Kennst du das? Du planst eifrig das nächste Event, legst dich so richtig ins Zeug und dennoch gibt's nicht genügend Anmeldungen von Teilnehmenden oder Sponsor·innen? Du läufst Gefahr, die Fixkosten nicht decken zu können? Und das alles entdeckst du kurz bevor's zu spät ist? Dann hast du vermutlich gleich zu Beginn keinen "Stop or Go"-Termin festgelegt. Was das ist und warum du den brauchst, erfährst du in diesem Blogbeitrag.
Das ist ein "Stop or Go"-Termin
Ein "Stop or Go"-Termin ist ein wichtiger Meilenstein in der Veranstaltungsplanung. Dieser Termin wird vor dem Event festgelegt und dient dazu, zu entscheiden, ob das Event wie geplant fortgesetzt werden kann ("Go") oder ob es aus verschiedenen Gründen abgesagt oder verschoben werden muss ("Stop"). Während dieses Termins bewertest du zusammen mit deinem Veranstaltungsteam und/oder Vorgesetzten verschiedene Faktoren wie
- Budgetlage,
- Verfügbarkeit von Ressourcen,
- Fortschritte bei der Planung
- sowie mögliche Risiken oder Hindernisse.
Basierend auf dieser Bewertung trefft ihr dann die Entscheidung, ob das Event weitergeführt wird oder nicht. Diese Art von Termin hilft dir dabei, den Planungsprozess zu strukturieren und sicherzustellen, dass wichtige Entscheidungen rechtzeitig getroffen werden, statt weitere Ressourcen oder Gelder zu verschwenden oder gar euer Image zu schädigen.
7+2 gute Gründe, warum du einen "Stop or Go"-Termin brauchst
Die Festlegung eines "Stop or Go"-Termins bringt dir einige Vorteile für deine optimale Planung und Durchführung von Veranstaltungen:
Zwei mega wichtige Gründe vorab: Du versenkst keine Gelder, weil ihr zu spät die Location oder andere Leistungen storniert. Und du ersparst dir einen Imageverlust.
- Du strukturierst den Planungsprozess.
Durch die Festlegung eines "Stop or Go"-Termins für die Bewertung und Entscheidung, ob dein Event wie geplant stattfinden kann, kannst du den Planungsprozess strukturieren und sicherstellen, dass ihr auf einen gemeinsamen Meilenstein hinarbeiten. Und mit "ihr" sind auch alle Vorgesetzten und externe Partner·innen gemeint. - Du triffst die richtigen Entscheidungen zum richtigen Termin.
Ein vorab festgelegter Termin zwingt euch dazu, rechtzeitig Entscheidungen zu treffen. So stellt ihr sicher, dass alle erforderlichen Aufgaben innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens abgeschlossen werden. Z.B. dass bis dahin die notwendige Zahl von Ausstellenden oder Teilnehmenden bereits gesichert ist. - Ihr erkennt rechtzeitig Risiken.
Durch die Festlegung eines "Stop or Go"-Termins erhalten Veranstaltungsplaner die Möglichkeit, potenzielle Risiken und Herausforderungen frühzeitig zu identifizieren und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, um diese zu bewältigen. - Du behältst die Kontrolle übers Budget.
Ein fester "Stop or Go"-Termin hilft dir und deinem Veranstaltungsteam, den Fortschritt bei der Budgetierung zu überwachen und sicherzustellen, dass ihr das Eventbudget einhaltet. Dies hilft euch, unerwartete Kosten oder Budgetüberschreitungen zu vermeiden. - Du kannst Ressourcen richtig zuweisen.
Durch die Festlegung eines "Stop or Go"-Termins kannst du Ressourcen wie Personal, Materialien und oder Technologien wie Scanner, Drucker, Laptops etc. rechtzeitig zuweisen. So stellst du sicherstellen, dass alle benötigten Ressourcen rechtzeitig verfügbar sind. - Du erleichterst dir die Kommunikation und den Umgang mit Stakeholdern.
Ein klar definierter Termin erleichtert dir die Kommunikation mit allen Stakeholdern. Dazu gehören zum Beispiel Lieferant·innen, Dienstleister·innen, Sponsor·innen und Teilnehmende. So kannst du deren Erwartungen besser managen und alle Parteien über den Fortschritt des Veranstaltungsprojekts auf dem Laufenden halten. - Du kannst besser auf Unvorhergesehenes reagieren.
Ein "Stop or Go"-Termin schafft Raum für Flexibilität, da er es dem Veranstaltungsteam ermöglicht, auf Veränderungen oder unvorhergesehene Umstände zu reagieren. Basierend auf den Erkenntnissen und Informationen zum Zeitpunkt des Termins können fundierte Entscheidungen über die Fortsetzung oder Anpassung des Veranstaltungsplans getroffen werden.
Hältst du einen "Stop or Go"-Termin nicht ein, drohen diese Kosten
Kannst du einen "Stop or Go"-Termin aus unterschiedlichsten nicht einhalten und musst deine Veranstaltung absagen oder verschieben, können verschiedene Kosten entstehen:
- Stornokosten für die Location
Die meisten Locations erheben Stornogebühren, insbesondere wenn die Absage kurzfristig erfolgt. Diese Gebühren können einen erheblichen Anteil deines Gesamtbudgets ausmachen – je nach den vereinbarten Vertragsbedingungen. - Stornokosten für Catering
Cateringunternehmen haben oft strenge Stornierungsrichtlinien, insbesondere wenn sie bereits mit der Zubereitung von Speisen und Getränken begonnen haben oder teure Zutaten vorrätig haben. - Stornogebühren für andere Dienstleister
Andere Dienstleister·innen wie Audio- und Lichttechnik, Dekorations- oder Transportunternehmen etc. können ebenfalls Stornogebühren erheben, wenn die Absage nicht rechtzeitig erfolgt. - Verlust von Anzahlungen oder Vorauszahlungen
Viele Dienstleister·innen verlangen eine Anzahlung oder Vorauszahlung bei Buchung. Wenn du die Veranstaltung absagst, kann es schwierig sein, dass du diese Beträge zurückzuerhältst. - Nicht erstattungsfähige Kosten
Einige Kosten sind möglicherweise nicht erstattungsfähig, unabhängig davon, ob die Veranstaltung stattfindet oder nicht. Dazu gehören möglicherweise Verwaltungsgebühren, Bearbeitungsgebühren oder andere Ausgaben, die bei euch bereits angefallen sind. - Image- und Reputationsverlust
Eine kurzfristige Absage einer Veranstaltung kann das Image von dir als Veranstalter·in beschädigen und das Vertrauen von Ausstellenden, Teilnehmenden und anderen Stakeholdern beeinträchtigen. - Zeit- und Arbeitskosten
Dein Veranstaltungsteam hat sicherlich bereits erhebliche Zeit und Ressourcen in die Planung der Veranstaltung investiert. Eine Absage bedeutet, dass diese Investition verloren gehen und zusätzliche Arbeitszeit für die Abwicklung der Absage erforderlich ist.
Kurzum: Die Kosten fürs Ignorieren eines "Stop or Go"-Termins können erheblich sein und weit über die direkten Stornogebühren hinausgehen. Daher ist es wichtig, dass du von Anfang an sorgfältig planst und frühzeitig klare Entscheidungstermine festlegst, um potenzielle finanzielle Verluste oder Imageschäden zu minimieren.
Sunk costs – warum eine Event-Absage so schwer sein kann...
und ein "Stop or Go"-Termin umso wichtiger wird.
Das Abbrechen oder Absagen einer Veranstaltung, die du selbst entwickelt hast, kann aus verschiedenen Gründen schwer sein. Das Phänomen der "sunk costs" spielt dabei eine bedeutende Rolle. Sie werden häufig mit den Worten begleitet "Jetzt haben wir schon so viel da rein gesteckt, ich will, dass wir das jetzt auch durchziehen."
"Sunk costs" beziehen sich auf bereits getätigte Kosten, die nicht rückgängig gemacht werden können – unabhängig davon, ob die Veranstaltung abgesagt wird oder nicht. Unter diesem Begriff versteht man das Phänomen, dass Menschen dazu neigen, diese bereits aufgewendeten Kosten zu berücksichtigen – auch wenn sie bei der Entscheidung, ob die Veranstaltung fortgesetzt werden soll, eigentlich irrelevant sein sollten.
Warum es so schwer sein kann, eine selbst entwickelte Veranstaltung abzusagen, in die du bereits Zeit, Geld und Energie investiert hast:
- Psychologische Bindung
Die emotionale Bindung an eine Veranstaltung, an der du hart gearbeitet hast, kann stark sein. Vermutlich hast du - oder ein·e Gründer·in - viel Zeit und Mühe investiert, um sie zu planen und zu organisieren. Das Aufgeben dieser Bemühungen empfinden viele als persönlichen Misserfolg. - Furcht vor Verlust der Investitionen
Die Angst vor dem Verlust der bereits investierten Ressourcen führt bei vielen Menschen dazu, dass sie versuchen, die Veranstaltung trotz aller Probleme oder Hindernisse fortzusetzen. Immer in der Hoffnung, die bereits aufgewendeten Kosten zu rechtfertigen oder zu kompensieren. - Sozialer Druck
Du oder ihr könntet euch auch dem sozialen Druck ausgesetzt fühlen. Das ist vor allem dann der Fall, wenn du die Veranstaltung vor wichtigen Partner·innen angekündigt hast. Das Zurückziehen der Veranstaltung empfinden wir schnell als peinlich oder Schwäche. - Bestätigung von Entscheidungen
Menschen neigen dazu, Entscheidungen zu rechtfertigen, die sie bereits getroffen haben. Dies kann dazu führen, dass wir trotz neuer Informationen oder veränderter Umstände weiterhin an der Veranstaltung festhalten, um die vorherige Entscheidung zu bestätigen.
Insgesamt kann das Phänomen der "sunk costs" dazu führen, dass wir nur widerwillig eine Veranstaltung absagen, selbst wenn dies aus rationalen Gründen die beste Entscheidung wäre. Und das erklärt auch, warum diejenigen, die das Event entwickelt oder groß gemacht haben, so schwer loslassen können. Macht euch bewusst, dass bereits getätigte Ausgaben irrelevant für zukünftige Entscheidungen sind und dass es manchmal vernünftig ist, einen Verlust zu akzeptieren, um noch größere Verluste zu vermeiden.
Wann du den "Stop or Go"-Termin festlegen solltest
Wann der optimale "Stop or Go"-Termin ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab – einschließlich der Größe und Komplexität deiner Veranstaltung, der Verfügbarkeit von Ressourcen und Dienstleister·innen sowie potenzieller Risiken oder Unwägbarkeiten.
Grundsätzlich solltest du den "Stop or Go"-Termin früh genug vor dem geplanten Veranstaltungsdatum festlegen. So bleibt euch noch genügend Zeit für eine umfassende Bewertung und Entscheidungsfindung.
Ein "Stop or Go"-Termin könnte typischerweise zwischen einigen Wochen bis zu mehreren Monaten vor dem geplanten Veranstaltungsdatum liegen, abhängig von folgenden Überlegungen:
Das wichtigste vorab: Wann kommst du aus den Verträgen mit einem blauen Auge davon?
- Lieferanten- und Vertragsbedingungen
Schau dir vorab alle Stornierungsfristen und Bedingungen für Verträge mit der Location, Cateringunternehmen, Dienstleister·innen und anderen Partner·innen genau an. Der "Stop or Go"-Termin sollte so liegen, dass du Stornogebühren und Verluste vermeiden oder minimieren kannst. - Komplexität der Veranstaltung
Je größer und komplexer die Veranstaltung ist, desto mehr Zeit kann für die Bewertung und Entscheidungsfindung erforderlich sein. Große Konferenzen, Messen oder Festivals haben einen längeren Planungsvorlauf. - Risikobewertung
Eine gründliche Bewertung potenzieller Risiken und Herausforderungen im Vorfeld der Veranstaltung trägt dazu bei, den geeigneten Zeitpunkt für den "Stop or Go"-Termin festzulegen. Dazu gehören die Einschätzung von Faktoren wie Gesundheits- und Sicherheitsrisiken, Wetterbedingungen, politischen Ereignissen oder anderen unvorhergesehenen Umständen. - Teilnehmer- und Stakeholder-Kommunikation
Plane ausreichend Zeit ein, um alle relevanten Stakeholder, einschließlich Teilnehmende, Sponsor·innen, Partner·innen und Dienstleister·innen, über die Entscheidung zu informieren und gegebenenfalls alternative Pläne zu kommunizieren.
Tipp: Event absagen – so geht’s [inklusive Vorlage]
Fazit
Letztendlich sollte der "Stop or Go"-Termin so festgelegt werden, dass er einen angemessenen Kompromiss zwischen frühzeitiger Planung und ausreichender Flexibilität bietet, um auf sich ändernde Umstände zu reagieren. Es ist wichtig, die spezifischen Anforderungen und Umstände jeder Veranstaltung zu berücksichtigen, um den optimalen Zeitpunkt für den "Stop or Go"-Termin zu bestimmen.
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