Möchtest du dein nächstes Event interaktiver gestalten, hast du viele Möglichkeiten. Du könntest digitale Tools, zum Beispiel Votingtools einsetzen. Oder du baust gezielt Networking in dein Programm ein. Verlängere dafür einfach die Pausen und biete ein paar bequeme Sitzmöbel und einladende Stehtische an. Willst du noch einen Schritt weiter gehen, probiere doch einmal eine Table Session aus. Hier erfährst du, wie du das ganz einfach bei deiner nächsten Tagung oder dem nächsten Jahreskongress umsetzen kannst. Damit auch deine Teilnehmer begeistert sind und wieder kommen.
Was ist überhaupt eine Table Session?
Eine Table Session ist ein interaktives Eventformat und es findet an runden Tischen statt. An jedem Tisch wird ein anderes Thema diskutiert. Dabei stehen die Themen vorher fest. Ein Impulsgeber referiert für maximal 15 Minuten und gibt dann das Wort an die Runde ab. Die Teilnehmer dürfen nun diskutieren und der Impulsgeber wird zum Moderator an diesem Tisch. An diese Tische passen normalerweise 8 bis 10 Personen im Sitzen. Allerdings ist es auch völlig in Ordnung, wenn sie zwischendurch einmal stehen oder den Tisch wechseln.
Die Diskussionsrunde sollte an jedem Tisch mindestens 30 Minuten dauern. D.h. du benötigst für einen Durchgang Table Session mindestens 45 Minuten Zeit in deinem Programm. Wenn du möchtest, kannst du so eine Session auch wiederholen. Plane in diesem Fall genügend Zeit für einen Tischwechsel der Teilnehmer ein. Es sollten schon 10 bis 15 Minuten sein.
Warum eine Table Session auch deine Veranstaltung aufwertet
Schon allein durch das Set-up kommen deine Teilnehmer viel leichter miteinander ins Gespräch. An einem runden Tisch können sie 7 bis 9 andere Besucher kennenlernen. Bei einer klassischen Reihenbestuhlung wären das maximal zwei. Wie du siehst, schon die andere Bestuhlung macht einen echten Unterschied.
Frontale Wissensvermittlung adé. Du musst nicht extra ein BarCamp organisieren. Es reicht schon eine Table Session und deine Teilnehmer werden zu Teilgebern.
Und die Referenten profitieren ebenfalls von einer kürzeren Vorbereitungszeit. Sie brauchen sich nur noch nur auf einen 15-minütigen Input statt auf einen 45-minütigen Vortrag vorbereiten.
Darüber hinaus bekommst du ganz leicht Abwechslung und Themenvielfalt in dein Programm. In einer Runde Table Session können je nach Raumgröße locker 10, 20 oder auch 30 Sessions nebeneinander stattfinden. So einen bunten Themen- und Referentenmix bekommst du mit drei, vier aufeinanderfolgenden Vorträgen einfach nicht hin.
Wie findest du so viele und passende Referenten?
Du könntest sie natürlich auf klassischem Wege recherchieren. Oder du startest einen Call for Papers. Wie das konkret ablaufen kann, erfährst du im Blogbeitrag Call for Papers – Tools & Tipps für deinen Beitragsaufruf.
Welches Set-up und welche Ausstattung brauchst du?
Vor allem brauchst du viele runde Tische, also eine sogenannte Gala- bzw. Bankettbestuhlung. Du kannst diese Bestuhlung natürlich schon für eine Keynote zu Tagesbeginn nutzen. Darauf folgt dann eine Table Session oder mehrere. Und am Abend deckt das Team der Location die Tische neu ein. Et voilá – schon ist das Set-up für deinen Gala-Abend fertig. Das Locationteam spart viel Umbauzeit und du einiges an Umbaukosten. Ein echtes Win-Win, oder?
Bei den Table Sessions, die ich bisher organisiert habe, gab es außerdem in der Mitte jedes Tisches einen Tischflipchart*. Dieser ist für die Präsentationsfolien deiner Impulsgeber, also der Referenten. Damit alle Teilgeber die Folien gut einsehen können, empfehle ich dir einen im A3-Format, beidseitig einsehbar und umklappbar.
Alternativ kannst du natürlich auch eine Pinnwand oder Metaplanwand an jeden Tisch stellen. Oder die Impulsgeber nutzen ein Tablet für ihre kurze Präsentation. Ebenso können sie ihren Impuls auch ganz ohne Materialien halten. Ganz wie jeder mag und was der Tagungsraum und dein Budget zulassen. Und du brauchst ein Mikrofon; für den Moderator.
Warum du einen Moderator einsetzen solltest
Ein Moderator ist aus mehreren Gründen eine gute Idee. Table Sessions sind bei Weitem noch nicht so bekannt wie klassische Q & A Runden nach frontalen Vorträgen. Deshalb freuen sich deine Gäste über ein paar kurze Erklärungen über den Ablauf. Außerdem kann dein Moderator die Zeit stoppen. Er oder sie sagt dann, wann die Zeit für den Impulsbeitrag abgelaufen ist oder wann ein Tischwechsel ansteht.
Wie finden die Teilnehmer den für sie spannenden Thementisch?
Je mehr Tische und damit parallele Themen du anbietest, umso besser muss deine Beschilderung sein. Du könntest dafür beispielsweise große Übersichten vorm oder im Saal aufhängen. Außerdem brauchen deine Tische von Weitem sichtbare Nummern. Hast du ein gedrucktes Programmheft, ist eine Übersicht auch dort angebracht. Alternativ kannst du den Tisch- und Themenplan natürlich auch in deiner Event-App abbilden. Sind es nur ein paar Thementische, könnte dein Moderator diese auch ansagen. Bedenke jedoch, dass deine Teilnehmer so weniger Diskussionszeit haben.
Warum zwei oder mehr Runden eine gute Idee ist
Je mehr Themen du anbietest, desto wahrscheinlicher interessieren sich deine Teilnehmer für mehrere Sessions. Gibt es nur eine Runde, können sie nur an einer vollständig teilhaben. Natürlich könnten sie zwischendurch die Tische wechseln. Doch dann verpassen sie Teile des Impulses oder der Diskussionsbeiträge. Das möchte einfach nicht jeder. Gib deinen Teilnehmern also die Chance, mehrere Themen zu besuchen. Darüber hinaus profitiert auch der Impulsgeber von mehreren Runden. Er oder sie lernt durch die wechselnden Teilnehmer ebenfalls unterschiedliche Sichtweisen kennen. Für Table Sessions empfehle ich dir maximal drei Runden, also drei Stunden deiner Programmzeit. Es ist dann einfach wieder Zeit für ein anderes Eventformat. Außerdem möchte sich nicht jeder so aktiv in das Geschehen einbringen.
Was du mit freien Tischen machen könntest
In deinen Tagungssaal passen locker 40 runde Tische und du hast „nur“ 30 Themen im Angebot? Kein Problem! Lass die anderen ruhig frei im Raum stehen. Kennzeichne sie nur gut, dass hier eben kein festes Thema diskutiert wird. Es finden sich immer Menschen, die einfach nur miteinander reden wollen.
Außerdem kannst du an einem der freien Tische eine Live-Evaluierung deiner Veranstaltung anbieten. Oder anders gesagt: Du stellst dich face-to-face dem Lob und der Kritik deiner Teilnehmer. Natürlich können deine Teilnehmer dich schon beim Check-In ansprechen oder dich in den Gängen „mal kurz erwischen“. An so einem Tisch nimmst du dir ganz bewusst Zeit für das Feedback deiner Gäste. Kommuniziere diese Möglichkeit auch im Vorfeld! Die Themen an diesem Tisch sind offen. Service-Feedback, Programmwünsche fürs nächste Jahr und so weiter und so fort.
Wann eignet sich eine Table Session auch für deine Veranstaltung?
Wenn du
- mal etwas anderes als die traditionellen Vorträge mit den kurzen A & Q Sessions anbieten möchtest
- möchtest, dass sich deine Teilnehmer aktiv einbringen können
- willst, dass deine Besucher viele unterschiedliche Perspektiven kennenlernen
- das Networking untereinander beflügeln möchtest
Fazit
Eine Table Session ist ein sehr einfaches und zugleich interaktives Eventformat. Willst du deinen Auftraggeber von diesem Format überzeugen, könntest du ihm eine Miniform vorschlagen. Zum Beispiel erst einmal eine Runde zu einer weniger prominenten Tagungszeit. Oder du recherchierst einmal nach begeisterten Teilnehmerstimmen. Ich selbst kann dir sagen: Die Auftraggeber und Teilnehmer, die ich bisher erlebt habe, waren anfangs häufig skeptisch. Und hinterher fast ausnahmslos begeistert. Versprochen.
Mehr Ideen findest du auch in im Buch „Info-, Lern- und Change-Events im Überblick“.
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