E-Mails sind zur Organisation von Projekten wie Events völlig ungeeignet. Besser sind strukturierte Informationen.
Was? E-Mails eignen sich nicht für die Organisation von Projekten, also auch von Veranstaltungen? Nun ja, du kannst natürlich E-Mails schreiben. Oder auch telefonieren oder chatten. Doch was du am Ende des Tages wirklich willst, sind Informationen, die dich bei deinem Eventmanagement in der Sache voranbringen. Mit anderen Worten: Du brauchst strukturierte Informationen. Damit meine ich nicht, dass du oder dein Gegenüber sich nicht logisch und einem roten Faden folgend ausdrücken kann. Nein, ich meine lediglich, dass Fließtext oftmals unvollständig ist und nicht weiterverarbeitet werden kann – erst recht nicht von Software. Doch von vorn.
Was sind strukturierte Informationen?
Jedem Datentyp sind konkrete Inhalte zugeordnet. Für deine Veranstaltung heißt das zum Beispiel:
Veranstaltungsbeginn: Montag, 14. Oktober 2019
Veranstaltungsende: Mittwoch, 16. Oktober 2019
Veranstaltungstyp: Tagung
Veranstalter: Die kreativen Veranstalter GmbH
Ort: Location ABC
Belegte Räume: 1-10
Mit diesen sauber zugeordneten Informationen können Menschen hervorragend weiterarbeiten. Vor allem aber Software. Die abgegebenen Informationen entsprechen vom Typ her der abgefragten Information und alle Felder sind vollständig ausgefüllt.
Stell dir das Ganze einmal als E-Mail-Anfrage oder Information vor. Wie schnell passiert es, dass da Informationen vergessen werden? Oder nicht sauber angegeben werden? Gut, in diesem Beispiel ist es noch einfach. Doch denke einmal an die vielen Anmeldeformulare von Teilnehmern, Standbuchungsformulare von Ausstellern oder Locationanfragen, die du bisher schon unvollständig oder fehlerhaft erhalten hast.
Und dann beginnt erst die richtige Arbeit für dich: Handgeschriebenes Entziffern, E-Mail-Adressen raten oder der fehlenden Unterschrift „hinterherrennen“.
Mit Hilfe einer strukturierten Abfrage, beispielsweise mit einem Webformular mit Pflichtfeldern, hilfst du deinem Gegenüber alle Informationen auf die Art und Weise abzuliefern, die du weiterverarbeiten kannst – und musst.
Warum brauchen wir strukturierte Informationen?
Nur wenn Informationen in strukturierter Art und Weise vorliegen, also gespeichert wurden, können andere Stellen darauf gezielt zurückgreifen. Beispielsweise der nächste interne oder externe Mitarbeiter oder die darauf zugreifende Software.
Die oben gezeigten Informationen in der Beispieltabelle kann (d)eine Software problemlos verarbeiten. Sie könnte zum Beispiel die angefragten Tagungsräume zum richtigen Zeitpunkt in deiner Datenbank blockieren. Oder sie könnte dir mit im System hinterlegten Preisen ein Angebot für die Anmietung dieser Räume erstellen. Ganz unabhängig davon, ob du das nun automatisiert in Echtzeit ausrechnen lassen willst oder es noch manuell prüfen und ergänzen willst.
Außerdem könntest du mit diesen Informationen die Dienstleister deiner Veranstaltung über die Basisdaten des Events informieren. Beispielsweise über eine gemeinsam genutzte Onlineplattform. Oder du spielst es in ein digitales Tool für die smarte und digitale Beschilderung des Geländes oder der Location ein. Was auch immer du organisieren willst, liegen Daten strukturiert vor, lassen sie sich schnell und sauber weiterverarbeiten.
Fließtexte in Anmerkungsfeldern oder E-Mails oder hochgeladene Dateien sind nur von Menschen les- und interpretierbar.
Fazit
Willst du effizienter arbeiten und dabei auch die Vorteile des digitalen Informationsaustausches nutzen, brauchst du strukturierte Informationen, also strukturierte Daten. Verabschiede dich von E-Mails als Organisationstool. Nutze diese zur Kommunikation. Lass dich zum Beispiel informieren, wenn es in deinem Tool eine Änderung gab. Aber die eigentliche Organisation und damit der Austausch von Informationen lässt sich in einem gut strukturierten Tool deutlich schlanker erledigen.
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