Wie verwaltest du deine Speaker und Sponsoren? In Excel? Oder suchst du vielleicht ein Tool, mit dem du deine Agenda in Echtzeit und kollaborativ erstellen kannst? Dann schau dir mal Speaker Engage an. Übrigens: Der Name mag verwirrend sein, denn damit kannst du deutlich mehr umsetzen als nur Speaker planen.
Was du mit Speaker Engage umsetzen kannst
Speaker Engage ist ein Tool, mit dem du die Planung und Kommunikation mit deinen Redner·innen sowie Sponsor·innen und Aussteller·innen streamlinen kannst. Da dieses Tool vor allem kontaktbasiert arbeitet, kannst du dies ebenfalls fürs Teilnehmer-Management nutzen – allerdings gibt es für diesen Part des Event-Managements deutlich ausgefeiltere Lösungen. Dennoch beinhaltet Speaker Engage zahlreiche Funktionen, Dashboards und Analysen, die dein Veranstaltungsmanagement effizienter machen.
Speaker-Management mit Speaker Engage
Verwalte alle Informationen zu deinen Speakern in einem Kollaborations-Tool, statt in einer Excel-Liste. So sehen alle in deinem Team auch gleich, wie der aktuelle Stand ist und haben Zugang zu sämtlichen Kontaktdaten. Dafür kannst du mit Speaker Engage:
- ein Bewerbungsformular für potenzielle Redner·innen gestalten - ähnlich wie in Asana,
- alle Informationen der Redner·innen aus einer Excel-Tabelle importieren,
- Speaker aus anderen Events in "Speaker Engage" importieren
- alle Kontaktinformationen nach Excel exportieren,
- die Referent·innen in der Datenbank einsehen.
Agenda-Management mit Speaker Engage
Erstelle deine Event-Agenda mit wenigen Klicks. Mit Speaker Engage kannst du:
- Referent·innen zur Agenda hinzufügen,
- Einladungen an die Redner zu senden, die in der Agenda enthalten sind
- dein Event-Programm teilen
- oder dies herunterladen.
Das Tolle an Speaker Engage: Du kannst hier sämtliche Informationen rund um die Sessions und Vorträge verwalten. Alle Kontaktdaten, alle Titel, Session-Beschreibungen, Social-Media-Profile, Referenten-Vergütungen, Gutscheine, Technik-Anforderungen, Vortragsdaten und sämtliche Notizen sowie Aufgaben. Außerdem kannst du aus dem Profil eines/r Speaker E-Mails versenden oder auch Massen-Mails an alle Referenten verschicken. Alles ist sehr übersichtlich angeordnet und optisch ansprechend gestaltet.
Social-Media-Management
Auch deine Kampagnen rund um dein Event kannst du mit Speaker Engage planen.
Auch einzelne Beiträge kannst du via Speaker Engage vorplanen – inklusive aller Informationen, die du dafür brauchst.
Sponsor-Management mit Speaker Engage
Wie schon erwähnt, arbeitet das Tool kontaktbasiert. D.h. im Kern kannst du das, was für die Speaker möglich ist, auch für Sponsor·innen umsetzen:
- Sponsoren-Informationen aus einer Excel-Tabelle importieren,
- Sponsoren aus anderen Events in diesem Tool importieren,
- sämtliche Informationen zu den Sponsoren nach Excel exportieren
- sowie die Sponsoren in der Datenbank abrufen.
Was mir gut gefällt: Alle Infos rund um deine Sponsoren sind an einem Ort und in Echtzeit für alle im Team einsehbar und anpassbar. Außerdem kannst du einzelne Nachrichten an Sponsoren senden und sie über das Tool um Infos und Logos bitten - oder du nutzt die Massen-Mail-Funktion und schreibst alle deine Sponsoren an.
CRM-Funktion: Kontakt-Management und Aufgaben
Ebenso kannst du für alle Kontakte die oben vorgestellten Funktionen nutzen. So kann dein Event-Management-Tool auch zugleich dein CRM-System sein. Vermutlich hast du jedoch schon eines oder differenzierte Ansprüche an dieses. Aber für kleine Veranstaltungen und eine geringe Zahl an Kontakten könnte sich ein Blick dort hinein lohnen.
Außerdem kannst du Aufgaben anlegen und diese an Kolleg·innen delegieren.
Teilnehmer-Management
Du brauchst eine sehr einfache Anmeldefunktion und Verwaltung deiner Teilnehmer·innen? Dann kannst du das bekannte Formular aus dem Speaker-Management abwandeln und für deine Teilnehmer-Registrierung nutzen. Denn auch diese kannst du
- per Formular einsammeln,
- via Excel-Tabelle importieren oder nach Excel exportieren
- und in der Datenbank abrufen.
Dein Formular kannst du individuell anpassen und auch unterschiedliche Frage-Logiken einbauen.
Brauchst du umfangreichere Funktionen, z.B. die automatische Rechnungserstellung oder das Mahnwesen, schau dich einmal nach einem darauf spezialisierten Anbieter um. Einen guten Einstieg bietet der Blogbeitrag Eventmanagement-Software im Vergleich.
100 kostenfrei und Sonderangebot über AppSumo
Wenn du Speaker Engage einmal ausprobieren möchtest, kannst du das 100 Tage lang gratis tun. Kostenfrei bleibt dein Account dann bis zu 500 Kontakte für ein Event und eine·n Organisator·in.
Anschließend gibt's Speaker Enage ab 49 Dollar oder über AppSumo fast immer im Sonderangebot, z.B. derzeit für 99 Dollar für eine Lifetime-Lizenz. Sogar mit einer 60-Tage Geld-zurück-Garantie.
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Darin ist enthalten:
- bis zu 2.000 Kontakte
- 1 GB Datenspeicher
- 5 Benutzer
- 20.000 E-Mails/Monat
- Sprecher-Management (Kuration, CMS, Kommunikation und mehr)
- automatisierte Datenerfassung und Workflows mit über 40 % Zeitersparnis
- Vorlagengesteuerte E-Mail-Benachrichtigung (1:1 und 1:viele)
- Social-Media-Management
- Dashboards, Analysen und Einblicke in Echtzeit
- Multi-User Team: Kollaboration
- Team Action Tracker
- Kuration der Agenda und Planungsfunktion
- Datensicherheit und Compliance
- Automatisierte Formularerstellung (Datenerfassung und -verwaltung)
- Event-Website
Fazit
Speaker Engage - nach eigenen Angaben DSGVO-konform - eignet sich für die Verwaltung von Speakern, Sponsoren, Ausstellern, Kontakten rund um dein Event sowie Teilnehmer·innen. Du kannst Anmelde- und Buchungsformulare anlegen, sämtliche Informationen in dem Tool sammeln und in Echtzeit mit Kolleg·innen teilen – sogar Vorträge, Social-Media-Profile, Referenten-Vergütungen oder Sponsoring-Pakete. Ein sehr umfangreiches und zugleich günstiges Tool, wenn du es direkt bei AppSumo kaufst.
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