Oder sitzt du bei jeder Liste noch davor und formatierst in Excel hin und her? #eventtech Klick um zu Tweeten

Reporting dank Software für Veranstaltungsmanagement

Wie kann ich in Ihrem Tool die Kontingente für einzelne Sessions oder Hotelzimmer verwalten?

Ganz bestimmt kannst du Kontingente für Sessions, Side Events oder eben auch Zimmer anlegen. Doch wie smart kannst du diese verwalten? Erhältst du automatisch eine Nachricht, wenn sich das Kontingent dem Ende neigt? Wird die ausgebuchte Session auch für später buchende Teilnehmer als ausgebucht angezeigt? Oder erfährst nur du das im Backend? Kann das Eventtool für dich Wartelisten verwalten? Willst du das überhaupt?

#eventprofs Kannst du Kontingente in deinem Online-Anmeldetool verwalten? Oder sogar Wartelisten? #eventtech Klick um zu Tweeten

Wie #social ist Ihre Software für Veranstaltungsmanagement?

Sei da, wo deine Kunden sind. Wenn sich diese also sehr häufig in Facebook und Instagram aufhalten, willst du auch dort Kauf-Möglichkeiten anbieten. Bietest du eher Wirtschaftsveranstaltungen im deutschsprachigen Raum an, greifst du vielleicht besser zu einem Tool wie dem von XING-Events (Werbung weil Namensnennung). Kannst du in deine Ticketing-Software auch irgendeine Form von Empfehlungsmarketing integrieren? Beispielsweise könntest du einen Rabattcode generieren, mit dem der Werbende und der Geworbene davon profitieren? Künftig werden wir möglicherweise auch Eventtickets über Sprachassistenten wie Alexa & Co. verkaufen. Sagen auch die Leute von doo (Werbung weil Namensnennung). Zumindest jedoch Eventnews darüber verbreiten.

#eventprofs Kannst du mit deinem #eventtech Anbieter Tickets über Facebook, Instagram oder XING verkaufen? Vielleicht sogar bald über #Alexa? #Voice Klick um zu Tweeten

Amazon Alexa | Katrin Taepke

Wie erstelle ich in Ihrem Tool Stornierungen und Gutschriften?

Oder wie könnte das der Teilnehmer selbst vornehmen? Klar ist, solche Vorgänge gibt’s bei  jeder Veranstaltung. Erfrage daher besser vorher, wie solche Fälle in dieser potenziellen Software gelöst werden. Achte auch darauf, dass dieser Prozess den Vorgaben deiner Finanzbehörde entsprechen. Oder um es ganz deutlich zu sagen: In Deutschland kann man eben nicht einfach einmal erstellte Rechnungen mit einem anderen Inhalt überschreiben. Auch nicht, wenn Teilnehmer A storniert und B dafür die Rechnungsnummernlücke übernehmen könnte. Leider nein. Jede Rechnung muss dann sauber storniert werden. Teilnehmer, die sich danach anmelden, erhalten eine neue Nummer. Jeder Teilnehmer hat also eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer. Manche haben dann noch Gutschriften mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung.

#eventprofs Achte darauf, dass der Finanzprozess – also mit Stornierungen und Umbuchen – den Vorgaben deiner Finanzbehörde entspricht. #eventtech Klick um zu Tweeten

bei Rechnungen Stornos und Gutschriften beachten

Wie sehen Rechnungslisten im Detail aus?

Ich weiss. Das ist langweilig und trockene Materie. Doch glaube mir, du möchtest nicht am Ende des Jahres oder sogar im Frühjahr danach die Detailfragen deiner Buchhaltungskollegen oder des Steuerberaters beantworten. Meist weisst du dann schlichtweg nicht mehr, warum Herr Müller storniert hat und weshalb nun Herr Meier seine Rechnungsnummer mit einem ganz anderen Betrag übernommen hat.

#eventprofs Finde heraus, wie deine Rechnungslisten aussehen werden. Frage vorab den #eventtech Anbieter. #umsatz #rechnungen #zahlungen Klick um zu Tweeten

Teilnehmerliste dank Eventmanagement-Software

Was kostet Ihre Software für Veranstaltungsmanagement?

Was sie für dich kosten darf, hast du schon errechnet. Beispielsweise mit Hilfe dieser Anleitung. Jetzt findest du heraus, was dir der potenzielle Anbieter berechnen wird. Frage dabei ganz genau nach. Gibt es Set-Up-Gebühren? Wird eine monatliche Gebühr fällig? Auf welcher Basis fallen diese Kosten an? Sind sie abhängig von der Anzahl der registrierten Teilnehmer? Oder handelt es sich um eine monatliche Flatrate? Kommen zu diesen Kosten noch Zahlungsgebühren hinzu?

#eventprofs Finde heraus, was dir der potenzielle Anbieter berechnen wird. Frage dabei ganz genau nach. #eventtech Klick um zu Tweeten

Wann erhalte ich als Eventmanager den Zahlungseingang für die verkauften Tickets?

Frage ganz genau nach, wer die Gelder vereinnahmt und in wessen Namen das geschieht. Du willst natürlich auch wissen, wer das Mahnwesen übernimmt. Am besten hast du dir darüber vorher Gedanken gemacht und weisst, was für dich die beste Lösung ist. Ich persönlich würde die Einnahmen sofort auf meinem Konto sehen wollen und jemand aus meinem Unternehmen kümmert sich um das Mahnwesen. Das rate ich auch dir. So bist du stets liquide. Vorausgesetzt, du hast genug Tickets verkauft.

#eventprofs Kläre, wann du die Einnahmen für deine verkauften Tickets erhältst. Am besten natürlich sofort. #eventtech #meetingprofs Klick um zu Tweeten

Liquidität und Kostenstruktur - Eventtools smart wählen

Welchen Support erhalte ich während der Laufzeit?

Risiken unterschätzen wir gern einmal. So glauben wir auch kaum, dass es auf unserem Event zu einer Katastrophe kommen könnte. Gleiches gilt für die erwartete IT-Unterstützung. Der Anbieter hat dir seine Software für Veranstaltungsmanagement als ganz einfach und wirklich intuitiv bedienbar angepriesen und verkauft? Hättest du wahrscheinlich auch so gemacht. Die Wahrheit ist: Es gibt immer Sonderfälle und IT-Ausfälle. Jetzt kommt es nur darauf an, wie schnell du Hilfe brauchst und was du bereit bist dafür zu zahlen. Erfrage vorher, wie der Support im Detail aussieht. Kannst du anrufen? Rund um die Uhr eine E-Mail-Antwort erwarten? Einen Chatbot befragen? Hast du einen festen Ansprechpartner, der dein Projekt kennt?

#eventprofs Welchen Support erhältst du von deinem IT-Anbieter? Es gibt immer Sonderfälle und IT-Ausfälle. #eventtech Klick um zu Tweeten

Sei dir bei allen Fragen bewusst, fast jede Konstellation wird möglich sein. Du musst nur wissen, was DU willst. Dann findest du auch die Software für Veranstaltungsmanagement, die du brauchst und die deine Teilnehmer lieben werden.

Falls du die Anbieter einmal live erleben möchtest, könntest du eine der vielen MICE Events besuchen – oder so wie ich zur TechXperience gehen. Die gibt’s wohl auch 2019 wieder.

Software für Veranstaltungsmanagement – Stelle diese 10 Fragen unbedingt

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